呂文倩

[摘要]大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理需要實現(xiàn)信息化建設(shè)，這樣能夠提升企業(yè)檔案管理水平。本文首先對當(dāng)前企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行探討，分析管理過程中存在的問題，然后找到科學(xué)有效的信息化建設(shè)路徑，提升企業(yè)檔案信息化管理水平，滿足企業(yè)檔案管理工作需求，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；信息化；信息系統(tǒng)

前言

當(dāng)前我國許多企業(yè)對檔案管理工作重視度不足，其信息化建設(shè)水平較低，不能滿足大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)+時代下的企業(yè)檔案管理需求，進(jìn)而影響企業(yè)的快速發(fā)展。在這樣的背景下，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變原有的工作方法，企業(yè)也要做好檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，完善企業(yè)內(nèi)部各類檔案數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)庫，為今后檔案信息處理工作提供幫助。

1、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)開始于上世紀(jì)九十年代，經(jīng)過近30年的發(fā)展已經(jīng)取得一定的成效，一些企業(yè)基本上實現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是還有部分企業(yè)信息化建設(shè)水平不足，無法滿足信息時代下的檔案管理要求，主要表現(xiàn)在以下三個方面：

第一，檔案信息化軟硬件設(shè)施配套率不高。許多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理中依然習(xí)慣于手工操作，一些信息化軟件和硬件設(shè)施相對落后，無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理方式，進(jìn)而阻礙企業(yè)的正常發(fā)展。比如企業(yè)沒有購進(jìn)或者建立自己的檔案數(shù)字化系統(tǒng)、計算機(jī)設(shè)備維護(hù)不及時、管理系統(tǒng)安全度較差等問題，為企業(yè)的發(fā)展帶來巨大風(fēng)險。

第二，檔案信息化管理制度不完善。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時沒有意識到管理制度的重要性，從而給檔案管理帶來較多漏洞，容易泄露企業(yè)的內(nèi)部機(jī)密。比如一些檔案管理信息化操作流程不明確，在操作時出現(xiàn)失誤，使數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯誤，給管理帶來諸多不便，甚至來帶不可彌補(bǔ)的損失。

第三，檔案信息化管理人員素質(zhì)參差不齊。目前我國許多企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較差，他們大部分來自于其他工作崗位，沒有經(jīng)過專業(yè)化檔案管理培訓(xùn)，對信息化操作不了解，不利于企業(yè)檔案信息化管理工作的開展。還有部分管理人員管理觀念陳舊，管理方法簡單粗暴，精細(xì)化不足，一些信息沒有錄入到數(shù)據(jù)庫中，無法為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，影響企業(yè)的發(fā)展。

2、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)路徑

2.1建立企業(yè)檔案信息系統(tǒng)

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時，需要建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)。比如在整理、記錄檔案時可以依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提升管理效率和管理水平，為企業(yè)各部門提供更好的檔案管理服務(wù)。建立企業(yè)檔案信息系統(tǒng)，首先要開發(fā)信息系統(tǒng)及配套軟件，既要保證系統(tǒng)的信息容量，又要做好系統(tǒng)安全工作，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化，減少管理過程中的失誤。比如硬件選擇上要從質(zhì)量入手，軟件要從穩(wěn)定性入手，遵循通用、實用、可靠、安全的原則進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)，以保障系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量。其次要提升系統(tǒng)的信息處理能力，使其能夠結(jié)合實際錄入數(shù)據(jù)定義操作模塊，按照一定流程對信息進(jìn)行加工處理，最終得到所需結(jié)果。最后要處理好檔案信息系統(tǒng)個性化和通用性之間的關(guān)系，使檔案管理系統(tǒng)能夠與其他管理軟件兼容，同時也要適應(yīng)本企業(yè)檔案管理特點，增強(qiáng)信息化系統(tǒng)的企業(yè)適應(yīng)性。

