王　焦

(重慶交通大學　財務處,重慶　400074)

論高校財務處與報賬主體的財務信息溝通

王焦

(重慶交通大學財務處,重慶400074)

[摘要]高校財務處作為高等院校的重要核心部門之一,同時具備監(jiān)督管理和服務的雙重職能。隨著網(wǎng)絡信息社會化的發(fā)展,高校財務處應該加強財務信息服務工作,做好與報賬主體之間的財務信息溝通。文章論述了高校財務處與報賬主體之間財務信息溝通的內(nèi)涵和作用,并根據(jù)高校財務處與報賬主體之間現(xiàn)行溝通中存在的問題,提出高校財務處加強財務信息溝通的主要措施。

[關(guān)鍵詞]高校；財務處；財務信息溝通

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.17.050

1引言

隨著網(wǎng)絡信息社會化發(fā)展,信息溝通越來越呈現(xiàn)出重要性。作為高等院校的重要核心職能部門之一的財務處,既是監(jiān)督部門也是服務部門,承擔著為學校教學和科研進行核算管理等重要任務,工作量大但多數(shù)局限于財務處內(nèi)部部門運作,對學校本部門之外其他職能部門及廣大師生之間溝通不足。隨著國家審計力度的不斷加大,對財務信息質(zhì)量要求的進一步提高,同時相應也對高校廣大師生及科研人員和財務人員提出了更高一步的要求,因此對于高校財務處與報賬主體之間的財務信息溝通顯得更為重要。高校財務處應更大限度地利用資源,改變一部分以往財務處與報賬主體廣大師生員工之間的陳舊溝通方式,加強財務信息溝通,創(chuàng)新財務信息服務體系,顯示出高校財務處應有的地位和作用,使財務信息質(zhì)量得到充分保障,發(fā)揮財務處的監(jiān)督管理作用。

2財務信息溝通的內(nèi)涵與意義

財務信息溝通是財務信息在發(fā)布者和接收者之間傳遞,并且接收者對財務信息作出反應的過程。這一過程包括財務信息發(fā)布、傳遞、接收和反饋四個部分。在成功的財務信息溝通中,財務信息的接收者對于財務信息發(fā)出者通過多種溝通渠道傳遞的財務信息內(nèi)容進行接收、理解并作出相應的正確反應。

加強高校財務處與廣大師生報賬主體之間的財務信息溝通,可以培養(yǎng)廣大師生的財務制度意識,讓廣大師生通過主動獲取財務制度等相關(guān)信息,自主篩選信息,找到自己所需要的信息內(nèi)容。財務部門可以借助財務處服務對象數(shù)量多,流動性強的特點,有效傳播最新的資訊,幫助廣大師生了解財務制度的最新規(guī)定,如差旅費報銷標準變動等。財務信息作為重要核心信息,貫穿高校管理的各個方面,具有重要地位。財務信息的溝通與傳遞,對于提高高校管理水平具有重要意義。

3財務信息溝通的報賬主體層次

財務處作為高校的核心職能部門,服務對象面廣,既有從事教育工作的老師,也有開展科研活動的科研人員,還有正在進行學習的學生,幾乎包括全校的師生。與高校財務信息溝通相關(guān)的主要由以下幾個層次組成：學校經(jīng)濟政策決策層、財務管理職能部門、學校教學與管理職能部門以及教職員工和學生,且縱橫相通。

具體見下圖：

高校財務信息溝通層次圖

4財務信息溝通的方式與渠道

高校財務處是學校核心教輔部門,對內(nèi)有各領導、廣大師生的報賬、繳納學費等,對外有與稅務、銀行等單位的洽談銜接。高校財務處與報賬主體之間的溝通,很大程度上反映一個學校的成本控制、監(jiān)管力度。但由于財務專業(yè)性所產(chǎn)生的壁壘,報賬主體對財務會計知識的不了解、對財務制度的不熟悉，導致財務處與其他職能部門及廣大師生的信息溝通依然不暢?，F(xiàn)在大多數(shù)高校的財務部門與廣大師生之間的信息溝通方式仍是交互式的咨詢溝通，即師生電話或直接面對面到財務處咨詢，財務人員回答解釋。這種溝通方式極大地限制了高校財務處的信息流通速度。

隨著信息網(wǎng)絡化發(fā)展,學生實行網(wǎng)上繳費,教師及科研人員實行網(wǎng)絡報賬等多元化網(wǎng)絡辦公的實行,出現(xiàn)了更多便捷的溝通方式?，F(xiàn)行財務信息的傳遞,一般分為以下三個途徑：財務網(wǎng)站公布、院系辦公室QQ群傳達、財務處工作人員口頭傳達。財務處辦公人員口頭傳達是報賬主體直接到財務處對有關(guān)問題進行咨詢。院系辦公室QQ群傳達是由財務處主導的QQ群,里面群員多包括各院系處等教學管理職能部門辦公室人員,財務處工作人員將財務信息傳遞給這些報賬主體人員,再由這些報賬主體人員將信息二次傳遞給各院系處等各個教師。財務網(wǎng)站公布是財務處在高校內(nèi)部網(wǎng)站上建立健全的財務網(wǎng)頁。將財務信息公布在財務網(wǎng)站上。

