李睿璐

摘 要：基建項(xiàng)目檔案是企業(yè)參與基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目施工全過程的真實(shí)記錄，是建設(shè)項(xiàng)目審核、檢驗(yàn)、監(jiān)察以及項(xiàng)目事故責(zé)任認(rèn)定與企業(yè)依法維權(quán)的原始憑證，同時(shí)還是工程后期改擴(kuò)建的參考依據(jù)。本文通過對(duì)如今基建檔案管理中存在的隱患進(jìn)行研究，進(jìn)一步探索出依法治檔，通過提升檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，把檔案管理納入基建項(xiàng)目管理，檔案管理機(jī)構(gòu)參加項(xiàng)目驗(yàn)收等一系列科學(xué)化管理舉措從而提升企業(yè)基建檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：基建項(xiàng)目；檔案管理；問題；對(duì)策

基建項(xiàng)目檔案是工程策劃、構(gòu)建、管理的現(xiàn)場(chǎng)記錄，具備關(guān)鍵的經(jīng)濟(jì)、管理和探索價(jià)值。對(duì)于企業(yè)來講，基建項(xiàng)目檔案不單單是企業(yè)基建工作的內(nèi)在表現(xiàn)，還能夠給企業(yè)在實(shí)行項(xiàng)目維權(quán)、經(jīng)營(yíng)開發(fā)等決策行為上提供關(guān)鍵科學(xué)根據(jù)。確定基建檔案管理方法的工作關(guān)鍵是把基建項(xiàng)目檔案管理流程和科學(xué)合理的管理理念有效結(jié)合，這為企業(yè)順暢展開基建項(xiàng)目檔案管理工作、提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益有著重要意義。

1 企業(yè)基建項(xiàng)目檔案工作里潛在的問題

（一）項(xiàng)目資料的管理者缺乏歸檔意識(shí)

長(zhǎng)久以來，在工程項(xiàng)目建設(shè)管理環(huán)節(jié)里，總是存在著只關(guān)注建設(shè)而輕視檔案的現(xiàn)象，項(xiàng)目資料歸檔意識(shí)薄弱。項(xiàng)目的建設(shè)單位、施工單位以及監(jiān)理單位重視施工進(jìn)程，對(duì)工程建設(shè)過程中形成的資料采集關(guān)注程度卻較少，等到很多項(xiàng)目竣工后再補(bǔ)充遺漏的內(nèi)容，導(dǎo)致關(guān)鍵步驟的資料缺失。對(duì)形成竣工資料承擔(dān)有主要責(zé)任的施工單位，在施工前期沒有把資料歸檔工作放到各職能部門的工作職責(zé)中，未劃定責(zé)任分配，沒有明確相應(yīng)的歸檔職責(zé)和審核標(biāo)準(zhǔn)，專兼職資料員的流動(dòng)性較大、業(yè)務(wù)素質(zhì)有限，不能即時(shí)有效地鑒定資料的歸檔價(jià)值等。由于重大項(xiàng)目參加建設(shè)的企業(yè)比較多，各個(gè)單位都將在施工環(huán)節(jié)里制造出部分建設(shè)工程的相關(guān)檔案，建設(shè)單位在整體驗(yàn)收竣工資料時(shí)又缺少相應(yīng)的組織管理，就很可能致使入檔項(xiàng)目文檔不全面，缺乏系統(tǒng)性。

（二）項(xiàng)目資料的早期形成與采集工作缺少科學(xué)監(jiān)管

施工項(xiàng)目策劃書以及審批、施工報(bào)告、項(xiàng)目估評(píng)、規(guī)劃書、征地文檔以及紅線圖、拆遷計(jì)劃合約書、勘探記錄、投招標(biāo)文檔等早期數(shù)據(jù)的采集缺少監(jiān)督力度。重要因素是：平常這一階段項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)還未建立，檔案管理工作者也沒有介入，某些文件在文書機(jī)構(gòu)或計(jì)劃?rùn)C(jī)構(gòu)，某些又在項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，由于時(shí)間的推進(jìn)，這部分文檔資料的采集困難增加，還可能出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。比如某些企業(yè)基建項(xiàng)目檔案里牽涉到征地拆遷的有關(guān)數(shù)據(jù)，唯有和本地政府簽約的有關(guān)土地合同，但是拆遷所根據(jù)的政策和解決材料大部分難以找到，給之后的工作預(yù)埋下了不安全因素。

（三）基建項(xiàng)目資料采集和施工進(jìn)程不同步

依據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目完工數(shù)據(jù)與交接工程技術(shù)文檔編制協(xié)議和需求，在工程項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié)里，規(guī)劃、勘探、施工、監(jiān)管等機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)內(nèi)現(xiàn)存的指標(biāo)和協(xié)議中的相關(guān)約定，嚴(yán)格采集錄入完工資料和項(xiàng)目建設(shè)在進(jìn)程上一致。由于大部分基建項(xiàng)目地處偏遠(yuǎn)，施工時(shí)間較長(zhǎng)，存在著項(xiàng)目管理工作者不理解檔案要求的內(nèi)容，檔案工作者也不清楚具體的建設(shè)步驟的尷尬，致使過程中關(guān)鍵驗(yàn)收材料、圖紙變更、會(huì)議紀(jì)要等難以完整收集，無法保證項(xiàng)目建立和資料采集保管同時(shí)進(jìn)行，一些施工企業(yè)存在著項(xiàng)目完工驗(yàn)收前才臨時(shí)補(bǔ)充資料的情況。項(xiàng)目上雖然建立有竣工資料管理制度，施工過程中缺少監(jiān)督方法，致使管理體系和現(xiàn)實(shí)工作互相脫離。

