李丹辰

摘 要：長期以來，檔案資料一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室里面，查找檢索費時，存儲空間又大，維護(hù)不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯誤，這對社會經(jīng)濟的發(fā)展不利，隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的數(shù)字化已成為必然的趨勢。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化

檔案是指對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料，為了充分發(fā)揮檔案資源的價值，必須要解決好檔案的收集、保存和利用的問題，但長期以來，我們的檔案資料固守傳統(tǒng)的模式，一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室里面，查找檢索起來非常費時，存儲檔案空間又大，維護(hù)起來也不方便，對檔案的備份也需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯誤，這對社會經(jīng)濟的發(fā)展不利，隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的數(shù)字化已成為必然的趨勢。

1 檔案數(shù)字化管理定義

檔案數(shù)字化管理就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，以實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護(hù)方便、安全等功效。 檔案管理數(shù)字化是信息時代的必然要求，建設(shè)數(shù)字化的檔案管理應(yīng)注重對檔案管理軟件的選擇，一款好的檔案管理軟件，往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經(jīng)濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。

2 實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理措施

要實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，最關(guān)鍵的動作就在于需要將紙質(zhì)的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，而要實現(xiàn)這個動作，一是需要有關(guān)硬件，有關(guān)硬件即電腦設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機等；二是需要電腦軟件，電腦軟件即專門針對檔案管理進(jìn)行開發(fā)設(shè)計的檔案管理軟件；三是檔案實體和信息化成果和設(shè)備的安全；四是加強對檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。首先，徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動和運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對檔案信息資源實施科學(xué)，有效地開發(fā)利用。其次，加強檔案工作者對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。最后，強化檔案工作者訓(xùn)練，加強培訓(xùn)。對檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，同時突出時代應(yīng)用知識教育，對檔案工作者進(jìn)行市場經(jīng)濟理論、法律等知識系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。

3 對檔案管理數(shù)字化軟件要求

檔案管理數(shù)字化軟件必須是以公文處理一條龍、各類檔案的規(guī)范化管理為一體的檔案管理軟件，該軟件可采用Access、Sql sever數(shù)據(jù)庫，分為單機版、C/S網(wǎng)絡(luò)版兩個版本，可穩(wěn)定運行于主流操作系統(tǒng)，軟件應(yīng)嚴(yán)格參照國家檔案管理局《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行開發(fā)設(shè)計，軟件界面友好、功能全面、操作方便，主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)、操作幫助等模塊，涵蓋日常工作的方方面面，并且應(yīng)有檔案自動采集、登記簿連續(xù)打印等功能。

筆者認(rèn)為檔案管理軟件應(yīng)具有8大特點：

1、以國家檔案局最新發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計，專業(yè)性強，權(quán)威性高，操作方便易上手，成功應(yīng)用于很多行業(yè)。

2、主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)、操作幫助模塊，涵蓋資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等各項日常工作，并使工作處理流程規(guī)范化，從而大大提高工作效率。

3、支持保存各種格式的電子文件，如word、excel、掃描文件等，同時也支持保存電子路徑，可直接打開目標(biāo)文件夾、文件或網(wǎng)頁。

4、根據(jù)錄入檔案資料的不同，可自定義檔案模板。

5、可利用日常錄入的數(shù)據(jù)對檔案內(nèi)容進(jìn)行自動采集，方便省心。

6、內(nèi)置完備的打印格式并可對打印格式自定義，支持連續(xù)打印登記簿，類似銀行打印存折，使每頁最終打印為滿頁。

7、可以設(shè)置多個用戶，并且根據(jù)工作需要為每個用戶設(shè)置不同權(quán)限，提高了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性和安全性，滿足了各類檔案的管理和控制需求。

8、可以通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上的其它計算機進(jìn)行數(shù)據(jù)的登記、檢索，并可授權(quán)相關(guān)用戶直接打開登記的電子文檔。

4 檔案實體的安全管理

1、檔案部門要對擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實體與文件目錄不對應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。

2、檔案部門人員應(yīng)按照工作計劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點、核對，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時間和經(jīng)辦人等。

3、檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。

4、檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號、加工工序、設(shè)備編號、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實體同步流轉(zhuǎn)。

5、檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識且無解密標(biāo)識的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

6、正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。

7、數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫。對于離庫時間較長或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。

5 檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

1、檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲介質(zhì)、移動介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項驗收；凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的，不得對項目進(jìn)行總體驗收。

2、檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

3、檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)會同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動存儲介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

4、檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

5、數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

目前我國正處于信息時代，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平，提高辦公效率，更好地發(fā)揮檔案資料的作用已成為檔案部門實現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問題。隨著數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，隨著電腦網(wǎng)絡(luò)及其他數(shù)字平臺的應(yīng)用，數(shù)字化管理已經(jīng)成為可能。知識經(jīng)濟時代對檔案管理工作提出了更新更高的要求，這就需要檔案管理逐漸完成由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代管理理念的轉(zhuǎn)變，同時貫穿于管理實踐之中。檔案管理人員更要努力學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，不斷積累工作經(jīng)驗，使檔案管理工作適應(yīng)時代要求，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和自動化的需要，為企事業(yè)發(fā)展提供良好的服務(wù)。