文/成都市工業(yè)投資集團有限公司　胡星；四川大學公共管理學院　胡康林

干部教育培訓班檔案管理存在的問題及對策研究

文/成都市工業(yè)投資集團有限公司胡星；四川大學公共管理學院胡康林

文章以四川某干部教育培訓基地為例，在概述干部教育培訓班檔案含義和特點的基礎(chǔ)上，針對該基地干部教育培訓班檔案管理存在的管理制度、管理人員、保管條件和開發(fā)利用等問題，提出健全制度、優(yōu)化人員配置、科學化保管和深入開發(fā)利用等方面的對策。

干部培訓；檔案管理；問題；對策

干部教育培訓班檔案，是指圍繞整個干部教育培訓過程中，形成的學習、培訓、交流、參觀和實踐等活動相關(guān)的具有保存價值的文件、材料、照片和音頻等原始記錄。干部教育培訓班檔案在總結(jié)辦學經(jīng)驗、提高干部教育培訓的質(zhì)量等方面具有重要的參考作用，下面以四川某干部教育培訓基地（以下簡稱S基地）的干部教育培訓班檔案管理工作為例，對其特點、問題進行系統(tǒng)梳理并提出相應對策。

一、干部教育培訓班檔案特點

干部教育培訓班檔案除“歷史性、記錄性、價值性和憑證性”等基本特點，還有“檔案周期的不規(guī)律性、檔案來源的分散性、檔案載體的多樣性、檔案內(nèi)容的成套性”等特點。

（一）檔案周期的不規(guī)律性。由干部教育培訓班的培訓周期所決定的，以S基地為例，每年組織和開展培訓班百余期（次），但由于每個培訓班的開班時間、培訓專題、培訓人數(shù)以及培訓經(jīng)費等因素，培訓周期短則數(shù)日、長則月余，加之各培訓班對后期反饋材料內(nèi)容要求存在差異。因此，檔案形成的周期有長有短，不能按年度或季度周期進行檔案統(tǒng)一管理。

（二）檔案來源的分散性。由干部教育培訓活動的任務分工所決定的，以S基地為例，培訓活動的正常運轉(zhuǎn)需要學員部、教學部、綜合部和發(fā)展部等多部門協(xié)同合作，以培訓班次為單位，部門間各司其職，共同服務于整個培訓活動。因此，培訓活動過程中的檔案多分散形成于各部門，各部門所形成的檔案具有相對獨立性和完成性。

（三）檔案載體的多樣性。由干部教育培訓班的活動內(nèi)容所決定的，以S基地為例，干部在培訓期間所參與的活動或環(huán)節(jié)包括專題學習、參觀考察、圖書借閱、座談交流和考勤簽到等，參與不同的活動或環(huán)節(jié)會形成不同類型、不同形式的原始記錄或資料。使得干部教育培訓活動所形成的檔案載體形式多樣性，既有學員手冊、專題講義、簽到表和考勤表等紙質(zhì)檔案，也有學員合影照片、紀念光盤、學員通訊錄和獎章等非紙質(zhì)檔案。

（四）檔案內(nèi)容的成套性。由干部教育培訓班的培訓過程所決定的，以S基地為例，每期干部教育培訓活動所包含的環(huán)節(jié)都是一個從始至終的完整流程，環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)之間內(nèi)容相輔相成。因此，每期干部教育培訓活動所形成的檔案是一個整體，環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)之間的檔案內(nèi)容密不可分，共同記錄著整個培訓活動的過程。

