[摘 要]隨著檔案管理工作的信息化發(fā)展，對于信息保密意識的不斷增強，在檔案管理工作中要結(jié)合多方面的要求對信息化資料進行安全保障。本文從檔案信息化基礎入手，深入分析了信息化檔案保密工作的重要性，研究了用科技手段在資料保密中發(fā)揮出的實際作用。

[關鍵詞]檔案信息化；保密管理；模式轉(zhuǎn)變

中圖分類號：G26 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）13-0151-01

0 引言

我國的檔案信息化建設始于上世紀90年代，自建設初始便將檔案管理的安全工作放在了首要位置上。在實現(xiàn)由紙質(zhì)資料向數(shù)字化資料轉(zhuǎn)變的過程中，對于檔案管理的模式及技術應用都隨之發(fā)生了變化，新技術的加入即要求管理制度體質(zhì)的轉(zhuǎn)變，又要求信息化軟硬件的技術更新，這也為檔案信息化的保密工作提升了難度。本文立足于在檔案信息化建設中遇到的實際問題與難點，詳細闡述了檔案信息化變革中如何對保密工作影響和解決策略等問題。

1 檔案保密工作在信息化變革中的問題

檔案信息化建設的趨勢勢在必行，這也要求與檔案有關的相關工作必須緊跟改革的步伐，能夠完全與信息化軌道接軌。尤其像保密工作這種較為特殊的管理工作，不僅要在制度及管理上轉(zhuǎn)變，還要根據(jù)信息化平臺的要求，在技術條件和人員素質(zhì)上滿足保密工作崗位的實際需求。在檔案信息化的轉(zhuǎn)變中，保密工作主要遇到了以下問題：

1.1 管理規(guī)范中的問題

實現(xiàn)信息化的主要目的在于簡化復雜的管理流程和精準的確立管理規(guī)范。在傳統(tǒng)管理模式的層層審批中，保密工作需要接觸的流程較為復雜，這就相對提高了保密工作的安全性。批閱式的審批流程，需要根據(jù)保密規(guī)則進行簽字確認，最終的結(jié)果還需要人工核對，這雖然較為繁瑣，但也為保密工作起到了關鍵的保障作用。在實現(xiàn)信息化管理后，涉密審批不再如此繁瑣，根據(jù)信息化的技術條件，在網(wǎng)絡中即可形成審批核定，人與人的接觸活動減少，反而降低了保密工作的嚴格性。

1.2 硬件條件遇到的問題

實現(xiàn)信息化檔案管理后，資料的儲存以數(shù)字化檔案為主，兼顧紙質(zhì)文稿檔案，表面上看來增加了對基礎設施的要求，與之相關的配套設施更加多樣化和復雜性是不言而喻的。以某單位檔案信息化建設為例，傳統(tǒng)的保密檔案保存要求為獨立的密閉空間、安全鎖具、通風及消防設施等，改制后還要增設機房、空調(diào)、供電保障等必要設施，不僅在空間上沒有得到節(jié)約，反而增加了設施的投入費用。

1.3 人員素質(zhì)問題

在檔案信息化的改革中，對保密工作人員的要求也隨之提升，導致了部分工作人員因條件不能達到要求而產(chǎn)生情緒思想波動。例如：某機關保密科的一位員工，在職幾十年從未出現(xiàn)工作紕漏及疏忽，屬于機關絕對放心的人員，但實現(xiàn)信息化管理后，因?qū)夹g設備操作的掌握不能達到要求而被迫轉(zhuǎn)崗。這樣的例子說明在以保密工作為核心任務的管理人員，，首先要根據(jù)工作實際情況，達到崗位基礎需求，才具備任職資格，其次必須在政治思想覺悟上滿足保密工作的規(guī)范要求。

2 檔案信息化保密工作的改進措施

檔案信息化的安全保密工作是檔案工作的重要內(nèi)容。主要是保障檔案實體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，避免泄密問題的出現(xiàn)。檔案信息化過程中應優(yōu)先考慮保密工作的問題。

