沈春萍

摘 要：人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，就是以人事檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過(guò)一定的方式、方法，提供人事檔案或檔案內(nèi)容中有關(guān)情況，為組織人事工作服務(wù)的活動(dòng)。人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的意義是多方面的。

關(guān)鍵詞：人事檔案；利用；對(duì)策

人事檔案作為一種信息資源，為人事部門(mén)選拔、考察和使用人才發(fā)揮了重要的作用，得到各級(jí)組織對(duì)檔案工作的重視和支持。為使人事檔案工作更好地為培養(yǎng)、使用人才服務(wù)，必須做好人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

開(kāi)發(fā)利用人事檔案信息資源，主要應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：

一、重視人事檔案材料的收集和檔案信息開(kāi)發(fā)

根據(jù)人事工作的發(fā)展，努力開(kāi)源，廣泛收集人事檔案材料，不斷充實(shí)檔案內(nèi)容，補(bǔ)充新材料，完整反映人事的情況，減少時(shí)間差造成的信息老化和過(guò)時(shí)，避免時(shí)效性失真，是檔案信息開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)。人事檔案材料中除了反映歷史記載外，還必須有現(xiàn)實(shí)的“動(dòng)態(tài)”材料，特別是要注重收集反映改革開(kāi)放以來(lái)，各種人才德、能、勤、績(jī)等方面的材料，收集干部的年度考核材料、任免材料、各種獎(jiǎng)勵(lì)材料、科學(xué)技術(shù)成果材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘材料、學(xué)習(xí)培訓(xùn)材料等。在收集工作中，要把握人事檔案材料形成的各個(gè)環(huán)節(jié)，掌握人事檔案材料形成的規(guī)律，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集新形成的人事檔案材料，使其齊全完整，促進(jìn)其內(nèi)容向立體化和量化方面轉(zhuǎn)化，為檔案信息開(kāi)發(fā)打好基礎(chǔ)，為考察、選拔、培養(yǎng)和使用人才提供可靠的依據(jù)。

二、人事檔案部門(mén)要認(rèn)真履行開(kāi)發(fā)檔案信息資源的職責(zé)，轉(zhuǎn)變有礙于開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的傳統(tǒng)觀念

一要破除傳統(tǒng)觀念的束縛，全面理解人事檔案的價(jià)值。在嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》和《干部檔案工作條例》的前提下，為開(kāi)發(fā)利用人事檔案信息資源創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境；二要用歷史的、全面的、發(fā)展的觀點(diǎn)看人才，不能因一時(shí)一事的某些枝節(jié)問(wèn)題而“一葉障目，不見(jiàn)泰山”。要有組織有計(jì)劃地收集、整理、宣傳介紹干部隊(duì)伍中堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，勇于改革，在社會(huì)主義革命和建設(shè)事業(yè)中作出重大貢獻(xiàn)的中青年干部和科技工作者；三要在科學(xué)、審慎、求實(shí)的原則下，多渠道、多形式地向組織人事部門(mén)提供在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中具有典型意義的各類干部代表的檔案信息，為使用好人才提供依據(jù)；四要倡導(dǎo)人事檔案可以有條件地向本人開(kāi)放的觀念，打破過(guò)去公民對(duì)人事檔案的神秘感和陌生感，使公民認(rèn)識(shí)到履行一定的手續(xù)可以知曉有關(guān)人事檔案的內(nèi)容，并利用人事檔案解決實(shí)際問(wèn)題。

三、努力開(kāi)發(fā)人事檔案利用領(lǐng)域，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的作用

由于過(guò)去缺乏對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，利用方法落后，其作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)未被發(fā)揮出來(lái)。今后應(yīng)采用編輯各類人員的各種信息資料，建立“人事卡片”和“各類人員的名冊(cè)”，利用計(jì)算機(jī)建立“人才庫(kù)”，將干部的簡(jiǎn)歷、干部的任免、獎(jiǎng)懲、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、考核、工資、專業(yè)特長(zhǎng)以及干部離退休時(shí)間等信息資料編印成冊(cè)，提供給領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)關(guān)參考及干部人事工作者利用等形式，可以拓寬人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用領(lǐng)域，充分發(fā)揮人事檔案作用。

四、明確方向，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的開(kāi)發(fā)方式

1.由單一保管型向開(kāi)發(fā)利用型轉(zhuǎn)變。人才交流、選賢任能是經(jīng)濟(jì)建設(shè)高速發(fā)展的重要保障之一。開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源，為選賢任能服務(wù)，是當(dāng)今人事檔案工作的首要任務(wù)。人事檔案工作要堅(jiān)持開(kāi)發(fā)與利用并重、指導(dǎo)與服務(wù)相結(jié)合的原則，以為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)為宗旨，使人事檔案工作真正實(shí)現(xiàn)由單一保管型向開(kāi)發(fā)利用型的轉(zhuǎn)變。

2.由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。人事檔案工作者應(yīng)該轉(zhuǎn)變過(guò)去那種“坐、等、靠”的服務(wù)觀念和人事檔案與選人用人游離的意識(shí)，要把人事檔案工作與選拔人才工作結(jié)合起來(lái)，主動(dòng)為用人單位提供人才信息服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

