孫　杰　吳曉文（國(guó)家海洋局東海信息中心，上海，200136）

信息化手段下海洋檔案信息資源的整合與共享*

孫杰吳曉文
（國(guó)家海洋局東海信息中心，上海，200136）

文章根據(jù)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的新形勢(shì)與海洋局檔案工作的特點(diǎn)，結(jié)合國(guó)家海洋局東海檔案館檔案管理工作的實(shí)際情況，就如何借助信息化手段，整合共享海洋檔案信息資源提出了切實(shí)可行的解決設(shè)想，以期有效推動(dòng)本館檔案信息化工作的進(jìn)一步發(fā)展，也為同類型單位的檔案信息化建設(shè)提供借鑒。

海洋檔案信息孤島信息整合虛擬化

海洋檔案是海洋工作各項(xiàng)活動(dòng)的記錄和憑證，它包括國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人，在從事海洋的管理、科研調(diào)查、資源開發(fā)、公益服務(wù)、對(duì)外合作與交流以及海洋部門黨政工作等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家及社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始的歷史記錄［1］。

海洋檔案涉及的內(nèi)容多，范圍廣，被稱為“偉大的藍(lán)色記憶”。每年都有大量的海洋檔案進(jìn)入各級(jí)海洋檔案管理部門，并以其豐富的、有價(jià)值的情報(bào)信息成為重要的科技信息資源。為了充分響應(yīng)國(guó)家海洋局“第二次歷史海洋檔案進(jìn)館工作”［2］的號(hào)召，實(shí)現(xiàn)我館信息技術(shù)階段向信息資源階段的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，我館結(jié)合自身特點(diǎn)，全面開展了檔案資源整合工作，不但進(jìn)行了檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，而且著重考慮了如何借助信息化手段來整合共享海洋檔案信息資源，為整個(gè)涉海單位資源共建共享工作的開展提供重要的決策信息。

1　分局海洋檔案管理和利用現(xiàn)狀

雖然分局信息化建設(shè)工作起步較早，經(jīng)過前期的信息化建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施基本建設(shè)完畢，完成了內(nèi)網(wǎng)、業(yè)務(wù)專網(wǎng)和外網(wǎng)的建設(shè)；但是檔案信息化建設(shè)起步較晚，直至2011年我館初步建設(shè)了檔案管理系統(tǒng)，主要管理海洋觀測(cè)監(jiān)測(cè)檔案及其他一些常見類型的檔案。2012年我館完成了業(yè)務(wù)專網(wǎng)的整合，2014年3月搬遷至新的辦公地點(diǎn)后，分局投入大量人力物力，將分局其他一些未納入集中管理的檔案或納入管理范圍但歸檔不及時(shí)的檔案進(jìn)行了兩次集中進(jìn)館工作，同時(shí)開始建設(shè)實(shí)物檔案館，進(jìn)行實(shí)物檔案的集中征集。

隨著檔案管理工作和信息化的逐步深入，現(xiàn)有信息化建設(shè)無法滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，數(shù)字化資源建設(shè)基礎(chǔ)薄弱。現(xiàn)有檔案均為實(shí)體檔案進(jìn)館保存，借閱多為實(shí)體方式，數(shù)字化檔案資源較少，更多的海洋檔案資源無法進(jìn)行有效利用。

其次，檔案管理系統(tǒng)功能單一?，F(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)功能上偏重于檔案的管理和保存，利用功能相對(duì)欠缺；隨著檔案類型的增加，系統(tǒng)尚無針對(duì)新類型檔案的管理和利用功能。

再次，檔案資源實(shí)時(shí)共享受限?，F(xiàn)有系統(tǒng)與綜合業(yè)務(wù)平臺(tái)、其他應(yīng)用系統(tǒng)之間無法進(jìn)行互聯(lián)，形成了信息孤島。

此外，我館的檔案管理現(xiàn)狀已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案信息資源利用方面的需求，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）歷史海洋檔案經(jīng)常需要調(diào)卷翻閱，容易毀損；

（2）檔案管理僅僅局限于條目管理，尚未涉及全文管理；

（3）檔案管理系統(tǒng)無法與其他系統(tǒng)互聯(lián)，信息資源共享利用非常不便，形成信息孤島；

（4）檔案資源利用效率低，在工作中查檔困難，無法為海洋局工作的開展提供有效的決策輔助；

（5）檔案資源提供給其他政府部門或社會(huì)利用時(shí)，手續(xù)繁瑣，不但增加行政成本，也很不安全，重要資料容易泄露。

因此，如何提升局管檔案資料的質(zhì)量，提高業(yè)務(wù)人員的日常辦公效率，加強(qiáng)檔案信息資源整合共享，是我館在信息化建設(shè)和日常管理過程中面臨的重大課題與難題。

2　信息化改變海洋檔案管理和利用現(xiàn)狀

經(jīng)過深入分析我館目前檔案管理和利用過程中存在的問題，我們最終決定在原有檔案管理軟件的基礎(chǔ)上進(jìn)行功能改造，借助我局“三網(wǎng)”建設(shè)成果，輔以數(shù)據(jù)資源制作、虛擬檔案館和檔案利用中心等平臺(tái)配套建設(shè)，將實(shí)現(xiàn)海洋檔案信息資源整合與共享作為本期項(xiàng)目建設(shè)重中之重。

