陳允才　劉麗娟

摘 要：工程檔案是指在項(xiàng)目建設(shè)與管理過程中形成的，具有保存價(jià)值，并經(jīng)過系統(tǒng)整理的各類不同載體形式的歷史記錄，包括項(xiàng)目前期報(bào)批文件、招投標(biāo)文件及合同文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件及監(jiān)理文件、交工竣工文件等。連云港港疏港航道工程在實(shí)施的前、中、后三個(gè)階段尤其注重工程檔案工作，不僅制定詳盡的檔案管理辦法，在施工過程中更是投入了大量的人力物力。工程內(nèi)業(yè)資料不僅作為工程實(shí)體質(zhì)量的書面反映，更是為后續(xù)的航道養(yǎng)護(hù)及船閘運(yùn)營提供了工程檔案，不僅是對(duì)工程實(shí)體質(zhì)量的書面反映，更是為后續(xù)航道養(yǎng)護(hù)和船閘運(yùn)營提供了詳盡的斷面及平面圖資料。文章對(duì)疏港航道工程檔案管理制度進(jìn)行簡單說明，對(duì)內(nèi)河航道施工單位資料填寫及工程檔案管理的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行詳盡說明，以期對(duì)從事工程檔案管理的工作人員能有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；水運(yùn)工程；特性

引言

連云港港疏港航道是交通運(yùn)輸部批準(zhǔn)的長三角高等級(jí)航道網(wǎng)連申線的起點(diǎn)段，北起連云港物流園區(qū)，南連灌河、通榆河，西接蘇北運(yùn)河，全長71.363公里，工程總投資31.16億元。連云港港疏港航道整治工程是江蘇省委、省政府加快推進(jìn)新一輪沿海開發(fā)開放，加快蘇北振興的重大先導(dǎo)性、公益性的內(nèi)河航道建設(shè)項(xiàng)目。該工程2013年通過江蘇省交通建設(shè)優(yōu)質(zhì)工程項(xiàng)目復(fù)查，2014年通過交通運(yùn)輸部優(yōu)質(zhì)工程項(xiàng)目驗(yàn)收。2015年8月，國家優(yōu)質(zhì)工程現(xiàn)場復(fù)查專家組對(duì)連云港港疏港航道申報(bào)國優(yōu)進(jìn)行現(xiàn)場復(fù)查，經(jīng)過現(xiàn)場察看工程實(shí)體、聽取項(xiàng)目情況匯報(bào)、核查內(nèi)業(yè)資料等環(huán)節(jié)，專家組一致認(rèn)為連云港港疏港航道符合國家優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)申報(bào)條件。專家組對(duì)本工程檔案管理工作給予了充分肯定，內(nèi)業(yè)資料分類歸檔、書寫規(guī)范、歸檔格式正確、裝訂正規(guī)，對(duì)工程質(zhì)量的保證起到了應(yīng)有的作用。

1 工程檔案管理制度

連云港港疏港航道工程現(xiàn)場指揮部項(xiàng)目管理辦公室在本項(xiàng)目審批階段就開始了工程檔案管理辦法的編制辦法，依據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、《江蘇省水運(yùn)工程檔案管理表格》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本工程的實(shí)際特點(diǎn)制定了《工程項(xiàng)目檔案管理辦法》（下稱“辦法”）。辦法對(duì)檔案工作的組織管理、檔案管理控制措施、文件資料的收集、整理、歸檔職責(zé)、檔案的信息化管理、檔案質(zhì)量檢查和驗(yàn)收、項(xiàng)目檔案的移交進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定和說明。文章僅對(duì)“文件資料的收集、整理和歸檔職責(zé)”進(jìn)行簡要說明。（1）各參建單位應(yīng)按照項(xiàng)目檔案的歸檔范圍，按時(shí)完成各自合同內(nèi)項(xiàng)目的檔案文件的收集、整理和歸檔工作。（2）項(xiàng)目文件的收集范圍包括項(xiàng)目前期文件、綜合管理性文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件、科研文件等。a.項(xiàng)目前期文件是指項(xiàng)目開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、征地拆遷、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件，由項(xiàng)目辦負(fù)責(zé)，其中勘察、設(shè)計(jì)文件由勘察和設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)。b.綜合性管理文件是指業(yè)主在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的管理文件，主要有各種批文、請(qǐng)示、通知、會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)、情況匯報(bào)、總結(jié)等，由項(xiàng)目辦負(fù)責(zé)。c.項(xiàng)目竣工文件是指竣工時(shí)形成的反映施工過程和項(xiàng)目實(shí)體真實(shí)面貌的文件，由施工文件、監(jiān)理文件和竣工圖組成。施工文件和竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)，監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)。d.設(shè)計(jì)部門確保設(shè)計(jì)變更文件的完整性。e.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，指工程完成后質(zhì)量評(píng)定、試運(yùn)行階段及竣工驗(yàn)收形成的文件，由項(xiàng)目辦負(fù)責(zé)。（3）施工單位竣工文件編制完成后，由施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位有關(guān)人員對(duì)竣工文件的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)情況以及案卷編目、裝訂等質(zhì)量進(jìn)行審查，合格后，施工單位和監(jiān)理單位在案卷上簽字確認(rèn)，連同審查記錄移交給建設(shè)單位。（4）各參建單位同時(shí)做好照片、音像檔案的收集和歸檔工作。