一般來說,財務網(wǎng)站公布更容易引起報賬主體的注意,效果好于院系辦公室QQ群傳達與財務處工作人員口頭傳達。院系辦公室QQ群傳達容易引起由于報賬主體信息沒有及時接收,后期會因為院系辦公室QQ群信息量太大,更新速度太快,有用和無用的信息疊加在一起,不利于報賬主體查找,使報賬主體不能盡快篩選到合適的信息。而財務處工作人員口頭傳達則對財務工作人員的業(yè)務素質(zhì)水平要求很高,對財務的每一個業(yè)務都熟悉,能正確解答師生的問題,但存在信息太少,可能不能提供能完全解決報賬主體所需求的信息。廣大師生報賬主體對于財務制度的不熟悉,有可能在當時了解清楚后,隨著時間的推移又會再次遺忘,回到重新尋求幫助咨詢的無限循環(huán)中。而財務網(wǎng)站公布,覆蓋面廣、存儲信息多,點擊方便、可以依托時間作為主線,依照政策的新舊發(fā)布時間,不同的題目,不同的要求,有著不同的時效性,更便于廣大師生報賬主體查詢查找。廣大師生報賬主體可以根據(jù)自己相應的需求,快速進行查找,并能夠及時在網(wǎng)站上進行信息反饋,然后由財務處相關(guān)的工作人員,根據(jù)不同的業(yè)務情況進行準確解答。財務網(wǎng)站的公開化,便于后面的有相同疑問的廣大師生財務報賬主體等進行查詢并解惑，避免不必要的重復性人工勞動。

5高校財務處與報賬主體之間的信息溝通途徑探討

5.1培養(yǎng)財務思維,克服溝通障礙

高校財務處與報賬主體之間的財務信息溝通障礙主要是財務人員與報賬主體之間,存在信息溝通困難。財務工作作為一個專業(yè)技術(shù)性很強的工作,在不可能要求每個報賬主體都對財務專業(yè)認知水平達到熟悉的情況下,高校財務處要從信息發(fā)布、接收、傳遞三方面入手。對廣大師生報賬主體進行簡單的財務制度的培訓,如每年對新進教師、院系主要負責報賬的人員、科研報賬人員進行培訓。使其了解相關(guān)基本會計制度及政策,懂得基本的財務知識,培養(yǎng)報賬主體的財務思維,克服溝通障礙。

5.2提高服務意識,掌握溝通技巧

高校財務處的財務人員不光要具備良好的專業(yè)素質(zhì),也要具有良好的溝通技巧,才能在信息溝通過程中解決問題。首先高校財務處的財務人員要提高服務意識,樂于善于與廣大師生報賬主體之間溝通。財務工作專業(yè)強,內(nèi)容涉及廣,對財務工作人員財務知識有很高的要求。而高校財務處前臺核算的業(yè)務量大,工作人員相對較少。廣大師生報賬主體絕大部分非專業(yè)人士,對相關(guān)財務制度的理解并不能完全了解熟悉。服務態(tài)度要好,對于極個別有抵觸情緒的同志,要耐心引導。同時高校財務處合理配置好相關(guān)財務專業(yè)咨詢?nèi)藛T,便于廣大師生報賬主體的咨詢提問,并給予解決。高校財務處的財務咨詢?nèi)藛T應將難懂、拗口的財務術(shù)語轉(zhuǎn)換為簡單通俗的語言,對報賬主體進行具體業(yè)務操作示范性解答。并且高校財務處在溝通中應保持解答標準的單一性、明確性,避免報賬主體在信息溝通中產(chǎn)生混淆。

5.3推行網(wǎng)上報賬系統(tǒng),拓展溝通渠道

隨著網(wǎng)絡化發(fā)展,高校財務處應加強高校財務網(wǎng)站的建設。廣大師生報賬主體要通過財務網(wǎng)站內(nèi)容學習,學會自己上高校財務網(wǎng)站查詢科研項目、管理項目、學費查詢繳納等。高校財務處在學校網(wǎng)頁上應盡量將相關(guān)信息具體明細化,將財務政策、整體財務運作、財務辦事流程等公開和透明化,如將票據(jù)粘貼、差旅費報銷、學費繳納等設置成相應的圖片、影像模板,以便于廣大師生報賬主體一目了然根據(jù)自己的相關(guān)業(yè)務查詢了解示范案例,起到案例示范溝通指導作用。高校財務處應加快進行高校報賬自助化服務系統(tǒng)建設,隨著網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的展開,廣大師生報賬主體對報賬參與程度逐漸加大,報賬主體隨著基礎工作的開展,網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的操作、部門科研等項目相關(guān)報銷內(nèi)容查詢等業(yè)務深入開展,報賬主體對高校財務處工作會進一步理解。解脫高校財務處財務核算人員簡單的制單等工作,合理配置前臺財務操作人員,做到財務處理流水化,不積壓。將更多精力投入到審核制單等管理工作中。加強財務信息服務工作,提高財務部門管理水平。

6結(jié)論

高校財務信息的溝通與傳遞是財務管理中需要調(diào)整的重要內(nèi)容,本文通過對財務信息溝通傳遞的渠道和方式的進一步研究分析,提高財務信息傳遞質(zhì)量水平,了解到有效充分發(fā)揮財務信息溝通在高校財務管理中,對促進高校職能部門之間的協(xié)調(diào)管理具有重要作用。財務部門應樹立正確的服務理念,在與報賬主體的信息溝通中減少無效溝通和低效溝通。作為高校的監(jiān)督管理和服務職能部門,提高為高校廣大師生報賬人員服務質(zhì)量,提高高校財務管理水平。

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[作者簡介]王焦(1982—),女,重慶人,會計師，經(jīng)濟師,碩士。研究方向：財務會計理論與實踐。