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對基層檔案規(guī)范管理工作的建議

2016-08-02 07:17翟茉莉
卷宗 2016年6期
關(guān)鍵詞:管理意識規(guī)范化管理

翟茉莉

摘 要:基層檔案是社會群眾的基礎性材料,也是各行各業(yè)人員工作生活的真實記錄,是國家檔案的重要組成部分。對基層檔案進行規(guī)范管理,對國家的社會經(jīng)濟發(fā)展有一定的導向作用。然而,我國目前基層檔案的管理并不完善,存在管理意識差、檔案殘缺、人員配置不合理等現(xiàn)象,嚴重阻礙了基層檔案的規(guī)范化和標準化進程,因此,針對這種現(xiàn)象,本文對基層檔案管理工作提出建議,希望對相關(guān)部門有所幫助。

關(guān)鍵詞:基層檔案;基礎性材料;規(guī)范化管理;管理意識

1 引言

基層檔案,是歷史的鏡子,反映著社會群眾工作與生活的方方面面,作為歷史記載的第一手資料,基層檔案的規(guī)范化管理顯得尤為重要。只有基層檔案做得扎實牢靠,才能還原歷史的真面目,才能更好的為社會的發(fā)展服務。由于前期的基層檔案工作沒有得到高度的重視,存在一些管理不規(guī)范的現(xiàn)象,因此,建立健全基層檔案管理工作機制勢在必行,使基層檔案管理走上科學化和規(guī)范化的道路。一個單位或企業(yè)能否健康的發(fā)展,檔案管理工作在其中起到重要作用,它不僅是衡量業(yè)績和管理水平的標尺,也記錄著企業(yè)經(jīng)營的經(jīng)驗和教訓,能夠為其今后的發(fā)展提供有效的借鑒意義。

2 基層檔案管理的現(xiàn)狀

下面,我們就以下幾個方面分析基層檔案管理的現(xiàn)狀。

2.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

據(jù)調(diào)查,我國基礎檔案管理人員的文化水平和業(yè)務素質(zhì)不高,擁有初級和中級檔案專業(yè)技術(shù)職稱的職工占少一部分,因此普遍缺乏相關(guān)的理論知識和業(yè)務素質(zhì),對國家的一些方針政策、法律法規(guī)并不熟悉,其文字表達能力、收納整理能力以及計算機水平都達不到要求,這為基層檔案工作管理帶來較大的困難,在一定程度上阻礙了基層檔案事業(yè)的發(fā)展。

其次,基層檔案管理人員的變動較為頻繁。由于此項工作為基層服務人員,不僅工作程序復雜繁重,而且待遇不高,因此很多高學歷的人員不愿意從事這樣的工作,還有的人將基層檔案工作作為今后晉升的跳板。這樣便導致工作人員不斷跳槽,崗位變動頻繁。但基礎檔案管理需要較高的工作連續(xù)性,因為工作人員必須熟悉工作流程且具有較強的專業(yè)素質(zhì),基層工作人員的不穩(wěn)定直接給檔案管理工作帶來負面消極的影響。

2.2 對基層檔案管理工作的重視程度不高

基層檔案管理部門一直是個不被重視的部門,有的人認為它可有可無,甚至有人認為它的存在是對人力資源的浪費。部分領導對于檔案人才的選用存在較大的隨意性,認為檔案工作誰都能干,因此在財力和物力方面的投入不足。同時,基層檔案工作者自身也存在重視程度不高的現(xiàn)象,很多人消極怠工,產(chǎn)生放任自流的思想,也有人覺得對檔案工作兢兢業(yè)業(yè)是種“小題大做”、“大材小用”的表現(xiàn),這種思想狀態(tài)下很難使檔案管理工作得到積極的發(fā)展。

2.3 基層檔案管理工作缺乏制度化的管理程序

首先,基層檔案的歸檔不及時、不合理,應歸檔的檔案不歸檔的事件時有發(fā)生。其次,檔案號的排序存在不規(guī)范的現(xiàn)象,據(jù)了解,很多案卷都沒有立卷人的標識和簽名,組卷混亂現(xiàn)象嚴重,這會直接導致材料的丟失,也給檔案的查找工作帶來困難。同時,檔案工作中所需的硬件設施陳舊落后,無法滿足自動化辦公的需要,降低了工作效率。

