張玉芳

【中圖分類號】G251 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）17-0027-01

信息時代的圖書館管理面臨著一種不斷改變與不可預測的市場環(huán)境，這種環(huán)境本質(zhì)上是一種湍流、混沌的環(huán)境。為了適應這種復雜的非平衡市場環(huán)境，圖書館必須及時、快速創(chuàng)造一個高效能、多元化平臺，再造新的服務模式。支持這種過程的決策支持系統(tǒng)是信息時代圖書館管理中的重要工具。本文提出的這種支持圖書館優(yōu)化管理模式的決策系統(tǒng)和自組織的決策模式，就是集成相關(guān)理論與技術(shù)的產(chǎn)物。

一、信息時代圖書館的決策環(huán)境

決策問題的復雜性取決于決策過程所處的環(huán)境。當前，圖書館所面臨的決策環(huán)境大致可分為四種，一是未來情景十分明確的確定性決策問題；二是未來情景僅為有限人們掌握其概率分布的不確定性決策問題；三是人們對未來情景的可能結(jié)果及概率不能確切地掌握，但知道它存在于一定范圍內(nèi)的不確定性決策問題；四是未來環(huán)境一片混沌，即所謂混沌決策問題。

這里所研究的支持先進管理模式的決策管理系統(tǒng)的環(huán)境是上述四種環(huán)境的綜合，需要指出的是，當面對第三種和第四種的決策環(huán)境時，建立在運籌學與經(jīng)典系統(tǒng)論基礎(chǔ)上的傳統(tǒng)決策方法、生產(chǎn)計劃與調(diào)度方法，在理論與應用上都不再適用。因為，這些方法假定環(huán)境變化都是平衡的，只要知道系統(tǒng)的初始條件，即使初始條件有些誤差，就可以推算出系統(tǒng)的演化結(jié)果。而我們研究的決策管理系統(tǒng)處于混沌環(huán)境之中，具有數(shù)以萬計的相互關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)狀態(tài)變量，當圖書館的決策適用環(huán)境時，用來保持圖書館服務系統(tǒng)狀態(tài)的穩(wěn)定，即為反饋；當市場環(huán)境變化時促使圖書館的運行偏離原先的平衡點，進化到新的平衡點，以適應讀者新的需求，即為正反饋。這是一種復雜的非線性動態(tài)過程，對初始條件非常敏感，即初始條件稍有偏差，系統(tǒng)將以指數(shù)的速度迅速擴大，直至面目全非，研究先進管理決策系統(tǒng)中這種具有突變現(xiàn)象的復雜性是當今關(guān)鍵問題之一。需要用新一代的理論與技術(shù)，如潛在信息需求調(diào)查研究法、技術(shù)預測及情景規(guī)劃法、類推法、模式識別及快速原形法等，而非線性動力學是這類決策問題的重要理論基礎(chǔ)。

二、圖書館決策管理模型與決策過程

決策起源于決策者的憂慮，例如，服務質(zhì)量不能滿足讀者和市場需求，服務效益低下等。決策者將根據(jù)對實際環(huán)境的分析，構(gòu)思一組解決問題的方案。每一方案均會產(chǎn)生一個結(jié)果，決策者在評價結(jié)果時一般是多個目標的。如時間（T）、服務質(zhì)量（Q）和信息載體（C）等， 這時決策取決于決策者的偏好與價值觀。為反映決策者的價值觀，必須構(gòu)造一個個價值模型，將不同的目標映射到表達決策者愿望的價值空間上，以更好地支持決策分析活動。

綜上所述，決策過程是滿足必要的約束條件下的一種復雜的尋優(yōu)示解過程。成功的決策必須滿足兩類規(guī)律的約束：客觀規(guī)律和人們的利益（價值規(guī)律）。以往簡單的“拍腦袋”決策，對決策問題考慮得不夠周到與深刻，用科學的系統(tǒng)論和決策論的語言說，即決策空間考慮得不夠大，因而失去了機遇；只分析了低層風險，忽視了高層風險。因此，理論上支持決策管理系統(tǒng)應從無窮大與無窮深的空間中開始搜索，從熵的無序狀態(tài)，通過注入正確的信息（負熵），逐漸降低系統(tǒng)中的熵，從無序到有序，從高維到低維逐漸縮小范圍，直至零維的決策終極結(jié)果。

三、圖書館決策管理系統(tǒng)的自組織方法

自組織是一個既形象又科學的日常用語。系統(tǒng)學中自組織的定義為一個系統(tǒng)不依靠任何外來的干預而獲得的一種空間、時間或功能（空間與時間）的結(jié)構(gòu)。對于復雜的非線性動態(tài)系統(tǒng)，系統(tǒng)學告訴我們，其進化演變過程具有多峰、分岔與突變。這也表明了信息時代是多機遇多風險的。圖書館管理經(jīng)常處于有序、無序又有序的變化之中，傳統(tǒng)的集中直接控制方法是無法滿足管理決策的需求的，必須采用分散的系統(tǒng)，每一局部的子系統(tǒng)都具有自治的能力，不需要用集中控制器來控制，而子系統(tǒng)間的協(xié)調(diào)是通過一組協(xié)議與規(guī)則，以自組織的方式來實現(xiàn)。這種基于規(guī)則與約束的自組織方式是復雜系統(tǒng)進行控制和協(xié)調(diào)的先進策略。

