摘 要：事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)由于缺乏對單位實(shí)際情況的匹配，相關(guān)工作人員缺乏綜合專業(yè)技能與素養(yǎng)，相關(guān)設(shè)備與技術(shù)支持不充分等原因?qū)е聶n案管理信息化建設(shè)存在一定制約與局限，甚至部分單位在現(xiàn)有資源上沒有得到充分運(yùn)用發(fā)揮，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。要針對實(shí)際情況做信息化建設(shè)的不斷完善，配備專業(yè)技術(shù)、設(shè)備與人才，提升檔案管理信息化建設(shè)完善。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問題；對策

事業(yè)單位檔案管理工作影響著單位其他工作的開展，可以提供較為有價值的管理決策參考借鑒，提升單位工作開展的科學(xué)合理性。其中檔案管理信息化建設(shè)有效的提升了檔案管理效率與便捷性，讓檔案信息得到充分利用共享，但是在信息化建設(shè)中也存多種因素制約，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)缺乏全面有效的潛能挖掘。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1 信息化建設(shè)缺乏高匹配性

當(dāng)下我國部分事業(yè)單位隨著近些年信息化建設(shè)發(fā)展，辦公無紙化逐步得到推行，信息化平臺的建立與完善促使相關(guān)工作通過信息化平臺操作開展，可以充分的對有關(guān)資源得到有效利用，同時也可以節(jié)省資料查閱、調(diào)取、應(yīng)用效率，而檔案信息化建設(shè)可以有效的達(dá)到資源共享，打破時空局限性。但是當(dāng)下信息化建設(shè)平臺或者相關(guān)軟件系統(tǒng)等并不是對所有軟件或者文件形式都具有較高的兼容性，因此無法保證效率與便捷性更進(jìn)一步提升。各單位在運(yùn)用局域網(wǎng)管理中，個人都有自身的權(quán)限來閱讀相關(guān)文件，電子文件都可以有效歸總儲存在對應(yīng)資料庫，查找便捷，但是也存在因?yàn)楣芾聿灰?guī)范而導(dǎo)致電子文件丟失或者僅僅存放在本機(jī)而不能達(dá)到共享的狀態(tài)。

1.2 信息化建設(shè)缺乏安全性

當(dāng)下事業(yè)檔案管理中缺乏有效安全保證，部分資料涉及到國家機(jī)密問題，但是缺乏鑒別與區(qū)別對待意識，在信息化管理中在一定程度上提供了使用者的便捷性，也同時為檔案泄露提供一定隱患，對于涉密檔案信息缺乏安全管理的意識。在檔案信息的審查與公開方面缺乏應(yīng)有的保密性管理，甚至部分涉密資料運(yùn)用調(diào)取在普通計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，與外網(wǎng)相連，存在黑客入侵等資料盜取損毀的可能。

1.3 工作隊伍綜合素質(zhì)偏低

在事業(yè)單位中，由于工作環(huán)境的限制與薪資福利的制約，導(dǎo)致有較高水平的人才無法有效保留下來，沒有足夠魅力吸引優(yōu)秀人才的加入。而部分工作人員又缺乏專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，崗位調(diào)動頻繁，導(dǎo)致在檔案管理工作上缺乏經(jīng)驗(yàn)的足夠了解，對于單位檔案管理工作缺乏歷史性情況的了解，專業(yè)技能與理論積淀較為薄弱，從而導(dǎo)致事業(yè)單位崗位工作人員缺乏較高的綜合素養(yǎng)與能力，甚至導(dǎo)致檔案整理雜亂無序、丟失等問題，整體的檔案管理工作隊伍需要不斷提升。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建對策

