陳靜

摘要：人事檔案是個(gè)人成長歷史的真實(shí)記錄，為用人單位提供了詳細(xì)的參考信息。隨著我國人事制度的改革，人事檔案工作面臨著非常大的挑戰(zhàn)，一系列矛盾不斷顯現(xiàn)，成為了當(dāng)前迫切需要解決的問題。另外，針對人事檔案如何有效的促進(jìn)人力資源效率的提升是當(dāng)前的熱門話題。本文研究人事檔案與人力資源耦合及提效有關(guān)問題，首先從當(dāng)前人事檔案管理工作存在的突出問題分析出發(fā)，包括人事檔案材料虛假、分散，人事檔案內(nèi)容簡單、雷同以及人事檔案開發(fā)利用程度較低，然后就人事檔案在人力資源開發(fā)中的作用從發(fā)揮組織內(nèi)人力資源效率、促進(jìn)人力資源合理配置和優(yōu)化、規(guī)范人力資源需求三大方面進(jìn)行了深入的剖析，最后就如何基于有效挖掘人力資源開發(fā)作用目的下強(qiáng)化人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議進(jìn)行了全面的闡述。希望為提升今后我國的人事檔案管理實(shí)踐工作效率，促進(jìn)人力資源的開發(fā)程度奠定一個(gè)具有參考價(jià)值的文獻(xiàn)基礎(chǔ)材料。

關(guān)鍵詞：人事檔案 人力資源 耦合

一、當(dāng)前人事檔案管理工作存在的突出問題

1.人事檔案材料虛假、分散

人事檔案材料虛假、分散主要是由于人事檔案管理單位在人事檔案上嚴(yán)肅性失真造成的。通過實(shí)踐調(diào)查發(fā)現(xiàn)，人事檔案材料虛假主要體現(xiàn)在個(gè)人工作時(shí)間的提前、學(xué)歷的提高、年齡的降低等諸多方面，從而嚴(yán)重造成人事檔案材料喪失了其原有的真實(shí)性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，最終使得人力資源計(jì)劃中就人力的配置計(jì)劃、退休返聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃等方面不能夠有效的制定和執(zhí)行，給當(dāng)前及未來的人力資源供求造成了極其嚴(yán)重的負(fù)面影響。

另外，人事檔案材料的分散也是一個(gè)非常突出的問題。相關(guān)人事檔案管理部門主要掌握了個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷等方面的信息，然而并沒有完全在人事檔案材料中得到完整的記錄和收集。這種情況直接造成了人力資源成本的增加，破壞了人事檔案材料內(nèi)容的完整性，也不能夠充分的反映出員工真實(shí)的面貌。

2.人事檔案內(nèi)容簡單、雷同

人事檔案內(nèi)容簡單、雷同的現(xiàn)象主要體現(xiàn)在“厚古薄今”和“千人一面”等方面。同時(shí)，人事檔案材料內(nèi)容的抽象及鑒定往往也是千篇一律，完全區(qū)分不出每個(gè)人的個(gè)性特點(diǎn)，失去了真正意義上的人事檔案材料具備的參考價(jià)值，降低了人力資源的區(qū)分度。并且，人事檔案內(nèi)容的簡單、雷同也影響到了員工正常的晉升和輪換等安排，造成員工內(nèi)在的挫敗感，從而使得用人單位蒙受了不必須要的損失。

3.人事檔案開發(fā)利用程度較低

人事檔案開發(fā)利用程度較低體現(xiàn)在重“藏”和輕“用”的守舊思想觀念上面。一是相關(guān)的人事檔案管理部門常常將人事檔案管理工作誤認(rèn)為是一項(xiàng)具體的事項(xiàng)，特定部門抓好相關(guān)的工作就可以的，領(lǐng)導(dǎo)的工作的重點(diǎn)在于如何最大程度上保障人事檔案材料的完整性和安全性，確保對人事檔案在硬件和軟件上的投入，從而忽視了對人事檔案信息資源的利用；二是人事檔案管理工作人員兼職過多，根本無法集中精力搞好人事檔案管理的工作。在實(shí)踐操作過程中，僅僅對人事檔案材料的保密存放、分類整理等方面加大工作的力度，并且對于人事檔案利用工作的設(shè)想、規(guī)劃等考慮較少。

