盧禮盈

摘 要：公文是一個(gè)機(jī)關(guān)的“臉面”，代表著機(jī)關(guān)的形象，反映著機(jī)關(guān)的工作水平和管理水平。公文審核是確保公文質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是防止不規(guī)范文件印發(fā)的重要步驟，本文重點(diǎn)對(duì)公文審核的內(nèi)容、方法進(jìn)行了具體分析和闡述。

關(guān)鍵詞：文件管理；公文審核把關(guān)；公文質(zhì)量

公文是具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施公務(wù)活動(dòng)的重要工具和載體。其質(zhì)量的高低優(yōu)劣，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)形象和發(fā)文效果。公文審核就是按照中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定和要求，在公文文稿付印之前，對(duì)文稿內(nèi)容、政策界限、決策意圖、實(shí)施措施、條理結(jié)構(gòu)、文字表達(dá)、事實(shí)數(shù)據(jù)、行文程序、公文格式等方面進(jìn)行全面的審查和核對(duì)，保證文稿表述準(zhǔn)確，內(nèi)容完整。公文審核是公文起草工作的延續(xù)，是對(duì)公文的進(jìn)一步完善，是確保公文質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作。對(duì)公文的審核把關(guān)主要從以下幾方面入手：

1 審核政策界限是否清晰

公文作為傳達(dá)政令的工具，其本身具有強(qiáng)烈的政策色彩，這就要求公文審核人員要把講政治放在首位，不斷強(qiáng)化政治觀念和政策意識(shí)，把好政策關(guān)。

政策界限的審核主要看公文所反映和體現(xiàn)的基本立場(chǎng)、觀點(diǎn)，所提出的意見(jiàn)、措施、辦法和要求以及所得出的結(jié)論，是否符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律法規(guī)，是否符合上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神；同現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定是否銜接、有無(wú)矛盾之處。文稿中的內(nèi)容有無(wú)政策界限不清，或把政策界限規(guī)定得過(guò)死、過(guò)寬的情況；有沒(méi)有黨政不分、內(nèi)外不分的問(wèn)題。對(duì)于因情況變化需要對(duì)原有政策作出變更或提出新的政策規(guī)定的，是否與有關(guān)部門協(xié)商溝通。文稿中的觀點(diǎn)、提法是否正確，提出的工作意見(jiàn)、要求、措施和辦法是否切實(shí)可行，有無(wú)主觀武斷或者片面的、絕對(duì)化的問(wèn)題。文稿中所下的結(jié)論是否恰當(dāng)，理由是否充足，收文機(jī)關(guān)是否能夠接受。

如果公文內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策不一致，審核人員應(yīng)提請(qǐng)起草單位弄清情況，根據(jù)法律、法規(guī)和政策會(huì)同有關(guān)部門修改完善。特別是對(duì)規(guī)范性文件，要本著成熟一個(gè)出臺(tái)一個(gè)，不成熟的，堅(jiān)決不呈批或發(fā)文，以免引起不必要的混亂。

2 審核決策意圖是否明確

決策既是集思廣益的結(jié)果，又是領(lǐng)導(dǎo)集體智慧的體現(xiàn)。從行政決策和行政執(zhí)行方面看，領(lǐng)導(dǎo)意圖就是今后單位發(fā)展的大政方針。因此，公文文稿所承載的決策內(nèi)容，一定程度上就是領(lǐng)導(dǎo)意圖的體現(xiàn)，也是制發(fā)文件的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。對(duì)決策意圖的審核就是要保證公文觀點(diǎn)明確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，保證公文承載的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)集體和領(lǐng)導(dǎo)者思路的一致性。

決策意圖的審核主要把握兩個(gè)方面：一是要結(jié)合決策會(huì)議的記錄或者會(huì)后紀(jì)要，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)人的表述，力求使領(lǐng)導(dǎo)決策精神在公文文稿中得以充分展現(xiàn)；二是要審核公文的引文和引言部分，保證領(lǐng)導(dǎo)的決策表述原汁原味、不差分毫。

3 審核實(shí)施措施是否可行

實(shí)施措施是公文的主體所在，也是公文審核的著力點(diǎn)之一。

實(shí)施措施的審核主要看公文所列措施內(nèi)容是否切實(shí)可行，各種措施的依據(jù)是否真實(shí)充分；各種措施之間是否符合邏輯，各種概念是否恰當(dāng)準(zhǔn)確；各種措施或具體事項(xiàng)由哪個(gè)部門執(zhí)行，誰(shuí)是負(fù)責(zé)人，怎樣執(zhí)行，有怎樣的期限和要求以及對(duì)這些具體要求交代得是否明確，是否會(huì)出現(xiàn)相互推諉扯皮的現(xiàn)象。

