蘇斌

摘 要：本文根據(jù)人事檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作的特征，借鑒相關(guān)檔案理論研究思路，提出應(yīng)該加強(qiáng)人事單位檔案法律意識(shí)，并不斷擴(kuò)大社會(huì)公眾的參與。同時(shí)提出利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化綜合一體化管理檔案，積極推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案管理文件一體化的應(yīng)用的理論和方法。

關(guān)鍵詞：人事；檔案；文檔管理；信息化

1 引言

目前電子人事文件只是紙張的數(shù)字記錄和配件，沒(méi)有能力和獨(dú)立存在的價(jià)值，在管理上也有與紙質(zhì)載體相一致。但是，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)現(xiàn)和管理是一樣的。首先，要建立一個(gè)基于文檔生命周期理論和運(yùn)動(dòng)規(guī)律的綜合管理系統(tǒng)，使其具有相應(yīng)的管理功能。例如，根據(jù)文件生命周期理論，需要的文件讀寫功能，文件管理功能和文件管理功能；根據(jù)漸進(jìn)的和連續(xù)的管理規(guī)則，確定運(yùn)行通道系統(tǒng)管理流程和電子文件；根據(jù)對(duì)文件的形成規(guī)律，生產(chǎn)周期的文件只讀編輯功能修改，在文件發(fā)布功能，根據(jù)管理標(biāo)志相同的規(guī)則，但也有信息共享的功能，包括文件和目錄管理的內(nèi)容；根據(jù)現(xiàn)有的變異形式，具有自動(dòng)組卷、紙的排序功能和輔助功能文件歸檔工作；根據(jù)數(shù)量的變化，增加建立和破壞的功能等。然后，通過(guò)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，對(duì)電子文件的管理及其運(yùn)動(dòng)過(guò)程進(jìn)行了研究?？梢钥闯?，公文流轉(zhuǎn)的規(guī)則對(duì)于公文的管理，也就是說(shuō)，管理的整合有著特別重要的作用。

2 強(qiáng)化檔案人員的意識(shí)與業(yè)務(wù)水平

（一）加強(qiáng)檔案意識(shí)

一般人檔案法律意識(shí)還比較薄弱，尤其是在一般的事業(yè)單位，工作的中心并不是檔案工作，行政人員的檔案意識(shí)是一種普遍現(xiàn)象。加強(qiáng)檔案意識(shí)必須從現(xiàn)實(shí)出發(fā)有效果。如果你準(zhǔn)備好增加層到辦公樓，但施工的圖紙找不到如何找到，不知道的承載能力的住房基地是多少，但整個(gè)房子都從新的調(diào)查，即勞動(dòng)力成本和更多的錢。這說(shuō)明檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案館的資金投入成本和精力，有時(shí)比建設(shè)資金和能源的記錄更大。教育我們的一些現(xiàn)實(shí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)做好檔案建設(shè)是與各教職工有著緊密聯(lián)系的事?，F(xiàn)在的檔案部門普遍提高認(rèn)識(shí)，從領(lǐng)導(dǎo)，基本上按要求進(jìn)行歸檔。并嘗到了使用檔案的甜頭，并在職稱評(píng)審或評(píng)估的時(shí)候，教師要到記錄室查自己的教學(xué)工作量，查一下教學(xué)時(shí)間。當(dāng)然，收集各部門，整理、歸檔、完整性、準(zhǔn)確性是各部門的文件質(zhì)量，狠抓檔案人員的培訓(xùn)，是培養(yǎng)骨干檔案法的實(shí)施，讓檔案第一次知道，理解，法律可以真的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，社會(huì)檔案意識(shí)。

（二）提高檔案管理的業(yè)務(wù)管理水平

檔案一般不是檔案專業(yè)的畢業(yè)生，不受專業(yè)培訓(xùn)檔案，和流量大，所以定期對(duì)檔案專業(yè)培訓(xùn)檔案，檔案管理工作中的一個(gè)事件。與檔案工作者的非檔案專業(yè)畢業(yè)生相比，它不僅是一個(gè)問(wèn)題，而且還具有一定的優(yōu)勢(shì)。的優(yōu)點(diǎn)是，他們一般都熟悉本部門的工作，具有專業(yè)技術(shù)知識(shí)的部門，知道文件操作程序；計(jì)算機(jī)專業(yè)的檔案管理人員了解基本的電腦知識(shí)，能使用計(jì)算機(jī)處理文件，這些條件都比舊的一個(gè)全職的記錄。缺乏只是需要加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。事實(shí)上，部門檔案員不需要詳盡的學(xué)習(xí)“歷史記錄”、“檔案系列篡奪了檔案知識(shí)的科學(xué)體系，應(yīng)該是最需要的位置檔案知識(shí)的工作，如規(guī)定的操作技術(shù)方法的基本要求的實(shí)用知識(shí)和電子文件的歸檔格式。

總之，檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要大量的支持。從社會(huì)和服務(wù)到社會(huì)的文件管理。所以我們的目標(biāo)是加強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，擴(kuò)大社會(huì)參與，而不是減少社會(huì)參與。堅(jiān)持公文處理部門備案，事實(shí)上，檔案管理水平整體提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案館的宣傳，提高社會(huì)檔案意識(shí)是一個(gè)重要途徑。