二、人事檔案在人力資源開發(fā)中的作用分析

1.發(fā)揮組織內(nèi)人力資源效率

發(fā)揮組織內(nèi)人力資源效率體現(xiàn)在可以有效的提升人事檔案當(dāng)事人的成長軌跡，從而預(yù)期其未來發(fā)展的空間，避免人才埋沒等問題的出現(xiàn)。充分發(fā)揮出組織內(nèi)人力資源效率有利于人事檔案系統(tǒng)功能的發(fā)揮，依據(jù)人事檔案提供的信息，保障各類專業(yè)性人才揚(yáng)長避短、各司其職，最大限度的開發(fā)出人才效率，最終實(shí)現(xiàn)用人單位人力資源效率的最大化。

2.促進(jìn)人力資源合理配置

促進(jìn)人力資源合理配置體現(xiàn)在根據(jù)人事檔案信息完整、真實(shí)的記錄，對人事檔案當(dāng)事人的材料進(jìn)行科學(xué)的管理。例如，根據(jù)人事檔案當(dāng)事人不同的能力和個(gè)性化的特點(diǎn)，合理配置，將人事配置到最能夠發(fā)揮作用的崗位之上，真正發(fā)揮出人才的作用。另外，也可以促使人事檔案管理部門之間、人事檔案系統(tǒng)之間、用人單位之間就人才合理流動(dòng)的秩序，盡可能的減少人才積壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象發(fā)生，從而為用人單位的迅速發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。

3.優(yōu)化、規(guī)范人力資源需求

優(yōu)化、規(guī)范人力資源需求是人事檔案管理對人力資源推動(dòng)作用另外一個(gè)非常顯著的方面。影響人力資源需求的因素主要來自于用人單位的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，有效的人事檔案管理工作對于分析單位組織結(jié)構(gòu)中的人力資源狀況及該種情況是否能夠有效的適應(yīng)用人單位未來的發(fā)展和變革需求，是否有利于為用人單位就人力資源方面的計(jì)劃等方面?？傮w而言，脫離了人事檔案管理工作來討論人力資源的需求預(yù)測是一種非常不科學(xué)、不規(guī)范，甚至是片面的泛泛而談。

三、基于有效挖掘人力資源開發(fā)作用目的下強(qiáng)化人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

人事檔案是個(gè)人成長歷史的真實(shí)記錄，為用人單位提供了詳細(xì)的參考信息。隨著我國人事制度的改革，人事檔案工作面臨著非常大的挑戰(zhàn)，一系列矛盾不斷顯現(xiàn)，成為了當(dāng)前迫切需要解決的問題。為此本文結(jié)合實(shí)踐工作，基于有效挖掘人力資源開發(fā)作用目的下強(qiáng)化人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行針對性的額闡述。

首先，需要健全人事檔案管理部門在人事檔案管理上的制度。例如，在人事檔案材料方面的管理需要及時(shí)、完整，并且人事檔案材料的整體要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。同時(shí)，人事檔案的借閱需要根據(jù)具體的情況具體分析，對用人單位和其他單位需要加以區(qū)分，注重人事檔案的安全性。最后，人事檔案的更新要及時(shí)、準(zhǔn)確，特別是需要注重對人事檔案新內(nèi)容的主動(dòng)補(bǔ)充和調(diào)整。

其次，需要轉(zhuǎn)變重“藏”和輕“用”的守舊思想觀念，樹立與時(shí)俱進(jìn)的人事檔案管理制度。具體而言，人事檔案管理部門首先需要認(rèn)清形勢，擺正位置和端正態(tài)度，增強(qiáng)人事檔案管理上面的服務(wù)意識(shí)。另外，還需要改變長期以來被動(dòng)式的人事檔案管理方式，加強(qiáng)人事檔案管理工作的主動(dòng)性，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理理念的變革，保障人力資源效率水平的提升。

最后，提升人事檔案管理的現(xiàn)代化水平?；谌耸聶n案材料復(fù)雜、繁多等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理方式已經(jīng)不能夠有效滿足我國人事檔案結(jié)構(gòu)多樣化的需要。一味保守著傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，勢必會(huì)給當(dāng)前人事檔案材料的查詢帶來諸多的不便之處，并且也會(huì)造成人事檔案管理工作上的混亂。為此，人事檔案管理模式的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)成為了現(xiàn)實(shí)的訴求，必須要構(gòu)建有效的人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息材料的聯(lián)網(wǎng)檢索，拓寬人事檔案信息的內(nèi)涵。并且，借助于新一代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效率的提升，為用人單位在選人、用人、育人等方面留下更大的彈性空間，實(shí)現(xiàn)人力資源效率的最大化。

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