陳婕予

摘 要：管理辦公室檔案對于公路部門的日常運作起著記錄和憑證的作用，因而辦公室檔案的妥善管理與保存就有著重要的意義。隨著各單位之間的協(xié)作不斷緊密，各種來往文件也隨之增多，對此，信息化的檔案管理將起到重要作用。本文旨在結(jié)合本人在公路部門的實際工作情況，對檔案管理信息化在公路部門檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；信息化

辦公室作為一個單位的核心組成部分，它猶如人類的大腦，起著處理日常業(yè)務(wù)和信息處理，協(xié)調(diào)溝通的作用，是各部門之間溝通聯(lián)系的橋梁。辦公室文書檔案工作是單位的檔案管理中的不可或缺的部分，文書檔案的收集與歸檔從屬一項具有保密性、專業(yè)性、規(guī)范性的工作。只有對文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理， 確保檔案資料的質(zhì)量和完整， 實現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)， 才能提高辦公室文書檔案的利用率，才能提高單位的工作效率，通過真實的信息數(shù)據(jù)與資料， 為單位的發(fā)展提供信息的支撐，為社會提供更好的服務(wù)。

1 檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理信息化不全面

目前很多單位已經(jīng)開展了檔案管理信息化建設(shè)，但普及不全面，發(fā)展不深入，特別是經(jīng)濟欠發(fā)達(dá)的山區(qū)縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式?！坝屑埢k公”相對于當(dāng)前繁重的工作量、快速的工作節(jié)奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，一些會議記錄文件和一些年代久遠(yuǎn)的文件都沒有做信息化存檔工作，當(dāng)查閱舊文件檔案時需要大費周章將文件調(diào)出，這也表明目前的信息化建設(shè)還不夠全面。

1.2 檔案查閱易造成污損

文書檔案主要材料是由紙質(zhì)構(gòu)成， 并進(jìn)行保管， 很多檔案資料年代比較久遠(yuǎn)， 價值相當(dāng)重要，由于各部門經(jīng)常需要對歸檔文件進(jìn)行查閱， 而且審閱文件的時間比較長， 加上受到外部環(huán)境因素影響，難免會存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現(xiàn)損毀， 極難找回替代文件， 會對成文書檔案管理工作做成影響和對文書資源造成損失。

1.3 檔案檢索效率不高

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對其進(jìn)行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當(dāng)辦公人員需要進(jìn)行借閱文檔時， 一般采用人工檢索文件，首先要進(jìn)行辦理詳細(xì)的借閱登記手續(xù)，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對年代久遠(yuǎn)文件的檢索時，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來耗費大量時間、人力、物力。

2 檔案管理信息化的必要性

2.1 檔案管理信息化能提高工作效率

檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發(fā)并應(yīng)用，人們可以輕松的利用各種計算機功能實現(xiàn)對公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準(zhǔn)性。

2.2 檔案管理信息化能優(yōu)化資源配置

大多數(shù)單位對檔案的管理還停留在紙質(zhì)的要求上，很多檔案資料包括上級批文、會議紀(jì)要、相關(guān)部門通知等都是通過紙質(zhì)的形式表現(xiàn)出來。一些重大的項目在后期交檔的時候，都是把檔案資料用車子的形式推進(jìn)檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質(zhì)資源的浪費。通過信息化改革，可能一個項目的資料放在一個小小的優(yōu)盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲方式能加大檔案信息的存儲量，實現(xiàn)資源的合理優(yōu)化使用。

2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過建立信息化的檔案管理模式，開發(fā)專門檔案管理的電子系統(tǒng)，能方便對檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價值。

3 信息化檔案管理應(yīng)用

3.1 建立檔案信息庫，實現(xiàn)檔案信息化

檔案管理的信息化建設(shè)的前提是要進(jìn)行信息的數(shù)字化改革與建設(shè)。不僅要將現(xiàn)有的書面紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫。這樣一來，能夠同時擁有紙質(zhì)和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過于低下的問題，還能夠滿足單位各部門部門對于檔案信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時性與有效性。此外，單位檔案信息庫應(yīng)當(dāng)及時的進(jìn)行資料信息的補充完善與整體信息庫的更新與維護等，保證信息庫的資料全面且有效。

本單位利用OA辦公系統(tǒng)，按照級別分類建立檔案數(shù)據(jù)庫。首先按時間進(jìn)行一級劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進(jìn)行二級劃分，按照行政級別由上級到下級進(jìn)行存放，如按照肇公，肇公養(yǎng)，肇公財，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對于發(fā)件管理，按照發(fā)件的文號，編制《發(fā)文匯集》，建立年度發(fā)件文件信息庫。

3.2 檔案系統(tǒng)無縫連接，提高工作效率

傳統(tǒng)的文件檢索模式是人工檢索，這對工作的時效性大打折扣。通過檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優(yōu)勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，進(jìn)行無阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過OA辦公系統(tǒng)對檔案進(jìn)行查閱和最新消息進(jìn)行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。

在本單位中，每當(dāng)辦公人員對檔案查閱時，檔案管理員通過檔案管理系統(tǒng)直接連接到所需查閱的文件，取出電子文檔利用OA辦公系統(tǒng)傳輸給查閱者，同時OA辦公系統(tǒng)會及時對查閱者身份、查閱時間、查閱文件進(jìn)行記錄，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫。這樣的方式，不但在面對多人查閱同一文件時得到了極大的方便，能夠同時滿足多人查閱，而且不會造成檔案文件的損壞、丟失等現(xiàn)象。

4 結(jié)束語

總而言之，在社會新常態(tài)下，對辦公室檔案管理工作提出了更高的要求。這就需要與時俱時的檔案管理工作，建立檔案信息化管理體系，著實提升檔案管理人員的素質(zhì)，才能跟上時代發(fā)展的步伐，確保文檔能得到完善快速的保存和利用，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[l] 謝俊霞.新時期加強檔案工作的幾點體會[J].檔案天地，2010，（8）：45一46.

[2] 牟丹宇.略談信息時代的文書檔案工作[J].陜西檔案， 2010（6）：26一27.

[3] 魏勇.淺談檔案管理與檔案信息化建設(shè)[J].中國化工貿(mào)易，2012（5）：148.

[4] 王一波.公路檔案信息化建設(shè)之初探[J].網(wǎng)絡(luò)財富，2009（1）：20-21.