宋強 孫平

摘 要：公務車輛檔案是公務用車管理不可缺少的基本要素，科學管理和有效利用公務車輛檔案對全面推進公務用車制度改革具有重要作用。

關鍵詞：公務用車制度改革 科學管理 有效利用

近年來，特別是黨的十八大以來，中央和地方各級加大了反腐倡廉的工作力度?！叭M”之一的公車消費，因其存在著超編超標配備公車、公車私用等腐敗問題，受到社會各界的廣泛關注。傳統(tǒng)的公務用車制度成為改革攻堅的熱點，全面推進公務用車制度改革能夠有效解決公務用車領域存在的突出問題，規(guī)范領導干部職務消費行為、降低行政成本，對推行黨風廉政建設、廉潔型機關和節(jié)約型社會建設起著至關重要的作用。公務車輛檔案是公務用車管理不可缺少的基本要素，科學管理和有效利用將對全面推進公務用車制度改革起到重要作用。

一、公務車輛檔案的重要性

公務車輛檔案，能夠全面掌握全市公務車輛審批、購置流程是否符合公務用車管理規(guī)定，以及每輛公務車輛的權屬單位、品牌型號、購置價格、車輛號碼、配備、日常的使用管理、處置等基本情況。根據(jù)公務車輛檔案，將各單位配備的公務用車數(shù)量嚴格控制在編制范圍內(nèi)。這樣，公務用車在總量上得到有效控制，既節(jié)約了財政資金，又避免了浪費。公務車輛檔案，提高了監(jiān)督檢查公務用車使用管理情況的效率，為全面推進公務用車制度改革提供真實、完整、準確的信息依據(jù)，對不參加車改的執(zhí)法執(zhí)勤等公務用車的長效管理提供了真實有效數(shù)據(jù)。公務車輛檔案，有利于進一步規(guī)范全市黨政機關事業(yè)單位公務用車管理，保證公務車輛的合理高效使用，節(jié)約經(jīng)費開支，有利于轉(zhuǎn)變政府職能，遏制“車輪上的腐敗”，重樹政府廉潔形象，營造良好社會風氣。

二、我市公務車輛檔案管理的主要做法

近年來，我市對黨政機關事業(yè)單位公務車輛管理高度重視，成立了機關事業(yè)單位公務車輛管理工作小組（簡稱公車辦），負責協(xié)調(diào)、推進、監(jiān)督、管理公務用車工作。為嚴格公務車輛檔案管理，公車辦購置了電腦、檔案盒、檔案柜等設備，建立規(guī)范的公務車輛檔案庫，制定了公務車輛檔案借閱、保密人員崗位責任制等工作制度。建立公務車輛檔案時，按照“不漏一個單位、不漏一輛車、不漏一項信息”的原則，對全市所有機關事業(yè)單位的公務車輛進行全面調(diào)查摸底，從購車發(fā)票、車輛行駛證等資料入手，統(tǒng)計各單位的車輛情況，為每輛公車建立專門檔案。檔案中的《公務車輛情況統(tǒng)計表》詳細記錄了：車牌號、車輛類型、品牌型號、用途、排氣量、購買金額、時間、行駛證所有人、變動記錄等，統(tǒng)計表中的備注欄標明車輛屬性，如一般公務用車、執(zhí)法執(zhí)勤用車、特種專業(yè)技術用車、生產(chǎn)性用車等。公務車輛檔案的資料還包括各單位車輛編制情況說明、《車輛購置（更新）審批表》、購車發(fā)票及《機動車行駛證》復印件和《車輛處置審批表》等。這些資料經(jīng)各單位負責人簽字、加蓋公章，被統(tǒng)一上報到公車辦，再經(jīng)檔案管理人員認真核對，被按照統(tǒng)一順序存放到檔案盒。公務車輛檔案的管理采取系統(tǒng)化、動態(tài)化的模式。系統(tǒng)化，是指所有公務車輛的相關資料，按單位分類，編制目錄，統(tǒng)一管理，形成資料詳細完整的檔案庫。公務車輛檔案的管理范圍包括全市黨政機關、企事業(yè)單位（包括二級科室）以及其他納入車輛管理的公務用車。按照單位性質(zhì)將所有檔案進行分類管理，如市直機關、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關、公檢法、改制企業(yè)等。動態(tài)化，是指各單位公務用車出現(xiàn)新購、所有權人變更、報廢處置等情況，都必須上報公車辦，公車辦再將變動情況及時登記到公務車輛檔案，確保每輛公務用車從申請購置到最后報廢處置，期間所有流程都有詳細清楚的記錄。