1.決策管理系統(tǒng)模型構(gòu)建與決策過程

支持先進管理模式的決策支持系統(tǒng)包括支持建立模型過程與支持決策過程。這就是認識世界與改造世界的過程，兩者不可分離，對于先進管理系統(tǒng)、讀者層次、信息市場環(huán)境間的關(guān)系可以看作一種相互合作與演化的過程。在一定的范圍內(nèi)，系統(tǒng)同環(huán)境之間的相互作用過程，宏觀上可以表示成協(xié)同論中少數(shù)序參數(shù)間的關(guān)系，這些序參數(shù)概括了約束各子系統(tǒng)的復雜相互作用方式，系統(tǒng)演化過程是由一組微分方程描述的，如式（1）和式（6），微分方程解的特性是由一組特征根所決定的，這組特性根分成正實部（離散系統(tǒng)為大于1）和負實部（離散系統(tǒng)小于1）兩部分。由于這組微分方程是非線性的，所以特征根也是隨時間變化的。協(xié)同論中假定正特征根數(shù)目少，而且數(shù)值小，負特征根數(shù)目多，而且數(shù)值大，因此，系統(tǒng)自組織進化過程取決于少數(shù)正特征根。

這些假定在決策系統(tǒng)中物理意義是：上一層管理人員數(shù)目少于下一級人員的數(shù)目，上級有決策變化相對于下級要慢些，因此，先進的決策支持系統(tǒng)就是靠控制這些為數(shù)不多的、關(guān)鍵的系統(tǒng)來決定圖書館系統(tǒng)發(fā)展的變化和未來的行為，協(xié)同論中稱它為序參數(shù)。特征根是因系統(tǒng)的約束密切相關(guān)的，如方程（3）-（4）是一組必須滿足的過程約束和資源約束，先進支持管理系統(tǒng)中的自組織過程本質(zhì)上是一組約束的傳播過程。根據(jù)協(xié)同論，序參數(shù)是在約束傳播過程中起主導作用的、優(yōu)先級排在前面應首先選擇的那些系統(tǒng)控制參數(shù)；協(xié)同論中的支持變量則是在序參數(shù)傳播中受其影響與控制的變量。因此，圖書館管理決策系統(tǒng)中所述的約束傳播過程相當于協(xié)同論中的支配原理；它包括建立模型過程和決策過程，建立模型過程是自下而上的問題歸納、簡化與變換的過程，決策過程是自上而下的約束與規(guī)則的傳播過程。

2.圖書館決策管理系統(tǒng)的微觀結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)論揭示：復雜系統(tǒng)適應環(huán)境變化的功能是靠基本實體和基本規(guī)則，通過自組織的相互作用方式而形成的。自組織過程是在規(guī)則約束下實體對稱破缺，形成特定功能的無序到有序的過程。因此，為了有效地組織圖書館決策系統(tǒng)中的各個結(jié)構(gòu)模塊實現(xiàn)自組織，需要建立一個多層的系統(tǒng)實體與規(guī)則結(jié)構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)應該是開放的。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，圖書館各系統(tǒng)具有更強的自組織能力，從而通過基本實體與規(guī)則的相互作用，構(gòu)成更新的功能，以適應不斷變化的新需求。

總之，信息時代的到來與人們道德水準的提高，給圖書館的信息服務帶來了機遇和新的約束與限制。要實現(xiàn)圖書館正確的管理策略，必須要有科學有效的決策支持系統(tǒng)來正確、及時地協(xié)調(diào)各種沖突。傳統(tǒng)的決策模式及其支持系統(tǒng)是針對靜態(tài)的、線性和漸變的市場環(huán)境，新的市場環(huán)境則是動態(tài)的、非線性和突變的。從系統(tǒng)論的觀點看，決策過程是一種尋找問題解答的過程，從高維復雜的空間逐步搜索到問題的答案，即低維的空間。熵是系統(tǒng)無序的根源，信息是系統(tǒng)有序的資源，支持決策管理系統(tǒng)是一種耗散過程，通過約束、控制反映決策者愿望與價值的序參數(shù)，使系統(tǒng)以自組織的方式同環(huán)境進行交換、引進與吸收同決策問題有關(guān)的信息，耗散并排除原先存在大量的熵，使圖書館進入符合新的市場環(huán)境的有序狀態(tài)，該狀態(tài)既符合客觀規(guī)律，又符合決策者愿望，從而使圖書館管理形成內(nèi)部優(yōu)勢外在化，外部資源內(nèi)在化的運作機制。