褚慎強(qiáng)

（上海富朗特動(dòng)物保健有限公司，上海 金山 201615）

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HSE管理體系的建立之實(shí)施篇（七）
——HSE管理體系文件編制

褚慎強(qiáng)

（上海富朗特動(dòng)物保健有限公司，上海 金山 201615）

HSE管理體系具有文件化管理的特征。編制體系文件是企業(yè)實(shí)施HSE管理體系標(biāo)準(zhǔn)，建立與保持HSE管理體系并保證其有效運(yùn)行的重要基礎(chǔ)工作，也是企業(yè)達(dá)到預(yù)定的HSE目標(biāo)，評(píng)價(jià)與改進(jìn)體系并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)和風(fēng)險(xiǎn)控制必不可少的依據(jù)和見(jiàn)證。體系文件還需要在體系運(yùn)行過(guò)程中定期、不定期地進(jìn)行評(píng)審和修改，以保證它的完善和持續(xù)有效。

1 立體系的過(guò)程

建立體系的過(guò)程，就是結(jié)合企業(yè)性質(zhì)和特點(diǎn)，將標(biāo)準(zhǔn)具體化為企業(yè)的健康、安全與環(huán)境管理體系文件的過(guò)程。HSE管理體系，是個(gè)文件化的體系，其管理體系文件的結(jié)構(gòu)可以參照質(zhì)量管理體系，如采用與ISO9000系列、ISO14000系列相符的現(xiàn)行管理體系的方式來(lái)編寫。HSE管理體系大致可分為四個(gè)層次，即管理手冊(cè)、程序文件、支持性文件、記錄性文件（圖1）?？梢栽诠芾眢w系文件方面實(shí)行HSE與質(zhì)量和（或）環(huán)境的一體化。這樣做可使質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件和HSE管理體系文件具有完整性，避免重復(fù)，便于實(shí)施管理。但是，鑒于目前大多數(shù)企業(yè)落后的健康、安全與環(huán)境管理的現(xiàn)狀，同時(shí)為了加強(qiáng)健康、安全與環(huán)境意識(shí)，突出重點(diǎn)，在建立HSE管理體系的初期仍建議企業(yè)編制獨(dú)立的HSE體系文件。

2 編寫體系文件的原則

編寫體系的原則就是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的；即：標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效。文件寫完后一定要下發(fā)討論和修改，達(dá)到所寫即所做。

3 編寫體系文件的基本要求

編寫體系文件的基本要求包含以下幾個(gè)方面：

3.1系統(tǒng)性

是指企業(yè)應(yīng)對(duì)其HSE管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)條理地制定各項(xiàng)方針和程序；所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊(cè)；各層次文件應(yīng)涉及HSE管理體系一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分；各層次文件應(yīng)做到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序。

3.2法規(guī)性

是指體系文件應(yīng)在總體上遵循國(guó)家或上級(jí)有關(guān)法規(guī)要求；文件一旦批準(zhǔn)實(shí)施，就必須認(rèn)真執(zhí)行；文件修改只能按規(guī)定的程序進(jìn)行。

3.3協(xié)調(diào)性

是指體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào)；體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào)。體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)。

3.4見(jiàn)證性

是指體系文件作為客觀證據(jù)（適用性證據(jù)和有效性證據(jù)）的管理者、相關(guān)方、第三方審核機(jī)構(gòu)證實(shí)本組織HSE管理體系的運(yùn)行情況；對(duì)于審核來(lái)講，HSE管理體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)；還有惟一性及適用性。

4 體系文件編寫的方式

體系文件的編寫方式可分為自上而下依次展開(kāi)方式、自下而上的編寫方式和從程序文件開(kāi)始的方式三種。自上而下依次展開(kāi)方式是指按承諾、方針目標(biāo)、管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對(duì)文件編寫人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫所需時(shí)間較長(zhǎng)，且必然伴隨著反復(fù)修改；自下而上的編寫方式是指按基礎(chǔ)文件、程序文件、管理手冊(cè)的順序編寫，這適用于原管理基礎(chǔ)較好的企業(yè)，但如無(wú)總體設(shè)計(jì)方案指導(dǎo)易出現(xiàn)混亂；從程序文件開(kāi)始，向兩邊擴(kuò)展的編寫方式是指先編寫程序文件，再開(kāi)始手冊(cè)和基礎(chǔ)性文件的編寫，實(shí)質(zhì)是從分析活動(dòng)，確定活動(dòng)程序開(kāi)始，有利于標(biāo)準(zhǔn)的要求與企業(yè)實(shí)際緊密結(jié)合，也可縮短文件編寫時(shí)間。

