周官標(biāo)

摘 要： 中國(guó)第二歷史檔案館積極響應(yīng)國(guó)家檔案局號(hào)召，開(kāi)始全面實(shí)施檔案數(shù)字化和異質(zhì)異地備份工作。為了做好檔案的異質(zhì)異地備份，首先要讓全體職工認(rèn)識(shí)到異質(zhì)異地備份工作的重要性，抓緊制定實(shí)施檔案異質(zhì)異地備份的原則和實(shí)施方法，解決在異質(zhì)異地備份工作中的幾個(gè)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞： 民國(guó)檔案 數(shù)字化 異質(zhì)異地備份

檔案，特別是歷史檔案，是國(guó)家的特殊戰(zhàn)略資源，與其他資源不同，檔案具有不可再生性，一旦損毀將造成無(wú)法估量的嚴(yán)重后果。檔案安全在檔案工作中始終處于重要的位置，是檔案工作的生命線。我館的前身是于1951年2月1日成立的中國(guó)科學(xué)院近代史研究所南京史料整理處。其任務(wù)是搜集、整理和保管1912年至1949年期間南京臨時(shí)政府，廣州、武漢國(guó)民政府，民國(guó)北京政府，國(guó)民黨政府和汪偽政權(quán)中央機(jī)關(guān)的檔案。所存檔案都是孤本，任何閃失都會(huì)讓我們遺恨千古。唯有實(shí)施異質(zhì)異地備份，方可倍增檔案的安全系數(shù)，確保我們黨和國(guó)家的歷史記憶永不消失。

傳統(tǒng)檔案安全保護(hù)主要是針對(duì)溫度、濕度、霉蟲、紙張、字跡等威脅檔案實(shí)體安全的環(huán)境和技術(shù)因素而展開(kāi)的，目的是為了延長(zhǎng)檔案本身的自然壽命。然而，事實(shí)告訴我們，影響檔案安全的因素遠(yuǎn)不止這些，有的甚至是毀滅性的。

根據(jù)國(guó)外的調(diào)查機(jī)構(gòu)對(duì)發(fā)生的自然災(zāi)害和人為災(zāi)害進(jìn)行的調(diào)查統(tǒng)計(jì)表明，自然災(zāi)害和人為災(zāi)害損比率為1：5.4，損失大部分是由自然災(zāi)害造成的，這表明自然災(zāi)害對(duì)人類造成的損失是巨大的。2008年的汶川地震、青海玉樹地震、舟曲特大山洪泥石流等特大自然災(zāi)害導(dǎo)致幾十萬(wàn)卷檔案被毀。這些由地震、海嘯、泥石流、山體滑坡等地質(zhì)災(zāi)害和臺(tái)風(fēng)、龍卷風(fēng)、洪水、雷擊等氣象災(zāi)害所引發(fā)的自然災(zāi)害無(wú)疑是在提醒我們：要確保檔案萬(wàn)一，就必須早做準(zhǔn)備。

有鑒于此，實(shí)施檔案的異質(zhì)異地備份保管，不僅是檔案安全保管的重要措施，還是防災(zāi)減災(zāi)的必要手段。

所謂檔案異質(zhì)異地備份，就是以防范風(fēng)險(xiǎn)、安全管理為目的，將原始檔案信息通過(guò)專門的技術(shù)手段復(fù)錄到其他介質(zhì)，形成不同載體的多份信息存儲(chǔ)，并將其與檔案原件分別保存在不同地點(diǎn)的工作過(guò)程和管理形態(tài)。我館檔案的異質(zhì)異地備份是新形勢(shì)下我館檔案安全體系建設(shè)最重要的內(nèi)容之一，也是現(xiàn)階段亟待解決的問(wèn)題之一。

一、檔案異質(zhì)異地備份的可行性和緊迫性

我館直屬國(guó)家檔案局領(lǐng)導(dǎo)，為中央級(jí)檔案館，所以在檔案異地備份方面優(yōu)勢(shì)十分明顯。我國(guó)幅員廣闊，地理環(huán)境豐富，地形結(jié)構(gòu)多樣，為我館實(shí)施異地備份創(chuàng)造了很好的條件?，F(xiàn)代信息技術(shù)和檔案保護(hù)技術(shù)日趨成熟和廣泛應(yīng)用，為異質(zhì)備份打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。我館檔案異質(zhì)已由過(guò)去單純復(fù)印發(fā)展為縮微、數(shù)字化、高仿真復(fù)制、館用小型服務(wù)器存儲(chǔ)等多種手段和方法，形成膠片、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、光盤等多種載體形式的備份。我們可以同時(shí)采取多種形式、多種載體，形成多套異質(zhì)備份。