有了周詳恰當(dāng)、切實(shí)可行、具體明確的實(shí)施措施，便于公文的運(yùn)行和貫徹執(zhí)行，防止公文成“一紙空文”。

4 審核結(jié)構(gòu)條理是否清晰

公文的實(shí)用性相當(dāng)強(qiáng)，印發(fā)公文的目的就是明確收文單位在閱讀完公文后，知道干什么，怎么干，什么標(biāo)準(zhǔn)。這就要求公文的表述一定要清晰明了。因此，結(jié)構(gòu)與條理在公文中的重要性尤為突出，也是公文審核的環(huán)節(jié)之一。

結(jié)構(gòu)條理的審核主要看公文的層次是否清晰，條理是否清楚，中心是否明確，重點(diǎn)是否突出。公文一般采用“憑——析——斷”的結(jié)構(gòu)，“憑”是公文的目的，常用“為了”、“依據(jù)”、“遵照”等詞語(yǔ)，表述清楚行文的根據(jù)和目的；“析”是公文的主體，具體安排任務(wù)，部署工作，是公文的核心部分，占有比較大的篇幅；“斷”是在公文最后提出的希望和要求，起強(qiáng)調(diào)作用。這樣的結(jié)構(gòu)布局已經(jīng)成為了固定的式樣，較為周密嚴(yán)謹(jǐn)。公文主體部分的容量較大，篇幅較長(zhǎng)，很容易理不出頭緒，造成模糊不清的現(xiàn)象，影響公文內(nèi)容的表達(dá)。為了保證條理清晰，通常采用序數(shù)的辦法來(lái)區(qū)分層次。

結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰的公文，給收文方領(lǐng)會(huì)公文精神，實(shí)踐公文內(nèi)容帶來(lái)許多便利。

5 審核文字表達(dá)是否得體

公文是一種通過(guò)文字來(lái)傳達(dá)政令的重要工具，文字使用的準(zhǔn)確性和簡(jiǎn)潔性是其最基本的要求。同時(shí)，公文又是一種特殊的文體，有常用字句和固定的書寫方式。根據(jù)行文規(guī)則的要求，公文文字要觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，力求精練，而且要字詞規(guī)范，樸實(shí)無(wú)華。因此，在公文的審核中，對(duì)文字的要求是嚴(yán)謹(jǐn)而細(xì)致的，要求審核人員以一絲不茍、嚴(yán)肅認(rèn)真的科學(xué)態(tài)度，字斟句酌，錘煉文字，力求使文稿準(zhǔn)確運(yùn)用公文語(yǔ)體，達(dá)到以記述為特征，以實(shí)用為目的，使每一個(gè)字都有每一個(gè)字的作用，每一句話都有每一句話的力度。

文字表達(dá)的審核主要看措辭是否準(zhǔn)確，表達(dá)是否周密，文字是否流暢；文件中的觀點(diǎn)、思想、意見(jiàn)和主張是否完整、明確的體現(xiàn)了公文的內(nèi)容和整個(gè)的行文意圖；文句段落的內(nèi)容是否概念準(zhǔn)確、判斷恰當(dāng)、合乎邏輯。文字的表述是否上下一致，前后一致，有無(wú)上下、前后矛盾的問(wèn)題；語(yǔ)法修辭是否合乎規(guī)范，句子是否通順完整，有無(wú)詞搭配不當(dāng)、詞序不對(duì)或成份殘缺等現(xiàn)象；篇幅長(zhǎng)度是否適宜，有無(wú)空話、套話，有無(wú)錯(cuò)別字、生僻字、怪字；使用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確規(guī)范，有無(wú)濫用省略和簡(jiǎn)稱等現(xiàn)象。

在尊重并保持公文原意的前提下，敢于負(fù)責(zé)地對(duì)語(yǔ)言文字方面存在的問(wèn)題做一些技術(shù)處理，淘汰那些與主題無(wú)關(guān)的內(nèi)容和詞句，刪掉那些空話、套話、廢話和多余的沒(méi)有典型意義的材料，加工、潤(rùn)色那些不莊重、不準(zhǔn)確、不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范的語(yǔ)言。通過(guò)精雕細(xì)刻，使公文主題更加鮮明，語(yǔ)言更加精煉，篇幅更加簡(jiǎn)短，成為“精品”力作。

