胡心悅

【摘 要】從數(shù)據(jù)庫類型、檢索途徑、檢索服務(wù)等3個方面對美國國家檔案網(wǎng)站和浙江檔案網(wǎng)站分別進(jìn)行了實證調(diào)查，并對雙方的分類目錄、檢索入口、網(wǎng)頁設(shè)計、易用性、服務(wù)等方面進(jìn)行了對比分析。

【關(guān)鍵詞】檔案網(wǎng)站；信息檢索；功能比較

【Abstract】This article researches both NARA website and Zhejiang Archives Website from the perspective of database type， retrieval approach and retrieval service. In addition， it analysis their differences from the aspects of classified catalogue， retrieval interface， web design， usability and services.

【Key words】Archives website； Information retrieval； Comparative Study

0 前言

檔案網(wǎng)站是信息時代一種新型的檔案管理模式。自1992年世界上第一個檔案網(wǎng)站“Jefferson Digital Archives”在美國創(chuàng)立以來，各國的檔案機構(gòu)均陸續(xù)建立了自己的檔案網(wǎng)站，成為檔案機構(gòu)面向公眾服務(wù)的新窗口。①其中為用戶提供給檢索服務(wù)是檔案網(wǎng)站的重要職能之一。本文主要通過對美國國家檔案館網(wǎng)站和浙江檔案網(wǎng)的使用，對其信息檢索功能體檢進(jìn)行對比調(diào)查。

1 研究背景

由于信息技術(shù)和網(wǎng)站建設(shè)更新較快，本文以萬方數(shù)據(jù)為來源數(shù)據(jù)庫，對近5年對有關(guān)“檔案信息檢索”的文獻(xiàn)進(jìn)行了調(diào)研。其中，張瑩認(rèn)為檔案網(wǎng)站檢索功能的完善是順應(yīng)政務(wù)信息公開的必然趨勢。②近年來，我國各檔案機構(gòu)分別建立了檔案信息網(wǎng)站，但整體效果并不理想。謝明生在2009年對我國檔案網(wǎng)站檢索查詢功能的調(diào)查中指出目前我國檔案網(wǎng)站存在檢索查詢內(nèi)容少、途徑單一、檔案形式單一、分類檢索與導(dǎo)航系統(tǒng)不完善等問題。③與謝明生的調(diào)查結(jié)論相同，楊光羲也提出目前只有少數(shù)檔案網(wǎng)站可以提供檢索服務(wù)，大多數(shù)檔案網(wǎng)站都是以靜態(tài)的HTML頁面為主，不能提供動態(tài)信息檢索，并主要用以發(fā)布政策消息。④在該文中，作者特別提到了浙江當(dāng)那網(wǎng)的“視頻檔案”是檔案網(wǎng)站形式多樣化的積極示范之一。丁立新等人從信息構(gòu)建的角度提出檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)的構(gòu)建需要從檢索內(nèi)容的組織、檢索界面的設(shè)計、檢索詞的設(shè)計、檢索結(jié)果的優(yōu)化、以及用戶幫助和個性化服務(wù)等方面進(jìn)行全方位的考慮。⑤鍋艷玲等人針對國內(nèi)外檔案網(wǎng)站的檢索功能進(jìn)行了調(diào)查研究。⑥其調(diào)查結(jié)果顯示，部分國外檔案網(wǎng)站流量的綜合排名遠(yuǎn)高于我國檔案網(wǎng)站。而“每百萬人中訪問該網(wǎng)站的人數(shù)”顯示國內(nèi)排名最前的為北京檔案信息網(wǎng)和浙江檔案網(wǎng)，其結(jié)果分別為0.6和0.4，而加拿大國家檔案館網(wǎng)站為1810。

由此可見，浙江檔案網(wǎng)盡管在國內(nèi)檔案網(wǎng)站中排名靠前，但與國際水平仍有極大的差距。因此，本文選取浙江檔案網(wǎng)與美國國家檔案館網(wǎng)站進(jìn)行對比，試圖從使用體驗的角度來探索國內(nèi)外兩種檔案網(wǎng)站的異同，以求為國內(nèi)檔案網(wǎng)站的建設(shè)提供參考意見。

