林學(xué)延

（華南師范大學(xué)財(cái)務(wù)處，廣州510631）

基于科研管理需求的跨部門(mén)財(cái)務(wù)信息化研究
——以S大學(xué)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)為例

林學(xué)延

（華南師范大學(xué)財(cái)務(wù)處，廣州510631）

當(dāng)前高校的財(cái)務(wù)信息化主要是財(cái)務(wù)部門(mén)的信息化，但缺乏與校內(nèi)其他職能部門(mén)的信息化建設(shè)協(xié)同發(fā)展。本文以S大學(xué)為例，從科研管理需求的角度，翔實(shí)地剖析和研究了高校科研經(jīng)費(fèi)跨部門(mén)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中的一些難點(diǎn)問(wèn)題，并提出了對(duì)策，有助于提高高校財(cái)務(wù)信息化水平。

高校；財(cái)務(wù)信息化；跨部門(mén)；協(xié)同發(fā)展

1　前言

自20世紀(jì)90年代開(kāi)始，在國(guó)家財(cái)政和教育部門(mén)的指導(dǎo)和推動(dòng)下，許多高校財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)始安裝和運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化軟件。在隨后的二十多年里，高校財(cái)務(wù)部門(mén)在財(cái)務(wù)信息化方面又做了大量的工作，付出了不懈的努力，大大提高了管理效率，向上級(jí)部門(mén)和學(xué)校管理者提供了大量的財(cái)務(wù)信息輔助決策。但是我們也要看到，目前很多高校的財(cái)務(wù)信息化主要還是財(cái)務(wù)部門(mén)的信息化，缺乏與學(xué)校其他職能部門(mén)的信息化建設(shè)相互協(xié)同發(fā)展，因此還遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足學(xué)校教學(xué)科研事業(yè)快速發(fā)展的管理需要。協(xié)同性不足近年來(lái)在科研經(jīng)費(fèi)管理方面尤顯突出。隨著高校承擔(dān)科研項(xiàng)目數(shù)和科研經(jīng)費(fèi)總量急劇增長(zhǎng)，而且經(jīng)費(fèi)來(lái)源復(fù)雜，項(xiàng)目管理與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)問(wèn)題日益嚴(yán)重，跨部門(mén)信息化需求越來(lái)越大，各部門(mén)也都有協(xié)同發(fā)展的主動(dòng)意愿。因此財(cái)務(wù)信息化可以由此入手，推動(dòng)跨部門(mén)信息化建設(shè)的相互協(xié)同發(fā)展。在此，本文以S大學(xué)為例，力求翔實(shí)地剖析和研究高?？蒲薪?jīng)費(fèi)跨部門(mén)管理信息化建設(shè)中的一些難點(diǎn)問(wèn)題，為高校財(cái)務(wù)信息化的規(guī)劃和實(shí)施提供參考依據(jù)。

2　 S大學(xué)科研經(jīng)費(fèi)管理體制及財(cái)務(wù)信息化需求

2.1S大學(xué)科研經(jīng)費(fèi)管理體制

高校科研經(jīng)費(fèi)管理體制決定了科研經(jīng)費(fèi)管理信息化建設(shè)的方式，科研經(jīng)費(fèi)管理信息化既是整個(gè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中重要的一部分又涉及跨部門(mén)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)，因此財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)考慮高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理體制的特點(diǎn)，滿足其信息化需求。S大學(xué)實(shí)行的是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人”的科研經(jīng)費(fèi)管理體制，即全校統(tǒng)一科研經(jīng)費(fèi)財(cái)經(jīng)政策、財(cái)務(wù)制度和財(cái)務(wù)收支管理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)科研經(jīng)費(fèi)使用承擔(dān)直接責(zé)任，校長(zhǎng)對(duì)學(xué)校科研經(jīng)費(fèi)管理承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，并通過(guò)分級(jí)授權(quán)管理，由科研、財(cái)務(wù)、人事、資產(chǎn)、審計(jì)監(jiān)察等管理部門(mén)承擔(dān)相應(yīng)的管理權(quán)限和責(zé)任，由實(shí)施科研活動(dòng)的校內(nèi)研究機(jī)構(gòu)對(duì)本單位科研經(jīng)費(fèi)使用承擔(dān)監(jiān)管責(zé)任。責(zé)任落實(shí)到人，構(gòu)建多層次經(jīng)濟(jì)責(zé)任管理體系。