6 審核事實(shí)數(shù)據(jù)是否真實(shí)

公文是政策的載體，事實(shí)數(shù)據(jù)是決策的依據(jù)，事實(shí)數(shù)據(jù)的真實(shí)性關(guān)系到政策的真實(shí)性與可行性，符合實(shí)際的事實(shí)數(shù)據(jù)即真實(shí)可靠的事實(shí)數(shù)據(jù)是公文的生命。

公文凡涉及到的對(duì)工作的全面分析，對(duì)具體人的評(píng)價(jià)，都要運(yùn)用辯證的觀點(diǎn)去審核，既看到長(zhǎng)處也看到短處，既看到成績(jī)也看到不足，力求客觀準(zhǔn)確；凡涉及到具體事情的發(fā)生、發(fā)展和結(jié)果，一定要尊重客觀事實(shí)，保證真實(shí)地?cái)⑹稣麄€(gè)過(guò)程，不護(hù)短，不溢美，一就是一，二就是二，堅(jiān)決杜絕情感偏差，克服主觀傾向，還事實(shí)以真面目；凡涉及到的具體數(shù)據(jù)，一定要來(lái)之有據(jù)，查之有憑，不可以想當(dāng)然地預(yù)計(jì)，也不可以主觀地估摸；即使是細(xì)微的浮夸也會(huì)給機(jī)關(guān)單位，甚至給國(guó)家造成不應(yīng)有的損失。

7 審核行文程序是否恰當(dāng)

確保行文程序的合法性，保證行文手續(xù)符合要求，是公文審核的又一重要內(nèi)容。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》就“行文規(guī)則”和“發(fā)文辦理”作了明確的規(guī)定，這是審核行文程序的兩大標(biāo)準(zhǔn)。

行文程序的審核主要是從實(shí)際效用的角度出發(fā)，審核行文的必要性，確有必要方可行文；從機(jī)關(guān)單位的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍審核行文關(guān)系；從公文制發(fā)的過(guò)程（公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印制、用印、登記、分發(fā)等）審核行文的程序；從行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系審核行文方式。

有些文件可以用函件、參閱文件或“白頭文件”行文的，就不要用“紅頭”的、正式的文件印發(fā)。對(duì)一些可發(fā)可不發(fā)的文件，應(yīng)堅(jiān)決不發(fā)。這樣，不僅有利于提高公文質(zhì)量，而且可以減少公文數(shù)量，克服文牘主義，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

8 審核公文格式是否規(guī)范

公文是一種具有特定體式的文章，因此，起草公文和審核公文時(shí)，要嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，認(rèn)真審核公文的規(guī)格樣式及其組成要素。

公文格式的審核主要是看行文名義是否得當(dāng)，文種使用是否合適；標(biāo)題是否規(guī)范完整，發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)是否準(zhǔn)確；上行文要審核其簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名是否注明，“請(qǐng)示”公文中是否在附注處注明了聯(lián)系人的姓名和電話；主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)的主次地位有無(wú)混淆和重復(fù)標(biāo)注；有無(wú)附件，附件名稱及其順序與所附原件及其順序是否一一對(duì)應(yīng)；涉及緊急或秘密事項(xiàng)的文件緊急程度或密級(jí)的標(biāo)定是否恰當(dāng)；人名、地名的引用是否準(zhǔn)確，文稿中引用公文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)是否齊全；數(shù)字使用是否準(zhǔn)確規(guī)范，成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍是否符合規(guī)定；公文主題詞的含義是否明確，主題詞的排列是否規(guī)范；版記是否全面。

審核中，對(duì)不符合要求的文稿，要及時(shí)增補(bǔ)或更換，補(bǔ)充完整后才能正式發(fā)文，使公文保持莊重、大方的形象，統(tǒng)一、規(guī)范的格式，有效發(fā)揮公文應(yīng)有的作用。

公文體式的準(zhǔn)確規(guī)范，單靠核稿人員的把關(guān)是不夠的，還要強(qiáng)化擬辦人員的責(zé)任。審核人員要將審核把關(guān)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和錯(cuò)誤及時(shí)通報(bào)擬辦同志，提出糾正建議，促進(jìn)大家共同養(yǎng)成注重質(zhì)量、講究規(guī)范的良好習(xí)慣，從而減少差錯(cuò)，不斷提高辦文質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

[1]朱忠義.念好五字訣 做好公文審核工作.辦公室業(yè)務(wù)，2008，（5）

[2]裴建饒.公文審核“五要訣”.秘書工作，2013，（8）