2 研究方法

本文主要使用實證研究的方法，以美國國家檔案館網(wǎng)站和浙江檔案網(wǎng)為例，對比國內(nèi)外不同風(fēng)格的檔案網(wǎng)站檢索體驗。美國國家檔案館（簡稱NARA）是美國國家級綜合性檔案館。NARA在20世紀(jì)80年代創(chuàng)立了檔案網(wǎng)站（http：//www.archives.gov/），保存有美國外交及軍事檔案，白宮檔案，及聯(lián)邦政府機構(gòu)檔案等。⑦浙江檔案網(wǎng)（http：//www.zjda.gov.cn）是國內(nèi)在檔案信息公開和檢索服務(wù)領(lǐng)悟比較先進(jìn)的網(wǎng)站。其在線數(shù)據(jù)庫涵蓋了自清代以來地方方志、報紙、期刊、報刊，并在線提供圖像、聲像、特色專題等數(shù)據(jù)庫。

因此，本文的實證調(diào)研主要從兩個網(wǎng)站提供檢索的數(shù)據(jù)庫類型、檢索途徑、檢索服務(wù)三個方面來展開。

3 美國國家檔案館

3.1 數(shù)據(jù)庫的類型

以數(shù)據(jù)庫所含信息內(nèi)容為檔案數(shù)據(jù)庫的基本分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案數(shù)據(jù)庫分為目錄數(shù)據(jù)庫、事實數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。

NARA網(wǎng)站上的目錄數(shù)據(jù)庫有三個，分別是：Archival Research Catalog（ARC）、Access to Archival Databases（AAD）、Online Public Access Catalog-Library（OPA）。這三個數(shù)據(jù)庫的搜索結(jié)果均為檔案的元數(shù)據(jù)或鏈接，沒有直接提供原文，因此為目錄數(shù)據(jù)庫。

事實數(shù)據(jù)庫是一種存放某種具體事實、知識數(shù)據(jù)的信息集合。在對現(xiàn)實世界進(jìn)行定性和定量描述或研究時，往往需要事實情報，如化合物的結(jié)構(gòu)式或分子式，物質(zhì)和材料的特性，指數(shù)，設(shè)備型號，地名等。⑧根據(jù)這個定義，NARA的事實數(shù)據(jù)庫包括“Guide to Federal Records”和“Archival Research Catalog（ARC）”中的“People”和“Organizations”檢索。

NARA也提供全文數(shù)據(jù)庫的檢索。利用NARA首頁的搜素框檢索“declaration of independence”的結(jié)果之一，可以發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)庫既提供了數(shù)字化的檔案全文，又提供了原件的掃描件。

3.2 檢索途徑

NARA支持的檢索技術(shù)主要包括：分類檢索、全文檢索。多媒體檢索技術(shù)沒有直接體現(xiàn)，但仍可以通過分類檢索和全文檢索的方式實現(xiàn)對多媒體資源的檢索。

檢索途徑的選擇，是根據(jù)用戶的檢索提問選擇合適的檢索途徑，決定檢索入口。選擇合適的檢索途徑和運用恰當(dāng)?shù)臋z索技術(shù)是密切相關(guān)的，二者統(tǒng)一于整個檢索實踐過程中。因此，筆者將二者同時進(jìn)行，在分類檢索、全文檢索、多媒體檢索的實驗過程中選擇合適的檢索途徑。

3.2.1 分類檢索

進(jìn)入NARA的首頁，可以看到醒目的五大板塊：（1）Research Our Records（研究本站檔案）：通過本站提供的文件、照片和檔案來探索美國歷史。（2）Veterans Service Records（退伍軍人服役記錄）：索取軍事檔案，了解本站為你和你的家庭成員提供的其他相關(guān)服務(wù)。（3）Teachers Resources（教學(xué)資源）：為學(xué)生提供課程計劃和其他的課堂材料。該板塊主要提供的資源主要包括：教學(xué)中需要用到的原始文件的副本（reproducible copies of primary documents）、國家檔案館提供的在線教學(xué)工具（online teaching tool）、為教師和圖檔工作者提供的研討（workshop）會等。（4）Our Locations （我們的地址）：實地訪問最近的機構(gòu)，查詢地址和服務(wù)。該板塊分別提供了2D和3D版本的地圖。并且，該板塊按照不同的檔案機構(gòu)的特點或館藏內(nèi)容對其進(jìn)行了分類，方便用戶按照自己的需求進(jìn)行選擇。（5）Shop Online：在線訂購書籍、禮品、影音副本、文件副本等。

