吳小園

[摘要]本文具體分析了目前高校檔案保密工作中存在的一些問題：高校檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備老舊和落后；高校檔案保密意識(shí)的弱化和松懈；高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高；高校檔案保密制度的不健全；互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)增加了檔案保密的難度。同時(shí)，針對(duì)這些問題嘗試提出了相應(yīng)的對(duì)策建議：完善檔案保管設(shè)施設(shè)備，為檔案保密提供硬件保障；加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的思想教育，提高檔案保密意識(shí)；加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案保密工作能力；建立健全高校檔案管理保密制度，讓保密管理有章可循；加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)竊密和失密；正確處理好檔案保密與開放利用的關(guān)系。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；保密工作；問題；對(duì)策

[中圖分類號(hào)]G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1671-5918（2016）03-0027-02

doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2016.03.013 [本刊網(wǎng)址]http：∥www.hbxb.net

高校檔案是指學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。它包含了大量的涉密文件、學(xué)術(shù)論文、科研項(xiàng)目、科技成果、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等重要資料，無論是檔案資料內(nèi)容失竊、失密，還是檔案載體的丟失、缺失、毀壞，都將會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源的流失。高校檔案小的方面包含個(gè)人隱私和團(tuán)體利益，大的方面涉及了高校單位和科研項(xiàng)目的機(jī)密，有些甚至關(guān)系著國(guó)家利益和國(guó)家安全，一旦發(fā)生檔案流失和機(jī)密泄露，后果不堪設(shè)想。特別是在當(dāng)今科技迅速發(fā)展、信息高速流通的21世紀(jì)，檔案管理中的保密工作尤為重要。

然而高校檔案的保密工作又有其自身的特殊性和復(fù)雜性，主要原因是高校檔案利用頻率較高，檔案借閱人員范圍較廣，學(xué)生參與重要科研項(xiàng)目的現(xiàn)象較普遍，高校檔案間檔案資源交流活動(dòng)愈發(fā)廣泛等，這些都給高校檔案管理中的保密工作帶來了許多難度，檔案保密工作在制度制定、保密措施、管理技巧等方面都有一定的高校特點(diǎn)。因此，筆者結(jié)合自身在高校檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)，分析了高校檔案館信息泄露的原因，并嘗試提出了高校檔案館（室）加強(qiáng)檔案管理保密工作的具體措施，以供高校檔案保密工作參考。

一、高校檔案保密工作存在的問題

（一）高校檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備老舊和落后。多年來，部分高校不重視也不舍得對(duì)檔案館的硬件投入，造成檔案庫(kù)房保密建設(shè)不達(dá)標(biāo)，缺乏檔案安全保護(hù)的設(shè)施和設(shè)備。比如涉密檔案應(yīng)該配備的保險(xiǎn)鎖、保險(xiǎn)柜、防盜器、攝像頭，出于保密需要要求單獨(dú)修建的檔案庫(kù)房等。此外，隨著當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)也在不斷提高和進(jìn)步，而部分高校的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)硬件設(shè)備與保密安全技術(shù)卻沒有跟上，也給檔案網(wǎng)絡(luò)竊密埋下了隱患?？傊?，由于高校檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的老舊、落后，致使檔案的存放環(huán)境安全性不高，存在很多安全漏洞，無形中給檔案的竊密、失密創(chuàng)造了有利條件。

（二）高校檔案保密意識(shí)的弱化和松懈。近年來，新聞上有許多關(guān)于高校學(xué)生信息泄露和買賣個(gè)人信息檔案的報(bào)道，追其信息泄露的主要原因是檔案保密意識(shí)淡薄和缺失。檔案保密是管理中的防范性工作，是一種無形看不見的工作。大部分高校檔案工作人員都比較提倡檔案的接收和利用工作，這些工作也成為他們?nèi)粘９ぷ骱湍甓瓤己说闹攸c(diǎn)，而檔案的保密工作卻日益弱化，久而久之檔案工作人員從思想上就對(duì)檔案信息的保密開始松懈和弱化，漸漸放松了檔案管理利用過程中對(duì)檔案信息保密的警惕性，造成了檔案保密工作的被動(dòng)性，給檔案竊密者帶來了可乘之機(jī)。

