王　燕（鎮(zhèn)江市科技局，江蘇鎮(zhèn)江，21122000055）

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基于“互聯(lián)網(wǎng)++”的科技檔案管理創(chuàng)新

王燕
（鎮(zhèn)江市科技局，江蘇鎮(zhèn)江，21122000055）

目前互聯(lián)網(wǎng)越來越深刻地改變著人們的學(xué)習(xí)、工作以及生活方式，甚至影響著整個(gè)社會(huì)進(jìn)程。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”寫入政府工作報(bào)告后，各個(gè)行業(yè)都在從互聯(lián)網(wǎng)中尋找突破口，主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代和環(huán)境發(fā)展的新要求，更好地拓展工作視野以謀求發(fā)展，科技檔案管理工作也是如此?？萍紮n案管理工作有良好的信息化發(fā)展基礎(chǔ)，基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理信息化平臺，持續(xù)強(qiáng)化檔案工作的電子化和數(shù)字化，利用大數(shù)據(jù)分析、聯(lián)網(wǎng)共享等技術(shù)手段推進(jìn)科技檔案管理工作和互聯(lián)網(wǎng)的有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)科技檔案開發(fā)重建，更好地服務(wù)于廣大科技工作者。

一、科技檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)困境

近年來，我國的科技檔案管理機(jī)制不斷完善、管理水平日益提高，但由于受到多種因素的制約，還存在不少亟待解決的困境，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.科技檔案的歸檔率不高

許多企事業(yè)單位對科技檔案管理功能認(rèn)識不到位，科技文件的正規(guī)化管理和歸檔率較低，特別是一些大型科技活動(dòng)或者項(xiàng)目開發(fā)產(chǎn)生的檔案很多只是保存有關(guān)立項(xiàng)檔案，而忽略了能夠切實(shí)反映項(xiàng)目研究過程的原始記錄等重要數(shù)據(jù)，甚至一些單位的檔案管理部門并沒有保存科技項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收或鑒定等工作的檔案。

2.科技檔案的利用率很低

目前科技檔案的利用率與社會(huì)實(shí)際需求之間還有一定差距。由于科技檔案工作在各個(gè)環(huán)節(jié)中存在的不銜接、不配套等問題，導(dǎo)致科技檔案工作難以從整體上實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破。另外，檔案工作人員、檔案機(jī)構(gòu)、制度規(guī)范、硬件設(shè)施等方面還不能適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的要求，整個(gè)科技檔案的信息化建設(shè)仍比較緩慢。需要加快建立完善的科技檔案服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與科技檔案工作的有機(jī)融合，從而滿足社會(huì)進(jìn)步與時(shí)代發(fā)展的需求。

3.科技檔案的分散管理狀態(tài)廣為存在

從科技檔案工作現(xiàn)狀看，由于一些單位認(rèn)為由各個(gè)部門分管檔案更為方便，甚至有一些單位的科研人員總想讓科研成果成為私有財(cái)富等原因，導(dǎo)致單位的大量科技文件分散在各個(gè)形成部門或科技工作者手中?？萍柬?xiàng)目往往包含一些關(guān)鍵和真實(shí)的數(shù)據(jù)，如果被隱性化或者被篡改加工，就會(huì)造成檔案缺乏可信度，失去自身的價(jià)值。

4.科技檔案的相關(guān)法律法規(guī)比較薄弱

目前關(guān)于科技檔案管理工作的法律法規(guī)比較滯后，特別是科技檔案保密方面更是缺乏比較健全的法律法規(guī)，立法重點(diǎn)也不太明確?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》是對保密法規(guī)、具體保密制度進(jìn)行規(guī)定的法律，在我國整個(gè)保密法律方面發(fā)揮主導(dǎo)作用。但是這部法案在科技檔案工作方面存在很大滯后性，在計(jì)算機(jī)管理方面的規(guī)定也明顯落后于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，這就給目前基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的科技檔案管理保密工作帶來了一定難度，導(dǎo)致科技檔案工作人員不能按照法律辦事，科技檔案保密工作存在很大缺陷。同時(shí)，目前缺乏完善的科技報(bào)告制度，對于科技檔案哪些應(yīng)該公開、哪些應(yīng)該面向社會(huì)共享等，都缺乏明確的界定條款和操作規(guī)范，造成科技檔案資源共享利用難以有效地推進(jìn)。

二、基于互聯(lián)網(wǎng)的科技檔案管理創(chuàng)新思維

互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展為科技檔案管理工作提供了新的發(fā)展契機(jī)。充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在檔案資源配置中的優(yōu)化和集成作用，提升科技檔案的創(chuàng)新力和生產(chǎn)力，將對傳統(tǒng)的科技檔案管理工作模式帶來巨大的沖擊。

