何小璉

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淺議新形勢(shì)下的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理

何小璉

摘要：信息技術(shù)的日益發(fā)展與科技治理理念的的深入對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高的要求，為適應(yīng)新形勢(shì)，轉(zhuǎn)變觀念、規(guī)范基礎(chǔ)、加快會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)成為財(cái)務(wù)工作與檔案管理工作的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理問(wèn)題；對(duì)策

一、新的形勢(shì)及要求

2015年12月11日財(cái)政部與國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)文宣布自2016年1月1日起實(shí)施新修訂的會(huì)計(jì)檔案管理辦法《中華人民共和國(guó)財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào)（2015）》。該辦法主要從完善會(huì)計(jì)檔案的定義、范圍；電子會(huì)計(jì)檔案；會(huì)計(jì)檔案銷毀程序；會(huì)計(jì)檔案出境管理；調(diào)整會(huì)計(jì)檔案定期保管期限等五個(gè)方面制定31條新規(guī)，從新的視角對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行了完善，為適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”和節(jié)約環(huán)保的新形勢(shì)提供檔案管理方面的制度保障。

新的管理辦法是適應(yīng)新形勢(shì)應(yīng)運(yùn)而生，與原來(lái)的辦法有差異，新舊銜接辦法于2016年3月8日剛剛下發(fā)。微觀層面各單位的檔案管理也正在磨合期，對(duì)我們的工作也提出了挑戰(zhàn)。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的主要問(wèn)題及原因

1.會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)不規(guī)范

按照79號(hào)會(huì)計(jì)檔案管理辦法所述，會(huì)計(jì)檔案包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案管理工作分為會(huì)計(jì)資料收集、整理、裝訂、歸檔、保管、借閱、銷毀等方面。由于會(huì)計(jì)檔案專業(yè)性強(qiáng)，檔案管理部門(mén)認(rèn)為主要環(huán)節(jié)是財(cái)務(wù)部門(mén)的工作內(nèi)容，檔案部門(mén)只負(fù)責(zé)接收會(huì)計(jì)檔案和保管、借閱、銷毀。因此，對(duì)前面環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查不夠，存在入庫(kù)會(huì)計(jì)檔案組卷質(zhì)量不高、裝訂不美觀等問(wèn)題。另一方面，會(huì)計(jì)檔案雖然是財(cái)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，但由于它處在最后一個(gè)節(jié)點(diǎn)，不像開(kāi)具發(fā)票、申報(bào)稅、交稅、貨款支付、工資發(fā)放那樣與眾多部門(mén)聯(lián)動(dòng)性強(qiáng)，時(shí)效性高，而是相對(duì)來(lái)說(shuō)更像部門(mén)內(nèi)部工作。因此，無(wú)論單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)人員對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度都會(huì)弱一些。認(rèn)識(shí)上的不足導(dǎo)致檔案管理沒(méi)有很好地納入內(nèi)控框架下，會(huì)計(jì)檔案收集、整理、裝訂、移交、保管各環(huán)節(jié)規(guī)章制度不完善。對(duì)傳遞時(shí)間、附件要求、裝訂格式缺乏硬性約束和績(jī)效考核。工作上的倦怠也因?yàn)闆](méi)有其他部門(mén)的催促而更頻繁。