2 內(nèi)河航道施工單位資料

2.1 施工單位資料的分類

施工單位資料包括施工準(zhǔn)備文件、施工過程資料、交工資料。施工準(zhǔn)備文件包括開工報(bào)告、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要，施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)方案、施工計(jì)劃。施工過程資料包括原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定材料試驗(yàn)、強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告，設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批，施工定位、測量、復(fù)核記錄，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，工程質(zhì)量檢測、評(píng)定、匯總，沉陷、位移、變形觀測記錄，技術(shù)總結(jié)、施工日記、大事記等。交工資料包括竣工報(bào)告，缺陷責(zé)任期以及掃尾工程，施工聲像材料，竣工圖等主要文件。

2.2 施工單位資料的特性

2.2.1 先行性。施工前期準(zhǔn)備資料應(yīng)在工程開工前進(jìn)行編制、審批、專家論證及批準(zhǔn)。施工組織設(shè)計(jì)是施工單位如何組織施工，施工采取何種保證措施，如何投入各項(xiàng)資料的直觀反映，是所有施工資料的前提和引導(dǎo)性文件，編制一份完整、技術(shù)性強(qiáng)、全面性的施工組織設(shè)計(jì)需要施工企業(yè)的綜合素質(zhì)、項(xiàng)目經(jīng)理的組織理念、各參建人員的共同參與。施工組織設(shè)計(jì)文件應(yīng)根據(jù)設(shè)計(jì)文件、施工合同、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、施工現(xiàn)場條件進(jìn)行編制，對(duì)工程概況、施工組織體系、主要分部分項(xiàng)工程的施工方案、施工安排、資源投入計(jì)劃、施工平面布置圖進(jìn)行詳細(xì)的說明。施工組織設(shè)計(jì)由施工項(xiàng)目經(jīng)理主持編制，技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)具體的書寫工作，報(bào)公司工程科及技術(shù)科進(jìn)行審批，簽發(fā)審批意見。按照建設(shè)單位要求召開專家論證會(huì)議，按照專家意見對(duì)施工組織設(shè)計(jì)進(jìn)行修改完善，報(bào)業(yè)主進(jìn)行批準(zhǔn)實(shí)施。

2.2.2 同步性。施工過程資料如施工報(bào)表、各類施工記錄、隱蔽工程報(bào)驗(yàn)資料等應(yīng)確保與外業(yè)施工同步進(jìn)行。施工人員應(yīng)按照現(xiàn)場實(shí)際施工情況，對(duì)人員、機(jī)械、施工工序、施工時(shí)間及段落進(jìn)行詳細(xì)的施工日志記錄，以反映當(dāng)日的施工情況。隱蔽工程結(jié)束之后，施工單位應(yīng)進(jìn)行執(zhí)行“自檢、互檢、專檢”三檢制度，然后報(bào)監(jiān)理單位進(jìn)行驗(yàn)收。作為當(dāng)月計(jì)量支付報(bào)表的附件進(jìn)行費(fèi)用的申報(bào)。