我國(guó)是個(gè)有著五千多年悠久歷史的國(guó)家，早在隋唐時(shí)期就有明確檔案?jìng)浞莸闹贫?。?dāng)時(shí)皇家珍貴檔案都要求抄寫幾套甚至幾十套放在不同的地方，以確保安全。上個(gè)世紀(jì)三十年代的戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期，黨中央的所有檔案都要求準(zhǔn)備三套，分別存放在三個(gè)不同的機(jī)關(guān)保管。國(guó)外也有不少成功經(jīng)驗(yàn)值得借鑒，如二戰(zhàn)時(shí)期，英國(guó)為了在戰(zhàn)爭(zhēng)中保證國(guó)家檔案的安全，將國(guó)家檔案?jìng)浞荽嬖诿绹?guó)國(guó)家檔案館。

近年來(lái)，我國(guó)國(guó)家檔案安全建設(shè)和異質(zhì)異地備份的工作進(jìn)步較快，為此，國(guó)家檔案局還專門召開(kāi)了會(huì)議指出：“檔案的安全備份，既是要防止火災(zāi)、蟲災(zāi)、盜竊、溫濕度損害等較小范圍破壞對(duì)檔案的損害，更主要的還是防止地震、洪水、戰(zhàn)爭(zhēng)、群體性事件等較大范圍破壞對(duì)檔案的損害?！彼羞@些理論探索和歷史實(shí)踐，都為實(shí)施檔案異質(zhì)異地備份提供了很好的歷史對(duì)照和策略選擇。異質(zhì)方面，從1985年開(kāi)始，我館就開(kāi)展縮微復(fù)制工作，至2008年年底，對(duì)館藏南京臨時(shí)政府檔案、陸海軍大元帥大本營(yíng)檔案、廣州和武漢國(guó)民政府檔案、國(guó)民政府行政院、國(guó)立中央大學(xué)、國(guó)民政府總統(tǒng)府和戰(zhàn)史編纂委員會(huì)等全宗檔案和海關(guān)檔案史料選編、山西省情報(bào)軍事檔案選編、抗日戰(zhàn)爭(zhēng)正面戰(zhàn)場(chǎng)等專題檔案進(jìn)行縮微復(fù)制，共計(jì)4264盤膠卷、1千多萬(wàn)畫幅。從上世紀(jì)九十年末我館就開(kāi)始利用光盤作為檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)，至2008年，本館檔案光盤制作并存貯的總畫幅數(shù)已達(dá)760多萬(wàn)畫幅。從2009年開(kāi)始我館根據(jù)國(guó)家檔案局的要求，全面加快了館藏民國(guó)檔案數(shù)字化工程建設(shè)速度，重點(diǎn)開(kāi)始啟動(dòng)館藏民國(guó)檔案全宗檔案整理、全宗及專題全文數(shù)字化、各類數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。異地方面，我館更有優(yōu)勢(shì)，由于我館是國(guó)家級(jí)檔案館，在異地備份方面有更多選擇，既有北京的國(guó)家館和一史館可選，又可選擇全國(guó)的任一省館相互結(jié)對(duì)，可以省略一大部分經(jīng)費(fèi)，由此，在我館實(shí)施檔案異質(zhì)異地備份已經(jīng)具備了比較可靠的基礎(chǔ)，時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟，而所要做的就是抓住機(jī)遇，全面展開(kāi)，盡快落實(shí)。

二、檔案異質(zhì)異地備份的基本原則和方法

（一）基本原則

1.因情而異。目前我館所收藏的檔案生成的年代不同，載體不同，記錄的方式不同，保管條件不同，完好程度不同等，決定了檔案異質(zhì)異地備份工作必須從實(shí)際出發(fā)，針對(duì)不同情況，采取不同的方法和措施，確保質(zhì)量效益。

2.穩(wěn)妥可靠。確保檔案載體和信息安全是檔案異質(zhì)異地備份的唯一目的。檔案異質(zhì)異地備份絕不是簡(jiǎn)單的異質(zhì)異地存放，而是針對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)、極端情況采取的預(yù)備措施。異質(zhì)異地備份檔案應(yīng)與檔案館館藏檔案的日常管理一樣，同時(shí)具備恒溫恒濕、防蟲防霉、防火防盜等綜合防護(hù)能力，使備份檔案始終處于嚴(yán)格的監(jiān)控之中。

