劉國(guó)華（連云港市海州區(qū)農(nóng)林水利局，江蘇連云港，22200122001）

蘇北林業(yè)系統(tǒng)關(guān)于美國(guó)白蛾防控檔案管理的實(shí)踐與思考

劉國(guó)華
（連云港市海州區(qū)農(nóng)林水利局，江蘇連云港，22200122001）

蘇北林業(yè)系統(tǒng)在美國(guó)白蛾防控工作中已形成了一整套的檔案，這些檔案的形成既是美國(guó)白蛾防控的重要成果和歷史記錄，同時(shí)也為林業(yè)系統(tǒng)進(jìn)一步開展美國(guó)白蛾防控工作提供了強(qiáng)有力的科學(xué)依據(jù)。

一、蘇北林業(yè)系統(tǒng)美國(guó)白蛾防控檔案工作的實(shí)踐

1.防控檔案的收集

連云港市地處蘇北地區(qū)最北端，自2010年8月連云港首次發(fā)現(xiàn)美國(guó)白蛾，幾年間疫情迅速蔓延，疫情林木成倍增長(zhǎng)，加強(qiáng)管理美國(guó)白蛾防控產(chǎn)生的各種檔案資料就顯得尤為重要?，F(xiàn)已形成了包括文字、圖表、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、圖片、音像在內(nèi)的1326卷冊(cè)防控檔案。內(nèi)容涉及：中央、省、市的相關(guān)文件；美國(guó)白蛾防控責(zé)任狀；防控方案；監(jiān)測(cè)預(yù)警開展情況；疫情監(jiān)測(cè)日?qǐng)?bào)表、月報(bào)表、年報(bào)表、總結(jié)分析；防控簡(jiǎn)報(bào)；音像；蟲體標(biāo)本；重災(zāi)區(qū)防控進(jìn)度及質(zhì)量報(bào)告；防控經(jīng)費(fèi)落實(shí)；藥劑藥械購(gòu)置與發(fā)放記錄；飛機(jī)防治記錄；流入流出苗木出圃檢疫單；越冬基數(shù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)表等。這些檔案對(duì)跟蹤疫情的發(fā)展，對(duì)美國(guó)白蛾防控工作有著至關(guān)重要的作用。

2.防控檔案的整理

美國(guó)白蛾防控檔案內(nèi)容繁雜、數(shù)量眾多，林業(yè)系統(tǒng)對(duì)白蛾防控檔案進(jìn)行了專題案卷式整理。我們對(duì)防控檔案材料進(jìn)行認(rèn)真分析，尋找出它們之間的緊密聯(lián)系，將文件材料進(jìn)行實(shí)體分類，做到檔案歸檔科目清晰。同時(shí)還編制了美國(guó)白蛾防控檔案材料總目錄，下列多個(gè)子目錄，如組織體系、防控技術(shù)材料、數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)、政策法規(guī)、蟲體標(biāo)本等。

3.防控檔案數(shù)字化的實(shí)施

為更好地利用美國(guó)白蛾防控檔案，我們將所有整理歸檔的紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，統(tǒng)一錄入到文檔一體化系統(tǒng)中，自動(dòng)完成各類檔案文件材料的統(tǒng)計(jì)工作，減少對(duì)實(shí)體檔案的利用頻次。還定期將美國(guó)白蛾發(fā)生面積、防治面積以及用藥等情況上報(bào)省森林病蟲害防治信息系統(tǒng)，為美國(guó)白蛾實(shí)現(xiàn)有效防控提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。工作中為了確保檔案實(shí)體和載體的安全，歸檔電子文件與歸檔紙質(zhì)文件采用“雙軌制”整理方法，并定期做好數(shù)據(jù)備份工作。

二、蘇北林業(yè)系統(tǒng)美國(guó)白蛾防控檔案管理工作中存在的不足

1.美國(guó)白蛾防控檔案整理不規(guī)范。目前，對(duì)于美國(guó)白蛾防控檔案國(guó)家尚無(wú)專門的管理辦法，檔案整理缺乏政策性引導(dǎo)和建議。工作中產(chǎn)生的監(jiān)測(cè)、預(yù)報(bào)、普查等有價(jià)值的文件材料不能及時(shí)規(guī)范地收集整理歸檔，甚至出現(xiàn)材料損毀、丟失現(xiàn)象，這嚴(yán)重影響了美國(guó)白蛾防控檔案的完整性，也致使林業(yè)系統(tǒng)難以對(duì)美國(guó)白蛾疫情發(fā)生情況和發(fā)展規(guī)律進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷和掌控。

2.美國(guó)白蛾防控檔案信息化處理能力不高。隨著數(shù)字林業(yè)的開展，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來(lái)越不適應(yīng)現(xiàn)代林業(yè)事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，加快檔案數(shù)字化步伐已顯得十分迫切。但是目前美國(guó)白蛾防控檔案的信息化還存在諸多問題，特別是大多檔案管理員未經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓(xùn)，文檔錄入操作不夠熟練，尚未做到全文數(shù)字化，這嚴(yán)重制約著檔案信息化發(fā)展。

3.檔案管理專業(yè)能力欠缺

基層單位的檔案管理人員一般都是兼職較多，業(yè)務(wù)水平不高，對(duì)于處理林業(yè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)性強(qiáng)的檔案更是有難度。檔案管理人員林業(yè)專業(yè)知識(shí)、歸檔材料鑒別能力的欠缺，造成了檔案材料分類不清，影響到美國(guó)白蛾防控檔案的建設(shè)。