2.1 管理模式的變化

從傳統(tǒng)保密工作衍伸到信息化保密工作，其工作性質(zhì)發(fā)生了變化。檔案信息化的保密工作主要將信息化數(shù)據(jù)的處理流程和讀取存儲權(quán)限進行嚴格監(jiān)管，通過對電子信息設備的軟硬件設置建立起安全操作流程，并對整個過程進行監(jiān)管。其系統(tǒng)組成包括了：檔案信息系統(tǒng)及設備使用的安全保密規(guī)章制度，數(shù)字化信息涉密人員的管理辦法，數(shù)據(jù)存取的安全保密方案，信息化設備的管理方案，人員身份識別管理方案，訪問控制規(guī)則方案，密碼密鑰的管理規(guī)定，保管維護及相關工作人員的管理職責等。

在實際工作中，對于信息化檔案保密工作的規(guī)程管理要從上至下統(tǒng)一貫徹，依據(jù)保密管理工作中對人、物、環(huán)境因素的運動邏輯規(guī)律，找出漏洞并采取有效措施加以彌補，有效降低泄密事故的發(fā)生概率。檔案信息化工作的安全保密控制主要包括：規(guī)章制度的建立，網(wǎng)絡和計算機安全方案的確立，場所的選擇和安防系統(tǒng)的建設，檔案實體的使用和保管，數(shù)據(jù)庫的維護、整理和數(shù)據(jù)備份。

2.2 硬件技術的提升

檔案信息化首先要在場所的選擇上符合安防要求，主要遵循以下幾個原則：

（1）數(shù)字化信息檔案的建立必須符合計算機主機房的技術條件要求，在供電、消防、控溫控濕、監(jiān)控、防盜的配套設備要符合具體要求。例如：監(jiān)控設備要做到全方位無死角24小事實時監(jiān)控，視頻數(shù)據(jù)的保存期限不得低于120天，視頻監(jiān)控設備必須由專人專職監(jiān)管，監(jiān)控設備必須采用獨立供電線路及備用電源，信號線路必須采用內(nèi)部走線等。

（2）對于機房的進出管理，采取用戶身份識別與密碼雙重驗證，通過輸入密碼時對指紋的核對實現(xiàn)了雙重身份驗證的保障。并采取偽裝報警措施對密碼報警進行偽裝，以防工作人員被脅迫狀態(tài)下的報警偽裝登陸。

（3）信息化檔案資料的存儲設備必須經(jīng)過國家安全部的技術認證，實現(xiàn)唯一性的讀取接口，避免資料外泄；其存儲介質(zhì)不可拆卸及輕易破壞，具備防水、防電磁、防撞擊的能力。數(shù)據(jù)讀取的拷貝及下載須經(jīng)2人的共同認證完成。

2.3 人員素質(zhì)的轉(zhuǎn)變

對于信息化檔案保密管理人員的要求主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）首先，作為專職的信息化檔案保密管理人員必須具備較高的基礎文化素質(zhì)，具備計算機操作基礎能力，能夠獨立完成作為檔案信息化管理中對設備操作的基礎要求，具備一定的計算機安全使用意識，能對信息化保密工作的基礎常識有深入的了解。

（2）在滿足第一點的基礎上，信息化檔案保密管理人員還應具備極高的政治思想覺悟，還要具備很強的保密意識和相應的保密專業(yè)知識技能。涉密人員還應認清保密形勢和敵情教育，保密工作方針、政策和法律法規(guī)教育，保密知識技能教育，崗位職責教育等。

（3）管理人員還應在實際工作中，根據(jù)接觸的實際情況，提出合理化的整改意見和方案，通過查缺補漏的方式杜絕涉密問題的發(fā)生。

3 總結(jié)

檔案保密工作要適應社會、經(jīng)濟、科技等發(fā)展的需要，在保護國家秘密和維護國家安全利益的同時，完善各項管理度，加強對秘密檔案的管理工作，進一步做好檔案開放中的保密工作，是每一個檔案工作者責無旁貸的使命。通過對檔案信息化保密管理工作的深入探討，了解了在具體工作中的實際問題與難點，這就要求作為管理者必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，按照我國檔案保密的方針，依靠科技的強大生產(chǎn)力與制度和管理體制的變革，通過對相關工作人員的素質(zhì)提升能夠更大的發(fā)揮出應有的價值，使檔案保密工作更好地為我國經(jīng)濟、社會、科技的發(fā)展服務。

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作者簡介

楊妍（1987—），碩士研究生，國家知識產(chǎn)權(quán)局專利局專利審查協(xié)作天津中心。