二、干部教育培訓班檔案管理存在的問題

（一）干部教育培訓班檔案管理制度不健全。通過查閱現(xiàn)有檔案管理法規(guī)標準可知，已有較多的從“人事部門”角度出臺的國家、省市級干部教育培訓檔案管理相關(guān)的文件，如《干部檔案工作條例》（中組部和國家檔案局發(fā)布）《干部教育培訓檔案管理制度》（河北?。┖汀栋不帐「刹繉W習培訓檔案管理辦法（試行）》等，但從“培訓部門”角度出臺的干部教育培訓班檔案管理相關(guān)的文件比較匱乏，導致干部教育培訓機構(gòu)檔案管理缺少可參考的權(quán)威性檔案管理辦法，各培訓部門只能根據(jù)自身情況進行檔案管理工作，對干部教育培訓班檔案的管理主體、收集范圍、鑒定標準、分類體系、保管期限和保管要求缺乏可參考性依據(jù)。以S基地為例，年均承接全國各類干部教育培訓班逾百期（次），檔案管理工作量比較大，主要由學員培訓部負責，采用一班一歸檔的方法，尚未制定成文的檔案管理辦法作為依據(jù)，造成檔案收集范圍較大、檔案鑒定缺乏、檔案分類排序主觀和檔案保管期限區(qū)分不明顯等問題。

（二）干部教育培訓班檔案管理人才不穩(wěn)定。干部教育培訓是一項長期性和持續(xù)性的工作，與之對應的檔案管理工作也是一項長期性和持續(xù)性的工作，因此配備相應的檔案管理人員十分必要，但干部教育培訓班檔案管理人才不穩(wěn)定的問題普遍存在。以S基地以及筆者參觀了解到的幾家同類培訓部門檔案工作為例，均未設(shè)置專門的檔案管理崗位，多由學員辦公室或綜合辦公室職工兼管，檔案的日常整理工作多采取臨時聘用外部人員進行，但兼職人員流動性大、專業(yè)程度普遍較低，很少有檔案專業(yè)背景或工作經(jīng)驗。

（三）干部教育培訓班檔案保管條件不完善。檔案保管維護檔案的完整與安全的重要環(huán)節(jié)，檔案保管工作的基本任務可概括為“不散、不亂、不丟和不壞”四不，要做到“四不”則需要相應的檔案保管條件作為保障，但目前干部教育培訓班檔案保管條件明顯存在不完善的問題。以S基地為例，保管條件不完善主要體現(xiàn)在：一是用于檔案保管的庫房缺乏標準化建設(shè)，目前所用檔案庫房位于頂層，面積較小且室內(nèi)未做任何有關(guān)隔熱、防潮、防光、防塵和防蟲等方面的投入與建設(shè)。二是在用于檔案保管的裝具、設(shè)備和包裝材料等耗材缺乏必要的經(jīng)費投入和按檔案保管要求購置耗材，在保管傳統(tǒng)實體檔案（紙制、照片、光盤檔案）時，均采用A4大小牛皮紙制檔案盒存放于五節(jié)鐵皮柜中；在保管電子檔案時缺乏必要的信息安全措施，并未購置獨立的電子檔案存儲設(shè)備和作備份處理，極易造成信息泄露或遺失。

（四）干部教育培訓班檔案信息資源開發(fā)利用不足。干部教育培訓班檔案信息資源的開發(fā)利用，是實現(xiàn)干部教育培訓班檔案價值的重要手段，是滿足干部教育培訓對檔案信息資源的需要。為建立檔案而建立檔案、為保管檔案而保管檔案，不為開發(fā)利用而建立、保管檔案，只會讓檔案束之高閣，成為“死檔”。以S基地為例，對干部教育培訓檔案有相應的開發(fā)利用工作，但考慮到知識產(chǎn)權(quán)、安全保密和工作量等問題，目前對干部教育培訓檔案的開發(fā)利用程度則十分有限，S基地通過檔案的開發(fā)利用，已初步完成了干部學員信息數(shù)據(jù)庫、師資數(shù)據(jù)庫以及課程講義數(shù)據(jù)庫等多個數(shù)據(jù)庫構(gòu)建，為S基地的可持續(xù)發(fā)展提供了重要的支撐，但上述數(shù)據(jù)庫尚處于初級階段的信息匯總階段，缺乏深入的挖掘與分析。

