宗文娟

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固定資產(chǎn)采購未付款業(yè)務(wù)處理探析
——用友ERP-U8V10.1與U872處理之比較

宗文娟

摘要：用友ERP-U872是中國用戶量最大、應(yīng)用全面、行業(yè)實踐豐富的應(yīng)用型軟件，但對某些業(yè)務(wù)卻難以實現(xiàn)有效處理，如企業(yè)常見的固定資產(chǎn)采購未付款業(yè)務(wù)無法在該版本得以實現(xiàn)。升級后的用友ERP-U8V10.1提供了更靈動的供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)解決方案，能更有效對此類業(yè)務(wù)進(jìn)行處理。本文通過分析固定資產(chǎn)采購未付款業(yè)務(wù)在用友ERP-U872的缺陷，探討在ERP-U8v10.1中合理有效的業(yè)務(wù)處理流程，以期對企業(yè)實務(wù)工作有一定的啟示與幫助。

關(guān)鍵詞：用友ERP；供應(yīng)鏈；固定資產(chǎn)；采購未付款

用友ERP-U8V10.1已經(jīng)在中小企業(yè)全面上市及廣泛應(yīng)用，其在供應(yīng)鏈管理方面進(jìn)行了多項針對性的改進(jìn)，提供了更靈動的供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)解決方案，本文針對固定資產(chǎn)采購未付款業(yè)務(wù)比較在用友ERP-U872中處理的不足，探討在用友ERP-U8v10.1中合理有效的業(yè)務(wù)處理方法。

一、ERP-U872固定資產(chǎn)采購未付款業(yè)務(wù)處理

（一）ERP-U872環(huán)境下，固定資產(chǎn)采購未付款的業(yè)務(wù)流程

1.卡片錄入

在固定資產(chǎn)系統(tǒng)“卡片/資產(chǎn)增加”中，選中資產(chǎn)類別，在出現(xiàn)的固定資產(chǎn)卡片界面，依次增加該固定資產(chǎn)的卡片信息，特別注意使用年限換算成月數(shù)。錄入完成，保存卡片。

2.生成憑證

卡片保存成功后，可以立即根據(jù)卡片生成固定資產(chǎn)增加的憑證，也可以通過“處理/批量制單”，，生成固定資產(chǎn)增加的憑證，“借：固定資產(chǎn)，應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）；貸：應(yīng)付賬款-其他應(yīng)付款”。需要特別注意：這里的“應(yīng)付賬款-其他應(yīng)付款”二級科目，輔助核算定義為“供應(yīng)商往來”，不受控于“應(yīng)付款系統(tǒng)”。

（二）ERP-U872固定資產(chǎn)采購未付款業(yè)務(wù)存在的問題分析

1.業(yè)務(wù)處理思路

在ERP-872企業(yè)應(yīng)用方案中，財務(wù)鏈與供應(yīng)鏈的所有模塊全面啟用，各模塊業(yè)務(wù)單據(jù)會生成相應(yīng)的明細(xì)數(shù)據(jù)，例如：固定資產(chǎn)系統(tǒng)的固定資產(chǎn)卡片記錄了企業(yè)固定資產(chǎn)的明細(xì)數(shù)據(jù)，應(yīng)付款系統(tǒng)的應(yīng)付單據(jù)記錄了企業(yè)應(yīng)付款項的明細(xì)數(shù)據(jù)。應(yīng)付款系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計是：通過對應(yīng)付單據(jù)的審核來登記應(yīng)付賬款的明細(xì)賬，同時應(yīng)付單據(jù)制單生成業(yè)務(wù)憑證傳遞到總賬系統(tǒng)登記總賬。所以，與“應(yīng)付賬款”有關(guān)的會計憑證是在應(yīng)付款系統(tǒng)生成的，為達(dá)到此目的，需要在會計科目設(shè)置時把“應(yīng)付賬款”的輔助核算定義為“供應(yīng)商往來”，且受控于“應(yīng)付款系統(tǒng)”。

