楊天龍

摘 要：索引是打開《年鑒》的“鑰匙”，是幫助讀者在最短的時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確地找到想要查看的內(nèi)容。筆者以《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司年鑒》為例，介紹了索引編制方法和注意事項(xiàng)，并結(jié)合理論，對(duì)編制過(guò)程進(jìn)行了分析研究，對(duì)其他年鑒索引編制具有一定指導(dǎo)和借鑒作用。

關(guān)鍵詞：年鑒；索引；方法研究

年鑒記載的是一個(gè)年度內(nèi)某個(gè)特定地區(qū)或行業(yè)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技及其他發(fā)展信息的資料性工具書，具有權(quán)威性、翔實(shí)性、及時(shí)性、連續(xù)性和全面性特點(diǎn)。年鑒記載的信息對(duì)某個(gè)地區(qū)、企業(yè)發(fā)展概況具有全面的總結(jié)和統(tǒng)計(jì)意義，還具有連續(xù)的參考作用。年鑒索引是揭示、查找年鑒中包含的情報(bào)內(nèi)容，并按照不同于年鑒本身的排列方式組織的檢索工具，是利用年鑒、開發(fā)年鑒信息資源的重要手段。但是，年鑒索引的編制狀況卻令人堪憂。有的雖有索引，但其款目的數(shù)量不多，檢索途徑??；一些大型的、綜合性很強(qiáng)的省級(jí)年鑒，其發(fā)行量雖在萬(wàn)冊(cè)左右，但編制的索引也僅為廣告或彩色圖片的索引；有的年鑒雖編有內(nèi)容分析索引，但索引的質(zhì)量卻不盡人意[1]。

1 提高年鑒索引使用價(jià)值的認(rèn)識(shí)

國(guó)家有明文規(guī)定，工具書無(wú)索引不準(zhǔn)出版。這說(shuō)明了索引在工具書中的重要地位和作用。年鑒既然定位于工具書，擔(dān)負(fù)著為讀者提供信息的任務(wù)。一年內(nèi)的大量信息匯集在一起，如何讓讀者快速、方便、準(zhǔn)確地查找到需要的信息才是提高年鑒使用價(jià)值的關(guān)鍵，因此要為每一部年鑒精心編制索引。有人認(rèn)為“年鑒已有目錄，何必還要編制索引”，其實(shí)，年鑒中的索引，具有與年鑒目錄完全不同的性質(zhì)和任務(wù)。目錄只是全書內(nèi)容的邏輯排列，索引則完全是根據(jù)索引規(guī)則和要求重新組織；目錄的檢索性大大不如索引，且局限性大，意義寬泛，不如索引精確。同時(shí)，在年鑒中，內(nèi)容豐富的條目往往含有多個(gè)主題，而條目標(biāo)題并不能將內(nèi)容全部表達(dá)，索引能夠?qū)Y料內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步揭示。索引從主題分析入手，可以涵蓋一個(gè)條目中涉及的多個(gè)主題或多個(gè)條目中均涉及的某個(gè)主題，接近讀者思路，可以提供比目錄更為全面的信息量，揭示更為全面的信息深度，具有目錄所不能取代的集合性和連續(xù)性，引導(dǎo)讀者直接快捷地查找到信息資料的確切位置，有利于年鑒信息資源的深度開發(fā)利用。

2 索引類型及標(biāo)引深度

年鑒索引類型主要有主題索引、條目索引、人物索引、機(jī)構(gòu)索引、圖片索引、表格索引等。例如，《中國(guó)統(tǒng)計(jì)年鑒》使用的是表格索引，《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司年鑒》選用的是綜合索引，這是根據(jù)《年鑒》的內(nèi)容性質(zhì)選取的，便于檢索，讀者能方便使用是第一目標(biāo)。

索引標(biāo)引深度=索引款目數(shù)/條目總數(shù)?！吨袊?guó)石油天然氣集團(tuán)公司年鑒》（2014年卷）索引款目數(shù)2900，條目總數(shù)1280（不含企事業(yè)單位條目），索引深度為2.2（索引篇幅33頁(yè)，達(dá)到正文篇幅的4.9%），達(dá)到中等索引深度的標(biāo)準(zhǔn)。許家康建議目錄和索引的篇幅占全書的8%左右為宜（目錄和索引各占4%左右），《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司年鑒》（2014年卷）索引和目錄占7.5%（索引占4.9%），屬于許家康推薦的標(biāo)引深度[2]。