2.2財(cái)務(wù)信息化需求

根據(jù)S大學(xué)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人”的科研經(jīng)費(fèi)管理體制的特點(diǎn)，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理的財(cái)務(wù)信息化需求分析主要從兩個(gè)角度來(lái)考慮，一個(gè)是科研經(jīng)費(fèi)信息綜合查詢和跨部門(mén)科研經(jīng)費(fèi)管理流程優(yōu)化，一個(gè)涉及科研經(jīng)費(fèi)使用和管理的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、職能部門(mén)和院系等。

2.2.1科研經(jīng)費(fèi)信息多元化需求

在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人”的科研經(jīng)費(fèi)管理體制下，有關(guān)科研經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所產(chǎn)生的大量原始數(shù)據(jù)會(huì)流向各個(gè)職能部門(mén)。因此，從校領(lǐng)導(dǎo)到中層的科研、資產(chǎn)、審計(jì)監(jiān)察等管理部門(mén)，乃至院系，學(xué)校各個(gè)管理層支持科研決策所需的許多數(shù)據(jù)也必然來(lái)自于不同職能部門(mén)，比如科研項(xiàng)目數(shù)量和層級(jí)、科研合同、學(xué)校資產(chǎn)設(shè)備存量和使用狀況、科研人員信息、科研經(jīng)費(fèi)總量、不同渠道獲取的科研經(jīng)費(fèi)數(shù)量、人均科研經(jīng)費(fèi)、不同院系的科研經(jīng)費(fèi)總量和比重、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)使用情況等等。信息需求多元化，不管是哪個(gè)職能部門(mén)都沒(méi)辦法單獨(dú)提供。

2.2.2科研經(jīng)費(fèi)信息查詢效率要求

從數(shù)據(jù)支持決策的角度來(lái)看，學(xué)校不同管理層和項(xiàng)目組對(duì)科研經(jīng)費(fèi)相關(guān)數(shù)據(jù)的獲取往往要求全面、準(zhǔn)確，而且要快速、便捷。如果在學(xué)校的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中不能積極響應(yīng)這種實(shí)時(shí)、網(wǎng)絡(luò)化、分層級(jí)的信息綜合查詢需求，提供綜合查詢平臺(tái)，那么這些數(shù)據(jù)的獲得必然需要進(jìn)行大量的人工歸集和整理，從而會(huì)給財(cái)務(wù)、科研等職能部門(mén)帶來(lái)長(zhǎng)期的、繁重的工作負(fù)擔(dān)，大大降低科研經(jīng)費(fèi)管理效率。

2.2.3跨部門(mén)科研經(jīng)費(fèi)管理流程優(yōu)化需求

S大學(xué)科研經(jīng)費(fèi)使用和管理的全部業(yè)務(wù)流程包括科研經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)和合同管理、經(jīng)費(fèi)到賬和預(yù)算管理、經(jīng)費(fèi)使用過(guò)程控制、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)結(jié)余管理等幾個(gè)階段。在分級(jí)管理體制下，科研業(yè)務(wù)流程中的不同階段往往會(huì)涉及不同的職能部門(mén)，形成一個(gè)個(gè)局部流程。例如，在科研經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)和合同管理、經(jīng)費(fèi)到賬和預(yù)算管理這兩個(gè)階段主要涉及科研部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)，同一批立項(xiàng)材料及合同既要交科研部門(mén)又要交財(cái)務(wù)部門(mén)備案，分別用于辦理科研經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)及經(jīng)費(fèi)入賬手續(xù)。

