閆曉君

新形勢(shì)下做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

閆曉君

隨著改革開(kāi)放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，檔案工作的特點(diǎn)也有了新的變化。因此，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平也更加重要。

新形勢(shì) 檔案工作

檔案工作必須在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，遵循“為人民服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)”的宗旨。如何做好此項(xiàng)工作，筆者認(rèn)為應(yīng)該做好以下方面：

一、提高檔案管理服務(wù)人員的綜合素質(zhì)

隨著改革開(kāi)放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，檔案工作的特點(diǎn)也有了新的變化。因此，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平也更加重要。

首先，提高檔案人員的政治理論水平政治態(tài)度及職業(yè)道德。這就要求檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義理論；要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)政治紀(jì)律，提高政治鑒別力和政治敏銳性；要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問(wèn)題上同黨中央保持高度一致，恪守檔案工作紀(jì)律，貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，熱愛(ài)檔案事業(yè)。

其次，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員不但要有繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識(shí)，利用先進(jìn)技術(shù)解決新問(wèn)題，豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實(shí)踐。

另外，隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中，需要人去操作、去管理。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)的青年干部，發(fā)揮他們的聰明才智，大膽啟用。另一方面，由于檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。所以，必須做好檔案干部的穩(wěn)定工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí)，還要加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，以適應(yīng)目前的現(xiàn)代化檔案管理工作。

二、做好檔案保管過(guò)程中的保密工作

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)，就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體的安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

要貫徹落實(shí)《保密法》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問(wèn)題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。二要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力做好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開(kāi)放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步做好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

在開(kāi)放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。第一，做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開(kāi)放前的一項(xiàng)重要工作，也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。第二，做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)，采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。第三，做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作。提高開(kāi)放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，建立健全檔號(hào)、編制檢索工具，準(zhǔn)備好副本。

三、檔案管理模式上要搞好信息化建設(shè)

什么是檔案信息化建設(shè)？是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。

傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤(pán)作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時(shí)間長(zhǎng)，容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無(wú)法辨識(shí)。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動(dòng)硬盤(pán)的形式進(jìn)行存檔，這種信息化變革節(jié)約了紙張，也簡(jiǎn)化了檔案交接工作過(guò)程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管且安全性較高。同時(shí)，還要信息公開(kāi)，并搞好檔案網(wǎng)站建設(shè)。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。通過(guò)檔案網(wǎng)站建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程在線檔案服務(wù)和信息公開(kāi)。當(dāng)前，一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護(hù)不及時(shí)，檔案管理工作信息不公開(kāi)、服務(wù)功能無(wú)人應(yīng)答回復(fù)，甚至一些欄目是空白。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時(shí)維護(hù)，互動(dòng)高效，提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)信息公開(kāi)。

四、錄入檔案信息必須規(guī)范，努力開(kāi)拓檔案工作新局面

電子檔案信息在錄入時(shí)，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對(duì)，最大限度地減少電子檔案信息的錯(cuò)誤，力爭(zhēng)電子檔案信息錄入準(zhǔn)確、真實(shí)。為了便于開(kāi)展電子檔案信息的核對(duì)和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。

數(shù)字化檔案館建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)的重要組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時(shí)代或者說(shuō)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的升級(jí)。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國(guó)能否成為檔案強(qiáng)國(guó)，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計(jì)、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個(gè)組織、一個(gè)部門的事情，是多個(gè)組織、多個(gè)部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實(shí)際情況，做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個(gè)平臺(tái)下，通過(guò)同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量管理系統(tǒng)，完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開(kāi)拓檔案工作的新局面。

（作者單位為白山市中小企業(yè)服務(wù)中心）