2.1 注重信息化建設(shè)設(shè)備、技術(shù)的投入

信息化建設(shè)需要專業(yè)的設(shè)備、技術(shù)的支撐，無論是硬件支持還是軟件支持都需要依據(jù)單位實(shí)際情況做對應(yīng)的建設(shè)管理。在系統(tǒng)的建設(shè)上，功能的開發(fā)利用、權(quán)限的設(shè)置要充分按照單位自身情況開展，提升系統(tǒng)軟件操作之間的兼容特性，同時需要加強(qiáng)安全管理維護(hù)，系統(tǒng)平臺的運(yùn)用需要加強(qiáng)權(quán)限設(shè)置，同時要控制系統(tǒng)操作設(shè)備的管理，對于涉密資料不能在外網(wǎng)環(huán)境下操作，需要保持在內(nèi)網(wǎng)安全防護(hù)環(huán)境中，做好資料安全防護(hù)處理。

2.2 配備專業(yè)信息化建設(shè)人才

在信息化建設(shè)中，要依托于專業(yè)化的信息化建設(shè)人才或者相關(guān)部門，做好平臺的搭建與完善，確保信息化建設(shè)的安全性與便捷高效的功能設(shè)置。在平臺建設(shè)中，要做好前期測試使用工作，讓測試工作落實(shí)到實(shí)處，依照操作需求做細(xì)節(jié)的改良，保證系統(tǒng)操作人性化和符合單位工作開展特點(diǎn)。信息化建設(shè)如果針對單位實(shí)際情況做充分開發(fā)利用，可以有效的挖掘檔案管理的潛在價值，特別是通過相關(guān)分析系統(tǒng)操作可以對檔案管理做動態(tài)分析，提升相關(guān)工作操作的便捷性與智能化，彌補(bǔ)單純?nèi)斯げ僮魉荒苓_(dá)到的高效高標(biāo)準(zhǔn)性。同時通過權(quán)限設(shè)置的精準(zhǔn)性，以及相關(guān)系統(tǒng)設(shè)置的完善性，可以有效的保證檔案調(diào)取工作的安全性，避免信息的外泄、缺損或者被隨意的篡改。

2.3 強(qiáng)化工作隊伍技能培訓(xùn)

針對檔案管理部門的在職人員要做定期或者不定期的培訓(xùn)考核，與時俱進(jìn)的將現(xiàn)金技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)引入并得到普遍的學(xué)習(xí)掌握。在培訓(xùn)管理上要依據(jù)不同崗位以及能力水平差異做針對性的培訓(xùn)安排，分級培訓(xùn)管理制度可以有效的提升培訓(xùn)的有效性。培訓(xùn)工作可以是單位內(nèi)部開展，也可以進(jìn)行外派學(xué)習(xí)。在信息化建設(shè)完成與運(yùn)行中，需要專業(yè)技術(shù)人員做對應(yīng)的技能培訓(xùn)與使用注意事項說明。除了技能培訓(xùn)管理，還需要通過制度做操作注意事項的說明規(guī)范，提升工作人員檔案管理工作操作謹(jǐn)慎與細(xì)致程度。在具體的檔案管理信息化建設(shè)中，還要通過制度與宣傳讓所有人員配合信息化建設(shè)工作的開展，做好檔案信息的錄入、調(diào)取、應(yīng)用等配合工作，做好意識上的安全防護(hù)與細(xì)致操作。

3 結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)由于缺乏對單位實(shí)際情況的匹配，相關(guān)工作人員缺乏綜合專業(yè)技能與素養(yǎng)，相關(guān)設(shè)備與技術(shù)支持不充分等原因?qū)е聶n案管理信息化建設(shè)存在一定制約與局限，甚至部分單位在現(xiàn)有資源上沒有得到充分運(yùn)用發(fā)揮，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。要針對實(shí)際情況做信息化建設(shè)的不斷完善，配備專業(yè)技術(shù)、設(shè)備與人才，提升檔案管理信息化建設(shè)完善。

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作者簡介

朱旭陽（1982-），男，漢族，河南省上蔡縣勞動就業(yè)培訓(xùn)中心，培訓(xùn)中心副主任。