4.防控檔案開發(fā)利用受限制

工作中對(duì)檔案材料的開發(fā)利用缺乏主動(dòng)性。對(duì)于美國(guó)白蛾防控檔案的特殊性認(rèn)識(shí)不夠，收集的重點(diǎn)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)材料不能及時(shí)與防治專家交流分析，檔案材料得不到充分利用。對(duì)檔案信息未能進(jìn)行有效撐握，防控知識(shí)得不到及時(shí)傳播、交流，造成社會(huì)熟知度低，防控參與意識(shí)淡薄。

市領(lǐng)導(dǎo)督查美國(guó)白蛾防治工作

三、加強(qiáng)美國(guó)白蛾防控檔案工作的幾點(diǎn)建議

針對(duì)目前美國(guó)白蛾防控檔案工作的現(xiàn)狀與不足，我們要立足當(dāng)前，貼近林業(yè)工作實(shí)際，以防控工作的需求為導(dǎo)向，不斷提升檔案的利用服務(wù)水平。

1.完善防控檔案管理制度

美國(guó)白蛾防控檔案管理是林業(yè)工作的重要組成部分，為了不斷完善美國(guó)白蛾防控檔案的管理，針對(duì)美國(guó)白蛾防控檔案自身的特點(diǎn)，我們制定了《連云港林業(yè)系統(tǒng)美國(guó)白蛾防控檔案管理制度》《檔案管理人員職責(zé)》和《美國(guó)白蛾防控檔案立卷歸檔制度》等，通過這些制度的建立，確保防控檔案工作步入制度化、規(guī)范化的軌道。同時(shí)堅(jiān)持日?qǐng)?bào)告制度，按照“監(jiān)測(cè)及時(shí)、預(yù)報(bào)準(zhǔn)確”的總體要求，提高監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的科學(xué)性和預(yù)報(bào)的準(zhǔn)確性，形成規(guī)范的蟲情監(jiān)測(cè)檔案，為美國(guó)白蛾防控提供準(zhǔn)確的信息和依據(jù)。在實(shí)際工作中既要有制度又要有監(jiān)督，要定期、不定期地抽查基層單位材料歸檔情況，不斷提高防控檔案管理規(guī)范化水平。

2.規(guī)范防控檔案的收集歸檔

美國(guó)白蛾防控檔案的收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，遵照歸檔范圍分類收集，確保歸檔材料的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性。按照檔案的相關(guān)操作規(guī)程與要求進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)文件與采集的電子文件對(duì)照，查漏補(bǔ)缺，在系統(tǒng)中生成件號(hào)、分類號(hào)、保管期限、頁(yè)號(hào)等信息，打印出歸檔文件目錄，按目錄類別編制便捷的檢索工具，完成實(shí)體檔案的專題案卷式整理工作。并且要設(shè)置檔案專柜，安排專人管理，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。

3.提高防控檔案信息化水平

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展與普及，基層單位對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化、信息化管理具備了現(xiàn)實(shí)可行性。而加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其熟練掌握檔案的數(shù)字化處理技能，是提升檔案信息化建設(shè)水平的關(guān)鍵。在檔案信息資源利用和共享過程中，要重視信息安全問題，做好光盤備份和異地備份工作。

4.加強(qiáng)防控檔案開發(fā)與利用

一是加強(qiáng)檔案評(píng)價(jià)，提高資料分析科學(xué)性。檔案人員要定期將收集整理的文件材料與防控中心人員進(jìn)行交流，并就監(jiān)測(cè)性數(shù)據(jù)、疫情預(yù)報(bào)、普查報(bào)表等專業(yè)性強(qiáng)的材料進(jìn)行篩選，有價(jià)值的留存歸檔。二是尋求專業(yè)支持，與技術(shù)部門深度合作。為更好地發(fā)揮防控檔案作用，檔案部門應(yīng)與防控中心一起，對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行數(shù)據(jù)整理與分析，借助專業(yè)的力量，對(duì)疫情發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)報(bào)，以使林業(yè)系統(tǒng)提前做好防范。三是主動(dòng)提供利用，多措并舉，注重實(shí)效。可以根據(jù)美國(guó)白蛾疫情的季節(jié)性特點(diǎn)，通過專題講座、經(jīng)驗(yàn)介紹、業(yè)務(wù)論壇等形式進(jìn)行線上線下交流。還可以利用防控檔案資料制作宣傳畫和光盤，免費(fèi)發(fā)放給學(xué)校、機(jī)關(guān)、社區(qū)，提高民眾的防范參與度。

在蘇北地區(qū)的美國(guó)白蛾防控工作中，檔案信息在不斷積累和豐富的同時(shí)，也發(fā)揮了不可替代的重要作用，得到了有關(guān)專家和機(jī)構(gòu)的高度肯定。美國(guó)白蛾的防控是一項(xiàng)長(zhǎng)期性任務(wù)，我們將與廣大蘇北地區(qū)的同行就防控檔案的規(guī)范化管理與深度利用進(jìn)行廣泛交流，進(jìn)一步加強(qiáng)防控檔案信息共享，努力建立一個(gè)更為科學(xué)有效的防控檔案體系。