石青青

摘 要： 運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理學(xué)報(bào)檔案能夠有效提高學(xué)報(bào)利用率，充分發(fā)揮學(xué)報(bào)檔案的再使用價(jià)值。然而，目前高校學(xué)報(bào)檔案管理普遍存在的信息化意識(shí)薄弱、管理制度不健全、配套設(shè)施跟不上、管理員專業(yè)知識(shí)匱乏等因素致使學(xué)報(bào)電子檔案信息缺失，影響了檔案信息化進(jìn)程，對(duì)此，要想推進(jìn)高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理進(jìn)程還需完善學(xué)報(bào)檔案管理制度，加快檔案數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)建設(shè)，及時(shí)更新并完善學(xué)報(bào)檔案信息，提高檔案管理員信息化素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞： 學(xué)報(bào)檔案；信息化；電子檔案

中圖分類號(hào)： G127 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-8153（2016）04-0075-03

學(xué)報(bào)作為高校展現(xiàn)本校教學(xué)水平和學(xué)術(shù)水平的窗口，肩負(fù)著學(xué)術(shù)成果交流、科技成果信息傳播及轉(zhuǎn)化的重任，而學(xué)報(bào)檔案則是記錄學(xué)術(shù)成果交流、科技成果信息傳播及成果轉(zhuǎn)化等學(xué)術(shù)論文的審稿、編輯、出版、發(fā)行等過程的依據(jù)。2008年教育部頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》也明確指出“出版類”檔案包括“高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等”①。因此，做好學(xué)報(bào)審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行流程中資料的歸檔和管理是做好高校檔案的重要內(nèi)容。然而，互聯(lián)網(wǎng)及信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，以往傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的歸檔和管理已不能滿足實(shí)際工作需要，推進(jìn)學(xué)報(bào)檔案的信息化管理既是自身發(fā)展的需要，也是時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇。

一、高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理的意義

學(xué)報(bào)作為高校文化軟實(shí)力的象征，其在編輯、出版、發(fā)行的過程中產(chǎn)生大量的具有留存價(jià)值的文檔資料是檔案的重要信息資源，這也是學(xué)報(bào)檔案管理的重要內(nèi)容。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理無論是后期保存、資源共享，還是進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、使用時(shí)查詢等方面都存在諸多不便。而推進(jìn)高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理，便于高校學(xué)報(bào)檔案在信息采集、存儲(chǔ)、管理等方面實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。運(yùn)用信息技術(shù)來處理、保存學(xué)報(bào)檔案，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人力的浪費(fèi)，節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，也有效延長了檔案的保存時(shí)間，有利于進(jìn)一步完善學(xué)報(bào)檔案資料，還可使學(xué)報(bào)檔案建立后長期、重復(fù)使用，特別是將一些稀缺的資料轉(zhuǎn)化成可共享的數(shù)據(jù)資料，為師生的查詢、參考提供了便利，也為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供了全面真實(shí)、準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)資料，提高了檔案資源的利用效率和再使用價(jià)值。

二、高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理存在的突出問題

（一）學(xué)報(bào)電子檔案信息缺失

長期以來，編輯部主要工作精力都放在學(xué)報(bào)的編輯、出版和發(fā)行上，對(duì)檔案的管理重視程度不夠，加上互聯(lián)網(wǎng)和辦公自動(dòng)化的普及，學(xué)報(bào)電子文件、文稿以及采編平臺(tái)的運(yùn)用逐步取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、文稿的收發(fā)和學(xué)報(bào)文章的審閱方式。然而，電子文檔歸檔屬新生事物，加之學(xué)報(bào)檔案管理員原本由學(xué)報(bào)編輯部編輯兼任，對(duì)學(xué)報(bào)電子文檔管理要求不了解，導(dǎo)致很多電子文檔僅簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤上，造成部分電子文檔信息的丟失或損壞，并且這些電子文檔一但丟失或損壞便無法彌補(bǔ)[1]。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》明確規(guī)定，記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留①。然而，實(shí)踐中能夠按上述要求完整記錄、保留文稿及修改過程的學(xué)報(bào)少之又少。目前，很多學(xué)報(bào)的紙質(zhì)文檔和電子文檔并未統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為一套完整的電子檔案，而是分散在各個(gè)編輯手中；辛苦建立的作者數(shù)據(jù)庫、審稿專家數(shù)據(jù)庫、讀者（發(fā)行）數(shù)據(jù)庫、稿件數(shù)據(jù)庫等各類專題數(shù)據(jù)庫，啟用的也不多。學(xué)報(bào)電子檔案的真實(shí)性、完整性十分欠缺。