3 對基層檔案規(guī)范化管理工作的建議

針對以上問題,我們不難發(fā)現(xiàn)基層檔案管理規(guī)范化的工作任重道遠,我們需要建立長效的運行機制,不斷完善基礎檔案管理工作。下面,我們從以下幾個方面對基層檔案規(guī)范化管理提出建議。

3.1 建立有效的管理機制,形成檔案管理網(wǎng)路

建立科學有效的管理機制是檔案工作步入正軌的基本保障,首先要根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,嚴格落實檔案的收集、整理和歸檔工作。對于基層檔案的保管、借閱和使用要制定出一套嚴格的程序,使所有工作人員按程序辦事。為了避免檔案的丟失,還可以建立責任追究制度,使每個人各盡其責,嚴格對檔案的借閱和歸檔進行登記。其次,為了提高基層檔案工作的效率,提高科技含量,可以建立從科室到部門間的管理網(wǎng)絡系統(tǒng),使檔案的整理、收集、匯總、編輯、入庫、借閱等環(huán)節(jié)都有專人負責,使檔案管理網(wǎng)絡不留死角。單位可根據(jù)實際需要,為檔案室配備專職檔案管理員和電腦操作員,對于招聘人員進行學歷和職稱的要求,保證基層檔案管理工作高效運轉(zhuǎn)。

3.2 提高對基層檔案管理工作的重視程度

基層檔案管理工作作為一項基礎性工作,對于社會主義物質(zhì)文明和精神文明具有積極的意義,也是各級部門義不容辭的責任。單位領導要高度重視基層檔案工作,認識到檔案管理對于經(jīng)濟發(fā)展的促進作用,從而增加對監(jiān)督的責任感和使命感??梢载S富檔案工作的宣傳教育活動,提高工作人員的檔案法律意識。條件較好的單位可以在檔案室安置電腦和攝像頭等高科技設備,不斷提高基層檔案管理的信息化水平。其次,員工也要加強對自身工作的責任感的培養(yǎng),對檔案工作高標準、嚴要求,建設好規(guī)范化的綜合檔案室,做到通風、避光、防盜、防蟲、防潮等一系列保護措施。

3.3 建立基層檔案規(guī)范化管理工作小組

基層檔案規(guī)范化管理工作小組的建立,要指定一位德高望重的單位領導擔任組長,選擇檔案管理專業(yè)人員為組員,組建一個管理辦公室,做到領導力量不減,班子不撤,工作不松,為基層檔案的管理提供可靠的保障。明確管理小組的檢查、考核與獎懲制度,并定期進行工作總結(jié),各小組成員進行工作報告,領導給予指導,及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難。同時,可以定期對管理小組進行培訓,使他們能夠與時俱進,不斷更新技術(shù)水平。在此過程中,要格外注重檔案的收集工作,增強檔案收集的針對性,制定相關(guān)的計劃,并分階段、分重點的完成,為日后的整理和借閱提供便利。

4 總結(jié)

綜上所述,基層檔案工作程序繁瑣冗雜,卻意義重大,需要工作人員投入極大的耐心,也需要工作單位提供大量的人力、物力。但是,要想將檔案工作做好并不容易,不僅需要專業(yè)的技能,也需要高度的責任心和奉獻精神。因此,要想提高單位的基層檔案規(guī)范化管理工作,需要從多方面共同努力,一是提高對檔案刮泥工作的重視程度和責任意識,而是積極采用高科技來提高檔案室的信息化管理水平,使企業(yè)和單位能夠從檔案中獲取有效的信息,進一步推動經(jīng)濟的長效發(fā)展。

參考文獻

[1]王希元.中等教育學校檔案管理信息化建設中存在的問題及對策.《檔案與建設》.2011年7期

[2]王存喜,楊玉楓.談高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設.《華北科技學院學報》.2014年11期

[3]鄭玉環(huán).淺析信息技術(shù)在學校檔案管理中的應用.《中國信息技術(shù)教育》.2014年6期

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