在首頁底部，提供了類似網(wǎng)站地圖的檢索分類，其內(nèi)容主要包括：（1）information for …（分類信息）；（2）Publications（出版物）；（3）Orgs & Offices（機構(gòu)和辦公室）；（4）About Us（關(guān)于我們）；（5）I Want To…（面向用戶個人的服務(wù)）；（6）Participate（參加相關(guān)活動）；（7）Resources（資源分類檢索）；（8）Connect With Us（聯(lián)系我們）。

上述的兩種檢索分類在細(xì)節(jié)上有重合的地方，而其區(qū)別也是很明顯的：第一種按照網(wǎng)站的功能板塊進(jìn)行分類，概括性強；而第二種更偏重于從用戶信息需求的角度出發(fā)進(jìn)行分類，目標(biāo)性強。

此外，NARA的首頁十分簡潔，除了這兩個分類目錄部分，還包括網(wǎng)站LOGO、簡單檢索條、滾動新聞條、該年度的項目主題鏈接。而這兩個“分類”的板塊占據(jù)了首頁近80%的版面。運用科學(xué)的分類和基于用戶體驗的設(shè)置，使得NARA與國內(nèi)首頁內(nèi)容繁多的檔案網(wǎng)站相比，既保留了信息的豐富性，又易于使用。

在首頁五個板塊中的Research Our Records下的子版塊中，又根據(jù)主題、載體類型、政府機構(gòu)等進(jìn)行了目錄細(xì)分。其中每一個分類同樣也是一個鏈接，點進(jìn)鏈接后，可以看到更細(xì)致的子目錄?？梢钥吹?，NARA的分類檢索結(jié)構(gòu)十分細(xì)致，且邏輯清晰，層層遞進(jìn)。

以AAD（Access to Archival Databases）數(shù)據(jù)庫為例，在檢索頁面的“Search AAD”一欄下方，緊接著是“Browse by Category”（按照分類瀏覽）。該目錄給出了兩種分類：一是，按時間段（Time spans）分類；二是，按主題分類。如果點擊“Browse by Subjects”，可以看到所有的分類按照首字母排列，幾乎涵蓋了所有內(nèi)容。

3.2.2 全文檢索

NARA提供了多種不同的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的全文檢索。包括OPA、ARC、AAD等。NARA的全文檢索又分為簡單檢索和高級檢索。

（1）簡單檢索（Basic Search）

筆者以“declaration of independence”（獨立宣言）為檢索詞，在NARA提供的幾個檢索系統(tǒng)進(jìn)行了檢索，主要目的為對比檢索記錄的數(shù)量。在不加任何其他限定的情況下，其檢索結(jié)果統(tǒng)計表格如表1：

按照常理，各個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)可以重合，但全站檢索或OPA一站式聯(lián)機檢索的記錄應(yīng)該最多。但結(jié)果顯示，AAD的檢索記錄（2095）大于首頁的檢索記錄（1406），遠(yuǎn)大于OPA（125）。這說明首頁的檢索框并非全站檢索，且一些系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫包含站外信息。

事實上，在隨機選取瀏覽了以上幾種不同檢索方式的檢索結(jié)構(gòu)后，筆者發(fā)現(xiàn)利用首頁檢索框檢索出的結(jié)果，大部分是檔案原件的掃描件或電子版，均可提供檔案的原文進(jìn)行閱讀、甚至下載；而在ARC和ADD中，只有檔案文件的著錄信息，雖然有提供檔案拷貝（Archived Copies）和數(shù)字拷貝（Digital Copies）的欄目，但需要聯(lián)系檔案館，才能獲取。此外，OPA的檢索提供的是針對檢索式的一個集成的索引，也就是在OPA的每一個檢索結(jié)果下，包含與檢索式內(nèi)容相關(guān)的多個鏈接。