2.2做好企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)的一種集合，它能夠按照一定的信息技術(shù)要求對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，從而達(dá)到某種預(yù)期結(jié)果。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理時需要做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，將更多數(shù)據(jù)信息納入到數(shù)據(jù)庫中，使檔案信息更加完備，分析出的數(shù)據(jù)更具科學(xué)性，為企業(yè)發(fā)展提供更有利的條件。建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫時要從長遠(yuǎn)角度考慮，提升檔案管理人員與信息技術(shù)人員的配合度，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)化發(fā)展。此外，建設(shè)人員要處理好人機(jī)交互工作，比如提升檢索速度、降低查找難度、拓展數(shù)據(jù)容量等；還增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫運(yùn)行的穩(wěn)定性，避免程序錯亂、服務(wù)器癱瘓等問題，為企業(yè)提供更有效、更便捷的檔案管理服務(wù)。

2.3制定檔案信息化管理準(zhǔn)則

檔案信息化管理過程中需要有科學(xué)的準(zhǔn)則進(jìn)行指導(dǎo)，以確保各項工作的順利開展。制定檔案信息化管理準(zhǔn)則，第一要從企業(yè)實際狀況出發(fā)，使準(zhǔn)則適應(yīng)本企業(yè)檔案信息化管理要求，能夠規(guī)范管理人員的操作行為，確保管理效率和管理質(zhì)量。第二要明確檔案管理操作流程，讓檔案管理人員熟悉信息化工作要求。比如在建檔操作準(zhǔn)則中，要求管理人員從電子檔案和紙質(zhì)檔案兩方入手，然后按照不同檔案的要求進(jìn)行記錄、存儲與保管，最后進(jìn)行分類歸檔。第三要注重管理準(zhǔn)則的前瞻性和開放性。比如要對檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、成果進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，使其能夠適應(yīng)本時期的檔案信息化管理要求。同時相關(guān)人員也要做好兼容性與開放性工作，比如要實現(xiàn)管理與計算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)三項工程的融合，充分吸收以往檔案管理經(jīng)驗，提升管理準(zhǔn)則的科學(xué)性。

2.4培養(yǎng)檔案信息化管理人才

企業(yè)檔案信息化建設(shè)中需要有專業(yè)化人才作為支撐，但現(xiàn)實中許多檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，無法滿足信息化建設(shè)需求。加強(qiáng)專業(yè)化人才培養(yǎng)，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的思想，提升他們對信息化技術(shù)的認(rèn)識，在工作中能夠運(yùn)用計算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對檔案的系統(tǒng)化、科學(xué)化管理。其次要培養(yǎng)檔案管理服務(wù)型人才，未來企業(yè)發(fā)展中檔案管理部門會成為一種新型服務(wù)部門，以往單純對檔案的收集、整理、歸檔、編目、立卷的管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)時代要求，檔案管理人員更多的是要考慮如何為企業(yè)其它部門提供便捷的檔案搜索、查詢服務(wù)，提高檔案用戶體驗和遠(yuǎn)程服務(wù)的滿意度。最后要做好檔案信息系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)人才培養(yǎng)工作，開發(fā)出更專業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)，增強(qiáng)系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提高企業(yè)檔案管理水平。

2.5提升檔案信息化安全保障

在進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)時，管理人員要注重安全保障工作，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)+的時代下，各種信息的交流增多，其不穩(wěn)定因素也逐漸增加。做好檔案信息化安全保障工作，就要從硬件設(shè)施安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全三方面入手。硬件設(shè)施上要加強(qiáng)機(jī)房環(huán)境監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)老化線路、問題設(shè)備時要及時更換，排除安全隱患；網(wǎng)絡(luò)安全上要做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)測，彌補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，時時防范病毒、黑客、木馬程序的攻擊，將檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險降到最低；系統(tǒng)安全上要建立用戶訪問權(quán)限平臺和日志文檔中心，讓用戶通過身份驗證進(jìn)入系統(tǒng)，限制非法用戶訪問。日志文檔的建立可以幫助管理人員追蹤突發(fā)事件，提升系統(tǒng)的安全性，最大限度防止檔案信息泄露問題的出現(xiàn)。

3、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)要想提升檔案管理的信息化建設(shè)水平，就要建立相應(yīng)的檔案信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，制定出科學(xué)的信息化管理準(zhǔn)則。此外企業(yè)還要培養(yǎng)專業(yè)化的管理人才，在檔案管理過程中能夠嚴(yán)格按照相關(guān)流程進(jìn)行操作，確保檔案數(shù)據(jù)的真實性和有效性，增強(qiáng)檔案信息的安全度，為今后企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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