（四）部分種類基建項(xiàng)目資料審核標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在工程項(xiàng)目資料驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，除了國(guó)鐵項(xiàng)目，大部分地方基建項(xiàng)目的資料歸檔要求因地域不同使得審核標(biāo)準(zhǔn)不同，使企業(yè)資料管理人員難以進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2 企業(yè)基建項(xiàng)目檔案管理問題的相應(yīng)對(duì)策

（一）提升項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理人員的歸檔意識(shí)，落實(shí)管理責(zé)任

建設(shè)單位在工程早期就應(yīng)當(dāng)給施工方進(jìn)行竣工資料方面的有關(guān)法律法規(guī)意識(shí)的培養(yǎng)訓(xùn)練，從意識(shí)上提升項(xiàng)目竣工資料對(duì)于項(xiàng)目質(zhì)量控制重要程度的認(rèn)知。施工企業(yè)要進(jìn)一步確定責(zé)任機(jī)構(gòu)，把工程資料內(nèi)頁采集整理納入到日常管理的職責(zé)制度里，確定各職能部門分管歸檔的具體責(zé)任人；各職能部門要把項(xiàng)目資料的歸檔工作作為工作流程終結(jié)的重要環(huán)節(jié)，施行崗位責(zé)任制管理。設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)全力配合資料的形成，確保資料的完整性；建設(shè)單位作為基建資料的驗(yàn)收方應(yīng)及早制定或明確的文檔材料審核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收尾完工的項(xiàng)目積極組織驗(yàn)收。對(duì)于基建項(xiàng)目規(guī)劃施工機(jī)構(gòu)多，采集任務(wù)繁雜的情況，各單位檔案監(jiān)管機(jī)構(gòu)要強(qiáng)化各個(gè)職能部門的交流和協(xié)調(diào)，通過內(nèi)部結(jié)構(gòu)等各種措施積極跟蹤工程進(jìn)程，參與到工程項(xiàng)目里去，隨時(shí)實(shí)行業(yè)務(wù)引導(dǎo)。

（二）強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和服務(wù)意識(shí)

企業(yè)檔案部門工作人員需要加強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化對(duì)于基建檔案形成規(guī)律的學(xué)習(xí)，并且積極主動(dòng)地深入到項(xiàng)目建設(shè)駐地，切實(shí)了解每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，有效開展文件資料管理與指導(dǎo)。在企業(yè)內(nèi)部明確檔案服務(wù)方法與服務(wù)范圍，讓基建項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的范疇更廣泛，服務(wù)的水準(zhǔn)更進(jìn)一步，最大程度地適應(yīng)企業(yè)給基建檔案的要求，使基建檔案發(fā)揮其應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益，唯有如此基建項(xiàng)目檔案管理工作才可以獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

（三）做到基建項(xiàng)目檔案采集整理與項(xiàng)目施工建設(shè)同步進(jìn)行

利用管理系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部調(diào)控流程把基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作納入到基建工程項(xiàng)目管理環(huán)節(jié)里，使基建檔案工作和工程建設(shè)進(jìn)度一致。在建設(shè)項(xiàng)目前期做好基建項(xiàng)目檔案管理品質(zhì)準(zhǔn)備，將檔案工作納入工程建設(shè)計(jì)劃。建設(shè)項(xiàng)目投入項(xiàng)目建立時(shí)，便進(jìn)行基建文檔的采集、整理、審核工作；建設(shè)項(xiàng)目完工驗(yàn)收時(shí)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的入檔驗(yàn)證收錄工作。利用建立工程協(xié)議簽訂、項(xiàng)目監(jiān)理限定機(jī)制、基建項(xiàng)目資料歸檔預(yù)備金管理系統(tǒng)等措施，科學(xué)監(jiān)察調(diào)控基建項(xiàng)目檔案的品質(zhì)。檔案機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)和企業(yè)策劃、基礎(chǔ)建立部門做好管理進(jìn)程的交接，完成對(duì)項(xiàng)目檔案入檔的合理調(diào)控。

3 結(jié)束語

企業(yè)基建項(xiàng)目檔案是基建工程項(xiàng)目的現(xiàn)實(shí)反應(yīng)，是企業(yè)基建工程管理的關(guān)鍵構(gòu)成部分，作業(yè)企業(yè)施工生產(chǎn)的歷史記錄，最終是為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)的。檔案工作者不僅要有恪敬職守的職業(yè)素養(yǎng)，還需要具備熟練的檔案專業(yè)技能與廣泛的知識(shí)儲(chǔ)備，嚴(yán)格履行基建項(xiàng)目檔案管理制度，做好企業(yè)基建項(xiàng)目檔案管理工作，最大程度地發(fā)揮基建檔案的使用價(jià)值。

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