圖1　文件層次設(shè)計(jì)圖

5 HSE管理手冊(cè)編寫

HSE管理手冊(cè)是對(duì)企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理體系的全面描述，它是全部體系文件的“索引”，對(duì)HSE管理體系的建立與運(yùn)行有特殊意義。管理手冊(cè)在深度和廣度上可以不同，取決于企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)劃、技術(shù)要求及人員素質(zhì)，以適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際需要。對(duì)于中、小型企業(yè)，可以把管理手冊(cè)和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)企業(yè)為了便于管理仍把管理手冊(cè)、程序文件分開(kāi)。在編寫HSE管理手冊(cè)時(shí)應(yīng)注意：應(yīng)寫清楚承諾、方針和目標(biāo)；手冊(cè)要強(qiáng)調(diào)宣傳性，便于公眾接受，不側(cè)重于操作性；力求簡(jiǎn)明，把主要控制環(huán)節(jié)描述清楚即可，不必寫得太冗長(zhǎng)。

6 HSE程序文件編寫

所謂程序，就是指“為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)所做的規(guī)定和途徑”，就是為了完成HSE管理體系要素所規(guī)定的方法。在書(shū)面或文件化的程序中，通常包括活動(dòng)的目的和范圍，做什么和誰(shuí)來(lái)做；何時(shí)、何地以及如何做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件；如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄。其內(nèi)容是描述實(shí)施HSE管理體系要素所涉及到的各職能部門的活動(dòng)。

編寫HSE程序文件時(shí)，應(yīng)注意程序文件是對(duì)那些產(chǎn)生健康、安全與環(huán)境影響的活動(dòng)進(jìn)行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊(cè)的支持性文件。每一個(gè)程序文件都應(yīng)包含HSE管理體系中的一個(gè)邏輯上獨(dú)立的內(nèi)容，可能是標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)要素，或要素中的一個(gè)部門，或是幾個(gè)要素相關(guān)要求的一組活動(dòng)等。程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和外觀由企業(yè)自行確定，程序文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)通常在作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中規(guī)定。程序文件的有效實(shí)施才能體現(xiàn)HSE管理體系的功能，因此，程序文件的內(nèi)容和要求要密切結(jié)合實(shí)際情況。程序文件展開(kāi)的深度和廣度，取決于企業(yè)任務(wù)的復(fù)雜性、采用的工作方法、活動(dòng)內(nèi)容和對(duì)執(zhí)行活動(dòng)人員的水平、能力、技術(shù)與培訓(xùn)所達(dá)到的程序。程序文件實(shí)質(zhì)是企業(yè)管理中科學(xué)的管理制度，是法規(guī)性文件，要強(qiáng)制執(zhí)行，因此程序文件就有可操作性和可檢查性。一般情況下，程序文件編寫可參照5W1H原則，即：What（做什么），Who（誰(shuí)做，誰(shuí)檢查評(píng)價(jià)），Where（在哪里做），When（什么時(shí)候做），Why（為什么做），How（怎么做，依據(jù)什么，用什么方法）。

7 HSE管理作業(yè)文件編寫

作業(yè)文件的作用和要求：作業(yè)文件是程序文件的支持性文件，一個(gè)程序文件可分解成幾個(gè)作業(yè)文件，能在程序文件中交待清楚的活動(dòng)，就不再編制作業(yè)文件；作業(yè)文件必須與采用要素的程序相對(duì)應(yīng)，是對(duì)程序文件中整個(gè)程序或某些條款進(jìn)行補(bǔ)充、細(xì)化，不能脫離程序另搞一套作業(yè)文件；國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不作為作業(yè)文件，單獨(dú)在“在用標(biāo)準(zhǔn)目錄”中體現(xiàn)。在作業(yè)文件中通常包括活動(dòng)的目的和范圍，做什么和誰(shuí)來(lái)做，何時(shí)、何地以及如何做，應(yīng)采用什么方法、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄。作業(yè)文件的內(nèi)容是描述為實(shí)施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動(dòng)?！酢?/p>

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