（2）高級檢索（Advanced Search）

ARC對內(nèi)容進(jìn)行了四項分類，分別為：“Archival Descriptions”、“Digital Copies”、“People”、“Organizations”。高級檢索提供了多種篩選結(jié)果的方法，包括對檢索詞的限定、僅搜索標(biāo)題等。對于專業(yè)檔案工作者來說，還可以在“by description identifier”一欄填寫檔案標(biāo)示符，進(jìn)行更精準(zhǔn)的查找。例如限制結(jié)果數(shù)量、檔案材料的種類（圖紙、手工制品、數(shù)據(jù)文件、地圖或圖表、動影像、照片和圖像材料、聲音檔案、文本檔案、網(wǎng)頁）、檔案的館藏地點、檔案的描述等級（全宗群、全宗、案卷、卷、件）、檔案的數(shù)據(jù)范圍（時間范圍、描述時間更新范圍）等。目前ARC支持布爾邏輯檢索、運用引號進(jìn)行詞組的精確檢索和截詞檢索。

綜上所述，NARA的ARC檢索方法與之前學(xué)過的網(wǎng)絡(luò)學(xué)術(shù)期刊數(shù)據(jù)庫類似，對于有過信息檢索基礎(chǔ)的人來說，比較簡單。即使沒有任何檢索知識和經(jīng)驗，可以在短時間內(nèi)掌握。并且，從ARC的檢索實驗結(jié)果來看，其檢索的效果是比較有效的。

3.2.3 多媒體檢索

多媒體存儲與檢索技術(shù)是指將文本、數(shù)值、圖形、圖像、聲音等多種類型的檔案信息進(jìn)行綜合處理的技術(shù)。由于沒有找到直接提交圖像、聲音、視頻進(jìn)行查找的功能，筆者按照目錄和全文的思路對NARA的多媒體資源進(jìn)行了探索。

（1）目錄檢索中的媒體資源分類

NARA在目錄的一些分類里有各種媒體資源，例如，在首頁下方的目錄索引的“I want to”目錄下，有“View online exhibits”這一項，其中NARA提供了大量的精選展品，有豐富的照片、原件復(fù)印件、flash等資源。

（2）通過簡單檢索直接查找媒體資源

在首頁的搜索欄中輸入“video”，檢索結(jié)果有2067條，隨機選擇其中幾條進(jìn)行觀察，發(fā)現(xiàn)站內(nèi)的視頻文件是通過外連到Y(jié)outube進(jìn)行提供的。

（3）對媒體資源進(jìn)行精確查找

通過對General Type限定，檢索特定媒體類型的檔案，如影像、聲像、圖像等。

3.3 檢索服務(wù)

（1）NARA的檢索指南包括基本使用方法和常見問題，基本可以解決初次使用NARA的用戶的問題。

（2）RSS定制服務(wù)。RSS定制服務(wù)是針對NARA的新聞、更新資源、和活動信息的定制服務(wù)。雖然跟檢索不直接相關(guān)，但對于用戶隨時了解NARA動向十分方便。

（3）Shop Online 在線商店。用戶可以通過在線商店訂購NARA的出版物。

（4）標(biāo)記與分享。在首頁右上角，用戶可以通過Bookmark & Share，選擇不同的社交網(wǎng)絡(luò)、郵件、博客等方式將感興趣的內(nèi)容與別人分享。

可以看出，NARA的十分重視用戶體驗，也可以感受到NARA是為了服務(wù)用戶來進(jìn)行網(wǎng)站設(shè)計的。各種功能與當(dāng)下流行的網(wǎng)絡(luò)工具聯(lián)系緊密，讓用戶感覺十分親切、實用、想用。總體上來說，使用NARA的體驗是非常良好的。

4 浙江檔案網(wǎng)

4.1 數(shù)據(jù)庫的類型

（1）目錄數(shù)據(jù)庫

浙江省檔案網(wǎng)提供的革命歷史檔案、民國檔案、建國后檔案、館藏資料均為目錄數(shù)據(jù)庫，檢索出的檔案只有目錄，沒有提供原文。在館藏資料中有些檔案可以付費下載。