因此，為了最大程度地改善科研經(jīng)費(fèi)管理水平、提高工作效率，必須使一個(gè)個(gè)局部流程連貫起來(lái)，消除業(yè)務(wù)流程中一切無(wú)效作業(yè)與重復(fù)作業(yè)，實(shí)現(xiàn)全流程信息化管理。

3　目前S大學(xué)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)面臨的基本問(wèn)題

3.1財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)日益龐大、復(fù)雜

隨著S大學(xué)教學(xué)科研規(guī)模的快速增長(zhǎng)，財(cái)務(wù)管理職能不斷豐富，財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)日益龐大、復(fù)雜。目前S大學(xué)已實(shí)現(xiàn)了在財(cái)務(wù)專用的局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的信息化管理，而且依托數(shù)字化校園網(wǎng)建成了網(wǎng)上財(cái)務(wù)管理平臺(tái)。

S大學(xué)使用的是天財(cái)高校財(cái)務(wù)軟件和網(wǎng)上財(cái)務(wù)管理平臺(tái)。天財(cái)高校財(cái)務(wù)軟件包括賬務(wù)管理、科研財(cái)務(wù)、學(xué)生收費(fèi)管理、工資管理、預(yù)算管理、報(bào)表分析等系統(tǒng)模塊。網(wǎng)上財(cái)務(wù)管理平臺(tái)包括個(gè)人收入申報(bào)系統(tǒng)、銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)、網(wǎng)上財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)、網(wǎng)上科研申報(bào)系統(tǒng)等模塊。個(gè)人收入申報(bào)系統(tǒng)和銀校互聯(lián)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)現(xiàn)金報(bào)賬，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)不等候報(bào)賬，網(wǎng)上財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)面向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供科研經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目信息的網(wǎng)上查詢功能，網(wǎng)上科研申報(bào)系統(tǒng)提供了收入撥款管理、項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)算管理、發(fā)票管理、費(fèi)用管理、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目決算、專項(xiàng)立項(xiàng)等多個(gè)功能，覆蓋了從來(lái)款到?jīng)Q算的科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理全過(guò)程。

3.2財(cái)務(wù)部門(mén)獨(dú)立建設(shè)、自主管理模式遭遇瓶頸

出于管理的需要和信息安全的考慮，S大學(xué)財(cái)務(wù)部門(mén)擁有獨(dú)立的機(jī)房，配備多個(gè)專用服務(wù)器分別用于存放財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)上管理平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)等，而且內(nèi)部還設(shè)立了專門(mén)機(jī)構(gòu)、配備專門(mén)人員來(lái)保障財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)和網(wǎng)上管理平臺(tái)的安穩(wěn)運(yùn)行。但是，面對(duì)日益龐大、復(fù)雜的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)任務(wù)，財(cái)務(wù)部門(mén)這種獨(dú)立建設(shè)、自主管理的模式卻面臨經(jīng)費(fèi)投入不足、復(fù)合型人才儲(chǔ)備不夠的困境。

一般在信息化建設(shè)初期或新增系統(tǒng)模塊時(shí)，信息化建設(shè)資金投入會(huì)比較大，在系統(tǒng)使用期間投入會(huì)比較小。但是，從實(shí)際工作情況來(lái)看，系統(tǒng)使用期間往往也需大量的分析維護(hù)經(jīng)費(fèi)。因?yàn)镾大學(xué)使用的是外購(gòu)的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，存在因?qū)W校財(cái)務(wù)個(gè)性化需求而功能擴(kuò)展、二次開(kāi)發(fā)的需求，所以需要持續(xù)追加經(jīng)費(fèi)投入以獲得軟件供應(yīng)商的后續(xù)服務(wù)，或者通過(guò)自已的人才隊(duì)伍解決二次開(kāi)發(fā)問(wèn)題。但是目前S大學(xué)中既懂財(cái)務(wù)管理知識(shí)又對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用和開(kāi)發(fā)比較精通的復(fù)合型人才儲(chǔ)備非常缺乏，而復(fù)合型人才儲(chǔ)備其實(shí)主要還是歸結(jié)為人才引進(jìn)和人才培養(yǎng)問(wèn)題，這也需要經(jīng)費(fèi)投入和學(xué)校在人員編制上的支持。