變被動(dòng)性服務(wù)為主動(dòng)性服務(wù)。首先，就是要樹(shù)立服務(wù)觀點(diǎn)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。檔案工作者要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想，做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和管理等工作。第二是行動(dòng)上要主動(dòng)。不僅要注意收集已產(chǎn)生的材料，還要根據(jù)每個(gè)階段的需要，適時(shí)補(bǔ)充一些新的材料。人事檔案工作者應(yīng)積極配合機(jī)構(gòu)改革、干部人事制度改革及人才開(kāi)發(fā)提供有一定超前性、參考性的人事檔案信息，同時(shí)結(jié)合各單位檔案工資調(diào)整，人員出國(guó)（出境）政審，職稱評(píng)定、干部任免、人才挑選提供全方位服務(wù)。第三是方法上要改進(jìn)。要改進(jìn)傳統(tǒng)的材料收集、檔案管理、檔案利用方式，將人事檔案信息庫(kù)變?yōu)榻M織上發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)選拔使用人才的信息庫(kù)。第四是措施要切實(shí)可行。要經(jīng)常了解和掌握形成人事檔案的信息來(lái)源，注意溝通信息渠道，建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，形成人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，以提高人事檔案信息資源的利用率。

開(kāi)發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮人事檔案信息的作用，為人事工作和黨的中心工作服務(wù)是人事檔案工作的根本目的。在長(zhǎng)期實(shí)踐中，人事檔案部門(mén)積累并保存了大量的人事檔案資料，為開(kāi)發(fā)利用工作奠定了良好的基礎(chǔ)，正朝著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。人事檔案管理部門(mén)只有系統(tǒng)、有序、及時(shí)地開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源，滿足人事工作的需要，有效地為其提供利用，才能充分顯示出它的使用價(jià)值。我國(guó)的政治體制、經(jīng)濟(jì)體制改革需要大批新型人才，而人才隊(duì)伍建設(shè)離不開(kāi)挖掘人才、培養(yǎng)人才。因此，人事檔案人員一定要為建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍提供高質(zhì)量的檔案，為人事決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮人事檔案的獨(dú)特作用。

（1）是衡量人事檔案管理工作優(yōu)劣的基本標(biāo)尺。人事檔案管理工作的最終目的是實(shí)現(xiàn)有效利用，檔案的利用效果與檔案質(zhì)量密切相關(guān)。如果提供的人事檔案內(nèi)容真實(shí)、材料完整、編排有序、目錄清楚、裝訂考究、整齊美觀，利用起來(lái)有案可稽，方便高效，利用者賞心悅目，說(shuō)明我們提供的檔案是優(yōu)質(zhì)品；反之，則說(shuō)明檔案工作只在低水平上徘徊。同時(shí)，基礎(chǔ)工作與利用工作聯(lián)系密切，利用工作是建立在基礎(chǔ)工作之上的，沒(méi)有基礎(chǔ)工作就沒(méi)有利用工作，基礎(chǔ)工作薄弱，利用工作就不能有效開(kāi)展。提供利用能不斷得到信息反饋，發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題，有利于我們有的放矢地改進(jìn)工作。

（2）是科學(xué)而合理地開(kāi)發(fā)人才資源的必要條件。合理利用各種資源，最大限度地發(fā)揮其作用，以獲得最佳效益，是管理的宗旨。人事工作是管理人的工作，即開(kāi)發(fā)人才、培養(yǎng)人才、使用人才、充分調(diào)動(dòng)人的積極性，使有用的人才各得其所。因此，對(duì)所管人員的德、能、勤、績(jī)等方面必須要有充分的了解。人事檔案準(zhǔn)確而全面地記載著個(gè)人的經(jīng)歷、品德、能力、工作、業(yè)務(wù)水平等主要情況，通過(guò)人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用能為選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬?，合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用提供可靠的依據(jù)，使人才資源的開(kāi)發(fā)建立在可靠、科學(xué)的基礎(chǔ)上，克服用人中的盲目性和隨意性，糾正以權(quán)謀私，任人唯親等不正之風(fēng)，達(dá)到知人善任之目的。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案工作更要積極做好提供利用工作，正確處理保密與利用的關(guān)系，盡量拓寬服務(wù)面，變“死”材料為“活”信息，為各種人才脫穎而出創(chuàng)造條件。

總之，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為人事工作和黨的中心工作服務(wù)是人事檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，以保證利用為中心、抓好優(yōu)質(zhì)服務(wù)是檢驗(yàn)和衡量人事檔案工作好壞的基本尺度。為此，檔案工作人員應(yīng)進(jìn)一步明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，在堅(jiān)持原則的基礎(chǔ)上，時(shí)時(shí)為利用者著想，處處為利用者創(chuàng)造條件。要敢于開(kāi)拓創(chuàng)新，使人事檔案工作再上新臺(tái)階，充分發(fā)揮人事檔案作用，為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事工作和人才開(kāi)發(fā)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李巧琳， 馮晶. 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化 促進(jìn)人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用[J]. 黑龍江檔案， 2004.