（二）學(xué)報(bào)檔案信息化程度不高

學(xué)報(bào)檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理，落實(shí)到行動(dòng)中就需要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、保障體系建設(shè)[2]，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，而大多高校并不重視檔案建設(shè)，至今仍有不少高校學(xué)報(bào)檔案管理還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料收集歸檔的管理模式；也有部分高校力跟時(shí)代發(fā)展的步伐，從學(xué)校檔案到學(xué)報(bào)檔案都開發(fā)或購買了檔案管理系統(tǒng)，或因其開發(fā)的速度和水平相對(duì)滯后，仍不能滿足用戶對(duì)檔案查詢、利用等的需求，使很多學(xué)報(bào)檔案信息資源無法共享；或因?qū)W報(bào)檔案無專人管理，導(dǎo)致學(xué)報(bào)檔案信息化建設(shè)中大量基礎(chǔ)性工作沒有建立起來，即使辛苦建立起來的信息管理系統(tǒng)也沒能好好利用。不重視學(xué)報(bào)檔案信息化建設(shè)，必然導(dǎo)致學(xué)報(bào)檔案的信息化管理滯后。

三、影響高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理的因素分析

（一）學(xué)報(bào)檔案信息化管理意識(shí)薄弱

學(xué)報(bào)要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式向信息化管理模式的跨越，需要上到院級(jí)管理層下到檔案管理操作層都能夠充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性，熟知檔案信息化管理流程，熟練應(yīng)用信息化管理手段。然而，很多高校學(xué)報(bào)只將工作重點(diǎn)放在了編輯業(yè)務(wù)工作上，忽視了學(xué)報(bào)檔案的建設(shè)，更談不上將有限的資源投入到學(xué)報(bào)的檔案信息化建設(shè)中去，檔案管理員只能繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法，這在很大程度上也影響了檔案管理工作人員的積極性，學(xué)報(bào)檔案信息化建設(shè)跟不上，信息化管理只能成為一句空話。

（二）學(xué)報(bào)檔案管理制度不健全

學(xué)報(bào)檔案作為高校檔案的組成部分之一，其在收集、整理和歸檔上同一般的檔案管理有共性，但因其內(nèi)容不同，對(duì)于歸檔范圍、程序及管理要求也會(huì)有其差異性。目前大多高校學(xué)報(bào)檔案的管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)主要還是參照一般的檔案管理制度進(jìn)行管理，并沒有出臺(tái)有關(guān)學(xué)報(bào)檔案管理的辦法或制度，而一般的檔案管理制度缺乏針對(duì)學(xué)報(bào)的審稿單、原稿、出版發(fā)行過程的特殊電子文件等收集、歸檔作具體的要求，導(dǎo)致學(xué)報(bào)檔案管理不規(guī)范。學(xué)報(bào)檔案管理制度的缺失，致使學(xué)報(bào)檔案資料收集、歸檔及管理不規(guī)范，檔案的再使用價(jià)值大打折扣，學(xué)報(bào)檔案信息化管理制度不健全，也會(huì)使學(xué)報(bào)檔案推進(jìn)信息化管理缺乏動(dòng)力。

（三）學(xué)報(bào)檔案信息化管理的配套設(shè)施跟不上

目前，很多高校將優(yōu)質(zhì)資源集中到了教學(xué)一線本無可厚非，但有的高校在檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目中，對(duì)軟、硬件配套設(shè)施的投入能省則省，學(xué)報(bào)沒有專門的檔案室，紙質(zhì)檔案直接存放在學(xué)報(bào)編輯部，檔案數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)開發(fā)也跟不上要求，學(xué)報(bào)電子檔案直接存放在辦公用電腦硬盤上等情況并不鮮見。高校尚未著手開發(fā)信息化管理系統(tǒng)或雖在軟件方面有所投入，但對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)庫的開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的開發(fā)等不夠以及沒能對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)庫或網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)，造成了學(xué)報(bào)檔案很難利用開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)及時(shí)上傳相關(guān)材料，也直接影響到了其再次利用的價(jià)值。

（四）管理員專業(yè)知識(shí)匱乏

高校學(xué)報(bào)檔案的管理一般由編輯兼任，作為兼職檔案管理員，自然外出接受業(yè)務(wù)知識(shí)方面的培訓(xùn)機(jī)會(huì)很少，有關(guān)檔案歸檔、管理等業(yè)務(wù)知識(shí)大多是抽空自學(xué)或向身邊有“經(jīng)驗(yàn)”的同事請(qǐng)教，勢(shì)必造成對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)、掌握不系統(tǒng)，對(duì)檔案管理要求及規(guī)范一知半解、零散無序，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用能力也差參不齊，造成學(xué)報(bào)檔案信息化管理停留在口頭上，不能落實(shí)到行動(dòng)中。

四、推進(jìn)高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理的策略

（一）完善學(xué)報(bào)檔案管理制度建設(shè)