3.突出重點(diǎn)。異質(zhì)備份是異地備份的基礎(chǔ)和前提。我館收藏的民國(guó)檔案共有1354個(gè)全宗、220多萬(wàn)卷，要將如此眾多的民國(guó)檔案全部數(shù)字化、縮微化不是短時(shí)間可以完成的。因此，必須抓住重點(diǎn)，按照先重要后一般，先歷史后現(xiàn)行，先使用率高的后使用率低的檔案順序，分步實(shí)施，對(duì)已經(jīng)異質(zhì)備份的檔案，可以先行進(jìn)行異地備份。這是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。要腳踏實(shí)地，防止急功近利。

（二）實(shí)施方法

目前，實(shí)施檔案異質(zhì)備份的方法主要有三種：

1.復(fù)制。目前主要包括靜電復(fù)制和高仿真復(fù)制。靜電復(fù)制也就是復(fù)印機(jī)復(fù)制，但紙墨壽命有待驗(yàn)證，這個(gè)方面我館很少，可以忽略不計(jì)。高仿真復(fù)制可以以假亂真，需要專業(yè)人士和專業(yè)技能才能實(shí)現(xiàn)，成本太高，我館主要用在特別珍貴檔案的備份，數(shù)量也很少。

2.數(shù)字化。速度快，占用空間小，能夠生成多套備份，檢索也方便，便于安全利用檔案信息。缺點(diǎn)是技術(shù)依賴性太強(qiáng)，需專門的設(shè)備和系統(tǒng)環(huán)境支撐，而且容易篡改。目前我館有自己的服務(wù)器，有一批專業(yè)人員，有比較可靠的技術(shù)支撐。

3.縮微。存儲(chǔ)容量大，保管壽命長(zhǎng)，醋酸片可使用百年以上，聚酯片更可使用五百年以上，設(shè)備依賴性小，使用方便。缺點(diǎn)是開(kāi)展速度慢，消耗材料巨大。

上面所列述的幾種異質(zhì)備份各有利弊。筆者認(rèn)為應(yīng)該以著眼未來(lái)，以發(fā)展的眼光看待問(wèn)題和解決問(wèn)題，檔案數(shù)字化是歷史潮流，光盤以其存儲(chǔ)適量、不可更改、壽命較長(zhǎng)、價(jià)格低廉、便于查找、數(shù)據(jù)可監(jiān)測(cè)和壽命可監(jiān)測(cè)等突出優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)在檔案行業(yè)電子文件保存方面得到普遍認(rèn)可。我館從2009年開(kāi)始了以光盤為檔案信息主要載體的工作。

三、檔案異質(zhì)異地備份工作必須解決的主要問(wèn)題

檔案異質(zhì)異地備份工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在實(shí)踐工作中我們必須解決好幾個(gè)問(wèn)題：

（一）要強(qiáng)化我館員工的安全意識(shí)。有什么樣的意識(shí)就會(huì)有什么樣的行動(dòng)。實(shí)施檔案異質(zhì)異地備份，首先要樹立思想的安全防線，強(qiáng)化憂患意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

（二）要以發(fā)展的眼光來(lái)統(tǒng)籌規(guī)劃。應(yīng)當(dāng)在深入調(diào)研科學(xué)論證的基礎(chǔ)上，認(rèn)真做好整體規(guī)劃，組織實(shí)施才能有順序展開(kāi)，避免資源的無(wú)謂消耗和浪費(fèi)。

（三）要制定好檔案異質(zhì)異地備份的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，是做好各項(xiàng)工作的前提。當(dāng)前，我館在實(shí)行檔案異質(zhì)異地備份的紙張、照片、縮微品、聲像，以及電子光盤等新型載體的異質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)方面有缺乏；異質(zhì)備份庫(kù)的建筑選址的標(biāo)準(zhǔn)；備份庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)；恒溫恒濕的標(biāo)準(zhǔn)等方面都還存在不少空白。

“為史存真，唯安是本！”，在追求技術(shù)領(lǐng)先與可靠安全這一對(duì)矛盾統(tǒng)一體中，檔案工作者解決的側(cè)重?zé)o疑應(yīng)該是后者——安全，而異質(zhì)異地備份恰恰起到了這種維護(hù)檔案安全的作用。我們相信，異質(zhì)異地備份將會(huì)證明中國(guó)檔案對(duì)世界檔案的作用不僅在于組建了全世界最宏大的檔案事業(yè)體系，更在于它對(duì)人類文明傳承所作出的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]檔案學(xué)通訊.

[3]百年潮.

[4]檔案春秋.