檔案管理采取紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的方式。充分利用了電子檔案檢索自動化、快速化、統(tǒng)計準確等優(yōu)點。檔案保管采用防火、防有害氣體、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫“八防”設施，確保檔案的安全與完整。設專人定期檢查紙質(zhì)檔案，發(fā)現(xiàn)破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復制。做好檔案借閱工作，不隨意擴大借閱范圍，嚴格遵守檔案保密制度。

三、目前公車檔案管理存在的主要問題

1.用車單位存在漏報、瞞報、錯報現(xiàn)象。比如，有的單位公務車輛已過戶、頂賬、處置，但未辦手續(xù)，也未報送該車輛信息，導致公車信息漏報；有的單位財務狀況復雜，財政撥款資金購買的公車能夠全部填報，自有資金購買公車卻不報送，致使公車信息瞞報；有的單位與下屬單位車輛權屬不清晰，有的單位公務用車資料保管不善，行駛證或者發(fā)票遺失，虛報車輛購置費，虛報購車時間等，造成公車信息錯報。

2.檔案更新的不及時。建立公務車輛檔案時，采取對全市所有黨政機關事業(yè)單位摸底統(tǒng)計的形式，工作量比較大，持續(xù)時間也很長，檔案管理人數(shù)嚴重不足，再加上公車本身又是處于變化的狀態(tài)，容易出現(xiàn)檔案更新不及時的情況。

3.檔案利用不充分。目前公車檔案管理仍局限在簡單的匯總整理上，還不能夠提供數(shù)據(jù)全面、分析準確的專題材料。沒有專門的檔案管理軟件，也沒有真正建立檔案數(shù)據(jù)庫，不能主動提供服務。

三、完善檔案管理的建議

1.加強檔案機制建設。堅持標本兼治、糾建并舉，定期對我市公務用車進行清查盤點。通過實地走訪，核實單位資產(chǎn)財務賬目，將匯總整理的車輛檔案與交管部門的車輛登記信息逐一比對，明確車輛權屬，核實車輛信息，做到實有車輛和公務車輛檔案的信息相符。嚴格督導檢查，建立公務用車配備更新和使用情況統(tǒng)計報告制度，及時更新公務車輛檔案庫。開設舉報熱線、搭建網(wǎng)絡監(jiān)督平臺，主動接受社會各界的監(jiān)督。嚴肅認真核實群眾舉報的公務用車違規(guī)情況，有情節(jié)嚴重的及時報紀檢監(jiān)察機關處理。

2.完善檔案管理系統(tǒng)。積極探索檔案管理的新辦法。用科技手段提高檔案數(shù)字化程度，建立全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。利用復制、縮微、掃描等技術，對檔案資料定期進行整理、著錄，將紙質(zhì)檔案通過掃描等方式轉(zhuǎn)化成影像資料，豐富電子檔案庫的內(nèi)容。建立公務車輛信息統(tǒng)計系統(tǒng)平臺。實現(xiàn)用車單位的自主申報與管理單位統(tǒng)一監(jiān)管，節(jié)約人力物力，提高檔案利用的實效性，實現(xiàn)公務車輛檔案管理綜合效益最大化。

3.提升檔案管理人員素質(zhì)。加強檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)培訓，提高對公務車輛檔案管理重要性的認識，定期組織學習檔案法，學習各地公務車輛檔案管理的優(yōu)秀經(jīng)驗，努力提高公務車輛檔案管理人員的知識水平和管理水平，培養(yǎng)“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”的檔案管理人才。

參考文獻：

[1]《山東省黨政機關公務用車配備使用管理辦法》

[2]百度文庫檔案論文《談檔案利用工作的問題與對策》

[3]《關于加強黨政機關事業(yè)單位公務車輛管理的對策和建議》

作者簡介：宋強（1975.12—），性別：男，籍貫：山東省威海市乳山市 學歷：大學 職務：乳山市機關事務管理局辦公室主任；孫平（1973.5—），性別：女，籍貫：山東省威海市乳山市 學歷：本科 職務：乳山市住房和社會保障局財務科科長。