整個(gè)項(xiàng)目構(gòu)建出功能金字塔模型，打造了三個(gè)整合、三個(gè)共享和兩個(gè)特色重點(diǎn)功能，如圖1所示。

圖1　建設(shè)重點(diǎn)功能金字塔模型圖

在資源整合上，本項(xiàng)目主要關(guān)注數(shù)字化整合、系統(tǒng)化整合和一體化整合三個(gè)方面：

（1）歷史檔案的數(shù)字化整合——完成歷史檔案中的基建檔案（含船舶、房產(chǎn)）、科技項(xiàng)目檔案、執(zhí)法案卷等總計(jì)2500卷左右檔案的數(shù)字化掃描工作，并對(duì)館藏實(shí)物（如錦旗、模型、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)狀、設(shè)備零部件）進(jìn)行實(shí)物建檔，有效發(fā)揮歷史檔案的利用價(jià)值。

（2）各類檔案資源的系統(tǒng)化整合——利用改造后的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了多渠道靈活化檔案信息收集，提升了各類檔案信息資源的全面管理與利用功能，檔案類型覆蓋文書檔案、基建檔案、科研檔案、船舶檔案、照片檔案、音視頻檔案等，還特別針對(duì)船舶檔案提供了完整的歸檔管理解決方案。

（3）各類應(yīng)用系統(tǒng)的一體化整合——針對(duì)現(xiàn)有的各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、綜合業(yè)務(wù)平臺(tái)等），定制開發(fā)一體化歸檔接口，實(shí)現(xiàn)與各應(yīng)用系統(tǒng)的無縫銜接，增強(qiáng)了應(yīng)用系統(tǒng)中信息資源歸檔的即時(shí)性，實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的交互集成。

在共享利用上，本項(xiàng)目建設(shè)實(shí)現(xiàn)了可視化建設(shè)、虛擬化展示和門戶化應(yīng)用三項(xiàng)重點(diǎn)功能：

（1）庫(kù)房管理的可視化建設(shè)——進(jìn)行庫(kù)房可視化管理和虛擬庫(kù)房建設(shè)，利用3D建模技術(shù)，將庫(kù)房建模的結(jié)果嵌入到檔案管理系統(tǒng)中，最終實(shí)現(xiàn)用戶利用檔案時(shí)即可進(jìn)行智慧庫(kù)房管理。

（2）實(shí)物檔案的虛擬化展示——基于實(shí)物檔案建設(shè)虛擬展廳，用戶可通過虛擬展廳瀏覽海洋檔案宣傳展示實(shí)景，并可結(jié)合實(shí)物展的不同主題，在線編輯與維護(hù)展示內(nèi)容。

（3）檔案資源的門戶化應(yīng)用——通過搭建檔案利用中心門戶，實(shí)現(xiàn)檔案資源的虛擬陳展、專題瀏覽和一體化檢索等利用功能的一門式應(yīng)用，建立海洋檔案資源的實(shí)時(shí)共享利用門戶。

此外，本項(xiàng)目建設(shè)通過引入數(shù)據(jù)挖掘和流程自定義技術(shù)，完善了檢索和借閱功能，提升了系統(tǒng)的便捷性和安全性：

（1）方便使用——實(shí)現(xiàn)一體化檢索和業(yè)務(wù)專題匯編，在方便利用者查找利用檔案的同時(shí)，又幫助業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)了對(duì)海洋業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的深層次開發(fā)利用。

（2）確保安全——增加了多級(jí)借閱審批流程，實(shí)現(xiàn)了借閱全流程管理，按照借閱者的身份授權(quán)，結(jié)合不同的檔案內(nèi)容啟動(dòng)不同的審批流程，確保了不同密級(jí)檔案的安全利用。

3　海洋檔案信息資源整合與共享成效分析

海洋檔案信息資源整合（數(shù)字化、系統(tǒng)化、一體化）與共享（可視化、虛擬化、門戶化）的實(shí)現(xiàn)，大大提升了我館海洋檔案的管理效率和利用價(jià)值，將為海洋局業(yè)務(wù)工作的開展提供重要輔助決策手段。在本期信息化建設(shè)完成后，我館海洋檔案的整體業(yè)務(wù)流程如圖2所示。

圖2　信息化手段下海洋檔案資源整合與共享業(yè)務(wù)流程圖

該業(yè)務(wù)流程參考OAIS［3］系統(tǒng)模型進(jìn)行設(shè)計(jì)，按照檔案業(yè)務(wù)的收、管、存、用四個(gè)方面進(jìn)行梳理，分別對(duì)整合共享后的效果進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

（1）檔案收集——多渠道采集的實(shí)現(xiàn)

