周 瑋

軍工科研事業(yè)單位物資采購(gòu)管理體系建設(shè)

周 瑋

無(wú)論是何種類型的企業(yè)，在其發(fā)展過(guò)程中都離不開(kāi)物資采購(gòu)這一環(huán)節(jié)。物資采購(gòu)活動(dòng)的開(kāi)展和企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)有著密切的聯(lián)系，軍工科研事業(yè)單位也是如此，物資采購(gòu)在其中占有舉足輕重的地位。軍工科研事業(yè)單位若是想要開(kāi)展研究工作，就必須要有相應(yīng)的材料、設(shè)備等，而這些物資的來(lái)源都是由采購(gòu)部門提供的。因此，如何結(jié)合軍工科研事業(yè)單位自身的特點(diǎn)來(lái)提高物資采購(gòu)效率，完善內(nèi)控制度，形成規(guī)模經(jīng)濟(jì)，杜絕腐敗，規(guī)范財(cái)務(wù)核算是我們急需解決的一個(gè)問(wèn)題。

軍工科研事業(yè) 單位物資采購(gòu) 管理體系

一、引言

在我國(guó)的國(guó)防建設(shè)中，軍工科研事業(yè)單位是非常重要的組成部分之一，此單位與其他類型的單位存在著相同之處，但也存在著一定的差異。最主要的差異就在于，此事業(yè)單位不以盈利為目的，主要是為國(guó)家的軍工科研服務(wù)，要求嚴(yán)格保密。同時(shí)，此事業(yè)單位已經(jīng)從舊經(jīng)濟(jì)體制中脫離出來(lái)，融入新的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制中，所以說(shuō)，事業(yè)單位轉(zhuǎn)型是勢(shì)在必行的。另外，它逐步脫離了原有經(jīng)濟(jì)體制的舊觀念，打造了新的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。事業(yè)型單位轉(zhuǎn)化為企業(yè)化管理是一個(gè)必然趨勢(shì)，收入來(lái)源也由以前單純的上級(jí)部門下?lián)艿目蒲匈M(fèi)和財(cái)政補(bǔ)助收入，逐步拓展到利用軍工技術(shù)承擔(dān)面向社會(huì)的科研服務(wù)獲取收入。

二、軍工科研事業(yè)單位物資管理現(xiàn)狀

（一）物資管理模式

就目前軍工科研事業(yè)單位物資管理進(jìn)行分析后可以發(fā)現(xiàn)，其管理模式依然比較落后，管理方法也沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，更沒(méi)有完善的管理體系，從而導(dǎo)致管理人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中主要依據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，并沒(méi)有相應(yīng)的制度可以參照。與此同時(shí)，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，物資管理模式也沒(méi)有構(gòu)建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)渠道，物資采購(gòu)的數(shù)量、類型等也與實(shí)際需求存在著一定的差異，物資存儲(chǔ)也不是很合理。這些問(wèn)題的存在都表明了，當(dāng)前軍工科研事業(yè)單位物資管理模式較為落后，管理方法與社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)不相符合，進(jìn)而嚴(yán)重影響了科研工作的開(kāi)展，同時(shí)還造成了經(jīng)濟(jì)損失。

（二）基礎(chǔ)工作落后

物資管理基礎(chǔ)工作還比較落后，賬目核算方式也不夠先進(jìn)，采用的仍然是人工核算的方法。此種方法不僅無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享，也存在著人工失誤的風(fēng)險(xiǎn)。而且，在管理中，各項(xiàng)審批程序消耗了大量的人力資源，大量紙介質(zhì)的存在，極易因丟失、損壞給工作帶來(lái)不便，制約了物資管理的發(fā)展。

三、物資采購(gòu)管理系統(tǒng)的建立

物資采購(gòu)管理系統(tǒng)不是簡(jiǎn)單的信息化，而是搭建一個(gè)信息化平臺(tái)，將所有的業(yè)務(wù)，如招標(biāo)審批管理、物資集中采購(gòu)管理、物資收發(fā)等集中到一個(gè)平臺(tái)上去，避免出現(xiàn)信息化孤島?；緦?shí)現(xiàn)按計(jì)劃采購(gòu)，控制采購(gòu)流程，控制供應(yīng)商按計(jì)劃供貨，按計(jì)劃送貨；實(shí)現(xiàn)物資的集中采購(gòu)，避免不規(guī)范的采購(gòu)行為。提高招投標(biāo)審批流程效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目立項(xiàng)審批、招標(biāo)文件審批、項(xiàng)目不與招標(biāo)審批的過(guò)程的監(jiān)督和管理。通過(guò)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)可以掌握單位動(dòng)態(tài)的實(shí)際庫(kù)存，對(duì)物資進(jìn)行全面清理，降低存貨占用，同時(shí)停止手工賬。

