畢大鵬

摘 要 高校檔案管理信息系統(tǒng)是人才管理的重要環(huán)節(jié)，本文主要結(jié)合筆者相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，首先分析了目前高校檔案管理信息系統(tǒng)存在的問(wèn)題：檔案管理職責(zé)不明，歸屬不清；檔案管理信息紙質(zhì)存儲(chǔ)和電子存儲(chǔ)不能科學(xué)的結(jié)合；缺乏相應(yīng)的軟件支撐，然后再提出建設(shè)高校檔案管理信息系統(tǒng)的前提下，簡(jiǎn)要論述了實(shí)現(xiàn)的方式：檔案管理系統(tǒng)的設(shè)置；檔案信息的模塊實(shí)現(xiàn)；檔案借閱管理模塊的實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】高校檔案 信息系統(tǒng) 設(shè)計(jì)

社會(huì)發(fā)展日新月異，市場(chǎng)對(duì)于高校檔案管理的要求越來(lái)越高，高校的教育機(jī)制的不斷改進(jìn)也對(duì)于高校檔案管理的提出了新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)在時(shí)代是人才的時(shí)代，為了能夠使得人才可以滿足市場(chǎng)的需求，需要大致了解人才的情況，因?yàn)楦咝Ｍ晟频臋n案管理便是強(qiáng)勁的動(dòng)力?？傊咝n案管理對(duì)于社會(huì)、人才市場(chǎng)以及高校都有重要的價(jià)值。

1 高校檔案管理信息系統(tǒng)存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理職責(zé)不明，歸屬不清

高校檔案管理的部門的職責(zé)不明。其中在檔案管理的整個(gè)流程過(guò)程之中涉及到眾多部門，并且涉及到整個(gè)檔案管理的系統(tǒng)流程。因?yàn)闄n案管理的職責(zé)不明，歸屬的不清，使得學(xué)生檔案在實(shí)用性以及實(shí)踐性方面有著很大的不足。例如，主要就學(xué)籍檔案來(lái)說(shuō)，檔案管理信息系統(tǒng)便存在著諸多的漏洞。因?yàn)閷W(xué)生的學(xué)籍檔案存在著持續(xù)性以及連續(xù)性的特點(diǎn)，但是材料的來(lái)源廣泛而且多源，比如檔案會(huì)來(lái)自于招生部門、學(xué)生所、教務(wù)處、學(xué)生所在的各個(gè)部門，因?yàn)闄n案管理信息系統(tǒng)的職責(zé)不明歸屬不清帶來(lái)了很大的困擾，效率低下，而且檔案的信息系統(tǒng)存放地方不科學(xué)。

1.2 檔案管理信息紙質(zhì)存儲(chǔ)和電子存儲(chǔ)不能科學(xué)的結(jié)合

高校檔案管理信息系統(tǒng)整體依然不夠完善，其中傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理模式成為了整個(gè)學(xué)生檔案管理的重要的阻礙。因?yàn)樵谡麄€(gè)學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)之中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)的材料仍然在檔案管理之中占據(jù)著重要的位置，因?yàn)檫@種占據(jù)的主導(dǎo)性的原因使得學(xué)生檔案管理之中的內(nèi)容以及重要信息出現(xiàn)丟失、遺漏以及缺失的情況。尤其是其中高校檔案管理存在著很多年代久遠(yuǎn)的資料，這些資料并沒(méi)有很全面的輸入到高校檔案管理信息系統(tǒng)之中。但是在整個(gè)現(xiàn)代化的高校檔案管理信息系統(tǒng)之中需要資料的全面完善以及紙質(zhì)與電子檔案存儲(chǔ)的完美結(jié)合。但是在大部分的高校檔案管理信息系統(tǒng)之中并沒(méi)有設(shè)計(jì)出比較科學(xué)的方法使得進(jìn)行科學(xué)的結(jié)合。

1.3 缺乏相應(yīng)的軟件支撐

高校的檔案管理工作的落實(shí)部署、檢查、審查、監(jiān)督等重要環(huán)節(jié)，都需要相應(yīng)的軟件進(jìn)行支撐。軟件在檔案管理之中的作用便應(yīng)該是依托校園網(wǎng)使得各個(gè)部門的檔案數(shù)據(jù)能夠依據(jù)要求進(jìn)行傳輸以及公開，并且有著重要的保密性。其中實(shí)現(xiàn)整體學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的共享以及審核、集中最后實(shí)現(xiàn)流程化的管理。

2 高校檔案管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)

