吳建維

【摘 要】本文概要地闡述了作者在工作實(shí)踐中對(duì)辦公室職能定位和所起作用的思考，提出了發(fā)揮參謀助手作用、綜合協(xié)調(diào)作用、督促檢查作用等的方法和途徑，并就加強(qiáng)辦公室自身建設(shè)的問題進(jìn)行了簡要探索，闡述了服務(wù)決策、承辦事務(wù)、監(jiān)督執(zhí)行等3個(gè)方面的工作模式。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作；參謀助手；調(diào)查研究；綜合協(xié)調(diào)；督促檢查

辦公室是單位形象的窗口，辦公室工作效率的高低直接反映出整個(gè)單位工作水平的高低，也影響著整個(gè)單位對(duì)外交往的形象。提高辦公室處理各項(xiàng)工作事務(wù)的能力，創(chuàng)造性地做好辦公室的工作，是所有辦公室工作人員應(yīng)該思考的重要問題。

一、調(diào)查研究，發(fā)揮參謀助手作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)

首先是要在調(diào)查研究上下足功夫。辦公室工作的核心內(nèi)容是為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀、當(dāng)智囊，我們必須在調(diào)查研究上下足功夫，既要廣泛地搜集信息，又要深入地進(jìn)行研究，做到在工作中見微知著、舉一反三，既要關(guān)注當(dāng)前的實(shí)際情況，又要探索今后的發(fā)展趨勢(shì)。把編制信息、撰寫材料的過程做為研究工作的過程，適時(shí)適當(dāng)?shù)貫轭I(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。在這方面，辦公室工作人員要牢固樹立信息收集意識(shí)和全局觀念，無論是工作調(diào)研、督查督辦，還是政務(wù)值班、后勤接待等，只要大家關(guān)心單位的發(fā)展，從單位整體利益角度思考事情，辦公室的工作沒有做不好的道理。在具體工作中，要緊緊圍繞單位的中心工作以及熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，有針對(duì)性地開展調(diào)查研究，忠實(shí)地反映基層的情況和群眾的呼聲，撰寫出高質(zhì)量、高檔次的調(diào)查研究報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，每個(gè)調(diào)研報(bào)告都要力求成為精品，力求體現(xiàn)到領(lǐng)導(dǎo)的決策中，樹立優(yōu)質(zhì)、高效的參謀形象。

其次是要在情況綜合上動(dòng)足腦筋。一般來說，辦公室許多工作面對(duì)的是單位領(lǐng)導(dǎo)，他們隨時(shí)都需要掌握整體情況，了解最新信息。針對(duì)這種情況，辦公室工作必須在信息的綜合整理上動(dòng)腦筋，把大量的、繁雜的信息進(jìn)行歸納提煉、綜合整理，建立專門文檔，做到領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)需要、隨時(shí)提供。這方面，要注意做好跟蹤整理工作，形成連續(xù)的信息報(bào)告流程。還要注意不斷探索和總結(jié)與新形勢(shì)、新任務(wù)相適應(yīng)的工作程序和方法，配備必要的設(shè)備，建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，利用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)進(jìn)行信息的傳遞和共享，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和信息網(wǎng)絡(luò)化，以適應(yīng)新形勢(shì)下辦公室工作的需要，提高公文和數(shù)據(jù)的網(wǎng)上傳輸速度，提高工作效率，使辦公室的工作領(lǐng)域越來越寬。

二、統(tǒng)籌考慮，發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用，提高承辦事務(wù)工作的能力

辦公室處在溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐位置，不論辦文、辦事、辦會(huì)，都包含著協(xié)調(diào)的內(nèi)容。協(xié)調(diào)出凝聚力、協(xié)調(diào)出積極性、協(xié)調(diào)出戰(zhàn)斗力。要做好協(xié)調(diào)工作，就辦公室來說，應(yīng)講求“三個(gè)原則”，加強(qiáng)“四方面協(xié)調(diào)”。

講求“三個(gè)原則”，首先是要講求周密的原則。做每一項(xiàng)工作，都要著眼全局，顧全大局，注意協(xié)調(diào)好方方面面的關(guān)系，善于調(diào)動(dòng)各方面的積極性。要堅(jiān)持原則，環(huán)環(huán)相扣，搞好銜接，真正做到周全細(xì)致，不出紕漏。特別是對(duì)重要會(huì)議和重大活動(dòng)，要提前介入，做好預(yù)案，周密安排，精心組織，狠抓落實(shí)，保證各項(xiàng)議程、各項(xiàng)活動(dòng)順利進(jìn)行。對(duì)各種大型接待活動(dòng)，要從各個(gè)方面考慮周全，做到內(nèi)外有別，既熱情又節(jié)儉。

