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淺談醫(yī)院文書檔案管理工作的要點及方法

2016-11-15 13:07雷蕾
卷宗 2016年8期
關鍵詞:文書檔案現代醫(yī)院

摘 要:隨著我國不斷深入變革整個醫(yī)療衛(wèi)生體系,在一定角度下加速了醫(yī)院的成長壯大。在整個醫(yī)院體系內,不斷改進管理的要求始終在發(fā)展的過程中。檔案工作是要服務性很強并注重業(yè)務性和技術能力的。文書檔案是一個重要方面在醫(yī)院檔案管理工作的進程中,同時也是對醫(yī)院進步過程的詳細記載,能夠讓醫(yī)院的線下工作改善面貌,指引方向。而且還可以作為重要的依據為醫(yī)院的歷史基礎考察,因此有必要提升文書檔案的管理能力,保證醫(yī)院文書檔案的價值能夠完全的施展開來,讓醫(yī)院的進一步健康進步有詳盡的參考依據方向。這篇文章淺析了關于醫(yī)院的文件和檔案的典型特征,然后簡要列舉了醫(yī)院檔案管??理工作的要點和改進方法。

關鍵詞:醫(yī)院;文書檔案;現代;信息;方法

一般醫(yī)院在處理行政管理事務的活動的時候,會將普通式的文書轉為文書檔案,這樣文書檔案的保存使用就變成了醫(yī)院管理內容上關鍵的組成方面,起到極其有效的作用針對醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展前景。醫(yī)院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施,因此我們在文書檔案的管理過程中要具備很強的規(guī)范效力,針對一些不對外公開的檔案要有保密意識,以及針對不同檔案使用者的服務意識。所以我們要想通過檔案文書為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展決策保證關鍵的信息來源,就必須要不斷改善在文書檔案管理上面的能力,始終致力于為醫(yī)院的健康有序進步。

1 醫(yī)院文書檔案工作的現狀

通過資料的查閱我們知道,醫(yī)院文書檔案的典型特征在四個方面。首先是文書的規(guī)范性,醫(yī)院公書檔案的規(guī)范性標準即對公文的歸納整理使用,即整個公文檔案的關鍵點,同時是提高公文檔案管理的最低保證。因此,要確認這樣的規(guī)范性是提高檔案管理安全性的要點。這個過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經過嚴格篩查。以此確保規(guī)范。其次,是標準性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標準,并遵循一定的標準的嚴格實施。整個環(huán)節(jié)都要相互連接,有嚴格的標準。第三,文件的保密工作。文書的形式主要劃成兩種,依次為紙質文件和電子文件。這種紙質類型的文件是需要保密的。第四,文書的服務性能。文檔文件的服務性能關鍵是體現在能夠顯示出醫(yī)院在一些文獻中所要的數據,顯示在使用、編譯和統(tǒng)計工作這樣的層面中,而且使用的效率非常高。

目前中國的文書檔案管理上有著的一些現狀問題主要有:一,從上到下都不關注檔案的文書管理,首先即上層部門領導的不過問,因此下層的檔案歸檔員工對于這個檔案管理工作的績效較低,不愿投入時間精力,對檔案管理工作的懈怠,從而使得文書檔案管理的現狀十分混亂。二,國家在法律層面匱缺完善的科學管理規(guī)章條例。而且針對醫(yī)院檔案牽扯范圍廣泛的特性,一旦缺失健全的科學的檔案條例規(guī)定和準則,將會使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。三,缺乏專業(yè)檔案管理人員。上級領導沒有在檔案管理工作上引起關注,醫(yī)院的人事部門一般不會招聘專業(yè)的檔案管理人才,所以這些現在的醫(yī)院文書檔案管理人員都是其他工作部門調過來,很難勝任醫(yī)院檔案工作的實際需求,導致了檔案管理工作的品質驟降。四,硬件設施面臨淘汰。大部分的醫(yī)院在檔案館使用到的硬件設施不夠規(guī)范,多數的檔案工作依然是困在傳統(tǒng)的手工操作中,沒有使用先進的信息管理設備,造成檔案材料歸檔跟不上工作需要,極易流失。五,信息化程度低。我國醫(yī)院檔案管理工作沒有一套完整的系統(tǒng)信息化,一個系統(tǒng)的規(guī)劃,造成數據收集不全、資料不詳盡、升級落后等,最后造成了檔案信息的無序化。