2.會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)不高

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案既有紙質(zhì)也有電子版。會(huì)計(jì)檔案管理不僅需要熟悉會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程及編制要求，還要掌握檔案的分類、排列、編號(hào)、銷毀，同時(shí)，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的保管介質(zhì)、傳輸系統(tǒng)等軟硬件設(shè)施了解。這就需要檔案管理人員具備會(huì)計(jì)、檔案管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)綜合素質(zhì)。隨著互聯(lián)網(wǎng)+與綠色可持續(xù)發(fā)展理念的深入，會(huì)計(jì)檔案管理必然要向深化發(fā)展，急需一批高素質(zhì)的綜合人才。但由于領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)停留在：檢查的時(shí)候有東西，查找資料的時(shí)候能翻出來(lái)，導(dǎo)致人員、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地的欠缺。因此，會(huì)計(jì)檔案管理在很多單位都沒(méi)有專職人員，財(cái)務(wù)部門(mén)也很少專職檔案崗。一般是月底做完憑證，月初全員集中裝訂放柜子里后萬(wàn)事大吉，告一段落?；蛘呙吭孪衽胖等找粯?，輪流排班裝訂、蓋章、裝盒，有人放進(jìn)文件柜就可以。好一些的單位會(huì)讓一個(gè)相對(duì)清閑的崗位兼職檔案管理崗，但又常常出現(xiàn)讓業(yè)務(wù)量不太大的出納兼任檔案管理的不當(dāng)情形。崗位分工的隨意性和頻繁調(diào)換導(dǎo)致會(huì)計(jì)部門(mén)內(nèi)部人員不重視，也抱著得過(guò)且過(guò)的態(tài)度敷衍了事，或者抵觸這個(gè)崗位，很少鉆研如何收集資料；如何使憑證整齊美觀，不出現(xiàn)鼓肚、大頭針、曲別針存留憑證內(nèi)現(xiàn)象；如何裝訂、粘貼牢固，不出現(xiàn)兩年后拿出憑證，單單片片亂飛的現(xiàn)象。另外，從財(cái)務(wù)部門(mén)到檔案部門(mén)，甚至政府管理部門(mén)都缺乏專業(yè)培訓(xùn)。缺少專業(yè)知識(shí)講座、沒(méi)有相關(guān)書(shū)籍的研讀、也很少去其他單位觀摩學(xué)習(xí)。許多單位的財(cái)務(wù)大檢查中，雖然將會(huì)計(jì)檔案管理管理納入財(cái)務(wù)基礎(chǔ)范圍，但檢查時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)也往往集中在該單位是否有檔案室存放會(huì)計(jì)檔案。具體操作的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)也最多停留在老會(huì)計(jì)的傳幫帶。若單位比較年輕，又沒(méi)有老會(huì)計(jì)的傳授，很多新人對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)務(wù)操作與責(zé)任認(rèn)識(shí)都很隨意。還有就是會(huì)計(jì)檔案崗很少有專職會(huì)計(jì)，領(lǐng)導(dǎo)一般也不會(huì)像對(duì)待資金、稅務(wù)崗那樣仔細(xì)挑選一名專業(yè)技能、性格特點(diǎn)更合適的人選，該崗位的技能培養(yǎng)、知識(shí)積淀甚至傳幫帶都很難有一個(gè)好的效果。長(zhǎng)此以往，會(huì)計(jì)檔案管理工作也很難有起色。

