趙小強

摘 要：基于智慧檔案管理系統(tǒng)的層次，明確智慧檔案館建設所依靠的資源，重點分析智慧檔案管理系統(tǒng)應該具備的安全認證，檔案信息的存儲、組織和檢索，檔案知識推薦、系統(tǒng)互操作等功能。

關鍵詞：智慧檔案；檔案管理系統(tǒng)；檔案知識庫

智慧城市的出現(xiàn)給檔案管理帶來挑戰(zhàn)的同時也帶來了契機，如果檔案利用可以融入移動設備中，突破傳統(tǒng)檔案服務的時間和地點的限制的話，檔案信息資源的利用效率將會大大提高。智慧檔案管理系統(tǒng)是建設智慧檔案館的重點。

1 智慧檔案管理系統(tǒng)的層次

智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據(jù)檔案機構的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個層次：（1）機構檔案信息管理。主要是對本單位已經形成或將要形成的生產、活動信息進行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機構檔案信息傳播管理。這是在機構檔案信息管理的基礎上，增加檔案信息的傳播功能，關注將信息轉化為生產力，及時地捕捉檔案信息資源，并及時審核、歸檔并傳播，支持機構或相關部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機構檔案信息能力管理。機構檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達到檔案為現(xiàn)實生活提供信息決策、指導生產生活的最終目的。同時，可以解決機構需要什么樣的信息，機構擁有什么樣的信息，機構內外的檔案信息存在什么樣的關系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機構的信息進行對照等。

檔案機構信息管理系統(tǒng)應該根據(jù)自己機構的實際情況進行功能設計，這樣能夠保證檔案機構一方面保存本機構重要信息的功能，同時還擔負起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發(fā)和利用檔案資源。

2 智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

智慧檔案管理系統(tǒng)建設的前提就是檔案資源庫的建設。數(shù)據(jù)庫所包含的資源是檔案機構提供服務和決策的基礎，數(shù)據(jù)庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務的深度和廣度。

2.1 原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數(shù)字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術進行入庫。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數(shù)字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。

2.2 原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉移或轉換過程中，保持數(shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。數(shù)字檔案移庫的方法包括數(shù)字遷移和數(shù)字仿真兩種：（1）數(shù)字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保證數(shù)字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識別和利用。（2）數(shù)字仿真是指一個計算機或者一個系統(tǒng)對另外一個計算機或者系統(tǒng)進行全部或部分模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設一個兼容原始數(shù)據(jù)、設備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數(shù)字遷移技術是將數(shù)據(jù)整個升級到新的軟件中，但是在轉移過程中，容易造成部分數(shù)據(jù)和格式的丟失，造成信息失真。而數(shù)字仿真則不會出現(xiàn)這種情況，但是相當于在整個新的系統(tǒng)中開發(fā)出單獨的模塊來使用這部分數(shù)據(jù)，這在檔案信息利用過程中容易出現(xiàn)多種格式的數(shù)據(jù)模式。

2.3 新歸檔檔案。隨著機構的發(fā)展，新產生的檔案將會成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。

3 智慧檔案管理系統(tǒng)功能設計分析

根據(jù)檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應該包含安全認證、存儲、組織、檢索和擴展性服務，其中擴展性服務體現(xiàn)出來的是智能化特征，但是安全認證、存儲、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務的基礎，同時將一些新興的技術手段如RFID、語義關聯(lián)性、知識庫等運用到相關環(huán)節(jié)，最終實現(xiàn)檔案管理和使用的智能化。

3.1 安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權限保留在管理系統(tǒng)的最高權限。

3.2 檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保證什么文件什么人在什么時間應該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。支持機構成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉換功能。

3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統(tǒng)性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。系統(tǒng)應按照多種模式進行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統(tǒng)的檔案組織方式都是按照年代進行的。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關的關聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。

3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統(tǒng)的檢索要提供多樣檢索途徑，關鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應該包含主題、部門、領域、責任者和年代，關鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠將關聯(lián)度較高的檔案職能推送給用戶。

檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統(tǒng)應該設置一個保密權限字段，從某個時間點開始可以對機構開放、從某個時間點開始對社會開放的功能，這個時間點的設置在檔案入庫的時候就根據(jù)其保密年限進行設置。

3.5 檔案知識推薦。智慧檔案系統(tǒng)應該具備個人檔案信息定制功能，或者通過用戶認證界面以后的個人主頁，或者是手機客戶端APP軟件來實現(xiàn)，以方便用戶隨時隨地查閱是否有新的適合自己的檔案資源。推薦方式：（1）檔案知識庫的統(tǒng)計，可以將熱點詞條、最新詞條對用戶進行推薦。熱點詞條可以通過點擊、下載的統(tǒng)計量進行推介，最新詞條可以通過發(fā)布日期進行推介。（2）知識目錄定制功能：檔案系統(tǒng)可以按照分類的標準制定知識目錄，根據(jù)用戶自己的選擇顯示在互聯(lián)網個人主頁或者APP軟件中，供用戶第一時間選擇。（3）解禁檔案的推送：解禁檔案的推送可以通過解禁專題或知識目錄定制功能進行推送。解禁檔案一般來說都是有一定機密性的，解禁初期還是有很大的利用價值的，這樣可以最大限度地發(fā)揮檔案的社會價值，尤其是紙質檔案，如果不進行推送，可能一直不會被利用。

3.6 用戶評介與互操作服務。用戶評介與互操作服務是指用戶與系統(tǒng)、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的交互功能。一是用戶幫助系統(tǒng)：這里面應該包含系統(tǒng)的使用說明、常見問題的解決辦法、用戶對系統(tǒng)的提問等內容，系統(tǒng)可以將用戶的提問并帶詳細答案自動地收入到幫助系統(tǒng)，作為檢索幫助供新用戶使用。二是用戶個人檔案的上傳，用戶對檔案的批注及使用反饋等信息的上傳。三是與其他單位檔案系統(tǒng)的關聯(lián)檢索，不一定需要提供全文，能提供題目和獲取方式即可。這就要求檔案系統(tǒng)應該建立開放的接口可以與其他檔案系統(tǒng)互聯(lián)。

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