2 醫(yī)院文書檔案管理工作的要點及方法

2.1 材料的歸納整合工作

我們在進行文書檔案管理的任務時,首先是要進行材料的收集和整理,因為處理人事檔案的員工參與了整個檔案產生和過程,熟悉了檔案的形成標準,在此再融合辦公室綜合智能化,更為便捷的收集檔案資料,這樣便確證檔案材料的全面性。在進行處理上級文件時,檔案人員必須先做好登記的系列任務,包含:收到登記、檢查和核查,審批、承辦、督辦和備注。接著關于文件的內容和需求有一定程度的關注和了解。在進行傳閱文件情況時,提醒上級領導抓緊閱辦,而且對于上層領導批示下來的文件及時分發(fā),在上情下達的實現上做一個好典范,并且要督促文件的執(zhí)行部辦公室及時達成文件內容要求。

2.2 對于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個檔案的有效性和針對性搞清楚。當前階段完成的文件任務才能夠放入檔案,那些沒有結束的不能放入,一旦混入會造成檔案管理混亂。我們要尤其關注那種在文件形式上、文件的內容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案,注重劃分他們的儲存位置和方式,在一定程度上注意更新他們重復率和冗余度,提高工作的效率。接下來,檔案工作人員要確保相關檔案的相關性和全面度。于檔案整理中要把握關鍵,分清主次,嚴防入口檔案的規(guī)范準則,不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納,這樣能夠提升文件的使用價值,并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

2.3 提升文書檔案管理人員專業(yè)水準,促進檔案的開發(fā)使用

促進整個檔案系統(tǒng)的開發(fā)使用十分重要,醫(yī)院文書檔案是服務于上級部門的決策和服務部門,主要針對醫(yī)院的服務事業(yè)的發(fā)展而使用。文書檔案的服務能力顯示于整個醫(yī)院的各種不同工作層面上的開發(fā)和利用。信息資源的主動開發(fā)始終是文獻管理的最終目標。比如醫(yī)院在快速進步和規(guī)范化治理方面累計了很多的文獻資料,包含:等級醫(yī)院評審、資質認定、資質認定等級、專業(yè)建設和基礎建設的評價,這些文件不但有著鮮明的行業(yè)特色,具有很大的使用潛力,更是作為一個醫(yī)療單位綜合素質標準的表達出來。

目前,隨著醫(yī)院醫(yī)療服務水平的持續(xù)發(fā)展,醫(yī)院中的基礎設施也在持續(xù)進步,使得檔案的使用率持續(xù)的被拉升,在目前的醫(yī)院檔案建設方面,針對一些證書的文獻和檔案信息的開發(fā)利用是非常關鍵的一個內容。因此醫(yī)院檔案類文件的開發(fā)和利用進程里,相關檔案人員需要主動依據醫(yī)院工作的開展而不斷進步,為醫(yī)院保證相關的文件檔案可以達到醫(yī)院開展醫(yī)療工作時對檔案中內容的需求。同時檔案部門還必須完善項目的程序過程,保證對檔案的跟蹤整理,保證重要檔案的全面安全程度。

2.4 健全文書檔案管理制度,使文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說使用計算機、internet和通信技術等各種方式方法,使不同的載體,不同地區(qū)的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數字的形式來進行保存,這樣能夠在互聯網上達到信息共享的程度,提升整個檔案的現代化、使用和服務準則度??偟膩碚f這樣的檔案信息管理的特征有下:1檔案信息能夠完整的在網絡上共享2醫(yī)療服務管理的辦公效率大大拉升3檔案資料的保存文件的時效性更強4檔案資料文件在傳輸的過程中更加高速,并且安全性有效的得到保證。

3 結論

醫(yī)院檔案工作是提供服務、技術和業(yè)務于一身的工種,所以在檔案管理工作里,必須對文檔管理規(guī)則進行深入的改進,并對文件管理的標準規(guī)范嚴格要求,以確保檔案文件具有更好的完整性,進一步地保證檔案資料的開發(fā)和使用,讓它的潛力更加明顯的表達。中國的科學技術在持續(xù)進步,落后的管理方法已經不能達到新的社會標準和相關領域的需要,需要不斷完善我國檔案文書管理的現代化程度。傳統(tǒng)管理是以手工工作作為主要的方式,標準規(guī)范化和錯誤率上不能得到保證,信息化電子技術的發(fā)展能夠提高文書管理方案的標準化水平,讓錯誤率減小。要做到這一點檔案文書的信息化勢在必行,所以文書檔案的工作人員更需要專業(yè)的素養(yǎng),掌握主次更好的做好醫(yī)院文書工作。

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作者簡介

雷蕾,漢,河北省冀縣,天津市南開區(qū)三潭醫(yī)院。

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