王丹竹

摘 要：辦公室是一個(gè)機(jī)構(gòu)的核心，在機(jī)構(gòu)運(yùn)行過(guò)程中，出于不可缺少的部分。在經(jīng)濟(jì)高度發(fā)展的背景下，辦公室起著上達(dá)下發(fā)的作用，而辦公室的綜合管理工作也應(yīng)該有所加強(qiáng)，本文通過(guò)對(duì)此分析，提出可行性對(duì)策。

關(guān)鍵詞：辦公室；綜合管理；研究

一、辦公室綜合管理工作的特點(diǎn)

（一）政策性

綜合辦公室在日常工作中收集、整理、綜合單位內(nèi)部和外部各方面信息，并綜合分析，定期向單位領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)。這種工作在公司機(jī)構(gòu)中不可或缺，企業(yè)管理層對(duì)于公司情況的了解，直接關(guān)系到高層對(duì)于企業(yè)決策的走向，對(duì)企業(yè)信息的把握，這對(duì)于企業(yè)各方面的發(fā)展走向具有重要的意義。所以，綜合辦公室就相當(dāng)于一個(gè)企業(yè)的智囊團(tuán)體，意義重大。在平常的工作里要肩負(fù)起收集，整理信息的作用。

（二）服務(wù)性

綜合辦公室是為企業(yè)內(nèi)部服務(wù)的一個(gè)部分，服務(wù)對(duì)象為：（1）給管理階層服務(wù)，將管理階層下達(dá)的命令傳到下面部門，并作為決策實(shí)施助手幫助單位各部門領(lǐng)會(huì)決策精神；（2）為給部門服務(wù)，部門之間需要工作上的對(duì)接，辦公室作為協(xié)調(diào)部門，在部門工作內(nèi)容的銜接上有著獨(dú)特優(yōu)勢(shì)；（3）為單位內(nèi)部職工服務(wù)，匯總職工意見，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)層反映單位職工思想狀況。

二、辦公室管理工作的不足

（一）工作目標(biāo)不明確

在辦公室管理工作當(dāng)中，工作目標(biāo)不明確現(xiàn)象十分普遍，導(dǎo)致工作缺乏有效計(jì)劃，影響工作效率。工作目標(biāo)不明確主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：1.在辦公室這個(gè)大團(tuán)體里，缺乏統(tǒng)一的目標(biāo)規(guī)劃，對(duì)于自身的工作內(nèi)容以及相關(guān)程序都不太了解。2.辦公室人員分工不明確，各個(gè)工作人員對(duì)于自身要工作的內(nèi)容理解不全，不知道自己應(yīng)該干什么，該怎么干，只是被動(dòng)的跟著領(lǐng)導(dǎo)走，被領(lǐng)導(dǎo)安排著工作，缺少積極主動(dòng)性。

（二）工作職責(zé)不清晰

在辦公過(guò)程中，工作職責(zé)不明確也是個(gè)大麻煩，有以下幾點(diǎn)：第一，服務(wù)對(duì)象不明確，辦公室不僅僅是為領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的，基層也是辦公室服務(wù)的重要對(duì)象，但是實(shí)際當(dāng)中，大多辦公室側(cè)重于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)基層服務(wù)質(zhì)量較差。第二，崗位精細(xì)化水平較低，許多崗位多由其它人員兼職的，有些崗位之間存在交叉重疊，同時(shí)又有部分崗位存在空白，各個(gè)崗位之間職責(zé)不清，溝通不力，降低了辦公室管理效率。

（三）工作人員素質(zhì)

在辦公室工作人員當(dāng)中，受工作理念、個(gè)人素質(zhì)等因素影響，在實(shí)際工作當(dāng)中，存在著缺乏積極性，服務(wù)態(tài)度不夠熱情，工作拖沓、互相推諉等各種不良現(xiàn)象，對(duì)辦公室本身職能的發(fā)揮造成了嚴(yán)重阻礙。

三、辦公室綜合管理水平的提高措施

（一）提高重視程度

1.以高層管理者做后援。像辦公室這個(gè)部門可以多領(lǐng)導(dǎo)階層分擔(dān)一些困難，對(duì)于一些公司難題，要主動(dòng)去分析，去思考，以公司的利益為出發(fā)點(diǎn)，給領(lǐng)導(dǎo)階層提供一些意見，幫助領(lǐng)導(dǎo)階層排憂解難，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可這個(gè)部門。