固定資產(chǎn)采購未付款時，在固定資產(chǎn)系統(tǒng)會根據(jù)保存后的固定資產(chǎn)卡片生成會計憑證：“借：固定資產(chǎn) 貸方：應(yīng)付賬款”，但這又與會計科目初始設(shè)置矛盾，即與“應(yīng)付賬款”有關(guān)業(yè)務(wù)的憑證生成，只能在應(yīng)付款系統(tǒng)，固定資產(chǎn)系統(tǒng)是無法生成的，因為“應(yīng)付賬款”科目受控于應(yīng)付款系統(tǒng)。

為解決這個問題，在U872環(huán)境下，可以在會計科目初始設(shè)置中，把“應(yīng)付賬款”設(shè)置兩個二級明細(xì)科目：第一個是“一般應(yīng)付款”二級科目，輔助核算為“供應(yīng)商往來”，受控于“應(yīng)付款系統(tǒng)”；第二個是“其他應(yīng)付款”二級科目，輔助核算為“供應(yīng)商往來”，不受控于“應(yīng)付款系統(tǒng)”。這樣，在固定資產(chǎn)采購未付款情況下，就可以在固定資產(chǎn)系統(tǒng)生成“借：固定資產(chǎn)，應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）；貸：應(yīng)付賬款-其他應(yīng)付款”的憑證。

2.存在的問題

如果這樣，盡管解決了在固定資產(chǎn)系統(tǒng)能使用“應(yīng)付賬款”科目進(jìn)行制單處理，但是在應(yīng)付款系統(tǒng)往來明細(xì)賬中就不能全面反映企業(yè)的應(yīng)付賬款的發(fā)生情況，因為在固定資產(chǎn)系統(tǒng)生成了應(yīng)付賬款的憑證，記錄了企業(yè)的一部分應(yīng)付賬款的明細(xì)數(shù)據(jù)，而這部分信息在應(yīng)付款系統(tǒng)沒有反映，這個問題在U872環(huán)境下沒有被合理有效的解決，對應(yīng)付賬款的明細(xì)數(shù)據(jù)一直是通過應(yīng)付款系統(tǒng)和固定資產(chǎn)系統(tǒng)的匯總分析來解決的。

二、ERP-U8V10.1固定資產(chǎn)采購未付款業(yè)務(wù)具體處理分析

（一）ERP-U8V10.1環(huán)境下，固定資產(chǎn)采購未付款的業(yè)務(wù)流程

1.明細(xì)科目設(shè)置

在會計科目初始設(shè)置中，增加“應(yīng)付賬款-應(yīng)付資產(chǎn)采購款”二級明細(xì)科目，輔助核算為“供應(yīng)商往來”，并且受控于“應(yīng)付款系統(tǒng)”。針對固定資產(chǎn)采購未付款業(yè)務(wù)，設(shè)置專門的明細(xì)科目進(jìn)行反映，這區(qū)別于企業(yè)一般的存貨采購形成的應(yīng)付款，企業(yè)一般采購業(yè)務(wù)形成的應(yīng)付款通過“應(yīng)付賬款-一般應(yīng)付款”二級科目進(jìn)行核算。這兩個二級科目都受控于應(yīng)付款系統(tǒng)，目的是在應(yīng)付款系統(tǒng)通過“一般應(yīng)付款”和“應(yīng)付資產(chǎn)采購款”兩個二級科目反映企業(yè)不同采購業(yè)務(wù)產(chǎn)生的應(yīng)付賬款明細(xì)數(shù)據(jù)，避免了在U872環(huán)境下應(yīng)付款業(yè)務(wù)分別在應(yīng)付款系統(tǒng)和固定資產(chǎn)系統(tǒng)分別反映的弊端。

2.基礎(chǔ)檔案設(shè)置

在U8V10.1中，可以把固定資產(chǎn)采購未付款業(yè)務(wù)設(shè)計成一個供應(yīng)鏈的采購業(yè)務(wù)，為此需要進(jìn)行與供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)相關(guān)的基礎(chǔ)檔案設(shè)置，具體包括：存貨分類、存貨檔案、倉庫檔案設(shè)置。

