梁玥

[摘 要]本文分析了當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理工作中存在的管理觀念陳舊、管理模式及制度不夠健全和檔案設(shè)施建設(shè)落后等問題，提出企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)管理者觀念更新和檔案管理制度的健全以及企業(yè)文檔中心的完善等對策建議。

[關(guān)鍵詞]現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；管理問題

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）16-0324-01

隨著我國社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，我國企業(yè)從前的計(jì)劃體制從傳統(tǒng)的檔案管理制度開始向新的經(jīng)濟(jì)狀態(tài)下的現(xiàn)代檔案管理制度過渡。在很多大型企業(yè)中，一些傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)逐漸被重組、撤銷、精簡了企業(yè)檔案相關(guān)工作隊(duì)伍，企業(yè)檔案管理工作無法向從前一樣沿著既定的路線繼續(xù)發(fā)展。由于大量破產(chǎn)企業(yè)的出現(xiàn)以及企業(yè)形式多樣化和企業(yè)組織形式的增加，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)進(jìn)入蓬勃發(fā)展階段。這樣的情況促使企業(yè)檔案管理工作獲得更為廣闊的空間與發(fā)展藍(lán)圖，但同時(shí)也顯現(xiàn)出一些問題。

一、當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

企業(yè)檔案管理是一個(gè)彼此關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)工程，在實(shí)施的過程中肯定會(huì)遇到各種阻礙，本章主要從管理觀念層面、工作人員素質(zhì)、管理機(jī)制、檔案設(shè)施建設(shè)落后三個(gè)方面進(jìn)行了闡述。

（一）管理觀念陳舊

檔案信息管理是一種技術(shù)更是一種觀念，但是根據(jù)我國目前的檔案管理信息技術(shù)水平來說，解決檔案管理問題仍然無法達(dá)到理想的階段。所以主要還是應(yīng)該依靠個(gè)人的知識水平和主觀能動(dòng)性。企業(yè)中大部分員工甚至企業(yè)的中高級領(lǐng)導(dǎo)，對于檔案管理的認(rèn)識程度還停留在檔案事業(yè)發(fā)展的初級階段，并沒有充分意識到檔案是企業(yè)重要的信息，檔案不但記錄著歷史，更服務(wù)于現(xiàn)實(shí)。不但要有紙質(zhì)版的檔案，更要增加電子檔案。目前，企業(yè)檔案逐步進(jìn)入數(shù)字化管理和檔案共享模式的時(shí)代。

盡管已經(jīng)有很大部分的檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理人員積極配合順應(yīng)信息化實(shí)施起來，他們接受電子形式文件檔案進(jìn)館保存的同時(shí)，努力用數(shù)字化處理實(shí)體檔案，使用檔案管理系統(tǒng)對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索和瀏覽。但不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的管理仍然很盲目，缺乏先進(jìn)的指導(dǎo)思想和觀念，還沒認(rèn)識到檔案管理的根本目的。把檔案的管理放到重點(diǎn)的位置上，但忽略了開發(fā)利用檔案信息資源，這樣造成檔案的利用率低，可能會(huì)影響到企業(yè)的決策。

（二）管理模式及制度不夠健全

政府對于企業(yè)的管理方式在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代是直接的。從企業(yè)檔案管理規(guī)定實(shí)施起，代替了原有的國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定。這一規(guī)定指導(dǎo)和監(jiān)督了新時(shí)期檔案工作的進(jìn)行。由于內(nèi)容的完善和時(shí)代的順應(yīng)使得市場經(jīng)濟(jì)與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的區(qū)別更為顯著，自此政府對企業(yè)關(guān)注更多的是指導(dǎo)和服務(wù)為主的宏觀間接性的管理。企業(yè)檔案的發(fā)展依附于外部動(dòng)力，由于外因不是決定事物性質(zhì)和屬性的主要原因，內(nèi)因是使企業(yè)能夠持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展變化的必要因素，所以，企業(yè)的內(nèi)部動(dòng)力才是發(fā)展的重要因素。因此，依據(jù)企業(yè)需根據(jù)自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的檔案管理的機(jī)制。

（三）檔案設(shè)施建設(shè)落后

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案信息技術(shù)不斷走向成熟，并不斷出現(xiàn)新的技術(shù)。對檔案管理來說，需與檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的技術(shù)水平同步，不斷進(jìn)步從而走到一個(gè)層次上，避免系統(tǒng)技術(shù)在短時(shí)間內(nèi)就落伍或淘汰，造成設(shè)備與資源的浪費(fèi)。目前來看，檔案工作人員主要通過運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)知識和獲取信息，因此設(shè)備逐漸成為獲取知識的保障。過去檔案管理中有些傳統(tǒng)難解決的問題，通過對信息技術(shù)的應(yīng)用逐漸解決這些問題變得更容易。通過先進(jìn)的信息技術(shù)手段為企業(yè)整合，并有效形成可供利用的最大范圍的企業(yè)知識庫，進(jìn)行檔案管理與技術(shù)的創(chuàng)新。對圖情檔實(shí)施資源管理進(jìn)行整合與共享，在技術(shù)功能等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行充分利用。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的若干對策

