張秀巖+羅亞男

[摘 要]檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導決策的依據(jù)，是對工作查考的憑證，也是科學研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料，做好檔案管理工作，應(yīng)建立健全管理體制、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、健全檔案工作制度。科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，不斷提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 科學 規(guī)范

中圖分類號：C271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）16-0328-01

檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導決策的依據(jù)，是對工作查考的憑證，也是科學研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料，做好檔案管理工作，應(yīng)建立健全管理體制、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、健全檔案工作制度。吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任。

傳統(tǒng)的檔案管理方式，很難適應(yīng)不斷改革深化的管理工作。一是資料收集手段落后；二是管理方式落后；三是服務(wù)方式單調(diào)。只滿足于工作需要，缺乏將工作與本地區(qū)的經(jīng)濟和社會發(fā)展結(jié)合起來的意識，電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機結(jié)合，這種文件稱為“多媒體文件”。多媒體文件圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實地再現(xiàn)當時的活動情況，從而強化了文件對社會的記憶和再現(xiàn)功能。科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，不斷提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，做好檔案管理工作，必須立足于管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情，使檔案管理工作走上科學化、規(guī)范化和法制化的道路。下面，就從重要性、必要性和重要作用這三個方面對檔案管理工作進行探討。

1 做好檔案管理工作的重要意義

科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同單位經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該單位經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。

2 堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

2.1 立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，《中華人民共和國檔案法》應(yīng)運而生，經(jīng)過二十多年的發(fā)展，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，是檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效

2.2 檔案管理的根本目的在于檔案利用

檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

3 檔案工作對單位建設(shè)與發(fā)展所起的作用

3.1 技術(shù)檔案的形成及作用

隨著人們對檔案信息所產(chǎn)生的作用越來越重視，只有迅速掌握信息，才能及時掌握市場和技術(shù)動態(tài)，更好地為本單位服務(wù)，（1）技術(shù)檔案的形成：技術(shù)檔案管理的重要任務(wù)是全面管理各級技術(shù)人員的業(yè)務(wù)技術(shù)信息及全院性技術(shù)信息，在技術(shù)檔案的管理中主要將技術(shù)分為兩類：一類信息主要以個人來組卷，主要內(nèi)容包括：技術(shù)人員技術(shù)考核情況、技術(shù)職稱變更情況、繼續(xù)教育、進修、培訓、發(fā)表的論文、取得的科研成果及帶教情況；第二類信息以單位技術(shù)活動組卷，主要包括進修人員信息、科研成果、新項目及設(shè)備信息。（2）科技檔案為現(xiàn)代化管理提供了可靠的依據(jù)，使單位管理在現(xiàn)代醫(yī)學模式轉(zhuǎn)變中，由單純經(jīng)驗型、粗放型向科學型、集約型轉(zhuǎn)變，增加了社會效益與經(jīng)濟效益，提高競爭實力。

3.2 充分、科學地開發(fā)利用

合理利用科技檔案信息并最大限度地發(fā)揮它在科研管理中的作用。由于個人技術(shù)檔案真實地記載和反映著一個人的技術(shù)科研經(jīng)歷、能力等，因此它在單位管理中對各類人員的合理分配、人才資源的合理利用及各部門結(jié)構(gòu)的調(diào)整等方面發(fā)揮著重要作用，保證了人才培養(yǎng)、職稱晉升、人才聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用。

參考文獻：

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[3] 楊淑霞.新時期文書檔案管理工作芻議[J].中國地名.2015（07）