（1）存貨分類設(shè)置?；A(chǔ)檔案的存貨分類中，設(shè)置“固定資產(chǎn)”存貨類別，專門用于企業(yè)固定資產(chǎn)的采購，以區(qū)別于“原材料、產(chǎn)成品、應(yīng)稅勞務(wù)”等一般存貨分類。需要指出的是這里的存貨范疇已經(jīng)超越了企業(yè)一般意義上的存貨，業(yè)務(wù)流程的設(shè)計是：應(yīng)付款系統(tǒng)通過采購發(fā)票的審核制單生成固定資產(chǎn)采購的憑證，而采購發(fā)票中需要存貨分類信息，把固定資產(chǎn)設(shè)置為存貨的一種類別，才能形成完整的采購發(fā)票，也才能形成應(yīng)付款的明細(xì)數(shù)據(jù)。

（2）存貨檔案設(shè)置。在“固定資產(chǎn)”存貨類別下面，增加固定資產(chǎn)檔案，存貨名稱“固定資產(chǎn)”，存貨的屬性定義為“資產(chǎn)、外購”。對存貨檔案的名稱“固定資產(chǎn)”，并不是未來采購的固定資產(chǎn)的具體名稱，只是一個統(tǒng)稱，到采購固定資產(chǎn)時再根據(jù)實際名稱進(jìn)行修改。對固定資產(chǎn)存貨的屬性“資產(chǎn)”，作用是區(qū)別于一般的存貨，“外購”的屬性是保證可以通過采購系統(tǒng)形成固定資產(chǎn)采購的業(yè)務(wù)單據(jù)，如固定資產(chǎn)的采購訂單、采購發(fā)票等。

（3）倉庫檔案設(shè)置。在基礎(chǔ)檔案的業(yè)務(wù)設(shè)置中，增加倉庫檔案，倉庫名稱為“資產(chǎn)庫”，倉庫屬性為“資產(chǎn)倉”，計價方式選擇“個別計價”。在供應(yīng)鏈的采購業(yè)務(wù)中，都有采購入庫這一環(huán)節(jié)，需要設(shè)置倉庫檔案，以存放采購的固定資產(chǎn)，目的是與采購的原材料、生產(chǎn)完工的產(chǎn)成品分倉庫存放與核算。

3.采購訂單、入庫單的錄入與審核

在采購管理系統(tǒng)，增加“采購訂單”，表頭項目按實際信息輸入，需要特別注意業(yè)務(wù)類型選為“固定資產(chǎn)采購”，這主要是區(qū)別于一般普通采購業(yè)務(wù)。表體依次選入存貨的分類、存貨名稱、數(shù)量、單價等固定資產(chǎn)采購的信息，輸入完成保存并審核。在庫存管理系統(tǒng)，參照采購訂單生成“采購入庫單”，倉庫選擇“資產(chǎn)庫”，依次保存并審核。

在U8V10.1的固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)中，單據(jù)流程設(shè)計為采購業(yè)務(wù)必有訂單模式，訂單相當(dāng)于采購合同，并為下一環(huán)節(jié)的采購入庫單提供入庫檢驗的依據(jù)。采購訂單表頭業(yè)務(wù)類型的選擇，決定了后續(xù)單據(jù)的數(shù)據(jù)流向。業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)采購”的，后續(xù)單據(jù)數(shù)據(jù)要流向固定資產(chǎn)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)類型為“普通采購”的，后續(xù)單據(jù)數(shù)據(jù)要流向存貨核算系統(tǒng)。對固定資產(chǎn)的采購，不像一般的采購那樣需要辦理入庫，采購的固定資產(chǎn)直接到達(dá)使用部門，這里的入庫只是對采購實際到貨的一個確認(rèn)。

4.采購發(fā)票、運費發(fā)票錄入

在采購管理系統(tǒng)，根據(jù)采購入庫單生成“采購專用發(fā)票”，修改發(fā)票號，表頭的業(yè)務(wù)類型也要選擇為“固定資產(chǎn)采購”，輸入完成保存發(fā)票。同理，增加采購運費專用發(fā)票。采購專用發(fā)票是采購業(yè)務(wù)必須的單據(jù)，記錄了固定資產(chǎn)采購的單價、數(shù)量和金額等的準(zhǔn)確信息，運費也會形成了固定資產(chǎn)的采購成本，兩個發(fā)票都是下一環(huán)節(jié)應(yīng)付款系統(tǒng)應(yīng)付單據(jù)的數(shù)據(jù)來源。