個(gè)性化的檔案管理不僅是檔案管理的一種強(qiáng)有效的方法，同時(shí)也是檔案整理服務(wù)時(shí)的一項(xiàng)必然發(fā)展方向。檔案的個(gè)性化管理建立為提升社會(huì)公眾需求的滿意度、營造檔案事業(yè)的自身發(fā)展、構(gòu)建和諧社會(huì)都有著重要的意義。

（一）管理者觀念更新

現(xiàn)今社會(huì)計(jì)算機(jī)快速發(fā)展，紙質(zhì)檔案也逐漸被電子檔案所替代，這使得我們在學(xué)會(huì)專業(yè)知識的基礎(chǔ)上還需要熟練對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，只有二者并存才能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案管理的全面性，更好的利用企業(yè)檔案。企業(yè)檔案從“以藏為主”逐漸轉(zhuǎn)換成“用戶第一、以用為主”的發(fā)展方向，這就需要企業(yè)提升企業(yè)檔案的開發(fā)和利用以及提高企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和工作能力。只有這樣，才能高效完成用戶需求，才能夠?yàn)橛脩籼峁M意的服務(wù)。企業(yè)不僅要提升工作人員素質(zhì)，還要讓高素質(zhì)工作人員與用戶進(jìn)行良好的溝通，及時(shí)掌握用戶信息以及用戶需求，增進(jìn)用戶對企業(yè)的親切感，讓用戶感到企業(yè)的人性化服務(wù)，不僅針對某一特定群體，而是根據(jù)用戶需求加以分類，最有效的將企業(yè)檔案管理的作用發(fā)揮到極致。

所以企業(yè)檔案部門應(yīng)該為達(dá)到客戶的要求而倡導(dǎo)、開展進(jìn)行企業(yè)個(gè)性化檔案信息管理服務(wù)，拋棄陳舊的服務(wù)理念，重新整頓服務(wù)態(tài)度與服務(wù)方式，開展個(gè)性化信息服務(wù)，企業(yè)也能在高效的服務(wù)質(zhì)量中獲得更大的利益。

（二）檔案管理制度的健全

企業(yè)檔案的創(chuàng)新是檔案管理工作的核心和關(guān)鍵，企業(yè)檔案管理機(jī)制是管理工作中創(chuàng)新的關(guān)鍵因素，創(chuàng)新的檔案管理機(jī)制側(cè)重于企業(yè)檔案管理的精簡程度，適用于所有企業(yè)，企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新是依靠擴(kuò)張檔案工作外延來完成的，對于以往單一的檔案工作進(jìn)行擴(kuò)大并且集中管理，對檔案工作進(jìn)行深化。介于檔案工作具有社會(huì)性以及復(fù)雜性等特點(diǎn)，所以要求企業(yè)檔案管理制度必須完善有效。企業(yè)要根據(jù)自身情況建立創(chuàng)新激勵(lì)制度，例如分配制度、獎(jiǎng)懲制度、激勵(lì)制度、分配制度等用于員工創(chuàng)新的考核要點(diǎn)，并且進(jìn)行相應(yīng)的晉職以及增加勞務(wù)報(bào)酬，建立積極向上的創(chuàng)新氛圍，與此同時(shí)加強(qiáng)在職人員的培訓(xùn)教育也對檔案工作的良好運(yùn)行有著重要的作用。

（三）企業(yè)文檔中心的完善

1、建立電子文檔中心

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電子文檔已經(jīng)深入人心，相比于紙質(zhì)文檔，電子文檔能夠采取加密手段保護(hù)信息資源，這就使得電子文檔尤為重要，所以建立完善的電子文檔中心也迫在眉睫，企業(yè)的電子文檔不僅能夠采取加密手段防止信息被泄露，也能夠把不需要加密的信息讓用戶自由的下載或者在線閱讀，對信息的使用率有了較大的提高。除此之外，企業(yè)電子文檔中心還有成本低的優(yōu)點(diǎn)，降低投入成本，具有很強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)性，用戶同樣可以通過較低的投入獲取更多的價(jià)值，調(diào)動(dòng)了用戶的積極性以及使用性，從而對企業(yè)檔案信息資源的管理水平也有較大的提高。

2、整合檔案資源、加大信息資源共享力度

在信息高速發(fā)展的環(huán)境下，如何尋找有用信息、讓所獲取的信息資源完好的存貯成為中國各大檔案部門共同的難題，企業(yè)需要采取有效的手段使得信息管理的現(xiàn)狀得以改變，通過建立完善的管理系統(tǒng)以及高效整合信息資源的可能性，讓信息的收集、整理、完善、歸檔、使用等相關(guān)過程順利進(jìn)行。檔案信息有著工作量大且復(fù)雜等特點(diǎn)，不僅對檔案目錄工作建立需要提高重視且在建立社會(huì)信息管理系統(tǒng)的同時(shí)要求企業(yè)秉著“資源共享”的精神，促使工作人員對檔案工作高效、穩(wěn)定、合理進(jìn)行。

結(jié)束語

企業(yè)中管理檔案中應(yīng)該加強(qiáng)管理者觀念更新、健全檔案管理制度和完善企業(yè)文檔中心，通過這些相應(yīng)的措施來解決上述問題，才可有效提升企業(yè)在檔管管理上的效率與服務(wù)質(zhì)量，有效改變來完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展。

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