王礁

【摘要】本文重點探討了信息時代下實現(xiàn)人事檔案信息管理無紙化的有效路徑，以及應采取的保密措施，旨在提高人事檔案信息管理效率與保密性。

【關(guān)鍵詞】信息時代；人事檔案信息管理；無紙化；保密措施

人事檔案信息管理是一項復雜的工作，不僅包含內(nèi)容多，內(nèi)容復雜繁瑣，而且信息不斷動態(tài)變化，增加了檔案信息管理的難度。另外，人事檔案信息管理主要是與單位內(nèi)部員工相關(guān)的個人基本信息，不管是對企業(yè)還是員工本身都非常重要，因而必須要采有一種無紙化、保密性技術(shù)措施來對其進行管理。

一、信息時代實現(xiàn)人事檔案管理無紙化的有效途徑

（一）構(gòu)建紙質(zhì)——電子檔案并行管理機制。雖然信息技術(shù)的引入實現(xiàn)了人事檔案管理的信息化與無紙化，但這種無紙化是相對傳統(tǒng)完全紙質(zhì)辦公形式而言的，并不是完全的脫離紙質(zhì)辦公，在某些地方還是需要使用紙質(zhì)進行辦公的，如文件打印等。在正確認識這一點的前提下，構(gòu)建紙質(zhì)——電子檔案并行的人事檔案管理機制，提高紙質(zhì)辦公與電子檔案管理工作之間的協(xié)調(diào)性與同步性，充分發(fā)揮紙質(zhì)辦公優(yōu)勢與電子檔案管理優(yōu)勢，有利于進一步提升人事檔案管理的無紙化與信息化。紙質(zhì)文件利于長期保存，而電子檔案便于反復檢索與查看，根據(jù)各自的特點，在無紙化管理人事檔案信息時，可以將電子文件進行備份后再打印出一份紙質(zhì)文件，將紙質(zhì)文件保存起來。更新時，應保證電子文件與紙質(zhì)文件信息的一一對應，實現(xiàn)真正意義上的無紙化人事檔案信息管理。

（二）提高管理人員信息技能與職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員的信息素養(yǎng)與技能水平直接影響著人事檔案信息管理工作效率與無紙化實現(xiàn)的程度。因此，要想進一步提高人事檔案信息管理的無紙化，就需要不斷提升管理人員的信息技術(shù)技能與素養(yǎng)。企業(yè)應根據(jù)自身人事檔案信息管理需求與管理方式，總結(jié)當前管理存在的不足，有針對性地定期開展職業(yè)培訓與素質(zhì)教育，在培訓過程中要求全體管理人員積極學習先進信息技術(shù)，包括計算機網(wǎng)絡、計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，提高管理人員整體技能水平，進而提高人事檔案信息管理技術(shù)含量。在素質(zhì)教育過程中，引導管理人員樹立正確的價值觀、人生觀，營造良好工作氛圍，加強對自身工作的責任心與對人事檔案信息管理的重視度，提高管理人員職業(yè)素養(yǎng)。

二、信息時代人事檔案管理保密措施

（一）建立人事信息安全保密控制體系。信息時代為人事檔案信息管理保密措施的實施提供了許多安全性技術(shù)，可以較好地滿足多數(shù)企業(yè)人事檔案信息管理安全保密需求。企業(yè)應對這些先進技術(shù)進行充分利用、綜合利用，積極構(gòu)建人事檔案信息管理安全保密控制體系，利用該控制體系提高人事檔案信息的安全性與保密性，可以降低信息泄露、截獲、篡改等現(xiàn)象發(fā)生的可能性。目前，與安全保密相關(guān)的技術(shù)主要有加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)、隔離技術(shù)、防泄露技術(shù)、控制技術(shù)、鑒別技術(shù)等。運用加密技術(shù)對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行加密處理，尤其是重要私人信息，可以有效防止數(shù)據(jù)泄露。運用備份技術(shù)對數(shù)據(jù)進行定期備份，即使數(shù)據(jù)丟失也可以避免造成損失。運用隔離技術(shù)將入侵的病毒、非授權(quán)用戶隔離起來，防止非授權(quán)訪問。運用控制技術(shù)對人事檔案信息進行加強控制，防泄漏技術(shù)防止信息泄露，鑒別系統(tǒng)用戶，可以大大提高人事檔案信息管理的保密性。

（二）加強安全網(wǎng)絡建設，提高網(wǎng)絡安全性。企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部人事檔案信息管理網(wǎng)絡平臺時，應高度重視網(wǎng)絡安全的重要性，充分做好網(wǎng)絡安全防護工作與檔案信息的安全保密工作，通過應用各種安全防護技術(shù)措施，實現(xiàn)最大限度上降低安全風險發(fā)生概率，降低信息泄露的可能性。網(wǎng)絡安全性的提高必須要有先進安全技術(shù)提供支持，并對網(wǎng)絡各節(jié)點進行合理設置，統(tǒng)一網(wǎng)絡標準協(xié)議，規(guī)范網(wǎng)絡建設行為。從物理安全與信息安全兩方面入手，提高網(wǎng)絡的物理安全，需要企業(yè)不斷完善硬件設施配備，優(yōu)化網(wǎng)絡電源電路設計，做好各設備的運行維護工作，保障硬件設施設備運行狀態(tài)良好。提高網(wǎng)絡的信息安全，要求在建設內(nèi)部網(wǎng)絡時，對應用程序進行優(yōu)化編輯編譯，強化軟件數(shù)據(jù)處理功能、計算功能等各項功能，對信息采集系統(tǒng)進行合理建設，科學分配各設備裝置，保證整體工作的協(xié)調(diào)性與流暢性，提高信息的完整性、真實性與有效性，確保信息安全可用。

三、結(jié)語

雖然信息技術(shù)在人事檔案信息管理中的應用在一定程度上實現(xiàn)了信息管理的無紙化、數(shù)字化，但目前這種無紙化程度還較低，信息安全保密性也較低，需要在今后的信息化建設中不斷提升無紙化管理水平，提高信息系統(tǒng)的安全保密性，順應信息時代的發(fā)展。

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