5.采購結(jié)算

在采購管理系統(tǒng)，通過采購結(jié)算下的手工結(jié)算，依次經(jīng)過選單、分?jǐn)?、結(jié)算操作，完成采購結(jié)算。在一般采購業(yè)務(wù)中，必須經(jīng)過采購結(jié)算，采購結(jié)算實質(zhì)上是在對采購運費、采購損耗情況下的采購入庫成本的重新確認(rèn)，它針對的是采購入庫單，依據(jù)的是采購發(fā)票、運費發(fā)票以及實際入庫數(shù)與發(fā)票數(shù)的差異。相當(dāng)于手工會計核算下存貨會計對采購入庫成本的計算過程，即使沒有運費和損耗，也要進(jìn)行采購結(jié)算，這是采購業(yè)務(wù)的必須環(huán)節(jié)。同樣，對固定資產(chǎn)的采購，也要執(zhí)行采購結(jié)算。

6.應(yīng)付單據(jù)的審核、制單

經(jīng)過采購結(jié)算的采購專用發(fā)票和運費發(fā)票，傳遞到應(yīng)付款系統(tǒng)，在應(yīng)付款系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)付單據(jù)的審核，并通過發(fā)票和其他應(yīng)付單制單生成“借：固定資產(chǎn)，應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）；貸：應(yīng)付賬款-應(yīng)付資產(chǎn)采購款”的憑證。應(yīng)付單據(jù)的審核后會在應(yīng)付款系統(tǒng)生成應(yīng)付賬款的明細(xì)數(shù)據(jù)，而生成應(yīng)付單據(jù)制單生成的憑證會傳遞到總賬系統(tǒng)，形成應(yīng)付賬款和固定資產(chǎn)的總賬數(shù)據(jù)。

U8V10.1系統(tǒng)與U872最顯著的區(qū)別，采購固定資產(chǎn)未付款業(yè)務(wù)的憑證在應(yīng)付款系統(tǒng)生成，而這張憑證在U872環(huán)境下是在固定資產(chǎn)系統(tǒng)生成的，并且在應(yīng)付款系統(tǒng)生成的憑證使用到了“固定資產(chǎn)”科目，而在U872環(huán)境下，帶有“固定資產(chǎn)”科目的憑證生成只允許出現(xiàn)在固定資產(chǎn)系統(tǒng)。

7.固定資產(chǎn)卡片生成

在固定資產(chǎn)系統(tǒng)，打開“卡片/采購資產(chǎn)”節(jié)點，進(jìn)入后分訂單、入庫單上下列表顯示。選擇一條訂單記錄，入庫單列表會自動顯示與訂單號、存貨編號相對應(yīng)的入庫單記錄，點“增加”進(jìn)入采購資產(chǎn)分配設(shè)置界面，根據(jù)訂單、入庫單信息設(shè)置“資產(chǎn)類別、開始使用日期、使用月數(shù)、抵扣增值稅”等資產(chǎn)信息，然后點“確定”，進(jìn)入資產(chǎn)卡片界面，進(jìn)行資產(chǎn)卡片信息的補(bǔ)充，在這里可以準(zhǔn)確定義采購固定資產(chǎn)名稱，補(bǔ)充完整后保存此記錄，生成一張固定資產(chǎn)卡片，并且在卡片上列示了“采購訂單號”的信息。

這一環(huán)節(jié)是ERP供應(yīng)鏈系統(tǒng)與財務(wù)鏈系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)的傳遞，參照采購訂單及采購入庫單生成了固定資產(chǎn)卡片，并據(jù)此生成固定資產(chǎn)系統(tǒng)的明細(xì)賬，保證了固定資產(chǎn)系統(tǒng)賬簿數(shù)據(jù)的完整。

這一步驟，是U8V10.1比U872新增的功能，通過“卡片/采購資產(chǎn)”節(jié)點，軟件把采購系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)與固定資產(chǎn)系統(tǒng)連接在一起，固定資產(chǎn)卡片參照入庫單信息自動生成，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)的傳遞。