3.會(huì)計(jì)檔案管理信息化進(jìn)程緩慢

隨著電算化會(huì)計(jì)的全面推進(jìn)，信息化時(shí)代在會(huì)計(jì)管理上面的烙印無(wú)處不在。訂單傳遞、網(wǎng)銀匯劃、電子匯票、實(shí)時(shí)結(jié)算、電子發(fā)票、ERP進(jìn)庫(kù)、發(fā)料、結(jié)轉(zhuǎn)、網(wǎng)上報(bào)稅一系列工作都在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成。FMIS、SAP、ERP各種系統(tǒng)的上線使用以及互聯(lián)網(wǎng)+的全面推進(jìn)，會(huì)計(jì)工作的介質(zhì)發(fā)生了完全不同的變化，帶來(lái)了單據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)告、申報(bào)表的存在形式也是紙質(zhì)、電子版并存。大量數(shù)據(jù)資料的涌現(xiàn)，需要我們改善管理方法，節(jié)約空間、時(shí)間的同時(shí)還能為下一步大數(shù)據(jù)處理做鋪墊。新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法對(duì)符合電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)準(zhǔn)確有效、電子檔案管理高效、電子檔案信息系統(tǒng)安全維護(hù)到位、備份制度健全、有合規(guī)的電子簽名等七項(xiàng)內(nèi)容的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行電子形式歸檔保存。電子會(huì)計(jì)檔案只是會(huì)計(jì)檔案中少量的一部分，還有大量的紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料也需要上線，這對(duì)于方便查找和信息化管理都有積極的作用。但這一信息化建設(shè)需要人、財(cái)、物等軟硬件的配套。過(guò)去的會(huì)計(jì)檔案管理是以紙質(zhì)管理為唯一方式的，大量的憑證、報(bào)表無(wú)序存放在檔案柜中，編寫(xiě)的檔案保管清冊(cè)也非常的粗略，只有檔案名稱，年度、冊(cè)數(shù)，在哪個(gè)柜子也沒(méi)有注明，檔案柜的排列也雜亂無(wú)序，有些單位甚至連檔案室也沒(méi)有，各種資料都在辦公室找的空房間堆積。因此需要安排防水、防火、防盜、防蟲(chóng)等具備防護(hù)條件、承重條件的檔案室。一些單位會(huì)計(jì)部門(mén)檔案管理崗、檔案部門(mén)工作人員的計(jì)算機(jī)水平不夠，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息安全維護(hù)、電子平臺(tái)管理常常疏漏；會(huì)計(jì)檔案在收集、整理、裝訂、蓋章、裝盒、編冊(cè)、分類后又要適應(yīng)信息化要求延伸出預(yù)歸檔、錄入、提交、審核、電子歸檔、生成檔號(hào)、生成檔案交接文據(jù)、生成二維碼、生成企業(yè)檔案目錄、電子移交等一系網(wǎng)上操作流程。由于很多單位檔案管理系統(tǒng)的信息化平臺(tái)還處于初步開(kāi)發(fā)、利用階段，培訓(xùn)不夠、上機(jī)操作能力弱、一些有用的會(huì)計(jì)資料未納入電子歸檔范圍，系統(tǒng)的故障也頻繁發(fā)生。

4.會(huì)計(jì)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效果、社會(huì)價(jià)值未引起重視

很多部門(mén)，包括財(cái)務(wù)部門(mén)一些人員對(duì)財(cái)務(wù)工作的認(rèn)識(shí)仍停留在“賬房先生”層面。認(rèn)為像客戶資料、研發(fā)資料這類檔案具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值，而會(huì)計(jì)檔案只是對(duì)已發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄而已，當(dāng)時(shí)有效，未來(lái)會(huì)隨著時(shí)間流逝而愈發(fā)沒(méi)有價(jià)值。這其實(shí)是對(duì)會(huì)計(jì)檔案作為單位經(jīng)濟(jì)資產(chǎn)價(jià)值認(rèn)識(shí)的缺失。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)深入，有用的信息都在發(fā)生時(shí)隨著單據(jù)產(chǎn)生、憑證制作被保留、定格在會(huì)計(jì)檔案中。隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，這些散落在每個(gè)會(huì)計(jì)檔案中的價(jià)值信息將會(huì)以新的方式呈現(xiàn)給它的使用者，也更有利于單位管理乃至社會(huì)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)運(yùn)算管理中。另外，對(duì)于治理貪腐也能追本溯源；其次，現(xiàn)在的很多經(jīng)濟(jì)糾紛從發(fā)生到起訴立案再到審理到執(zhí)行，甚至重審反反復(fù)復(fù)很多年，人員變化很大，許多資料遺失，會(huì)計(jì)檔案資料往往能夠提供重要的物證，再次，社會(huì)轉(zhuǎn)型，企業(yè)重組改制，關(guān)停并轉(zhuǎn)，職工個(gè)人身份命運(yùn)也發(fā)生重大變化，他們的社保、退休涉及的一些工齡、工資類資料已很難找到，往往在會(huì)計(jì)檔案中留有痕跡，提供重要的人力資料，對(duì)安撫情緒，維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定具有重要作用。

三、解決現(xiàn)存問(wèn)題的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變觀念，重視會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)工作