1.檔案的規(guī)范管理和效率提升需要互聯(lián)網(wǎng)的引入

從科技檔案管理的現(xiàn)狀來看，科技檔案管理部門通常不能非常及時(shí)有效地將檔案文件搜集上來，在需要匯總分析的時(shí)候常常難以滿足工作需要。即使保存了部分內(nèi)容，很多也沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，檔案散落、信息缺失等問題使得科技檔案不能有效發(fā)揮借鑒作用，更難言效益最大化，這迫切需要從信息資源共享等方面構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)的管理平臺。同時(shí)，過于復(fù)雜的歸檔、借閱手續(xù)會(huì)占用研究人員的大量時(shí)間，從而耽擱科技項(xiàng)目的正常進(jìn)度，急需更加方便和自由的查閱利用手段。此外，當(dāng)前迫切需要解決科技檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高的問題，這也為互聯(lián)網(wǎng)的引入提供了切入口和發(fā)展空間。

2.檔案的資源共享和開發(fā)利用需要互聯(lián)網(wǎng)的引入

從“互聯(lián)網(wǎng)+”引入工作實(shí)際的優(yōu)勢來看，它并不是與傳統(tǒng)行業(yè)的簡單疊加，而是利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，讓虛擬網(wǎng)絡(luò)與傳統(tǒng)行業(yè)進(jìn)行深度融合，創(chuàng)造新的發(fā)展生態(tài)，形成新的社會(huì)生態(tài)。就當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r而言，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在社會(huì)資源配置方面的優(yōu)勢，將互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新成果融入社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，顯著地提高了整個(gè)社會(huì)的生產(chǎn)力。目前互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)影響到諸多行業(yè)，比如大家耳熟能詳?shù)碾娮由虅?wù)、在線影視、交通出行等。檔案工作由為企事業(yè)單位服務(wù)向?yàn)樯鐣?huì)全方位、立體化服務(wù)的轉(zhuǎn)變，已經(jīng)成為檔案工作者的共識?；诨ヂ?lián)網(wǎng)的科技檔案管理工作將有利于提供全方位、社會(huì)化的科技創(chuàng)新信息服務(wù)，其融合是大勢所趨。并且，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，公眾在信息化時(shí)代從事的各種科技工作活動(dòng)也更為復(fù)雜，對信息、時(shí)效、移動(dòng)和便利的需求也更為強(qiáng)烈。在公眾更加離不開信息服務(wù)的同時(shí)，對科技檔案信息的一元化需求也在向科技檔案、科技圖書、科技文件、實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)、大數(shù)據(jù)分析結(jié)果、交流互動(dòng)等多元化需求轉(zhuǎn)變。

三、基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的科技檔案管理創(chuàng)新策略

1.全面收集檔案，建立專門數(shù)據(jù)庫

科技檔案收集是檔案工作的基礎(chǔ)，收集的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)是科技檔案有效價(jià)值的根本保證。為此，應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，組建統(tǒng)一的科技管理平臺和檔案管理中心，建立完善的部門間協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，自上而下推動(dòng)散落在各個(gè)部門甚至各個(gè)科技人員手中檔案文件的收集。要擴(kuò)大科技檔案的收集視野、范圍和內(nèi)容，明確應(yīng)歸檔的各具體工作部門，并落實(shí)到各具體環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員。統(tǒng)一歸檔時(shí)間，梳理每一項(xiàng)科技檔案文件目錄，采集科研項(xiàng)目全過程、全方位的記錄信息，收集階段性、總結(jié)性、鑒定性等歸檔材料。改善相關(guān)信息化建設(shè)硬件設(shè)施，改善資源整合技術(shù)和檔案管理軟件設(shè)施，安裝快捷的檔案信息管理系統(tǒng)，建立文書檔案、科技檔案、科研成果檔案、科技論文、科研著作及獎(jiǎng)勵(lì)等數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息管理平臺的特性和信息技術(shù)的優(yōu)勢，加快步伐實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理。對于一些單位面臨的科技信息資源十分龐大、科技檔案難以通過人力一一整理的狀況，需更加強(qiáng)化信息技術(shù)采集和數(shù)據(jù)處理，實(shí)現(xiàn)信息資源平臺能夠自動(dòng)完成大數(shù)據(jù)的整理和信息庫的系統(tǒng)化集成，為后續(xù)工作節(jié)約時(shí)間、提高效率。