3 搭建一體化檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)

通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來(lái)改變?nèi)耸潞蜋n案的管理模式，提高管理水平。一方面，建立一個(gè)綜合管理體系，全過(guò)程的信息管理和服務(wù)與利用。另一方面，建立一個(gè)全面的文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的管理。主要從2個(gè)方面進(jìn)行調(diào)整：一是加強(qiáng)事前控制和消除重復(fù)環(huán)節(jié)；二是統(tǒng)一文件管理和檔案管理的口徑，使兩者成為文件運(yùn)行過(guò)程管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，并對(duì)兩者相對(duì)獨(dú)立性進(jìn)行分析。檔案信息系統(tǒng)的建立，綜合管理系統(tǒng)的應(yīng)用，必然會(huì)形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)積累-電子文件。這是最有生命力的新文件必須妥善管理的數(shù)據(jù)庫(kù)。和數(shù)字文件附加到這一共同構(gòu)成全宗檔案信息系統(tǒng)，更好地發(fā)揮數(shù)字錄音的優(yōu)點(diǎn)，成為檔案信息資源的重要組成部分。

在檔案工作中，有一個(gè)熱點(diǎn)問(wèn)題一直被討論：是否堅(jiān)持執(zhí)行文件處理部門備案制度。我國(guó)文書處理部門備案制度在《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》中建立起，本系統(tǒng)對(duì)檔案工作的時(shí)間帶來(lái)了巨大的活力，但現(xiàn)在有思想，文書處理部門備案制度環(huán)境發(fā)生了變化，這導(dǎo)致了許多問(wèn)題的歸檔，并由檔案部門備案。筆者認(rèn)為，如果完全由檔案部門備案，勢(shì)必會(huì)增加檔案部門對(duì)人員和財(cái)政投入的負(fù)擔(dān)，而且不利于社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)和檔案法的宣傳和普及。對(duì)于文件的問(wèn)題，應(yīng)在檔案工作者努力的訓(xùn)練。管理和檔案部門的一個(gè)人的進(jìn)步是不可能的，還必須依靠文件處理部門檔案。然后，對(duì)文件業(yè)務(wù)員的責(zé)任、業(yè)務(wù)質(zhì)量的高低，直接影響到文件的完整性、準(zhǔn)確性的重要因素。因此，檔案員的培養(yǎng)應(yīng)該是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。

4 強(qiáng)化人事檔案信息一體化管理的價(jià)值

（一）為計(jì)算機(jī)管理文件的應(yīng)用積累經(jīng)驗(yàn)

利用計(jì)算機(jī)管理檔案，改變手工管理的落后狀況，是對(duì)檔案工作者的責(zé)任。對(duì)人事和檔案信息的綜合管理不是一種簡(jiǎn)單的人工操作，而是一種基于計(jì)算機(jī)管理的新的管理方法。此外，本實(shí)用程序具有良好的效果，并受到權(quán)威和檔案人員的歡迎。這一成功的探索無(wú)疑對(duì)計(jì)算機(jī)管理文件應(yīng)用的理論和方法的建立起著積極的作用。

（二）提高實(shí)際工作的管理水平

由于檔案記錄缺乏整個(gè)管理手段和方法，各部門之間以及各方面的工作都出現(xiàn)了不可勾的現(xiàn)象，重復(fù)勞動(dòng)問(wèn)題更加突出，電子文件的歸檔和管理也是一個(gè)不可回避的新課題。綜合管理可以有效地解決這些問(wèn)題。提高文件歸檔質(zhì)量。通過(guò)管理系統(tǒng)，可以采取以下措施：首先，確保注冊(cè)表文件。用了很多次，是不是隨便切除。其次，一些部門或多語(yǔ)種文件為固定檔案，已保存。最后，提供儀器、文件人員查閱工作范圍的文件所產(chǎn)生的文件操作，幫助他們對(duì)文件的歸檔作出決定，并立即完成文件后，取消重復(fù)勞動(dòng)，通過(guò)信息共享。首先是取消文件管理和文件管理過(guò)程，同一目錄重復(fù)登記重復(fù)勞動(dòng)；二是要取消檔案人員檢索文件內(nèi)容的重復(fù)勞動(dòng)記錄。人事電子檔案的歸檔與管理。綜合管理是通過(guò)對(duì)電子文檔的運(yùn)動(dòng)過(guò)程的管理來(lái)實(shí)現(xiàn)的。使電子文件作為一種數(shù)字記錄文件的文件，完成其附件的任務(wù)，同時(shí)，也要實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值，作為檔案信息系統(tǒng)的新部分，文件到數(shù)據(jù)庫(kù)和統(tǒng)一管理的實(shí)施。提高標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。與人工管理相比，應(yīng)用系統(tǒng)本身就是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的管理。此外，實(shí)現(xiàn)了對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的整體管理，規(guī)范化管理水平的自然性和提高。

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