3.3財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與其他職能部門(mén)應(yīng)用系統(tǒng)不對(duì)接

按照S大學(xué)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人”的財(cái)務(wù)管理體制，學(xué)校信息化建設(shè)應(yīng)反映這種體制要求。但是在實(shí)際運(yùn)作中，由于財(cái)務(wù)、科研、資產(chǎn)、人事、審計(jì)紀(jì)檢等部門(mén)分屬不同校領(lǐng)導(dǎo)，因此分級(jí)管理有之，而統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)卻難以做得到。這一點(diǎn)在學(xué)?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理跨部門(mén)信息化建設(shè)中顯得尤其突出。

從S大學(xué)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)情況來(lái)看，財(cái)務(wù)部門(mén)的硬件、軟件、技術(shù)人員配備和信息安全維護(hù)都自成體系，形成一個(gè)獨(dú)立建設(shè)、自主管理的信息化閉環(huán)，但是未能與其他職能部門(mén)的信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)交互對(duì)接。例如，財(cái)務(wù)部門(mén)與資產(chǎn)管理部門(mén)的設(shè)備實(shí)物數(shù)據(jù)傳遞以及與科研部門(mén)的科研項(xiàng)目信息的傳遞，主要還是依靠紙質(zhì)憑證和人工錄入，結(jié)果既重復(fù)存儲(chǔ)了這些職能部門(mén)信息系統(tǒng)已經(jīng)存儲(chǔ)過(guò)的數(shù)據(jù)，而且還可能因手工重復(fù)錄入導(dǎo)致數(shù)據(jù)不一致。同理，其他職能部門(mén)的信息化建設(shè)也是如此。因此，分級(jí)管理實(shí)際上變成了管理分散，財(cái)務(wù)、科研、資產(chǎn)、人事、審計(jì)紀(jì)檢等信息管理系統(tǒng)建設(shè)各自為政，缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，缺乏必要的協(xié)同和集中管理，從而更談不上信息化建設(shè)規(guī)劃和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。由此，各部門(mén)的不同信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)也就難以實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)交互和共享，“信息孤島”也成必然。

4　基于科研管理需求實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)財(cái)務(wù)信息化的對(duì)策

4.1建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)協(xié)同機(jī)制

由于科研經(jīng)費(fèi)管理涉及財(cái)務(wù)部門(mén)、科研管理部門(mén)、資產(chǎn)部門(mén)和項(xiàng)目組等多方關(guān)系，而且科研經(jīng)費(fèi)管理信息化需求又不斷變化和發(fā)展，因此，首先，財(cái)務(wù)部門(mén)就要改變獨(dú)立建設(shè)、自主管理的信息化建設(shè)觀念，以科研經(jīng)費(fèi)管理為切入口，以積極、開(kāi)放的心態(tài)推動(dòng)學(xué)校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制的建立。其次，由于學(xué)校層面的財(cái)務(wù)信息化會(huì)涉及業(yè)務(wù)流程和部門(mén)權(quán)責(zé)的重新分配，因此財(cái)務(wù)信息化建設(shè)跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制必須獲得高校領(lǐng)導(dǎo)層的重視和支持，并在校級(jí)層面建立由校領(lǐng)導(dǎo)主持、各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人參與的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。為了提高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的工作效率，可在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)下設(shè)專門(mén)的信息化辦公室具體負(fù)責(zé)牽頭協(xié)調(diào)各部門(mén)信息管理系統(tǒng)的對(duì)接與整合，財(cái)務(wù)、科研管理等其他職能部門(mén)積極參與、配合。在此基礎(chǔ)上，信息化辦公室為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌規(guī)劃財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供建議。