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作是內(nèi)控的主要一環(huán)，會(huì)計(jì)檔案管理工作是檔案管理的重要內(nèi)容；財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該將會(huì)計(jì)檔案管理視為財(cái)務(wù)管理的重要組成部分和完整價(jià)值體現(xiàn)；在領(lǐng)導(dǎo)重視的氛圍下，會(huì)計(jì)人員也會(huì)對(duì)檔案工作有新的認(rèn)識(shí)，改進(jìn)工作方式。這對(duì)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)工作意義深遠(yuǎn)。在此思想指導(dǎo)下，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整分工，明確會(huì)計(jì)檔案范圍；編制歸檔計(jì)劃；設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)憑證封面、檔案目錄表、賬簿封皮、經(jīng)管人員一覽表、會(huì)計(jì)資料借閱審批表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等圖表；完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔、借閱、保管、移交、銷毀等一系列規(guī)章制度。

2.培養(yǎng)具備綜合素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案管理人員

會(huì)計(jì)檔案管理人員培養(yǎng)從兩方面著手。首先要明確管理人員角色設(shè)定，財(cái)務(wù)部門(mén)要有專職會(huì)計(jì)檔案管理崗，在財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部挑選熟悉會(huì)計(jì)工作、了解財(cái)務(wù)軟件的人員從事會(huì)計(jì)檔案管理工作，同時(shí)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。人手緊張的單位，檔案管理崗兼職時(shí)要避免出納兼任的情形。盡量選擇做事風(fēng)格細(xì)致的有一定會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)人員兼職，這對(duì)后期傳幫帶也會(huì)有有幫助。在檔案管理部門(mén)，也要培訓(xùn)檔案員對(duì)會(huì)計(jì)知識(shí)的基本了解。其次，檔案管理部門(mén)要積極參加本地檔案館開(kāi)展的各類培訓(xùn)，組織單位檔案員和會(huì)計(jì)部門(mén)檔案管理員到先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)。同時(shí)，組織本單位同事輪換式學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)。

3.加快會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)

單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化、升級(jí)財(cái)務(wù)軟件、庫(kù)存管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)的同時(shí)，應(yīng)投入資金使用檔案系統(tǒng)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的上線工作。加強(qiáng)檔案管理人員信息安全培訓(xùn)，購(gòu)買質(zhì)量過(guò)硬的存儲(chǔ)介質(zhì)。實(shí)行異地備份制度，設(shè)置內(nèi)控制度對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行授權(quán)處理，防止病毒入侵與信息泄露。未來(lái)大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展將給會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)挖掘帶來(lái)全新的發(fā)展，會(huì)對(duì)現(xiàn)行的紙質(zhì)與磁性介質(zhì)、光盤(pán)為主的存儲(chǔ)介質(zhì)提出挑戰(zhàn)。會(huì)計(jì)信息利用也會(huì)從現(xiàn)在簡(jiǎn)單的原始數(shù)據(jù)查向跨系統(tǒng)、多請(qǐng)求數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、智能化方向發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)甚至?xí)?duì)現(xiàn)行的檔案處理流程提出新的要求，面對(duì)海量數(shù)據(jù)前景，電子會(huì)計(jì)檔案需要將文件鑒定工作前置于歸檔、檢索環(huán)節(jié)。信息化、實(shí)時(shí)、智能化也對(duì)會(huì)計(jì)處理系統(tǒng)、檔案管理平臺(tái)、會(huì)計(jì)檔案管理工作、會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)提出更高的要求，在各環(huán)節(jié)都要推進(jìn)信息化建設(shè)以保障未來(lái)工作的順利開(kāi)展。

綜上，會(huì)計(jì)檔案管理是公司治理的重要內(nèi)容，結(jié)合新技術(shù)發(fā)展以及國(guó)家最新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理方式，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)工作，加快信息化建設(shè)，培養(yǎng)具備會(huì)計(jì)、信息、檔案知識(shí)的綜合會(huì)計(jì)檔案管理人員，才能不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

［1］段東升.會(huì)計(jì)檔案整理.

［2］郭丹丹.大數(shù)據(jù)在會(huì)計(jì)檔案管理中的應(yīng)用前景［J］.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2014，（11）：69-72.

（作者單位：北京海泰石油新技術(shù)開(kāi)發(fā)中心）