（一）物資基礎(chǔ)管理平臺(tái)的建立

集中采購(gòu)是物資采購(gòu)管理的有效方式。首先，系統(tǒng)應(yīng)該匯總基層單位的采購(gòu)申請(qǐng)，在進(jìn)行分解、平衡后，下達(dá)統(tǒng)一的采購(gòu)訂單，根據(jù)實(shí)際需求下達(dá)收貨指令。其次，按采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行收貨入庫(kù)，物資部根據(jù)收貨數(shù)據(jù)匯總傳遞給財(cái)務(wù)部進(jìn)行統(tǒng)一地結(jié)算及付款。集中采購(gòu)體現(xiàn)了單位采購(gòu)物流、資金流的控制，同時(shí)也體現(xiàn)了內(nèi)部的業(yè)務(wù)協(xié)同。平臺(tái)建立主要步驟如下：

第一，建立統(tǒng)一控制的供應(yīng)商管理、評(píng)估，價(jià)格管理平臺(tái)。

第二，建立完善的計(jì)劃、訂單、收貨集中控制平臺(tái)。

第三，建立多維集團(tuán)采購(gòu)分析平臺(tái)。

（二）供貨信息管理

在進(jìn)行物資采購(gòu)管理工作的過(guò)程中，若是想要對(duì)物資采購(gòu)成本進(jìn)行有效的控制，那么，就必須要了解供貨價(jià)格。所以，在物資采購(gòu)系統(tǒng)中，就應(yīng)該構(gòu)建供貨價(jià)格系統(tǒng)。在此系統(tǒng)中，需要包括物料主數(shù)據(jù)、定義供應(yīng)商以及組織單元數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)信息可以讓相關(guān)工作人員確切地了解供貨信息，從而更好地開(kāi)展物資采購(gòu)管理工作。與此同時(shí)，在采購(gòu)的業(yè)務(wù)單據(jù)中，供貨價(jià)格還可以自動(dòng)出現(xiàn)，也就是默認(rèn)信息，這樣工作人員就可以對(duì)照默認(rèn)單據(jù)，若沒(méi)有問(wèn)題，則可以按照單據(jù)中的供貨價(jià)格來(lái)執(zhí)行。

（三）采購(gòu)入庫(kù)管理

采購(gòu)入庫(kù)管理主要包含：

第一，物資采購(gòu)計(jì)劃（申請(qǐng)）管理。需要采購(gòu)材料時(shí)，基層單位向計(jì)劃部門申報(bào)，由計(jì)劃部門匯總、平衡并編制采購(gòu)訂單提交給物資部門進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。

第二，物資采購(gòu)訂單管理。在采購(gòu)業(yè)務(wù)管理中，采購(gòu)訂單管理是不可缺少的一項(xiàng)工作。所謂的采購(gòu)訂單，就是指采購(gòu)工作人員按照需求的物資類型、數(shù)量所決定采購(gòu)的單據(jù)，將此單據(jù)交給供應(yīng)商，供應(yīng)商以此為基礎(chǔ)提供物資，安排相應(yīng)的工作人員做好物資的出庫(kù)工作，而企業(yè)則需要安排相應(yīng)的人員開(kāi)展物資入庫(kù)工作。所以說(shuō)，采購(gòu)訂單是供應(yīng)商供貨的依據(jù)，也是企業(yè)購(gòu)物的依據(jù)，是連接供應(yīng)商和企業(yè)之間的橋梁，做好此方面的管理工作是非常有必要的。

單位物資采購(gòu)訂單由計(jì)劃員填制，計(jì)劃組長(zhǎng)簽字，在物資采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交給采購(gòu)組組長(zhǎng)確認(rèn)，然后分配給采購(gòu)組成員執(zhí)行采購(gòu)。審批流程如圖1：