4.2構(gòu)建財(cái)務(wù)信息化建設(shè)協(xié)同管理團(tuán)隊(duì)

在跨部門(mén)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中，財(cái)務(wù)部門(mén)要直接參與規(guī)劃、設(shè)計(jì)，便需要既懂財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才，而且這種人才還要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力、學(xué)習(xí)能力和執(zhí)行力，可以說(shuō)這種復(fù)合型人才是決定財(cái)務(wù)信息化建設(shè)效果的關(guān)鍵因素。同時(shí)，由于科研經(jīng)費(fèi)管理工作比較具體、涉及的信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程比較多，而且科研經(jīng)費(fèi)管理信息化需求又不斷變化和發(fā)展，因此，財(cái)務(wù)部門(mén)還要有意識(shí)地增加復(fù)合型人才儲(chǔ)備，構(gòu)建一支財(cái)務(wù)信息化建設(shè)協(xié)同管理團(tuán)隊(duì)。人才儲(chǔ)備可以通過(guò)人才引進(jìn)和內(nèi)部培養(yǎng)來(lái)完成，主要靠?jī)?nèi)部人才培養(yǎng)。

4.3優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)全過(guò)程管理流程

科研經(jīng)費(fèi)全過(guò)程管理流程既包括財(cái)務(wù)部門(mén)與其他職能部門(mén)之間的跨部門(mén)業(yè)務(wù)流程，也包括財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程。從學(xué)?？绮块T(mén)財(cái)務(wù)信息化的的角度看，必須將學(xué)校各種分散于各職能部門(mén)之間及各部門(mén)內(nèi)部不同崗位的、與科研業(yè)務(wù)相關(guān)的管理活動(dòng)看作一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)全過(guò)程管理流程的一體化?？蒲薪?jīng)費(fèi)全過(guò)程管理流程的一體化將促使各職能部門(mén)內(nèi)部結(jié)構(gòu)甚至學(xué)校層面職能部門(mén)結(jié)構(gòu)的扁平化，減少傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)崗位和資料的重復(fù)提交，提高崗位分工的信息技術(shù)含量，達(dá)到業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的目的。科研經(jīng)費(fèi)全過(guò)程管理流程如圖1所示。

圖1　科研經(jīng)費(fèi)全過(guò)程管理流程

4.4整合各部門(mén)應(yīng)用系統(tǒng)和信息資源，規(guī)劃信息化平臺(tái)總體功能框架

跨部門(mén)財(cái)務(wù)信息化的基本要求就是要實(shí)現(xiàn)各部門(mén)信息管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通。只有制定統(tǒng)一、規(guī)范的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，才能順利實(shí)現(xiàn)各部門(mén)信息管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通，從而實(shí)現(xiàn)各部門(mén)信息資源的交互與共享。在此基礎(chǔ)上，從科研經(jīng)費(fèi)全過(guò)程管理一體化的高度，以業(yè)務(wù)流程為主線，整合各部門(mén)應(yīng)用系統(tǒng)和信息資源，建設(shè)科研經(jīng)費(fèi)管理信息化平臺(tái)。通過(guò)信息化平臺(tái)對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的申報(bào)、合同簽訂、校內(nèi)科研立項(xiàng)、預(yù)算審核、經(jīng)費(fèi)到賬認(rèn)領(lǐng)、經(jīng)費(fèi)使用、結(jié)題及結(jié)余經(jīng)費(fèi)實(shí)行全過(guò)程管理，防止各部門(mén)重復(fù)建設(shè)信息管理系統(tǒng)、不同崗位重復(fù)錄入數(shù)據(jù)，確?？蒲薪?jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)獲取的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。信息化平臺(tái)總體功能架構(gòu)示意圖如圖2所示。

圖2　科研經(jīng)費(fèi)管理信息化平臺(tái)總體功能架構(gòu)示意圖

主要參考文獻(xiàn)

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A

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2016-03-28