葉佳（南京市房地產(chǎn)檔案館，江蘇南京，221700）

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房地產(chǎn)登記檔案的管理與利用

葉佳
（南京市房地產(chǎn)檔案館，江蘇南京，221700）

自2007年《物權(quán)法》施行起，國(guó)家對(duì)不動(dòng)產(chǎn)實(shí)施統(tǒng)一登記制度。房屋登記機(jī)構(gòu)依法將房屋權(quán)利和其他應(yīng)記載的事項(xiàng)予以登記。房地產(chǎn)登記檔案（以下簡(jiǎn)稱登記檔案）就是登記機(jī)構(gòu)在房地產(chǎn)物權(quán)登記活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。它反映了房地產(chǎn)物權(quán)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅的情況，是城市建設(shè)和管理的基礎(chǔ)，是房地產(chǎn)物權(quán)確認(rèn)的重要依據(jù)。

一、房地產(chǎn)登記檔案的管理內(nèi)容

房地產(chǎn)登記檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門，是專業(yè)性的檔案。具有真實(shí)性、完整性、動(dòng)態(tài)性、專業(yè)性、價(jià)值性和法律性的特點(diǎn)。在檔案管理的過(guò)程中要兼顧這些特點(diǎn)，具備著眼整體的管理意識(shí)，嚴(yán)格按規(guī)范操作，采取合理有效的方法，為檔案的利用提供完備的基礎(chǔ)。

1.登記材料的接收

登記檔案的生成由登記材料的接收開始，由登記部門在登記過(guò)程結(jié)束后將其移交到登記檔案管理部門。接收工作要按照歸檔制度和專門的規(guī)范來(lái)進(jìn)行，針對(duì)不同類型的登記材料采用區(qū)別化方法。我館接收的登記材料主要分為三大類：一是產(chǎn)權(quán)登記類，包括初始登記、所有權(quán)登記和他項(xiàng)權(quán)登記；二是商品房銷售類，包括許可證和樓盤資料；三是注銷類材料，包括抵押注銷和契約注銷。

各類登記材料以清冊(cè)形式移交，清冊(cè)上須注明基本信息及件數(shù)。產(chǎn)權(quán)登記和注銷類材料提供案件編號(hào)、丘權(quán)號(hào)、房屋坐落等，商品房銷售類提供許可證號(hào)、樓盤名稱等。我們對(duì)移交的材料要進(jìn)行驗(yàn)收，接收材料要與清冊(cè)上的內(nèi)容一致，且應(yīng)當(dāng)是原件，如若為復(fù)制件應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人與原件校對(duì)、簽章，并注明校對(duì)日期。接收的材料應(yīng)當(dāng)是內(nèi)容規(guī)范、圖形清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合檔案保護(hù)的要求，對(duì)不符合要求的不予接收。

2.登記檔案的形成

登記材料經(jīng)過(guò)整理和數(shù)字化加工形成登記檔案，這里所指的檔案包括實(shí)物檔案和電子檔案。目前，我們采用的是以丘編號(hào)法整理材料，之前經(jīng)歷了按丘立卷整理和按戶立卷整理（2004年以后的檔案開始按戶立卷）的階段。結(jié)合工作實(shí)際，在實(shí)物檔案整理過(guò)程中要注意以下幾點(diǎn)：（1）對(duì)登記材料的完整性、內(nèi)容的一致性要進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，絕不能有差錯(cuò)，不準(zhǔn)確的材料要退回上道工序。（2）在整理時(shí)不能隨便丟棄、遺失任何材料，不得損壞材料。（3）登記材料要按所有權(quán)在前、他項(xiàng)權(quán)在后的順序排列，如房屋發(fā)生變更登記，要按房屋登記材料形成的時(shí)間先后排列。（4）立卷過(guò)程中不能張冠李戴，檔案盒上蓋的丘權(quán)號(hào)要與登記材料上的一致，以免造成檔案調(diào)閱的不便。（5）卷內(nèi)備考表要詳細(xì)填寫，包括檔案分目號(hào)、整理人員、整理日期和檢查人、檢查日期等。

