張道榮++邵自銀

摘要：物資合同管理是國家電網(wǎng)公司物力集約化的一項重要內(nèi)容，傳統(tǒng)手工記賬的合同臺賬管理模式效率低下，且準確性與時效性較差，僅適合企業(yè)發(fā)展初期或規(guī)模較小時使用，與國家電網(wǎng)公司物力集約化管理要求嚴重不符，因此必須按照科學的方法，從公司實際業(yè)務(wù)流程出發(fā)，運用信息化手段，建立完整、高效、安全、穩(wěn)定的物資合同管理系統(tǒng)，加強合同簽約及結(jié)算業(yè)務(wù)管控，減輕工作人員勞動強度，提高合同簽約結(jié)算效率。

關(guān)鍵詞：合同臺賬管理；功能模塊；系統(tǒng)建設(shè)

中圖分類號：F275 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）007-000-02

一、傳統(tǒng)合同臺賬管理存在的主要問題

1.數(shù)據(jù)安全性較差

傳統(tǒng)合同臺賬是用Excel表格來記錄和管理的，維護數(shù)據(jù)時需對整張表格進行查找、粘貼、復制和手工錄入等操作，在這些過程極易污染其他數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)的篡改或丟失，從而影響合同的正常履行和結(jié)算。

2.合同信息不共享

傳統(tǒng)合同臺賬管理無法實現(xiàn)合同信息的實時更新，且無法實現(xiàn)多人同時操作，合同信息不能有效互通，不利于合同信息的匯總分析。

3.工作效率低下

電網(wǎng)物資采購貨款由預付款、到貨款、投運款和質(zhì)保金4個部分組成，傳統(tǒng)合同管理模式下，所有數(shù)據(jù)（如簽訂日期、發(fā)票金額、單據(jù)收取時間、操作人等）需人工錄入，支付金額需手工計算和核對，工作量大卻難以保證數(shù)據(jù)的準確性。

4.風險管控力度較弱

傳統(tǒng)合同臺賬只有單純的數(shù)據(jù)記錄功能，對錯誤錄入的數(shù)據(jù)缺少必要的提醒或限制功能，無法校驗支付金額的準確性，存在較大管理風險。

二、物資合同臺賬管理主要內(nèi)容

1.合同簽約管理

物資合同簽約是指依據(jù)中標結(jié)果，應用統(tǒng)一合同文本，在規(guī)定時間內(nèi)完成合同簽訂工作。及時、規(guī)范、高效地完成合同簽約工作是確保招標采購結(jié)果的剛性執(zhí)行，規(guī)范公司各單位和供應商的履約行為，防范法律風險和商業(yè)風險的基礎(chǔ)和前提。

2.合同結(jié)算管理

物資合同結(jié)算是指按照合同約定和實施進度開展合同物資的資金預算申報及支付工作。電網(wǎng)物資合同結(jié)算嚴格按照 “三單”（驗收單、投運單、質(zhì)保單）管理方式，統(tǒng)一合同結(jié)算單據(jù)，加強物資到貨、設(shè)備投運、產(chǎn)品質(zhì)保關(guān)鍵階段單據(jù)管理，加快結(jié)算單據(jù)驗審和流轉(zhuǎn)，準確編制資金預算計劃，嚴格按照合同規(guī)定審核資金支付，準確支付合同資金。

三、物資合同臺賬管理系統(tǒng)主要功能模塊

1.中標結(jié)果導入模塊

中標結(jié)果下達后，按照預設(shè)的Excel模板將結(jié)果集中導入到系統(tǒng)，以此為基礎(chǔ)開展后續(xù)合同簽訂、履約及結(jié)算工作。導入模板對字段的類型、是否必填項以及字段間的邏輯關(guān)系等都做了明確規(guī)定，同時保留系統(tǒng)上線前在執(zhí)行合同的導入功能，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

2.合同審核簽訂模塊

合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導入后，組織供應商進行線下紙質(zhì)合同的簽訂，將紙質(zhì)合同關(guān)鍵信息與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行比對，審核無誤后，勾選對應的合同完成線上審核，系統(tǒng)自動記錄下合同簽訂日期和審核人信息；對于協(xié)議庫存匹配單，只有對應的協(xié)議庫存合同完成簽訂后，才可進行合同簽訂。審核過的合同進入合同履約結(jié)算流程。

3.單據(jù)交接管理模塊

合同履約完畢后，供應商提交結(jié)算單據(jù)至供應商服務(wù)大廳，大廳人員初審無問題后，在單據(jù)交接模塊進行登記并打印交接單，雙方現(xiàn)場辦理單據(jù)交接。在本模塊大廳人員只需點擊操作即可完成單據(jù)交接，發(fā)票金額、交接日期等交接單內(nèi)容由系統(tǒng)自動帶出，提高了單據(jù)交接效率；對于不符合付款條件的則無法登記（如合同未簽訂、質(zhì)保期未到和供應商受處罰暫停付款等），從源頭上保證了合同結(jié)算業(yè)務(wù)的規(guī)范性。

4.合同結(jié)算管理模塊

合同經(jīng)辦人員對結(jié)算單據(jù)復核無誤后，錄入發(fā)票校驗號，修改發(fā)票金額、到貨數(shù)量等信息（系統(tǒng)默認與合同內(nèi)容一致，可根據(jù)實際情況修改），支付金額由系統(tǒng)根據(jù)合同支付方式以及已支付資金情況自動計算，合同經(jīng)辦人只需點擊操作即可進行支付申請，保證了合同結(jié)算業(yè)務(wù)的準確性同時減輕了員工工作強度。

