張文雅

摘要 高校檔案是高校進行科研和教學等工作的有效資源，是獲得必要數(shù)據(jù)和知識的基本途徑之一。因此，維護高校檔案信息安全管理系統(tǒng)尤為重要。隨著社會的發(fā)展，高校的檔案內(nèi)容更加豐富，尤其是檔案利用率有了明顯提高，傳統(tǒng)的檔案查閱方式工作效率較低，信息技術的發(fā)展使得高校檔案信息安全管理系統(tǒng)變得更加便捷，但是檔案信息安全管理系統(tǒng)卻面臨著一定的挑戰(zhàn)。檔案信息安全管理系統(tǒng)是數(shù)字化檔案館的核心，只有保障檔案的重要性及安全性，才能夠保障高校檔案資源順暢流通。

關鍵詞 高校檔案信息安全管理系統(tǒng)分析

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.07.006

1高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的基本作用

高校檔案信息安全管理系統(tǒng)在一定程度上能夠幫助師生查閱必需的資料，檔案存檔為科研的真實性提供了有效的保障和參考價值。檔案是知識和信息資源的載體，尤其是作為公共資源能夠為社會發(fā)展起到一定的促進作用。而增強高校檔案信息安全管理系統(tǒng)和信息網(wǎng)絡的綜合安全保密能力，重點應該放在健全上述保密體系上。高校檔案是整個檔案信息資源的重要組成部分，在某種程度上能夠推動社會文明的進步。高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的基本作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是高校管理工作的重要依據(jù)。高校的黨政機關以及管理工作需要借助過去的工作以及資料進行真實的參考，而高校的檔案是記錄過去管理工作的重要組成部分，為學校的發(fā)展以及辦學過程積累必要的經(jīng)驗和教訓，從而能夠更好地為高校的長遠發(fā)展提供一定的數(shù)據(jù)支持。高校的檔案是經(jīng)過長期積累而形成的，這對學校的發(fā)展以及學校的管理規(guī)劃都能夠提供一定的參考價值，也是為了更好地提高高校管理工作效率的重要憑證。

第二，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是促進學?？蒲泻徒虒W水平的重要基礎?？蒲泻徒虒W在高校的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用。高校檔案信息安全管理系統(tǒng)作為一種新型的學校管理模式，主要是借助計算機和校園局域網(wǎng)絡將高校的教學、科研、人事管理、后勤管理等方面的檔案信息存儲于網(wǎng)絡服務器。而高校大部分的科研工作都需要自己來承擔和完成，從而能夠在促進高校教學水平的基礎上發(fā)展本校的能力，同時也為未來的發(fā)展以及豐富學校的活動提供重要的基礎。所以，從實踐活動方面來講，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)能夠促進高?？蒲泄ぷ骱徒虒W工作的順利進行。

第三，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是編寫校史的重要參考材料。檔案是印證歷史的重要憑證，是通過數(shù)年的積累而形成的具有價值的參考數(shù)據(jù)，沒有一定的檔案信息，高校的史志就是無本之木。因此，高校的檔案是見證學校發(fā)展的重要依據(jù)，尤其是在編寫校史的過程中能夠發(fā)揮重要作用。

第四，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)具有教育功能。高校是培養(yǎng)人的地方，尤其是能夠培養(yǎng)一批合格的人才和社會主義事業(yè)的建設者，因此，高校在培養(yǎng)人才和承擔社會責任方面起到一定的促進作用。高校檔案記錄了學校的各種實踐活動，記錄了學校發(fā)展的全過程。因此，高校檔案在文化功能方面承擔著多種信息資源，能夠?qū)崿F(xiàn)學校的教育功能。從而使得檔案能夠發(fā)揮重要的育人功能。

2建立高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的必要性

一方面，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是一種新型的保障學校檔案信息安全的重要措施，主要是通過計算機以及網(wǎng)絡的安全來有效維護高校的檔案信息。尤其是通過這一安全的信息管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的查詢以及資源的共享，從而能夠快速實現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)的作用。在社會快速發(fā)展的今天，高校檔案信息能夠保障師生通過各種賬號登錄系統(tǒng)查閱到與自己有關的教學信息，使得高校的管理工作更加便捷。

另一方面，建立高校的檔案信息安全管理系統(tǒng)能夠使得數(shù)字化校園的網(wǎng)絡平臺得到進一步的發(fā)展。高校的檔案信息管理系統(tǒng)能夠通過各種方式和途徑實現(xiàn)檔案信息的有效利用，從而提高了高校檔案的社會地位以及社會的效益，這是建立高校檔案信息安全管理系統(tǒng)管理中心的重要價值所在，也是為了更好的促進社會全面進步的重要資源。為了加強高校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化管理，提高高校檔案的使用效率。

3影響高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的因素

高校建立檔案安全管理系統(tǒng)是為了確保檔案的安全，并通過各種安全的管理系統(tǒng)來保障檔案信息內(nèi)容的完整性。這就需要分析影響高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的因素，從而有針對性地采取有效措施來加強高校檔案信息安全管理系統(tǒng)。高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是以科學化和自動化的管理方式來進行的，同時也是一項長期的任務，這必須根據(jù)檔案管理的特點，利用現(xiàn)代技術，實現(xiàn)高校檔案管理的科學化、現(xiàn)代化。這主要從以下幾個方面入手。