3 索引編制

3.1 編制技術(shù)選取

索引的編制技術(shù)有手工編制、索引編制軟件編制和計(jì)算機(jī)輔助編制三種。目前使用較多的是借助索引編制軟件編制和計(jì)算機(jī)輔助編制兩種，手工編制由于工作量較大，制作卡片繁瑣易出錯(cuò)等缺點(diǎn)，基本已不再使用。經(jīng)過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)部分地方年鑒、企業(yè)年鑒調(diào)研發(fā)現(xiàn)，較多年鑒均采用的是手工編制、計(jì)算機(jī)輔助排序的方法編制的。手工編制索引較耗時(shí)耗力，但具有主題詞選取較為準(zhǔn)確精煉、中途出現(xiàn)差錯(cuò)查找較為方便等優(yōu)點(diǎn)，這也是眾多年鑒選用該編制方法的主要原因。鑒于一年只需要編制一本年鑒的工作量情況和《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司年鑒》的重要意義，我們采用手工編制、計(jì)算機(jī)輔助排序的索引編制方法。

3.2 編制過(guò)程

編制索引之初得有一個(gè)總體規(guī)劃，首先需確定需要編制的索引類型和索引深度，從而確定索引編排內(nèi)容和篇幅?！吨袊?guó)石油天然氣集團(tuán)公司年鑒》由于正文中圖較少，表格大部分集中在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和附錄篇的特點(diǎn)，無(wú)需單獨(dú)編制表格索引、圖片索引、人物索引等，選用綜合索引形式。以年鑒正文中主題詞為主要單元，選取讀者較為關(guān)心、意義較為重大等具有檢索意義的詞條形成款目，按漢語(yǔ)拼音聲母順序進(jìn)行排列，使讀者能夠直接、快速地查到年鑒中相關(guān)內(nèi)容，具有較強(qiáng)的直觀性、實(shí)用性。索引組成包括索引詞、頁(yè)碼、欄號(hào)，名稱后的數(shù)字表示內(nèi)容所在的頁(yè)碼，數(shù)字后的拉丁字母a、b 分別表示該頁(yè)左右欄。排序采用人工抽取加計(jì)算機(jī)輔助排序方法編制，較為簡(jiǎn)便，此處應(yīng)注意，多音字在計(jì)算機(jī)輔助排序中會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，需要排序完成后人工細(xì)致檢查修改。例如，會(huì)計(jì)、重慶等在計(jì)算機(jī)拍下時(shí)就會(huì)并入H、Z中。

編制索引的基礎(chǔ)是稿件內(nèi)容已經(jīng)最終確定，稿件內(nèi)容和頁(yè)碼等不能再有變動(dòng)。具體編制步驟為：第一步，主題詞選取。主題詞索引要體現(xiàn)對(duì)應(yīng)文獻(xiàn)內(nèi)容的主題和特征，要用高度概括、規(guī)范化的詞語(yǔ)表述內(nèi)容的主題，這就要求需熟悉所要編排的內(nèi)容，哪些是具有資料性的有價(jià)值的內(nèi)容，要充分體現(xiàn)。要仔細(xì)斟酌，權(quán)衡其信息量的大小，提煉出最能代表該條目?jī)?nèi)容的詞、詞組或短句（可以是一個(gè)或多個(gè)），確立主題詞（即索引標(biāo)目、標(biāo)引詞）。主題詞要盡可能簡(jiǎn)短、明確，不會(huì)讓人產(chǎn)生歧義。第二步，主題詞排序。年鑒索引排序方式一般采用漢語(yǔ)拼音字母順序編排，也可以按筆畫編排的排序方式。使用Word軟件中的排序功能，可以方便快捷地對(duì)制作好的索引條目進(jìn)行自動(dòng)排序。第三步，排序整理。對(duì)自動(dòng)排序后的索引草稿進(jìn)行調(diào)整、修改；索引排序后，可將相同或相近主題幾個(gè)條目的頁(yè)碼合并于一個(gè)條款目之后，刪除重復(fù)條目。檢查多音字排序是否正確。第四步，編寫使用說(shuō)明、添加大類標(biāo)識(shí)。