2.進(jìn)行有效的溝通。首先要做到知己知彼，也即辦公室必須要能掌握組織成員的動(dòng)向，而且要了解對(duì)方的個(gè)人特點(diǎn)，并對(duì)于不同的對(duì)象，使用不同的溝通方式。當(dāng)然有效的溝通也常以推理的方式來(lái)進(jìn)行，所以辦公室管理者必須以數(shù)據(jù)作為溝通的基礎(chǔ)，或是運(yùn)用一些特定事件，再以數(shù)據(jù)或資料來(lái)輔助說(shuō)明。辦公室管理者可以通過(guò)信息系統(tǒng)的運(yùn)用，來(lái)掌握必要的信息。另外，辦公室管理者要達(dá)成有效的溝通，還需抓對(duì)時(shí)機(jī)以收事半功倍的效果，充分利用公司資源，找對(duì)溝通的窗口，掌握住小團(tuán)體的關(guān)鍵人物，以及適當(dāng)?shù)慕槿胗螒蛞?guī)則的制定等。

（二）推廣辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的定義，是指將現(xiàn)代化辦公同計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。實(shí)際上，凡是在傳統(tǒng)辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化領(lǐng)域。在行政部門，習(xí)慣上將辦公自動(dòng)化稱為電子政務(wù)，而企事業(yè)單位則習(xí)慣叫OA。辦公自動(dòng)化涵蓋了行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì)學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)等多個(gè)學(xué)科的理論與技術(shù)，通過(guò)辦公自動(dòng)化，能更好的優(yōu)化管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，既能有效的提高辦公效率，又能提升協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策管理水平。

（三）創(chuàng)新管理模式

1.從思想上創(chuàng)新。思想理念層面的重視是組織辦公室工作的基石。如果員工不能夠從思想層面對(duì)于辦公室工作進(jìn)行深入認(rèn)識(shí)與認(rèn)同，則無(wú)論采取何種措施都無(wú)法保證組織能夠取得辦公室工作的成果，也無(wú)法高效的加以開展。因此，組織辦公室工作的創(chuàng)新，必須從思想層面提升組織員工對(duì)于辦公室工作的認(rèn)識(shí)，尤其應(yīng)該糾正對(duì)于辦公室工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。

2.創(chuàng)新工作的載體與工具。辦公室工作必須要有新的載體與工具對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行支持，從而真正使其具有可操作性與可見性。這也就是說(shuō)，在時(shí)代不斷進(jìn)行變遷的條件下，辦公室工作的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，并且緊密結(jié)合具有創(chuàng)新理念的員工培訓(xùn)、先進(jìn)組織文化創(chuàng)造等內(nèi)容，運(yùn)用新的方法與工具來(lái)確保組織辦公室工作的落實(shí)有效性。在這種思想理念的指導(dǎo)之下，組織必須不斷創(chuàng)新自身的工作方法，將現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)融入到各項(xiàng)工作當(dāng)中，從而極大的豐富辦公室工作的路徑與空間，在緊密結(jié)合實(shí)際條件的情況下，賦予組織員工參與到辦公室工作中來(lái)的機(jī)會(huì)，為員工的長(zhǎng)期、快速發(fā)展提供很好的平臺(tái)，確保員工能夠從日常工作與辦公室工作的結(jié)合過(guò)程中實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。

（四）重視綜合控制管理

辦公室針對(duì)潛在或?qū)嶋H的危機(jī)，必須本著動(dòng)用資源最少、使用時(shí)間最短、波及范圍最小、損害程度最低的態(tài)度；有組織、有計(jì)劃的采取最有效、最可行、最切實(shí)的對(duì)策與行動(dòng)，通過(guò)層級(jí)式的危機(jī)意識(shí)、危機(jī)處理及控制管理等機(jī)制，防止危機(jī)發(fā)生或在危機(jī)發(fā)生之后盡快解除危機(jī)源，以恢復(fù)辦公室正常運(yùn)作狀態(tài)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室管理工作在企業(yè)中占據(jù)著十分重要的地位，加強(qiáng)對(duì)辦公室管理工作的研究有著重要意義。在當(dāng)前辦公室管理工作中，還存在一些問(wèn)題，對(duì)此，采取有效的完善措施，提升辦公室綜合管理水平。

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