2.轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，實(shí)施專業(yè)化管理

科技檔案工作產(chǎn)生于科研生產(chǎn)工作，并為科研生產(chǎn)、決策管理提供準(zhǔn)確、有效的信息資源，所以科技檔案工作必須與科研生產(chǎn)管理結(jié)合起來，從而實(shí)現(xiàn)互相促進(jìn)和推動(dòng)?；ヂ?lián)網(wǎng)形勢下的科技檔案工作不僅僅是科技檔案管理部門的事情，同時(shí)也應(yīng)列入各個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)的日常議事日程，作為本單位管理的一項(xiàng)內(nèi)容來落實(shí)，也需要各個(gè)部門之間的協(xié)作?？萍紮n案管理人員應(yīng)該及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和科技生產(chǎn)單位宣傳《檔案法》，贏得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科技生產(chǎn)部門的重視、支持，為本單位科技檔案管理創(chuàng)造良好的環(huán)境。而從管理架構(gòu)而言，科技檔案管理需要專門的機(jī)構(gòu)、專業(yè)的人員來從事。要加強(qiáng)對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員的素質(zhì)能夠適應(yīng)檔案資源數(shù)字化、管理標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的需要。

3.重置流程結(jié)構(gòu)，健全管理機(jī)制

流程結(jié)構(gòu)重置，即在數(shù)據(jù)化和自動(dòng)化改革的過程中和改革結(jié)束之后，對檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)依據(jù)具體改革的現(xiàn)狀重新安排，設(shè)計(jì)適用于改革后檔案管理模式的工作職位和各個(gè)職位的具體職能，從而提高人力和技術(shù)的契合程度，提高檔案管理工作效率。結(jié)合科技檔案的管理制度建設(shè)，切實(shí)推進(jìn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度化、檔案管理工作環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化等。圍繞科技檔案的管理思路革新，切實(shí)推進(jìn)由事后管理向全過程管理的轉(zhuǎn)變，在科研過程中吸納專門的檔案管理人員參與，對科技檔案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)收集整理，實(shí)現(xiàn)檔案管理與科研管理同步進(jìn)行，檔案人員須參與研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果獎(jiǎng)勵(lì)、推廣轉(zhuǎn)化等科技項(xiàng)目的全過程，以確保重要科技活動(dòng)中的技術(shù)文件能被及時(shí)收集歸檔。

互聯(lián)網(wǎng)與科技檔案的融合，更加強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)工作，要求建立系統(tǒng)性、功能性和實(shí)用性強(qiáng)的科技檔案檢索體系，為開發(fā)利用檔案信息創(chuàng)造條件。健全檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下科技檔案管理工作的根本保證。重視科技資料的形成、積累和歸檔，把整檔工作列入科技工作的重要環(huán)節(jié)來抓，把歸檔工作列入單位考核計(jì)劃，以此調(diào)動(dòng)科技檔案工作人員的積極性和主動(dòng)性，推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)與科技檔案管理工作的深度融合。

4.盤活檔案資產(chǎn)，充分開放利用

做好科技檔案的開發(fā)利用工作，首先在思想觀念上要實(shí)現(xiàn)由“重藏輕用”向“藏用并重”的轉(zhuǎn)變。檔案管理人員要廣泛收集并積極發(fā)布科技信息，建立開放性的檔案信息化管理模式，不斷挖掘檔案的價(jià)值，讓科研人員能夠較為便捷地查閱利用檔案資料，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”?；ヂ?lián)網(wǎng)與科技檔案管理工作相融合，為科技檔案的開發(fā)利用奠定了基礎(chǔ)，也為實(shí)現(xiàn)科技檔案的效用最大化提供了可能。因此，科技信息部門必須高度重視，在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上積極開發(fā)科技檔案信息資源，為單位的科技生產(chǎn)活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

在開放科技檔案的工作中，要根據(jù)單位整體工作需要，圍繞相關(guān)科研項(xiàng)目，對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納、分析、篩選、計(jì)算、研究加工，形成專題匯編、專用圖解等，為廣大科技工作者提供實(shí)時(shí)的文獻(xiàn)服務(wù)。要將科技檔案信息資源庫中的一些非涉密信息進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布，以方便廣大科技人員查詢，真正讓檔案服務(wù)于民。對一些重要的、易受損的、利用率高的紙質(zhì)科技檔案，要加緊進(jìn)行數(shù)字化加工處理。對電子形式的科技檔案，必須采取科學(xué)的管理手段，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。要重視“移動(dòng)互聯(lián)”的發(fā)展趨勢，積極開發(fā)配置可供手機(jī)、微信等移動(dòng)終端和客戶端訪問、查詢、辦理、下載或上傳的接口，實(shí)現(xiàn)更加便利、自由、實(shí)時(shí)和可交互的信息資源共享。