圖1 單據(jù)登記及合同結(jié)算業(yè)務(wù)流程

月度預算提報前，系統(tǒng)自動匯總各合同經(jīng)辦人已申請資金的采購訂單，按照預付款、到貨款、投運款和質(zhì)保金四個部分一鍵生成下月預算；次月中旬根據(jù)預算批復結(jié)果，點擊自動生成支付計劃，財務(wù)按照支付計劃進行支付，資金預算和支付計劃都可導出Excel表格并打印，完成線下審核流程。單據(jù)登記及結(jié)算業(yè)務(wù)流程詳見圖1。

5.合同信息查詢模塊

物資部門作為業(yè)務(wù)支撐部門，需不定期對物資合同的簽訂情況、項目類型、資金劃分類型等重點數(shù)據(jù)以及合同應支付情況、實際支付情況、未支付原因等相關(guān)信息進行統(tǒng)計和分析。因此系統(tǒng)要具備從項目名稱、項目單位、項目性質(zhì)等多維度進行查詢的功能，方便數(shù)據(jù)的匯總分析。

6.基礎(chǔ)信息設(shè)置模塊

包括角色管理、用戶管理、日志管理和供應商管理等內(nèi)容。角色管理可對不同角色的權(quán)限進行設(shè)置和調(diào)整；用戶管理可對用戶進行增加、刪除、凍結(jié)、代理以及密碼修改等操作；日志管理可記錄和查詢每個用戶在系統(tǒng)中的操作痕跡；供應商管理則可對供應商進行凍結(jié)＼解凍，以及名稱、賬號、聯(lián)系人信息修改等操作。

四、角色及權(quán)限分類

根據(jù)業(yè)務(wù)需要，系統(tǒng)將用戶區(qū)分為供應商服務(wù)中心工作人員、系統(tǒng)管理員和合同經(jīng)辦人等三類，具體角色定位及權(quán)限設(shè)置描述如下：

1.大廳工作人員

供應商服務(wù)中心工作人員主要負責各類結(jié)算單據(jù)的登記和交接工作，同時為供應商提供相關(guān)合同信息的查詢服務(wù)。該角色主要權(quán)限包括：合同信息查詢、供應商信息查詢和單據(jù)登記交接及打印等。

2.系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員主要負責合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的導入、資金預算及支付計劃生成以及供應商、日志等系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護工作，一般為1～2人，主要權(quán)限有：合同導入模塊、合同信息查詢模塊、單據(jù)交接查詢、基礎(chǔ)信息設(shè)置以及合同結(jié)算模塊的預算和支付計劃生成權(quán)限等。

3.合同經(jīng)辦人

合同經(jīng)辦人主要負責合同的簽訂、單據(jù)復核以及結(jié)算流程的發(fā)起等工作，一般為多人，僅能對其分管的合同進行操作，主要權(quán)限包括：合同簽訂模塊、單據(jù)交接模塊、合同結(jié)算模塊、合同信息查詢、供應商信息修改及查詢等。

另，系統(tǒng)保留超級管理員角色，擁有最大權(quán)限，系統(tǒng)將權(quán)限設(shè)置細化到了具體操作層面（如選擇、查詢、刪除、導入和導出等），除超級管理員外，上述三種角色的權(quán)限可根據(jù)實際需要隨時調(diào)整。

五、系統(tǒng)建設(shè)主要步驟

1.開發(fā)前業(yè)務(wù)梳理及需求確認

調(diào)研了解物資合同臺賬管理現(xiàn)狀，梳理主要業(yè)務(wù)流程，確定主要功能模塊，完成系統(tǒng)框架的初步搭建；與業(yè)務(wù)人員深入討論和分析對系統(tǒng)的功能需求，進一步細化系統(tǒng)設(shè)計方案。

2.系統(tǒng)開發(fā)過程

根據(jù)前期制定的系統(tǒng)設(shè)計方案，實施系統(tǒng)功能建設(shè)工作；在系統(tǒng)開發(fā)周期每個模塊結(jié)束之前，對該模塊的鎖定成果進行嚴格的里程碑式技術(shù)審查，通過用戶參與，及時得到反饋信息，驗證該模塊的成果并及時糾正錯誤；編寫用戶操作手冊，開展系統(tǒng)操作培訓。

3.系統(tǒng)運行階段

組織系統(tǒng)評審驗收，系統(tǒng)正式上線；加強系統(tǒng)的應用，不斷總結(jié)經(jīng)驗，做好系統(tǒng)運行情況反饋，根據(jù)運行結(jié)果對系統(tǒng)做必要的修改和完善。

六、結(jié)語

物資合同臺賬管理系統(tǒng)建設(shè)以實際業(yè)務(wù)為藍本，科學設(shè)置功能模塊，合理設(shè)計業(yè)務(wù)流程，人機界面友好，實際運行安全穩(wěn)定。該系統(tǒng)重點加強了物資合同簽約、單據(jù)交接、預算管理、合同支付以及供應商管理等業(yè)務(wù)管理，與國網(wǎng)公司ERP和ECP系統(tǒng)相補充，實現(xiàn)了物資合同全流程管控，大大提高了公司合同管理水平和效率，取得了良好效果。

參考文獻：

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