建立一套完整的學(xué)報(bào)檔案管理制度，從各方面規(guī)范學(xué)報(bào)檔案的業(yè)務(wù)性、技術(shù)性的規(guī)范，不但能夠?yàn)閷W(xué)報(bào)檔案原始數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔、管理等的規(guī)范性及統(tǒng)一性等提供參考，也能為學(xué)報(bào)檔案在信息化管理過程中出現(xiàn)的新問題提供參考，保障相關(guān)工作的順利開展。目前，伴隨辦公自動(dòng)化及網(wǎng)絡(luò)化的普及，學(xué)報(bào)電子文檔也日漸增多，從電子稿件、作者信息、審稿專家信息以及學(xué)報(bào)發(fā)行及交流信息等都是學(xué)報(bào)檔案要?dú)w檔的重要信息之一，學(xué)報(bào)檔案管理員需要將上述文檔歸類并按一定的存檔方式和格式備份、存檔，而每一類檔案的歸檔要求、范圍等也不盡相同。因此，學(xué)報(bào)檔案管理制度的制定除了要對(duì)檔案歸檔的內(nèi)容、形式、時(shí)間以及檔案的移交、保管等基本工作規(guī)范作出明確規(guī)定外，還需要對(duì)電子檔案的保存格式、保存方式等作具體規(guī)定，確保學(xué)報(bào)檔案的完整性，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理做好基本功。

（二）加快檔案數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)建設(shè)

學(xué)報(bào)檔案數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)建設(shè)是其實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)條件，沒有數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)的開發(fā)，檔案信息管理缺乏施行的載體。學(xué)報(bào)檔案數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)建設(shè)可依托學(xué)校檔案信息化建設(shè)完善學(xué)報(bào)采編平臺(tái)，建立健全常規(guī)的學(xué)報(bào)稿件、審稿專家、作者、發(fā)行等數(shù)據(jù)庫及文件管理、出版活動(dòng)等管理系統(tǒng)。利用掃描技術(shù)、音頻、視頻等數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)將不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，按照數(shù)字化檔案規(guī)范存儲(chǔ)，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)有序管理，使檔案信息查詢便利，實(shí)現(xiàn)快速資源共享。學(xué)報(bào)檔案數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)建設(shè)是檔案工作順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。

（三）及時(shí)更新并完善學(xué)報(bào)檔案信息

建立起完整、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫是學(xué)報(bào)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的一項(xiàng)重要性基礎(chǔ)工作，將原始資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案資料并上傳至檔案管理系統(tǒng)中，便于利用計(jì)算機(jī)分類、檢索，此外，還要對(duì)現(xiàn)有信息進(jìn)行維護(hù)、更新，對(duì)新增信息及時(shí)添加，使檔案信息與學(xué)報(bào)期刊發(fā)行同時(shí)更新，確保信息的實(shí)效性。如，每出一期學(xué)報(bào)，收發(fā)一份文件、收集一份專家、作者等信息材料都要及時(shí)制作成數(shù)字化信息并上傳到學(xué)報(bào)檔案管理系統(tǒng)中，使檔案信息定期更新，方便對(duì)學(xué)報(bào)檔案的管理，如此，才能時(shí)時(shí)提供完整、準(zhǔn)確的供查詢的信息，最大限度地提高學(xué)報(bào)檔案的利用效率。

（四）提高檔案管理員信息化素養(yǎng)

過硬的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和運(yùn)用信息技術(shù)的能力是做好檔案信息化管理的前提和保障。學(xué)報(bào)檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，方便檔案信息查詢，使優(yōu)秀資源實(shí)現(xiàn)共享，充分發(fā)揮檔案資料的使用價(jià)值，要求學(xué)報(bào)檔案管理員能夠熟知檔案數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)的后臺(tái)操作，定時(shí)收集、上傳學(xué)報(bào)檔案資料，更新數(shù)據(jù)，確保資料的時(shí)效性。這需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的崗前培訓(xùn)或繼續(xù)教育，從根本上提高檔案管理員的業(yè)務(wù)能力，如培訓(xùn)檔案信息資源的收集、整理、處理、分析等綜合能力；注重網(wǎng)絡(luò)化管理知識(shí)的培訓(xùn)，如熟練運(yùn)用檔案信息化的管理系統(tǒng)，能夠?qū)⒉煌谋镜臋n案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息并存檔和維護(hù)等，從而提高其業(yè)務(wù)水平。

五、結(jié)語

高校學(xué)報(bào)的檔案管理工作已今非昔比，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查詢、資源共享等方面的局限性已不能滿足信息化時(shí)代發(fā)展的需要，要充分發(fā)揮學(xué)報(bào)的再利用價(jià)值，需要高校學(xué)報(bào)檔案管理緊跟時(shí)代步伐，朝信息化、規(guī)范化等方向發(fā)展，這也要求檔案管理員除具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)外，還要具備運(yùn)用現(xiàn)代辦公設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的操作、管理能力，對(duì)學(xué)報(bào)檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息化水平提出了更高要的要求。

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