電子檔案的形成是把登記材料經(jīng)掃描儀掃描處理后，轉(zhuǎn)化為BMP格式的圖像文件，并保存至數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)工作實(shí)踐，在掃描時(shí)要核對(duì)登記材料與信息條目是否一致，包括房屋的丘權(quán)號(hào)、產(chǎn)權(quán)人姓名及房屋坐落等基本信息，不能錯(cuò)點(diǎn)、漏點(diǎn)信息條目；要確保圖像的完整清晰，對(duì)于材料上字跡和表格顏色深度不同的，要進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。依照有關(guān)數(shù)字化掃描處理的規(guī)定，完善電子檔案的質(zhì)量；注重總結(jié)工作方法，在點(diǎn)擊信息時(shí)以案件編號(hào)為唯一索引，避免錯(cuò)選信息，保證電子檔案形成的準(zhǔn)確性。

3.登記檔案的歸檔入庫(kù)

登記檔案形成后就可以歸檔入庫(kù)了，這是登記檔案管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。我館庫(kù)房存放的檔案按區(qū)屬和年代劃分，將按丘立卷和按戶立卷的檔案分別擺放，方便檔案的集中管理。為了加強(qiáng)庫(kù)房檔案的保管，實(shí)現(xiàn)入庫(kù)檔案零差錯(cuò)，在歸檔環(huán)節(jié)，由庫(kù)房管理人員對(duì)入庫(kù)的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保登記檔案與清冊(cè)上的一致。

庫(kù)房管理嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，以丘為單位歸檔并進(jìn)行排列，檔案按丘號(hào)從小到大的順序豎排于檔案架上，脊背朝外，使丘號(hào)一目了然，便于今后的查找和利用。管理人員在工作中總結(jié)了一系列經(jīng)驗(yàn)：（1）檔案上架時(shí)排列要疏密適度，要留出一定數(shù)量的空架、空格，以便隨時(shí)插入新入庫(kù)的檔案，力求避免經(jīng)常倒架。（2）為了掌握檔案的存放情況和迅速取放檔案，要編制檔案存放位置索引，一般是以丘號(hào)排列的范圍為索引，來(lái)指明檔案的存放位置。（3）工作中，為了掌握檔案的調(diào)閱情況，加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的管理，保管人員可填制卡片放在被暫時(shí)調(diào)出檔案的位置上，以說(shuō)明此檔案何時(shí)、何因、經(jīng)何人手被借出。

庫(kù)房用于長(zhǎng)期存放檔案，所以它的溫濕度控制、防火防盜設(shè)備、照明設(shè)備，以及定期的檢修、保養(yǎng)都必須符合規(guī)定。包括檔案柜的排列和檔案的擺放，也須符合紙質(zhì)檔案保管的要求。

4.登記檔案的維護(hù)保管

登記檔案具有法律性，它擁有翔實(shí)的憑證材料，是確認(rèn)房屋權(quán)利歸屬、處理房地產(chǎn)糾紛的主要依據(jù)。登記檔案的維護(hù)與保管必須嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)范。

登記檔案的保管是實(shí)現(xiàn)維護(hù)檔案完整和安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段，登記檔案的保管期限一般來(lái)講都應(yīng)該做到長(zhǎng)期或永久保存。檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的，具體就是做到不壞、不丟、不散、不亂。保管人員要有高度的責(zé)任心，要確保檔案完好無(wú)損，不會(huì)因各種不利因素而使檔案損害；要保證檔案絕對(duì)安全，不會(huì)因工作疏忽而使檔案遺失、被竊或失密；要實(shí)行規(guī)范化管理，對(duì)被調(diào)閱的檔案有詳細(xì)記錄，填寫調(diào)檔聯(lián)系單，做到責(zé)任到人。

