杜智慧

摘 要：隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，其文書檔案相對較多，為管理人員加大工作壓力。文書檔案管理工作是事業(yè)單位管理的重要組成部分，只有提高文書檔案管理效率，才能為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。目前，事業(yè)單位文書檔案管理中存在一定的問題，在一定程度上降低事業(yè)單位的管理水平，對其持續(xù)發(fā)展有不良影響。對此，本文主要從其管理問題視角著手，對現狀問題進行分析，并提出提高文書檔案管理效率的對策。

關鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案管理；工作效率

文書檔案是事業(yè)單位發(fā)展的見證者，也能為事業(yè)單位領導人員系列決策提供積極的借鑒，所以加強文書檔案管理工作尤為重要。然而，現階段，許多事業(yè)單位未能充分重視文書檔案管理工作的重要性，導致其管理效率低下，未能為事業(yè)單位發(fā)展發(fā)揮積極的作用。在新時期，事業(yè)單位要提升管理效率，必須采取科學合理的文書檔案管理對策，以提高文書檔案管理效率。

1 事業(yè)單位文書檔案管理的現狀問題

目前，事業(yè)單位管理人員在開展文書檔案管理工作時，存在一定的問題，主要表現在以下三方面：首先，管理人員對文書檔案管理工作缺乏正確的認識，認為文書檔案管理流于形式即可，且工作意義較小。其次，管理者在開展文書檔案管理工作中，未能遵循正確的管理理念。文書檔案是事業(yè)單位發(fā)展中不斷產生的資料信息，見證著事業(yè)單位的發(fā)展歷史，因而能夠為領導人員決策提供依據。然而，管理者雖然能夠將文書檔案進行收藏管理，卻未能充分發(fā)揮其使用價值，失去文書檔案管理工作的意義。最后，事業(yè)單位的文書檔案管理信息化建設水平相對較低，仍然以傳統管理模式為主，導致工作效率低下，工作流程繁瑣，對事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展有不良影響[1]。

2 提升事業(yè)單位文書檔案管理效率的對策

（一）提升檔案管理人員的素質能力

要全面提升事業(yè)單位文書檔案管理效率，提高管理人員素質能力是尤為關鍵的環(huán)節(jié)。對此，事業(yè)單位人員應采取以下策略。首先，對管理者加強思想教育，使管理者能夠正確認識文書檔案管理工作的重要性，進而更好開展工作。一是加強文書檔案管理工作的宣傳，通過思想教育，引導管理人員不斷挖掘文書檔案的使用價值；二是將文書檔案管理工作納入事業(yè)單位管理日程中，并明確設置考核指標，以激發(fā)管理人員的工作熱情。其次，事業(yè)單位應指派能力素質水平相對較高的人員而開展文書檔案管理工作，對人員能力素質水平考核過程中，主要依據工作責任心、學習能力、專業(yè)能力等方面，通過對其進行培訓后而上崗。最后，事業(yè)單位為管理人員提供必要的技能培訓活動，以提高管理者的管理能力，對提升其工作效率發(fā)揮著積極的作用[2]。

（二）對檔案管理的流程加以優(yōu)化整合

相關人員應對文書檔案管理的流程加以優(yōu)化整合，以提高管理效率。工作流程是管理人員有序開展文書檔案管理工作的重要依據，而繁瑣的工作流程，不僅降低工作效率，且為管理者增添不必要的工作壓力，所以簡化工作流程具有必要性。首先，管理工作中，管理人員應與單位其它部門工作人員進行有效交流與溝通，進而對文書檔案加以分類整理和提高資料的使用率。其次，對能夠合并的流程加以合并，以減輕管理者的工作壓力，使之更好開展管理工作。

（三）對檔案實行集中管理

縱觀我國事業(yè)單位文書檔案管理現狀，其管理相對較為松散，在一定程度上降低管理效率。對此，事業(yè)單位有必要針對文書檔案而采取集中管理的模式。首先，建立和完善文書檔案分類管理制度，使管理人員能夠依據制度對全部文書檔案資料加以分類，便于管理和查閱，以備不時之需。其次，各部門在日常工作中產生的文書檔案，應統一收集后，送至檔案室進行統一管理，避免文書檔案放置個人手中而造成的丟失或損毀等不必要的麻煩。再次，管理人員針對音頻、視頻等載體類的檔案，加以妥善保管，避免受潮或丟失等。最后，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，相關人員應對文書檔案管理流程不斷加以規(guī)范和創(chuàng)新管理方式，以提高文書檔案的管理效率[3]。

（四）推進檔案管理的信息化建設

近年來，信息化技術不斷在社會各領域中廣泛應用，有力的推動著社會的發(fā)展與進步，因而相關人員有必要推進事業(yè)單位的文書檔案管理信息化建設，以提高文書檔案管理效率。首先，積極利用計算機管理系統，將文書檔案的資料內容錄入計算機管理系統中，為信息化管理奠定良好的條件。其次，根據事業(yè)單位文書檔案管理工作內容而合理設置標準化流程，使計算機管理系統可以充分發(fā)揮其積極作用，為領導人員的決策提供快速參考。最后，增強事業(yè)單位管理人員的信息化管理意識，培養(yǎng)和提高管理人員的信息化素養(yǎng)，使之可以更好利用計算機設備而開展工作。

3 結論

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，可能面臨一系列機遇與挑戰(zhàn)，而領導決策發(fā)揮著重要作用。文書檔案是事業(yè)單位發(fā)展中不斷產生的資料，能夠為領導人員決策提供參考依據?？梢?，事業(yè)單位管理者應進一步提高文書檔案管理效率。對此，事業(yè)單位有必要從提升文書檔案管理人員素質能力、優(yōu)化整合檔案管理流程、集中管理檔案、推動檔案管理信息化建設等角度出發(fā)，以提高文書檔案管理效率，充分發(fā)揮其價值作用。

參考文獻

[1]周麗麗.如何做好新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作[J].經營管理者，2015，36：333.

[2]李劍峰.新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考[J].赤子（上中旬），2014，17：187.

[3]劉晶.新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江史志，2015，13：179.