（1）高校檔案信息安全管理系統(tǒng)自身的技術因素。數(shù)字化檔案管理需要依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，但是其本身的物理壽命不長。各種實踐證明，光盤的最長壽命也只是20年到30年間，這就意味著數(shù)字檔案信息在長期的保存過程中容易受到磨損，為了有效保護高校檔案信息安全管理系統(tǒng)，只能夠再次寫入光盤才能發(fā)揮檔案信息的作用，這種反復操作容易造成數(shù)據(jù)丟失。因此，檔案信息的安全程度就逐漸降低，從而使得軟盤和硬盤需要不斷升級，這也給技術人員造成了一定程度的困難。

（2）高校檔案信息安全管理系統(tǒng)容易致使人們對系統(tǒng)產(chǎn)生一定程度的依賴。由于在利用檔案信息安全管理系統(tǒng)的過程中，人們對信息安全管理系統(tǒng)產(chǎn)生一定的依賴，這就導致檔案信息安全管理過程中，通過對數(shù)據(jù)的輸入及查閱，容易造成信息的混亂。目前，許多檔案都采用了檔案信息安全管理系統(tǒng)。但是，對軟件的操作系統(tǒng)及升級過程中出現(xiàn)的問題是不可忽視的，這就需要原有的數(shù)據(jù)信息還要適應新系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換工作，這一系列的工作就給系統(tǒng)造成了一定程度的損害，從而制約了高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的安全程度。

（3）高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的共享造成了一定程度的信息丟失。目前高校的檔案已經(jīng)實現(xiàn)了各方面資源的共享，這種快速的發(fā)展方式使得信息的流通量變大，尤其是信息的自由轉(zhuǎn)移程度也逐漸提高。這在無形之中就對信息安全以及具有保存信息狀態(tài)的磁記錄產(chǎn)生了一定的沖擊作用。傳統(tǒng)的檔案信息安全管理能夠?qū)n案實行嚴密的保密措施，而這種大眾分享的狀態(tài)卻使得檔案信息在流通過程中造成數(shù)據(jù)丟失。并且計算機在運行過程中容易產(chǎn)生病毒以及新的數(shù)據(jù)，從而干擾了檔案信息。

4完善高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的重要措施

4.1加強高校檔案信息安全管理人員的基本素質(zhì)

做好保密工作是每個高校檔案信息安全管理人員的必備素質(zhì)，也是每個公民應盡的義務，更是檔案信息安全管理人員的職責。在日常管理工作中要加強對高校檔案信息安全管理系統(tǒng)人員素質(zhì)的培訓，從而能夠保障檔案信息的安全性。傳統(tǒng)的檔案信息處于長期的擱置狀態(tài)，從而使得大量的檔案信息并沒有得到合理有效的利用，從而造成了檔案資源、人力資源等方面的浪費。高校檔案的安全與工作人員的防護意識有著十分緊密的聯(lián)系，因而必須提高檔案管理人員的安全意識。在信息技術深入的今天，實現(xiàn)檔案館信息資源的合理利用，需要在全面了解安全信息技術的基礎上，積極轉(zhuǎn)變觀念，做好保密工作，才能夠在一定程度上實現(xiàn)檔案信息安全系統(tǒng)的有效管理。

4.2建立有效的高校檔案信息安全管理系統(tǒng)保密服務支持體系

風險管理服務貫穿于檔案信息安全管理工作之中，要實現(xiàn)對安全風險的評估以及分析，才能夠采取有效的控制風險的措施，從而做好日常管理工作，有針對性地增強網(wǎng)絡的可靠性和安全性。尤其是在應對突發(fā)事件的時候，能夠更加可靠地對泄密事件做出快速反應，才能夠保障高校安全信息管理系統(tǒng)的安全。這不僅僅需要高校檔案安全管理系統(tǒng)需要專業(yè)的技術管理人員，更重要的是具備安全意識和防范意識，以便在應對突發(fā)事件時做出正確的決策。

4.3建立高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的管理體制

在科技日益發(fā)展的今天，高校檔案信息安全管理成為社會發(fā)展的重要組成部分，而安全管理也成為高校檔案管理工作的重點。在技術環(huán)境和社會環(huán)境日益發(fā)展的過程中，建立高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的體制尤為重要。尤其是在檔案信息資源管理過程中，人們對知識資源的利用和整合程度上有一定的欠缺。高校在進行檔案管理工作的過程中，專門的檔案管理工作人員在管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用。為了實現(xiàn)對高校檔案的安全管理，就必須需要建立一定的安全管理體制來約束高校管理人員，采取強有力的保障措施，才能夠為高校檔案信息管理提供可靠的保障。

5結(jié)語

隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，依托信息技術能夠使得高校檔案信息安全管理得到進一步的完善，這是建設高校各種管理工作的重要途徑，也是實現(xiàn)高校電子信息一體化的方式。傳統(tǒng)的高校檔案信息安全管理方式具有一定的局限性，尤其是在提供真實可靠的信息資源方面浪費了大量的查閱時間。而建立高校檔案信息安全管理系統(tǒng)，在保障信息安全的前提下提高了管理效率。