登記檔案的電子信息安全也是保管的重要內(nèi)容。信息安全有兩層含義：一是信息內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確；二是信息的保密性。建議設(shè)置信息調(diào)閱的權(quán)限，嚴(yán)格管理權(quán)限的使用，提高信息安全管理的技術(shù)含量，包括計(jì)算機(jī)監(jiān)控程序、痕跡查詢程序、存儲(chǔ)和安全程序等的使用。工作人員應(yīng)自覺(jué)遵守權(quán)限使用規(guī)定，在有效利用檔案信息的同時(shí)，做好檔案信息的保密工作。同時(shí)提高自身的覺(jué)悟，個(gè)人電腦要設(shè)置用戶名和密碼。

南京市房產(chǎn)檔案館檔案查詢利用窗口

檔案信息數(shù)據(jù)維護(hù)聯(lián)系單

二、房地產(chǎn)登記檔案的利用工作

房地產(chǎn)登記檔案的利用是檔案管理的具體價(jià)值體現(xiàn)，對(duì)保護(hù)人民群眾財(cái)產(chǎn)利益，保證房地產(chǎn)行政管理工作正常開展，促進(jìn)城市建設(shè)發(fā)展，協(xié)助公檢法部門辦案，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定等具有重要意義。在實(shí)際利用中要依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，按利用手續(xù)的要求，保證房地產(chǎn)登記檔案的安全。

1.房地產(chǎn)登記檔案的實(shí)際利用

（1）房地產(chǎn)權(quán)屬管理的重要依據(jù)

在房地產(chǎn)交易中，產(chǎn)權(quán)清楚是交易的前提。房地產(chǎn)登記人員在房地產(chǎn)登記過(guò)程中，必須充分利用登記檔案來(lái)確認(rèn)產(chǎn)權(quán)，以防出現(xiàn)偽造、涂改、謊報(bào)遺失、重復(fù)申領(lǐng)等情況發(fā)生，維護(hù)房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益。在實(shí)際工作中，登記人員在審核時(shí)要依據(jù)登記檔案，對(duì)房屋的自然狀況，包括建筑年代、面積、結(jié)構(gòu)、用途，以及限制信息和上手的交易情況進(jìn)行核實(shí)。

（2）落實(shí)各項(xiàng)政策的主要憑證

房地產(chǎn)登記檔案記載了所購(gòu)房屋的面積、價(jià)格和購(gòu)房時(shí)間，作為主要憑證，對(duì)各項(xiàng)政策的落實(shí)發(fā)揮重要作用。如在2009年的首套房契稅補(bǔ)貼政策落實(shí)中，我館就通過(guò)查詢登記檔案提供相關(guān)購(gòu)房信息，以確定應(yīng)退稅數(shù)額。再如，參加單位房改面積未達(dá)標(biāo)，補(bǔ)償差額領(lǐng)取房貼，也需要通過(guò)檔案來(lái)核實(shí)購(gòu)房時(shí)間和面積。

（3）住房拆遷管理工作的有效憑據(jù)

房地產(chǎn)登記檔案詳細(xì)記載了每戶的居住狀況、房屋年代、人均面積等，為房屋拆遷、制訂建房規(guī)劃、建設(shè)保障性住房等提供了依據(jù)。我館的拆遷查產(chǎn)部門主要協(xié)助相關(guān)部門完成拆除違建、小區(qū)出新、危舊房改造等工作，通過(guò)查閱登記檔案來(lái)核對(duì)拆遷戶的房屋信息，截止到2015年9月份共完成拆除項(xiàng)目30處，面積達(dá)549429.1平方米。

（4）公檢法辦案及稅收工作的有力依據(jù)

