連相麗

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，人們的學(xué)習(xí)意識也在發(fā)生變化，隨著“活到老，學(xué)到老”理念的提倡，人們對圖書的需求來量不斷增加，圖書館隨之建立。如今，圖書館除了在高校建立以外，出版社、各大企業(yè)都有相應(yīng)的圖書館，并且一些大中型城市也建立了對市民開放的圖書館。隨著書籍?dāng)?shù)量的不斷增加，圖書館的管理工作成為了圖書館日常工作的組成部分，尤其是檔案管理更是重中之重。該文就圖書館檔案管理的信息化、數(shù)字化方面做了分享。

關(guān)鍵詞：圖書館 檔案管理 重要性

中圖分類號：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）02（c）-0109-02

隨著社會(huì)的發(fā)展，圖書館事業(yè)在人們的生活中顯得越來越重要，而圖書館檔案管理工作更是有了很大的變革，為了跟隨時(shí)代的變化，圖書館也在不斷改進(jìn)自己服務(wù)形式。比如：圖書的查閱工具不斷先進(jìn)化，紙質(zhì)圖書與電子圖書相結(jié)合等。無論圖書館的服務(wù)變化如何，而檔案管理則是一項(xiàng)永遠(yuǎn)不可或缺的工作，它涉及的內(nèi)容非常廣泛，更新變化速度快，并且社會(huì)對它的要求非常嚴(yán)格。下面就圖書館檔案管理的信息化和數(shù)字化方面談?wù)劰P者的看法。

1 圖書館檔案管理的重要性

圖書館檔案是把圖書館在各個(gè)方面、各個(gè)歷史時(shí)期所做的事情做一全面、詳細(xì)、系統(tǒng)、真實(shí)的記錄，并通過篩選、整理，將有利用價(jià)值的信息進(jìn)行分類歸檔，然后保存起來。圖書館保存的檔案，是對圖書館的各項(xiàng)工作做的總結(jié)，也真實(shí)記錄了各種活動(dòng)，對以后的工作有指導(dǎo)意義，也具有十分重要的參考價(jià)值。

1.1 圖書館檔案管理具有長久保存價(jià)值

圖書館檔案是對工作的真實(shí)記錄，也是對圖書館舉行的活動(dòng)的真實(shí)反應(yīng)，更是對工作經(jīng)驗(yàn)的詳細(xì)記錄，是前人經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，也是后人學(xué)習(xí)的寶貴財(cái)富，因此說，檔案管理具有長久保存價(jià)值。由于檔案管理信息的真實(shí)、可靠，所以，檔案管理工作已經(jīng)成為圖書館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，而建立一套科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)對圖書館的檔案管理工作有一定的推動(dòng)作用。

1.2 圖書館檔案管理具有一定的參考價(jià)值

無論是高校圖書館，還是出版或一些大型企業(yè)的圖書館，都是在不斷發(fā)展的，他們在發(fā)展建設(shè)過程中積累了許多經(jīng)驗(yàn)。隨著社會(huì)的發(fā)展，圖書館也需要與時(shí)俱進(jìn)，而圖書館的檔案資料具有一定的參考價(jià)值，也有助于新上任的領(lǐng)導(dǎo)干部通過檔案快速了解基本情況，能夠及時(shí)投入到工作中。

1.3 信息化、數(shù)字化的檔案管理有利于提高工作效率

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書以各種的形式出現(xiàn)在人們的生活中，由于紙質(zhì)檔案不方便信息的查找，在管理上帶來了很多影響，并且檔案信息容易丟失，工作量大；而信息化的檔案管理，運(yùn)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在信息處理上，提高了信息歸類速度，也增加了工作內(nèi)容的準(zhǔn)確程度，讓目標(biāo)清晰化。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讀者可以快速查找自己所需的文件內(nèi)容，工作人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對新增圖書進(jìn)行編號，既方便快捷，而且準(zhǔn)確率又高，極大地提高了工作效率[1]。

2 圖書館檔案管理的內(nèi)容

圖書館的工作看似簡單，實(shí)則工作量大、而且非常復(fù)雜。圖書館的檔案管理主要包括：黨建文件材料；圖書館的工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度；圖書館員工的基本情況以及圖書館在各項(xiàng)活動(dòng)中的照片、錄音或錄像材料等內(nèi)容。圖書館的工作內(nèi)容非常龐雜，主要包括：圖書館的固定資產(chǎn)檔案、圖書館內(nèi)的藏書檔案、讀者檔案（主要反應(yīng)圖書的外借和歸還情況）、圖書借閱檔案、圖書注銷檔案等。固定資產(chǎn)檔案，它是指不會(huì)隨著時(shí)間的推移而消失的財(cái)產(chǎn)，比如圖書館里的公共基礎(chǔ)設(shè)施和圖書館的經(jīng)濟(jì)狀況。對固定資產(chǎn)建立檔案，這對圖書館的發(fā)展方向有一定的指導(dǎo)作用，避免圖書館停止不前或者盲目擴(kuò)大。對于圖書館里的藏書情況進(jìn)行歸檔，能夠反應(yīng)一個(gè)圖書館的藏書情況和藏書特色，并且通過藏書數(shù)據(jù)，工作人員對圖書的訂購目標(biāo)一目了然，讓有限的資金發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益。對讀者和圖書的借閱量歸檔，能有效反應(yīng)圖書館的服務(wù)質(zhì)量，也能反應(yīng)出閱讀人群和讀者的學(xué)歷，能夠在第一時(shí)間掌握讀者的需求，并跟隨大眾文化需求，滿足讀者的需求，有利于圖書館的工作做到“與讀者俱進(jìn)”。圖書館的檔案管理還包括很多方面，在這里筆者就不一一列舉了[2]。