（三）高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。目前部分高校檔案工作人員配置標(biāo)準(zhǔn)偏低，專業(yè)人才少、臨時(shí)或兼職人員居多，在檔案保密觀念和防范意識(shí)上認(rèn)識(shí)不夠，在保密措施上不專業(yè)，而且也缺乏檔案保密管理方面的系統(tǒng)知識(shí)和操作能力。而學(xué)校也不注意他們保密工作技能的培訓(xùn)和提高，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和竊密科技的迅速發(fā)展，檔案管理人員保密工作技能和素質(zhì)愈發(fā)跟不上時(shí)代。結(jié)果經(jīng)過多年的檔案管理工作后極易造成涉密檔案管理的不規(guī)范，檔案資料混合存放的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，甚至造成涉密檔案的管理流失。

（四）高校檔案保密制度的不健全。高校檔案借閱是檔案利用的一個(gè)重要途徑，且高校檔案的借閱量大、借閱人員復(fù)雜，所以健全檔案借閱制度、完善檔案利用中的監(jiān)督，是做好檔案保密工作的重要內(nèi)容。但由于長(zhǎng)久以來高校檔案制度建設(shè)的滯后，造成了檔案管理制度的缺失和不完善，各類檔案的借閱沒有正規(guī)嚴(yán)格、分門別類的手續(xù)制度，且在實(shí)際操作過程中也沒能嚴(yán)格執(zhí)行。檔案管理保密制度的不健全，造成高校檔案保密工作缺乏可操作性，也在一定程度上影響了學(xué)校檔案管理與保密工作的正常開展和高效運(yùn)行。

（五）互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)增加了檔案保密的難度。近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動(dòng)通訊科技的快速發(fā)展改變了傳統(tǒng)的信息傳遞方式，且隨著高校數(shù)字檔案和電子檔案的廣泛應(yīng)用，檔案信息流通渠道越來越廣泛，流通速度越來越快。但也給電子檔案的保密帶來了挑戰(zhàn)，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，如果高校檔案的防護(hù)措施不到位，極容易造成檔案信息泄密，甚至發(fā)生檔案被盜事件。從某種意義上來說，檔案館的計(jì)算機(jī)軟件與網(wǎng)絡(luò)方面存在的隱患，給檔案管理和保密工作造成了極大的挑戰(zhàn)，必須引起高度重視。

二、加強(qiáng)高校檔案保密工作的對(duì)策建議

（一）完善檔案保管設(shè)施設(shè)備，為檔案保密提供硬件保障。完善檔案庫(kù)房保管設(shè)施設(shè)備，是做好檔案保密工作的基礎(chǔ)條件，也是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的重點(diǎn)。首先從檔案保密和安全維護(hù)的需要，檔案庫(kù)房最好單獨(dú)興建，且必須特別加固防盜門窗，并在庫(kù)房加裝攝像頭，確保庫(kù)房安全。另外，最好為絕密檔案單獨(dú)設(shè)立保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖等防護(hù)設(shè)備，方便絕密檔案的安全存放。其次，大多數(shù)檔案是紙質(zhì)材料，一旦發(fā)生火災(zāi)后果非常嚴(yán)重?？刹扇〖友b防火保溫門，更換防爆、阻燃性好的室內(nèi)燈具，頂樓庫(kù)房加裝避雷針等措施，提高檔案庫(kù)房的防火安全性能。