3.3 存在問(wèn)題

《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司年鑒》包含總述、油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)、煉油與化工、油品銷售、天然氣與管道等公司多方面業(yè)務(wù)內(nèi)容，信息量較大，每個(gè)模塊中存在較多條目名稱相同的情況。部分條目是以該項(xiàng)工作包含的工作內(nèi)容作為內(nèi)容主體編寫，這就存在不是一個(gè)條目對(duì)應(yīng)一件事，而是一個(gè)條目下對(duì)應(yīng)多項(xiàng)工作內(nèi)容（事）情況，給索引編制增加了兩方面的難度。例如，“重點(diǎn)項(xiàng)目”條目，幾乎每個(gè)業(yè)務(wù)板塊下面都有對(duì)應(yīng)重點(diǎn)項(xiàng)目，在重點(diǎn)項(xiàng)目下介紹了該業(yè)務(wù)板塊當(dāng)年執(zhí)行的數(shù)個(gè)重點(diǎn)工程情況。類似索引制作時(shí)，我們的處理方式為，首先將重點(diǎn)項(xiàng)目條目作為二級(jí)索引，在索引之前加上業(yè)務(wù)板塊，讓讀者在索引中即可知道該重點(diǎn)項(xiàng)目是否為自己關(guān)注業(yè)務(wù)板塊的重點(diǎn)工作。對(duì)于相對(duì)較為重要的工作，以項(xiàng)目名稱作為主題詞單獨(dú)列出，方便讀者通過(guò)項(xiàng)目名稱快速找到該項(xiàng)事宜的具體介紹。再以后的年鑒編纂過(guò)程中，我們將鼓勵(lì)撰稿人多撰寫單一性條目，盡量做到一事一條，更大限度地發(fā)揮好年鑒的存史作用。

4 索引編制的重點(diǎn)注意事項(xiàng)

索引是打開《年鑒》的“鑰匙”，好的索引，能使讀者在最短的時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確地找到自己想要查看的內(nèi)容?！赌觇b》的信息量是巨大的，索引的篇幅也不可能無(wú)限大，因此很難達(dá)到如此理想化的效果。這就要求我們編制索引的人員對(duì)企業(yè)性質(zhì)、年鑒內(nèi)容有較深入的了解，要清楚的知道哪些內(nèi)容是重點(diǎn)內(nèi)容、是讀者關(guān)注的內(nèi)容，在制作索引時(shí)有選擇的取舍，同時(shí)，選取的主題詞一定要準(zhǔn)確、規(guī)范。結(jié)合筆者編制索引的經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)材料的總結(jié)，認(rèn)為編制索引，應(yīng)重點(diǎn)注意以下兩方面事項(xiàng)。

4.1 主題詞選取

要選準(zhǔn)主題詞，把最準(zhǔn)確、最能表述該部分內(nèi)容、讀者最可能通過(guò)該詞查找相關(guān)內(nèi)容的詞找出來(lái)。對(duì)于復(fù)雜的主題內(nèi)容可組織多個(gè)主題詞，方便讀者從任何一個(gè)入口檢索均能找到該主題內(nèi)容。對(duì)于年鑒中一些隱性的主題，要進(jìn)行主題詞提煉，使主題詞準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔。

4.2 把握適當(dāng)?shù)臋z索深度

年鑒是資料性工具書，必須具有信息量大和方便查閱的特點(diǎn)，索引的深度，按說(shuō)是檢索的越詳細(xì)越好，但是篇幅是限制死的，索引篇幅太大，必然導(dǎo)致主次失衡，因此，必須找到相對(duì)最佳的檢索深度。許家康建議目錄和索引的篇幅占全書的8%左右為宜（目錄和索引各占4%左右），企業(yè)年鑒可能根據(jù)自身實(shí)際情況有相應(yīng)的增減，但是絕對(duì)不能過(guò)多或者過(guò)少。索引編制人員應(yīng)該多在主題詞選取方面下功夫，從而達(dá)到先篇幅一定的情況下，檢索深度最優(yōu)。

參考文獻(xiàn)

[1]烏克嵐.編制年鑒索引的必要性與編制方法淺議[J].年鑒信息與研究，1998，（3）：59-60.

[2]許家康.論年鑒的檢索性——在第十九次全國(guó)城市年鑒研討會(huì)上的主題報(bào)告[J].廣西地方志，2010，1（160）：19-23.