（2）事實數(shù)據(jù)庫

專題數(shù)據(jù)庫應(yīng)屬于事實數(shù)據(jù)庫，其內(nèi)容是對人名的檢索。

（3）全文數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫是全文數(shù)據(jù)庫，可以進(jìn)行全文檢索。

4.2 檢索途徑

浙江檔案館也支持分類檢索和全文檢索，同樣也提供了多種檢索途徑。

4.2.1 分類檢索

浙江省檔案館提供了四種分類：檔案檢索、視頻點播、圖片資料、網(wǎng)上資源。其中“檔案檢索”是一個全站檢索，除了包含視頻點播、圖片資料、網(wǎng)上資源、專題數(shù)據(jù)庫外，主要包括革命歷史檔案目錄、民國檔案目錄、建國后檔案目錄、館藏資料目錄等。“視頻點播”是浙江新聞的視頻數(shù)據(jù)庫，可以進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索，可以在線觀看?！皥D片資料”是英士大學(xué)和之江大學(xué)這兩所建國前的浙江省著名大學(xué)的圖片資料，內(nèi)容豐富，可以進(jìn)行檢索，瀏覽免費，下載需要付費?！熬W(wǎng)上資源”則是外部數(shù)據(jù)庫的鏈接。

4.2.2 全文檢索與多媒體檢索

（1）簡單檢索

在首頁的簡單檢索框中，可以按照分類欄目進(jìn)行檢索，其分類包括：站內(nèi)檢索、政務(wù)公開、動態(tài)信息、公告、館藏資源、現(xiàn)行文件、視頻資料、招聘資料、珍品波蘭、檔案查閱、查檔服務(wù)、熱點宣傳、檔案公布、網(wǎng)上展廳等。在“建國后檔案文件級”全文檢索項中輸入“城市規(guī)劃”進(jìn)行檢索，但由于網(wǎng)絡(luò)問題，經(jīng)多次試驗無法顯示檢索結(jié)果。

（2）高級檢索

在“全文”下拉菜單中選擇“高級”，彈出對話框，可以對文件的“題名”、“責(zé)任者”、“文件時間”、“開放控制符”進(jìn)行限定來進(jìn)行高級檢索，以精確檢索結(jié)果。

4.3 檢索服務(wù)。

浙江檔案網(wǎng)為用戶提供會員服務(wù)。在注冊成為浙江省檔案網(wǎng)的會員后，可以在“用戶面板”進(jìn)行個用戶操作管理。用戶可以再“我要提問”欄目下對專家進(jìn)行在線提問。在“個人賬戶管理中”，用戶可以通過支付寶對賬戶進(jìn)行充值，并可以直接對需要付費查閱的檔案進(jìn)行訂購。

5 美國國家檔案網(wǎng)與浙江省檔案網(wǎng)的對比

本文主要從分類目錄、檢索入口、網(wǎng)頁設(shè)計、易用性、檢索服務(wù)等5個方面對美國國家檔案網(wǎng)和浙江省檔案網(wǎng)進(jìn)行了對比。

（1）分類目錄

NARA和浙江檔案網(wǎng)均提供分類檢索和全文檢索。除了運用分類檢索和全文檢索中的基本途徑外，NARA還提供的各種專用索引來檢索。例如NARA提供了種類豐富的Subject Index，以個人興趣為出發(fā)點的各種活動索引，以及站外鏈接。通過此類途徑也可以達(dá)到一定的檢索目的。此外，NARA沒有提供多媒體檢索，即不能直接提交聲頻、圖像或視頻進(jìn)行檢索。不過目錄檢索和全文檢索在一定程度上可以實現(xiàn)多媒體資源檢索的功能。

兩個檔案館的館藏具有各自的特點導(dǎo)致兩者在分類目錄上有所不同。筆者認(rèn)為，NARA將簡單、易用的分類放在網(wǎng)站比較醒目的地方，將將盡的分類放在鏈接中；浙江省檔案網(wǎng)的分類也采用了這種形式，但總體上來說邏輯層次沒有NARA清晰，對于專門的檔案人員比較實用，對于普通用戶來說，使用可能需要探索很久。