圖1　

第三，物資采購(gòu)合同管理。

第四，采購(gòu)收貨管理。

圖2　

第五，采購(gòu)入庫(kù)管理。

第六，領(lǐng)料出庫(kù)管理。在實(shí)現(xiàn)物資管理系統(tǒng)以前，“物資領(lǐng)用出庫(kù)單”是由各領(lǐng)用單位的領(lǐng)料人手工填寫，內(nèi)容包括領(lǐng)用單位、領(lǐng)用的物資名稱、型號(hào)規(guī)格、領(lǐng)用數(shù)量和金額。由于軍工科研事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)來(lái)源是所承擔(dān)的研制任務(wù)和課題，在領(lǐng)用材料時(shí)，最重要的是做好成本的分類和歸集。因此，“物資領(lǐng)用出庫(kù)單”上還有一個(gè)最重要的要素就是任務(wù)名稱或課題號(hào)。在手工填制“物資領(lǐng)用出庫(kù)單”時(shí)，填制的領(lǐng)用單位和任務(wù)名稱往往不規(guī)范，還經(jīng)常出錯(cuò)，這就不能給后面采購(gòu)財(cái)務(wù)的核算提供準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。原始數(shù)據(jù)的不規(guī)范，當(dāng)然也會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)成本費(fèi)用歸集的不準(zhǔn)確。

使用單位填制領(lǐng)導(dǎo)出庫(kù)單，由單位領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、計(jì)劃審核、保管打印出庫(kù)單、用戶提貨。流程如圖2。

四、物資采購(gòu)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的銜接

物資采購(gòu)管理系統(tǒng)建立后，能自動(dòng)生成各類查詢表，物料收發(fā)明細(xì)表、物料收發(fā)匯總表。如果設(shè)定了物料的安全庫(kù)存、最高庫(kù)存、有效期、批次跟蹤、保質(zhì)期屬性，系統(tǒng)還能提供低于安全庫(kù)存報(bào)警、超過(guò)庫(kù)存有效期報(bào)警，保質(zhì)期分析等各項(xiàng)數(shù)據(jù)，給物資部門的庫(kù)存管理提供有效的支持。

在物資采購(gòu)管理系統(tǒng)上線以前，物資核算財(cái)務(wù)人員每月從物資保管人員處手工收取物資入庫(kù)驗(yàn)收單和物資領(lǐng)用出庫(kù)單。在進(jìn)行物資采購(gòu)報(bào)賬時(shí)，要人工核對(duì)物資入庫(kù)的采購(gòu)聯(lián)和財(cái)務(wù)聯(lián)。在物資領(lǐng)用出庫(kù)時(shí)，要人工將物資領(lǐng)用出庫(kù)單按領(lǐng)用單位和核算課題分開(kāi)。而使用了物資采購(gòu)管理系統(tǒng)以后，物資核算財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)財(cái)務(wù)核算和管理的要求，通過(guò)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息來(lái)支撐財(cái)務(wù)核算，這樣獲取的數(shù)據(jù)信息方便快捷，準(zhǔn)確性高。并且，物資采購(gòu)管理可以在對(duì)事務(wù)進(jìn)行處理的過(guò)程中生成會(huì)計(jì)核算分錄，這樣就可以促使企業(yè)內(nèi)部的資金流與物流兩者之間是相同的，進(jìn)而為工作人員了解資金流動(dòng)提供便利。同時(shí)，還可以為降低物資采購(gòu)成本，提高管理效率奠定良好的基礎(chǔ)。

五、結(jié)語(yǔ)

軍工科研事業(yè)單位應(yīng)該以自身實(shí)際情況為依據(jù)和專業(yè)化的軟件公司建立合作關(guān)系，由軟件公司為其專門打造一款合適的物資采購(gòu)軟件。在此軟件中，需要包括日常管理、檢索、動(dòng)態(tài)報(bào)表輸出以及供應(yīng)商信息管理等多項(xiàng)內(nèi)容。只有這樣，才能將物資采購(gòu)的權(quán)限進(jìn)行明確的劃分，使得各個(gè)環(huán)節(jié)的控制工作更加便利，從而提高物資管理的效率，避免傳統(tǒng)手工賬目核算所帶來(lái)的弊端，確保物資基礎(chǔ)管理的有效性。

（作者單位為中國(guó)燃?xì)鉁u輪研究院）

［1］ 丁岳鈺.軍工科研事業(yè)單位實(shí)行經(jīng)濟(jì)增加值考核的思考［D］.財(cái)政部財(cái)政科學(xué)研究所，2010.

［2］ 李濤.基于信息化的軍工科研事業(yè)單位全面預(yù)算管理模式研究［D］.哈爾濱工業(yè)大學(xué)，2010.