房屋交易、房產(chǎn)繼承，以及民間抵押借貸等行為，不可避免地會(huì)引起一些糾紛。公檢法部門處理這些糾紛，需要預(yù)先查閱房地產(chǎn)登記檔案，了解房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系、房屋坐落、房產(chǎn)面積等產(chǎn)權(quán)情況，并確認(rèn)房屋是否已有查封、抵押等限制記錄。我館協(xié)助司法部門執(zhí)行房產(chǎn)查封，提供房屋登記簿，并在登記檔案上作查封標(biāo)記，限制房產(chǎn)交易，方便了公檢法部門辦案。同時(shí)，由于房地產(chǎn)登記檔案記錄了每戶每處房地產(chǎn)的面積、價(jià)值，可以作為稅務(wù)部門開征房地產(chǎn)稅及契稅的計(jì)稅依據(jù)。

南京市房產(chǎn)檔案館館藏2004年以前按棟立卷檔案

（5）其他方面的利用情況

房地產(chǎn)登記檔案還有其他方面的利用價(jià)值。2015年上半年，我館協(xié)助完成了城市近現(xiàn)代重要史跡及代表性建筑調(diào)查工作，此次普查總共涵蓋了8個(gè)區(qū)近700處老建筑。這些建筑年代久遠(yuǎn)，基本上是解放前（1949年）的，產(chǎn)權(quán)情況也比較復(fù)雜，有國(guó)家經(jīng)租或經(jīng)營(yíng)公司代管和接管的，有很多房屋已經(jīng)拆除或已翻建，如果不是依據(jù)檔案中有關(guān)歷史沿革和房屋狀況的詳細(xì)記載，我們就無(wú)從得知這些建筑的產(chǎn)權(quán)來(lái)源等情況。

2.房地產(chǎn)登記檔案的利用要求

（1）登記檔案利用者的范圍要求

房地產(chǎn)登記檔案涉及產(chǎn)權(quán)人的隱私，具有保密性，對(duì)利用者有嚴(yán)格的限制。個(gè)人利用者可以是房屋權(quán)利人及其配偶，房屋繼承人、受贈(zèng)人和受遺贈(zèng)人。單位利用者，國(guó)家安全機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門、證券監(jiān)管部門、公證機(jī)構(gòu)和仲裁機(jī)構(gòu)等。

（2）登記檔案利用的手續(xù)要求

房屋登記辦法中規(guī)定登記檔案的利用應(yīng)符合相關(guān)手續(xù)，如房屋權(quán)利人的配偶，應(yīng)出示夫妻關(guān)系證明；繼承人、受贈(zèng)人和受遺贈(zèng)人應(yīng)當(dāng)提交發(fā)生繼承、贈(zèng)予和受遺贈(zèng)事實(shí)的證明材料；國(guó)家安全機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門、證券監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)提交本單位出具的查詢證明，以及執(zhí)行查詢?nèi)蝿?wù)工作人員的工作證件；公證機(jī)構(gòu)、仲裁機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)提交本單位出具的查詢證明、當(dāng)事人申請(qǐng)公證或仲裁的證明，以及執(zhí)行查詢?nèi)蝿?wù)的工作人員的工作證件。

參考文獻(xiàn)

［1］房屋登記辦法釋義［M］.人民出版社，2008.6.

［2］吳浩，李杰梅.房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建［J］.市場(chǎng)論壇，2006.8.

［3］房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程［M］.中國(guó)建筑工業(yè)出版社，2012.6.

［4］房地產(chǎn)交易與權(quán)屬登記相關(guān)知識(shí)［M］.人民出版社.

檔案的維護(hù)一般有兩種情況：在原檔基礎(chǔ)上進(jìn)行修改覆蓋；對(duì)原檔進(jìn)行替換、添加和抽出等。結(jié)合相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和上述兩種情況，我館專門設(shè)計(jì)了檔案信息維護(hù)聯(lián)系單，對(duì)檔案維護(hù)項(xiàng)目、原因和時(shí)間都有詳細(xì)記錄，使檔案維護(hù)有據(jù)可查、有憑可依，有效加強(qiáng)了檔案維護(hù)管理工作。（修改聯(lián)系單示例見下表）