2.2.3 真實(shí)性。隱蔽工程資料的填寫尤其重要，應(yīng)按照相應(yīng)的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)一般檢驗(yàn)項(xiàng)目和主要檢驗(yàn)項(xiàng)目進(jìn)行填寫，抽檢允許偏差值應(yīng)按實(shí)際測量情況進(jìn)行填寫，確保真實(shí)反映實(shí)際工序情況。沉降觀測資料應(yīng)如實(shí)記錄，如出現(xiàn)超偏差情況，應(yīng)及時(shí)通知設(shè)計(jì)進(jìn)行協(xié)商處理方案，防止建筑物發(fā)生結(jié)構(gòu)失穩(wěn)及超常規(guī)變形。

2.2.4 完整性。開工報(bào)告文件應(yīng)填寫規(guī)范，對(duì)施工人員進(jìn)場、機(jī)械進(jìn)場、材料進(jìn)場情況進(jìn)行說明，并將已審批的施工技術(shù)方案、材料及設(shè)備報(bào)驗(yàn)表格封面作為其附件，以保證資料的完整性和說服力。計(jì)量支付文件應(yīng)詳細(xì)說明鋼筋等主材的計(jì)量方法和公式，將變更文件、隱蔽報(bào)驗(yàn)記錄文件、工程量確認(rèn)文件、安全經(jīng)費(fèi)報(bào)驗(yàn)文件等作為其附件，以保證計(jì)量支付文件的自證性。

3 工程檔案管理的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)

（1）連云港港疏港航道工程現(xiàn)場指揮部項(xiàng)目管理辦公室除制定各類規(guī)章制度外，還引進(jìn)了“航閘工程檔案全過程控制管理信息系統(tǒng)”，全部案卷目錄和文件級(jí)目錄錄入檔案管理信息系統(tǒng)，項(xiàng)目綜合管理性文件和竣工圖實(shí)行全文數(shù)字化管理，同時(shí)制成不可擦除型光盤保存。（2）項(xiàng)目管理辦公室多次組織內(nèi)業(yè)資料管理會(huì)議，對(duì)各類表格如何適用、如何填寫進(jìn)行詳細(xì)的說明，設(shè)置專門的工程檔案管理部門，積極解答各參建單位工程檔案管理人員在實(shí)際使用過程中遇到的問題。每季度對(duì)各工地進(jìn)行一次綜合大檢查，設(shè)置季度獎(jiǎng)金，極大地帶動(dòng)了各參建單位的積極性。（3）各參建單位設(shè)置專門的技術(shù)人員負(fù)責(zé)檔案資料管理，既能確保內(nèi)業(yè)反映外業(yè)，也能確保內(nèi)業(yè)資料的專業(yè)性；設(shè)置專門的檔案室，測量組、總工辦、試驗(yàn)組、工程組及時(shí)記錄、編制各自的檔案，最終由檔案組負(fù)責(zé)匯總、分類、存放。各參建單位嚴(yán)格按照建設(shè)單位要求準(zhǔn)確使用各類表格，及時(shí)上報(bào)各類報(bào)表，積極迎接上級(jí)的每一次檢查，多次迎接江蘇省交通廳質(zhì)檢站檢查，并于2008年接受了交通部的檢查。每次檢查過后，各參建單位都按照專家意見積極進(jìn)行整改完善。

4 結(jié)束語

水運(yùn)行業(yè)發(fā)展晚于建設(shè)行業(yè)，各類的規(guī)章制度正在逐步完善，隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，水運(yùn)行業(yè)的國家、省級(jí)、市級(jí)重點(diǎn)項(xiàng)目越來越多，水運(yùn)工程的質(zhì)量已取得很大的成效，各類標(biāo)準(zhǔn)化施工文件應(yīng)運(yùn)而生。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的騰飛，內(nèi)河水運(yùn)工程內(nèi)業(yè)檔案可以采取多種信息化技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行編制和管理，為工程實(shí)體質(zhì)量提供支持，也為后期的航道養(yǎng)護(hù)、疏浚維護(hù)、船閘運(yùn)營提供技術(shù)文件支持，提高實(shí)施的準(zhǔn)確性、科學(xué)性、高效性，更好地為內(nèi)河水運(yùn)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]連云港港疏港航道整治工程工程管理制度（匯編）[Z].2008：1-5.