（2）檢索入口

兩個網(wǎng)站都有各自特色的數(shù)據(jù)庫，都有簡單檢索和高級檢索。NARA的高級檢索非常專業(yè)，與學(xué)術(shù)期刊數(shù)據(jù)庫類似；相比之下，浙江省檔案網(wǎng)的高級檢索顯得過簡單了。從檢索效果上看，NARA也要好于浙江省檔案網(wǎng)。

（3）網(wǎng)頁設(shè)計

NARA以白、深藍(lán)、綠為主要色調(diào)，整體的風(fēng)格顯得專業(yè)、清新；浙江省檔案館以棕色、淺牛皮色為主色調(diào)，整體風(fēng)格顯得古樸、嚴(yán)肅，我國大部分檔案網(wǎng)站均是此風(fēng)格。

從網(wǎng)頁設(shè)計的風(fēng)格也可以看出美國和我國對待檔案工作的態(tài)度。美國更為開放，我國稍顯保守。筆者認(rèn)為，檔案的最終目的是服務(wù)社會、服務(wù)公民，在現(xiàn)在這個信息社會，網(wǎng)絡(luò)給檔案提供了一個很好的平臺。因此檔案網(wǎng)站從設(shè)計上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，變得更“親民”、更有趣，或許是我們檔案工作者現(xiàn)在應(yīng)該認(rèn)真思考的。

（4）易用性

基本上，NARA的所有檢索都是以最簡潔的“簡單檢索”為入口，點擊“簡單檢索”上的鏈接，可以進(jìn)入專業(yè)檢索。在高級檢索的頁面，可以很方便的找到Help和Search Tips等幫助指南。特別注意到的是，NARA根據(jù)訪問用戶的IP地址自動做的調(diào)整。在檢索結(jié)果的頁面，部分重要的提示自動翻譯成了中文。

浙江檔案網(wǎng)同樣設(shè)置了簡單檢索到專業(yè)檢索以滿足不同檢索水平用戶的需求。但是注冊會員制度給使用制造了一定的門檻，并且部分資源僅有目錄，沒有內(nèi)容。

（5）檢索服務(wù)

NARA對用戶體驗的重視、對服務(wù)的重視，是值得我們學(xué)習(xí)的地方。只要轉(zhuǎn)變了思維方式，在建設(shè)檔案網(wǎng)站時，不僅關(guān)注館藏的編排，更要關(guān)注如何以簡單、專業(yè)、有趣的方式向公眾提供檢索利用，這樣才能將檔案的價值發(fā)揮到最大。

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[3]張瑩.面向公眾的國內(nèi)檔案網(wǎng)站檢索服務(wù)體系構(gòu)建研究[D].山東大學(xué)，2012：9.

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[5]丁立新，祝鑫一.信息構(gòu)建對檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)建設(shè)的啟示[J].蘭臺世界，2011（24）：47.

[6]謝明生.關(guān)于我國檔案網(wǎng)站檢索查詢功能的調(diào)查分析[J].法制與社會，2009，1（中）：273.

注釋：

①張瑩.面向公眾的國內(nèi)檔案網(wǎng)站檢索服務(wù)體系構(gòu)建研究[D].山東大學(xué)，2012：9.

②張瑩.面向公眾的國內(nèi)檔案網(wǎng)站檢索服務(wù)體系構(gòu)建研究[D].山東大學(xué)，2012：9.

③謝明生.關(guān)于我國檔案網(wǎng)站檢索查詢功能的調(diào)查分析[J].法制與社會，2009，1（中）：273.

④楊光羲.檔案網(wǎng)站檢索服務(wù)研究[J].黑龍江檔案，2011（2）：54.

⑤丁立新，祝鑫一.信息構(gòu)建對檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)建設(shè)的啟示[J].蘭臺世界，2011（24）：47.

⑥鍋艷玲，段愛峰.完善我國檔案網(wǎng)站檢索功能之研究[J].浙江檔案，2012（4）：14-16.

⑦邊瑩.美國國家檔案館網(wǎng)站的特色[J].中國檔案，2007（4）：57-58.

⑧肖秋會.檔案信息檢索[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2011：178.

[責(zé)任編輯：楊玉潔]