（二）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的思想教育，提高檔案保密意識(shí)。實(shí)際工作中很多檔案信息泄露的主要原因都是檔案保密意識(shí)淡薄和缺失，因此必須提高檔案工作人員的保密意識(shí)，讓他們主動(dòng)認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性，自覺加強(qiáng)檔案保密工作的實(shí)施?？梢圆扇〉姆椒ㄓ校含F(xiàn)實(shí)案例講述、專題講座、保密法規(guī)學(xué)習(xí)、分組討論等多種教育方式，通過長(zhǎng)期的宣傳教育，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案保密的重要性，自身管理工作的重大責(zé)任，從思想上增強(qiáng)檔案管理人員高度的責(zé)任感，幫助養(yǎng)成良好的檔案保密意識(shí)，讓檔案管理人員有意識(shí)的主動(dòng)開展檔案保密工作，保證檔案保密工作的良好運(yùn)行。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案保密工作能力。檔案保密工作是防范性的管理工作，需要檔案管理人員全面的綜合素質(zhì)才能實(shí)現(xiàn)檔案保密工作的目標(biāo)和和任務(wù)。因此，必須重視檔案工作人員的上崗培訓(xùn)和進(jìn)修學(xué)習(xí)，拓寬他們?cè)诒Ｃ芊ㄒ?guī)、保密技能上的知識(shí)面，更新他們檔案保密的技術(shù)和知識(shí)，讓他們掌握嫻熟的保密技巧，具備做好檔案信息資料保密防范的工作能力。此外，隨著科技的進(jìn)步和發(fā)展，檔案保密和竊密的技術(shù)也在不斷進(jìn)步，因此檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能提高應(yīng)該作為一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，常抓不懈，并創(chuàng)造條件讓他們外出參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步借鑒和豐富檔案保密工作的管理方法和方式，方能保證檔案保密工作的效果。

（四）建立健全高校檔案管理保密制度，讓保密管理有章可循。完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ芄芾碇贫仁潜ＷC檔案保密管理高效運(yùn)行的基礎(chǔ)和依據(jù)，因此必須及早建立保密管理制度，并在實(shí)踐應(yīng)用中不斷補(bǔ)充和完善。一方面要加強(qiáng)制度建設(shè)。具體來講要建立起完善的閱覽制度、復(fù)印制度、外借制度，并根據(jù)檔案的性質(zhì)、種類分別制定相應(yīng)的借閱范圍和審批程序。從制度上確保檔案信息的安全，杜絕涉密檔案的輕易泄露。另一方面要加強(qiáng)制度執(zhí)行。制度只有真正貫徹執(zhí)行、落實(shí)到位，才能成為檔案保密工作的保障和依據(jù)，才能推動(dòng)檔案保密工作的發(fā)展。檔案分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視檔案制度管理力度，加強(qiáng)檔案工作人員檔案保密制度執(zhí)行力度?？梢圆扇∝?zé)任制督促檔案工作人員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，嚴(yán)格按照檔案保密管理程序工作，確保檔案保密制度的落實(shí)到位。

（五）加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)竊密和失密。目前高校利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)非常普遍，但互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用也給檔案保密工作帶來了新的挑戰(zhàn)，數(shù)字、電子檔案具有與外界的資源共享和網(wǎng)絡(luò)的開放性特點(diǎn)，增加了檔案保密的難度。首先要加強(qiáng)檔案館計(jì)算機(jī)用戶權(quán)限、上網(wǎng)操作規(guī)程、電子檔案加密管理等規(guī)章制度，確保檔案館內(nèi)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的保密安全，其次要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)方面專業(yè)人才的引進(jìn)，加快構(gòu)建防火墻和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全相關(guān)技術(shù)，提高檔案館電子檔案和檔案共享的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。

（六）正確處理好檔案保密與開放利用的關(guān)系。近些年來，隨著高校檔案價(jià)值被社會(huì)普遍重視，各類檔案價(jià)值的利用被深入開發(fā)，高校越來越重視檔案資源的開發(fā)和資源共享。但是檔案資源的利用與開發(fā)必須建立在嚴(yán)格的保密制度下，否則極易造成檔案信息的泄密。具體來說，就是要做好檔案開放和利用的審查工作，要準(zhǔn)確的界定檔案開放和利用的范圍和程度，在通過相關(guān)審查程序后方可合理的利用和開放檔案，真正為檔案的安全使用和合理利用創(chuàng)造良好的條件，做到檔案利用與保密的兼顧，不但實(shí)現(xiàn)了檔案資源的合理開發(fā)利用，又保證了涉密檔案的安全。