其次是要講求高效的原則。在保證質(zhì)量的前提下，要注重時(shí)效，盡量減少不必要的環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。通過加強(qiáng)協(xié)調(diào)、嚴(yán)格把關(guān)，精簡會(huì)議和文件，改進(jìn)會(huì)風(fēng)和文風(fēng)，確保領(lǐng)導(dǎo)同志和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)從“文山”、“會(huì)?！焙鸵话阈允聞?wù)中解脫出來，集中精力抓大事、抓落實(shí)。尤其要注意轉(zhuǎn)變工作方式方法，善于運(yùn)用現(xiàn)代科技手段提高工作效率。

加強(qiáng)“三方面協(xié)調(diào)”，一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)。要端正服務(wù)觀念，對(duì)單位每一位領(lǐng)導(dǎo)要盡可能地實(shí)行等距離服務(wù)，避免孰重孰輕的現(xiàn)象出現(xiàn)。并注意搞好與每個(gè)班子領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)，多請(qǐng)示、多匯報(bào)，避免造成領(lǐng)導(dǎo)之間不必要的矛盾。

二是加強(qiáng)對(duì)上級(jí)單位和部門的協(xié)調(diào)。加強(qiáng)與上級(jí)單位、部門的經(jīng)常聯(lián)系，建立暢通渠道，及時(shí)溝通情況，反饋工作信息，為本單位的工作開展尋求支持和幫助。

三是加強(qiáng)對(duì)本單位內(nèi)部各部門之間的協(xié)調(diào)。要充分發(fā)揮中樞系統(tǒng)的作用，協(xié)調(diào)各部門心往一處想、勁往一處使，形成抓落實(shí)的工作合力。

三、嚴(yán)細(xì)認(rèn)真，發(fā)揮督促檢查作用，提高貫徹執(zhí)行監(jiān)督工作的能力

辦公室的職能很大一部分是抓督查、抓落實(shí)。要做到這一點(diǎn)，必須發(fā)揮辦公室的作用，創(chuàng)新方法，創(chuàng)新機(jī)制，形成良好的抓落實(shí)的工作局面。

一要拓寬督查范圍。要打破固有的督查思維，放寬視野，由分領(lǐng)域、低檔次督查向全方位、高層次督查轉(zhuǎn)變，使督查工作無處不在，督查項(xiàng)目應(yīng)列盡列，保證各項(xiàng)工作落實(shí)到位。

二要轉(zhuǎn)變督查方式。改變過去那種以電話催問情況，以文件落實(shí)文件、以會(huì)議落實(shí)會(huì)議的工作方法，對(duì)大的工作、復(fù)雜的事項(xiàng)要深入一線現(xiàn)場督辦，必要時(shí)每日催問跟蹤督辦，時(shí)刻檢查工作進(jìn)展和落實(shí)情況。對(duì)妨礙工作落實(shí)的各種問題要敢于講實(shí)話，不怕得罪人，一督到底。積極給被督導(dǎo)單位和部門提出解決問題和完善措施的建議，幫助化解矛盾，解決疑難問題。

三要提高督查效率。對(duì)督查工作要及時(shí)分解立項(xiàng)，強(qiáng)化時(shí)效性，規(guī)定辦理期限、目標(biāo)和責(zé)任人。一般情況下，凡需督辦的事項(xiàng)，都應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見、承辦單位和完成時(shí)限。在督查件發(fā)出后，要及時(shí)著手進(jìn)行催促。對(duì)無正當(dāng)理由推脫不辦的，要予以通報(bào)批評(píng)，確保督查工作做到事事有結(jié)果、件件有回音。

四要完善督查機(jī)制。對(duì)督辦者要建立首督責(zé)任制，細(xì)化目標(biāo)管理，完善獎(jiǎng)懲措施，既給壓力，又給動(dòng)力，對(duì)督辦事項(xiàng)及被督者，即承辦人，要建立起陽光督查機(jī)制，廣而告之，主動(dòng)置于各方監(jiān)督之下，改變督辦部門單槍匹馬抓督辦的局面，匯聚各方面的力量進(jìn)行督查和落實(shí)，堵塞督辦不力和落實(shí)不力的漏洞。