需要注意的問題是：固定資產(chǎn)系統(tǒng)卡片節(jié)點下的“采購資產(chǎn)”，是根據(jù)入庫單中的存貨信息生成固定資產(chǎn)卡片的，只有在采購管理系統(tǒng)存在業(yè)務(wù)類型是“固定資產(chǎn)采購”的入庫單時，其數(shù)據(jù)才可以傳遞到固定資產(chǎn)系統(tǒng)的“采購資產(chǎn)”功能點，實現(xiàn)由入庫單結(jié)轉(zhuǎn)生成固定資產(chǎn)卡片。

至此，在ERP-U8V10.1環(huán)境下，固定資產(chǎn)采購未付款業(yè)務(wù)處理完成。在總賬系統(tǒng)，能查詢到來自應(yīng)付賬款系統(tǒng)生成的固定資產(chǎn)采購的憑證，生成了“固定資產(chǎn)”、“應(yīng)付賬款”的總賬；在應(yīng)付款系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票的審核生成了應(yīng)付賬款明細(xì)賬；在固定資產(chǎn)系統(tǒng)，根據(jù)固定資產(chǎn)卡片生成了固定資產(chǎn)明細(xì)賬，總賬與明細(xì)賬平衡。

三、ERP-U8V10.1環(huán)境下業(yè)務(wù)流程優(yōu)點分析

固定資產(chǎn)的采購未付款業(yè)務(wù)，在U8V10.1環(huán)境下，整個數(shù)據(jù)流程如圖1：

圖1 固定資產(chǎn)采購未付款業(yè)務(wù)流程圖

U8V10.1環(huán)境下，經(jīng)過對固定資產(chǎn)的采購業(yè)務(wù)流程改造，把一個財務(wù)鏈的業(yè)務(wù)構(gòu)建成一個供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)，通過采購系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)，應(yīng)付款系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)的五個系統(tǒng)的集成運行，完成了數(shù)據(jù)的傳遞和整合，保證了數(shù)據(jù)的全面反映。相比較U872，U8V10.1業(yè)務(wù)流程具有以下優(yōu)點：

1.應(yīng)付款系統(tǒng)明細(xì)數(shù)據(jù)全面反映

在應(yīng)付款系統(tǒng)，通過對采購系統(tǒng)傳遞的發(fā)票的審核制單，在資金流上反映了應(yīng)付賬款明細(xì)數(shù)據(jù)的生成，不但可以反映由一般采購業(yè)務(wù)形成的應(yīng)付款的明細(xì)數(shù)據(jù)，還可以反映了由于固定資產(chǎn)采購未付款生成的應(yīng)付款的明細(xì)數(shù)據(jù)，完成了在應(yīng)付款系統(tǒng)全面記錄企業(yè)應(yīng)付賬款明細(xì)數(shù)據(jù)的要求。

2.固定資產(chǎn)明細(xì)數(shù)據(jù)的自動獲取

在固定資產(chǎn)系統(tǒng)，接收到來自采購訂單和采購入庫單的固定資產(chǎn)的信息，自動生成固定資產(chǎn)卡片，保證了固定資產(chǎn)系統(tǒng)明細(xì)數(shù)據(jù)的完整。

3.明細(xì)賬與總賬勾稽平衡關(guān)系清晰

通過應(yīng)付款系統(tǒng)生成固定資產(chǎn)增加的憑證傳遞到總賬系統(tǒng)，形成了“應(yīng)付賬款”和“固定資產(chǎn)”的總賬數(shù)據(jù)，憑證數(shù)據(jù)來源于發(fā)票和入款單信息，而發(fā)票和入款單信息又分別形成了應(yīng)付賬款和固定資產(chǎn)的明細(xì)數(shù)據(jù)，這樣就保證了總賬數(shù)據(jù)與明細(xì)賬數(shù)據(jù)的平衡，滿足了企業(yè)會計核算的要求。

在ERP-U8V10.1環(huán)境下，通過財務(wù)鏈與供應(yīng)鏈流程構(gòu)建，解決了U872環(huán)境下固定資產(chǎn)采購未付款業(yè)務(wù)無法合理有效實現(xiàn)的弊端。為此類業(yè)務(wù)建立了一個有效的解決方案，對企業(yè)會計實務(wù)具有現(xiàn)實意義。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：（煙臺職業(yè)學(xué)院會計系）