2.1 設(shè)計(jì)方案可復(fù)制性、實(shí)踐性以及科學(xué)性

檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該能夠持續(xù)支撐Windows和Delphi的多任務(wù)、多層面的使用以及運(yùn)轉(zhuǎn)，將整個(gè)的用戶界面設(shè)計(jì)的簡(jiǎn)介明快，實(shí)踐多用，同時(shí)具備著很強(qiáng)的保密性與密碼功能的使用。其中，用戶密碼將是整個(gè)檔案管理的重點(diǎn)以及難點(diǎn)所以需要設(shè)計(jì)人員在保證相應(yīng)的安全性的同時(shí)保證能夠使得用戶隨時(shí)修改密碼。

2.2 使用技術(shù)的先進(jìn)性與標(biāo)準(zhǔn)性

在檔案管理系統(tǒng)的模塊設(shè)計(jì)之中需要采用Delphi應(yīng)用程序的開發(fā)，并且其中需要發(fā)揮可視化的平臺(tái)應(yīng)用，其中在高校檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中，網(wǎng)絡(luò)連接與擴(kuò)展數(shù)據(jù)的工鞥的使用，使得高校檔案管理信息系統(tǒng)能夠得到很好的實(shí)現(xiàn)。

2.3 功能綜合性以及數(shù)據(jù)的維護(hù)性

高校檔案管理信息系統(tǒng)需要提升系統(tǒng)的相應(yīng)程度，從而合理地解決跨操作系統(tǒng)的平臺(tái)工作的難度以及高要求。其中信息系統(tǒng)的維護(hù)與持續(xù)的輸入能夠提升數(shù)據(jù)綜合性以及維護(hù)的效率。

3 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法

在高校檔案管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)之中，需要根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)的要求與功能實(shí)現(xiàn)，進(jìn)行相應(yīng)的模塊開發(fā)，從而下面將管理系統(tǒng)的功能發(fā)揮做出了相應(yīng)的途徑探尋。

3.1 檔案管理系統(tǒng)的設(shè)置

整個(gè)檔案管理系統(tǒng)之中，檔案使用的用戶安排與實(shí)現(xiàn)占據(jù)著重要的位置，這是相應(yīng)的高級(jí)管理人員需要不斷實(shí)現(xiàn)以及挑戰(zhàn)的重要工作內(nèi)容。其中需要重點(diǎn)注意及實(shí)現(xiàn)的模塊便是，隨著使用者的權(quán)限不同而使得操作者的設(shè)置而發(fā)生相應(yīng)的改變。在相應(yīng)的權(quán)限之中用戶的增加以及刪除資料、備份以及恢復(fù)的權(quán)限有著不同。

3.2 檔案信息的模塊實(shí)現(xiàn)

檔案管理模塊主要實(shí)現(xiàn)歸檔、歸還、檢索、刪除的等功能，其中的檔案輸入與實(shí)現(xiàn)是最重要的功能。檔案信息模塊的實(shí)現(xiàn)其中，需要輸入檔案編號(hào)、案卷編號(hào)、檔案類型碼，在輸入信息之后，便可以進(jìn)行相應(yīng)的檢索與修改的操作。檢索是在用戶的權(quán)限以及用戶提供了相應(yīng)條件為依據(jù)，從而在檔案管理信息系統(tǒng)之中檢索出符合相應(yīng)條件與要求的結(jié)果，從而最終呈現(xiàn)在用戶的面前。

3.3 檔案借閱管理模塊的實(shí)現(xiàn)

在此模塊之中主要包含檔案的借閱、歸還與銷毀。用戶需要使用到相應(yīng)的查詢界面，然后再進(jìn)行借閱，在對(duì)話框出現(xiàn)之后，系統(tǒng)會(huì)對(duì)于要求被銷毀的檔案進(jìn)行相應(yīng)的提示。借閱的自動(dòng)調(diào)出、以及列表的自動(dòng)減少；歸還時(shí)候仍然依照檔案編號(hào)為主，從而能夠?qū)崿F(xiàn)多人多次同時(shí)的借閱；銷毀時(shí)候依據(jù)編號(hào)進(jìn)行，對(duì)于用戶沒(méi)有權(quán)限進(jìn)行銷毀的檔案進(jìn)行管理與警示。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上而言，在日新月異的科技發(fā)展到來(lái)，檔案管理的信息化委高校檔案管理帶來(lái)了很多機(jī)遇以及提升的空間。作為相關(guān)的管理人員應(yīng)該承擔(dān)責(zé)任盡快的實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化以及科學(xué)化，最終做到高校檔案管理信息系統(tǒng)能夠?yàn)樗枰娜朔?wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者單位

南陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校校長(zhǎng)辦公室 河南省南陽(yáng)市 473000