總之，從圖書館的管理和業(yè)務(wù)流程來看，圖書館的業(yè)務(wù)檔案工作非常重要。檔案種類比較多，工作人員要做好檔案的歸檔與保存工作。

3 完善圖書館檔案管理工作的措施

圖書館檔案管理工作能否緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，直接關(guān)系著圖書館的發(fā)展命運(yùn)。守舊、落后的圖書館，讀者看不到知識的更新，員工看不到圖書館的未來發(fā)展，因此，不斷完善圖書館檔案管理工作，有利于圖書館做到與時(shí)俱進(jìn)。具體措施有以下幾方面。

3.1 建立健全完善的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)設(shè)施

信息化建設(shè)已在許多領(lǐng)域中運(yùn)用，而對于圖書檔案管理來說，要建立信息化的檔案管理，還需要信息化網(wǎng)絡(luò)、信息化設(shè)施來做支撐和保障。首先，要選擇基礎(chǔ)性設(shè)施做準(zhǔn)備，比如電腦、服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)等必不可少，其次還要選擇適合自身辦公特點(diǎn)的圖書檔案管理軟件，這個(gè)軟件要和后臺數(shù)據(jù)庫、辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)相接口。并且，還要建立檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和體系，提高檔案信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)。由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)比較低，因此對檔案信息的真假難以辨認(rèn)，給工作造成嚴(yán)重后果。因此，加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，有利于確保各種檔案信息歸類的完整性和準(zhǔn)確性。

3.2 完善圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

當(dāng)今社會(huì)，信息化、數(shù)字化同步進(jìn)行，圖書館檔案管理為了避免在管理上與現(xiàn)代化程度相差太遠(yuǎn)，因而，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，并營造檔案信息資源共享，讓信息資源在其他系統(tǒng)也能夠利用。當(dāng)然，資源共享要保證在資源的安全和保密前提下才能進(jìn)行。因此，工作人員要對檔案進(jìn)行分類、分級與分層，逐一考慮周到。

3.3 不斷完善、改革圖書館檔案工作的管理模式

要完善圖書館檔案工作的管理模式，首先要在檔案管理內(nèi)容上進(jìn)行統(tǒng)一，要對統(tǒng)一的事項(xiàng)做一嚴(yán)格而明確的要求，讓工作人員看后對工作內(nèi)容非常清晰、明確，同時(shí)也要有一定的獎(jiǎng)懲措施。其次，要制定相應(yīng)的責(zé)任制度，也就是要實(shí)施崗位責(zé)任制，讓每個(gè)崗位上的工作人員都能盡心盡力。既有利于工作的順利開展，也有利于員工責(zé)任意識的培養(yǎng)[3]。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)的高素質(zhì)人才

隨著社會(huì)的發(fā)展，高技術(shù)人才越來越受歡迎，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的人才，更是倍受青睞。隨著圖書檔案管理的信息化和數(shù)字化的不斷加強(qiáng)，檔案管理的專業(yè)人才也是越來越匱乏。因此，為了達(dá)到圖書檔案管理工作的需要，圖書館要定期對員工進(jìn)行信息化、數(shù)字化管理相關(guān)理論知識的培訓(xùn)，并針對計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作能力、以及圖書管理軟件等方面進(jìn)行指導(dǎo)，以此增強(qiáng)檔案管理人員的知識技能[4]。

4 結(jié)語

圖書檔案管理工作是圖書館日常工作的重要組成部分，檔案管理涉及的內(nèi)容廣泛，知識比較密集，這對檔案管理人員的專業(yè)技能要求非常高。他們既要熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)，又要對閱讀人群進(jìn)行合理分析評估，并對圖書進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，提高檔案管理的工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1] 田愛民.圖書館檔案管理信息化建設(shè)的重要性和關(guān)鍵步驟[J].中國管理信息化，2015（20）：165.

[2] 李莉麗.淺議檔案管理在圖書管理工作中的作用[J].科技視界，2015（22）：189.

[3] 林英.公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理強(qiáng)化策略分析[J].信息化建設(shè)，2016（2）：173，175.

[4] 陸靜一.出版社圖書檔案數(shù)字化管理探討[J].出版廣角，2015（10）：46-47.