通過數(shù)字化加工和實(shí)物檔案建檔，確保存量檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字資源進(jìn)行統(tǒng)一管理和利用；通過系統(tǒng)提供多種數(shù)據(jù)采集方式，確保前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的在線接收；對(duì)于非聯(lián)網(wǎng)單位及機(jī)構(gòu)（如執(zhí)行任務(wù)的船舶），可單獨(dú)安裝檔案數(shù)據(jù)收集工具，進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的收集；對(duì)于增量檔案，則提供手工著錄方式完成數(shù)據(jù)收集。

（2）檔案管理——全方位管理的實(shí)現(xiàn)

提供各種應(yīng)用系統(tǒng)的歸檔接口，實(shí)現(xiàn)各應(yīng)用系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的無縫銜接；提供自定義工作流引擎，實(shí)現(xiàn)檔案借閱全流程管理；通過內(nèi)容發(fā)布管理，實(shí)時(shí)控制檔案利用門戶的發(fā)布內(nèi)容；利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，實(shí)現(xiàn)更多檔案資源的專題編研及管理；通過檢索等方式自主選擇需要導(dǎo)出的檔案內(nèi)容，將相應(yīng)的案卷以及電子全文信息統(tǒng)一導(dǎo)出管理。此外，管理功能與庫(kù)房系統(tǒng)進(jìn)行集成，提供虛擬庫(kù)房管理功能。

（3）檔案保存——虛擬化庫(kù)房的實(shí)現(xiàn)

根據(jù)實(shí)體庫(kù)房的情況，進(jìn)行3D庫(kù)房的建模，將建模結(jié)果嵌入到檔案管理系統(tǒng)中，最終實(shí)現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)中即可在3D庫(kù)房場(chǎng)景中進(jìn)行前后走動(dòng)。將檔案系統(tǒng)與密集架、溫濕度儀進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)點(diǎn)控的智慧庫(kù)房管理，并通過三維虛擬庫(kù)房管理功能，提高庫(kù)房管理效率，實(shí)現(xiàn)資源的集中安全保存。

（4）檔案利用——資源共建共享的實(shí)現(xiàn)

依托“數(shù)字海洋”專網(wǎng)，利用系統(tǒng)一體化歸檔接口，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互集成，打造專網(wǎng)資源共享服務(wù)，打破了海洋系統(tǒng)內(nèi)部傳統(tǒng)的“孤島式”信息化建設(shè)方式；通過建設(shè)檔案利用中心門戶，集虛擬陳展、專題瀏覽和一體化檢索等共享利用功能于一身，實(shí)現(xiàn)檔案信息開放利用。

綜上所述，該業(yè)務(wù)流程采用各種信息化手段，對(duì)我館檔案系統(tǒng)各項(xiàng)功能進(jìn)行了不同程度的提升，有效輔助了檔案業(yè)務(wù)收、管、存、用四方面建設(shè)，工作效率的提高是顯而易見的，且將資源共建共享落地實(shí)施，滿足了檔案信息資源利用方面的迫切需求。

4　結(jié)束語

我館本期檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，通過運(yùn)用各種信息化手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合與共享，打破了信息孤島現(xiàn)象，是海洋系統(tǒng)深入利用檔案信息資源的一次成功嘗試。項(xiàng)目取得了預(yù)期的效果，也為同類型單位檔案信息化建設(shè)工作探索出一條切實(shí)可行之路。

*本文系國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“東海海洋業(yè)務(wù)檔案資源整合及共享機(jī)制研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2014-X-63）研究成果之一。

［1］《海洋檔案管理規(guī)定》［EB/OL］.http://wenku.baidu.com/link?url=xdZkgkDJg-SIruq19E9Nm8Cc3bDURC0rvUOU8x8wNz6s8twNPRdyATT6Zh4UQ0RYLrYgu3N8qX-7fYHIfsrG2NyWsgtDB1azXSPWjsEJQHK.

［2］國(guó)家海洋局第二次歷史海洋檔案進(jìn)館工作［EB/OL］.http://www.coi.gov.cn/news/zhongxindt/201501/t20150109_32090.html.

［3］ISO 14721∶2012，Space data and information transfer systems——Open archival information system（OAIS）—Reference model［S］.

［4］《全國(guó)海洋檔案工作“十二五”發(fā)展規(guī)劃綱要》出臺(tái)［EB/OL］.http://news.hexun.com/2011-03-25/128232870.html.

孫杰，國(guó)家海洋局東海信息中心檔案室主任，工程碩士，副研究館員，主要研究方向?yàn)楹Ｑ蠊こ?、海洋信息、檔案管理。

吳曉文，女，國(guó)家海洋局東海信息中心工程師，碩士，主要研究方向?yàn)闄n案管理、海洋數(shù)據(jù)挖掘。

Integration and Sharing of Marine Archives Information Resources by Means of Information

Sun Jie，Wu Xiaowen
（East Sea Information Center，S.O.A，Shanghai，200136）

According to the new situation of the construction of archives information and the characteristics of the archives work of the S.O.A，combined with the actual situation of archives management of the East Sea Archives，S.O.A，feasible solving ideas on how to use information technology to integrate and share the marine archives information resources is put forward.It not only can effectively promote the further development of the self archives information work，but also provides an important reference for the same type of units of the archives information construction.

Marine Archives；Information Island；Information Integration；Virtualization

G270.7