三、干部教育培訓班檔案管理的優(yōu)化對策

（一）健全干部教育培訓班檔案管理制度。干部教育培訓班檔案管理是一項長期性和持續(xù)性的工作，對干部教育培訓工作可持續(xù)發(fā)展具有重要的輔助作用，需要建立一系列相應的檔案管理實施辦法、工作條例和規(guī)范標準等，促進干部教育培訓班檔案管理的統(tǒng)一、標準和規(guī)范化。首先，應由中組部和國家檔案局聯(lián)合出臺如《干部教育培訓班檔案管理辦法》和《干部教育培訓班檔案保管期限表》類的國家層面的指導性文件，可供各級干部教育培訓部門制定切合自身實際的檔案管理制度參考。其次，負責具體干部教育培訓的各級黨校、行政學院、干部學院、社會主義學院和干部教育培訓基地，應結(jié)合國家層面出臺的檔案管理辦法與標準，結(jié)合本部門實際情況、參考借鑒兄弟單位經(jīng)驗，制定出適用于本部門的干部教育培訓班檔案管理辦法，使得干部教育培訓班的檔案管理有法可依、有據(jù)可查。

（二）優(yōu)化干部教育培訓機構(gòu)檔案人員配置。檔案人員是干部教育培訓班檔案管理的主體，配備一定數(shù)量的干部教育培訓機構(gòu)檔案管理人員是干部教育培訓工作規(guī)范化的必然選擇。此外，針對目前干部教育培訓機構(gòu)檔案管理人員缺乏檔案管理經(jīng)驗和檔案整理大量聘用臨時人員的問題，可從如下方面著手優(yōu)化與改進：一是加強負責干部教育培訓檔案管理專職或兼職人員的檔案專業(yè)知識與技能的培訓；二是加強對臨時聘用檔案整理工作人員的管理和指導，保障檔案整理工作的標準化與規(guī)范化，但宏觀安排與核心管理工作須有本機構(gòu)專職或兼職檔案管理人員承擔；三是在干部教育培訓機構(gòu)人員有限、財力許可的情況下，可采取“同檔案整理專業(yè)團隊簽訂外包協(xié)議、同檔案專業(yè)院校共建檔案專業(yè)實踐基地”等模式，保證檔案整理工作的專業(yè)化和持續(xù)化開展，而避免本機構(gòu)人員不足或聘用臨時人員等帶來的問題。

（三）加強干部教育培訓班檔案科學化保管。干部教育培訓班檔案保管要“以防為主、防治結(jié)合，立足長遠、保證當前”，檔案保管的任務是保證檔案的存放秩序、防止檔案受損、維護檔案安全和最大限度的延長檔案壽命。具體而言，針對S基地在檔案保管方面存在的問題，可從如下措施入手：一是加強檔案庫房的科學化建設(shè)，庫房選址應盡量避開頂層（漏水）和底層（潮濕），增加庫房“八防”建設(shè)的投入，為檔案保管提供良好的室內(nèi)環(huán)境。二是加強檔案保管裝具、設(shè)備和包裝材料等耗材的經(jīng)費與針對性購置，避免不同載體和不同形式的傳統(tǒng)實體檔案均使用統(tǒng)一的檔案裝具；增加電子檔案安全建設(shè)投入，采用專用存儲設(shè)備管理電子檔案，利用安全技術(shù)和異地備份等方式防止電子檔案信息泄露或遺失。

（四）深化干部教育培訓班檔案信息資源開發(fā)利用。深化檔案信息資源開發(fā)是實現(xiàn)干部教育培訓班檔案價值，助力于干部教育培訓機構(gòu)提升培訓質(zhì)量、打造培訓品牌的重要舉措。針對S基地在檔案信息資源開發(fā)利用方面的問題，可從如下方面改進：一是進一步深化開發(fā)利用已開發(fā)的檔案信息資源，目前S基地利用檔案初步開發(fā)與建設(shè)了幾個相應的數(shù)據(jù)庫，可在現(xiàn)有基礎(chǔ)上做出進一步的專題分析和關(guān)聯(lián)性挖掘等工作，比如提煉出精品師資和精品課程。二是針對尚未開發(fā)利用的培訓總結(jié)、培訓評價和培訓音像等檔案，加強開發(fā)利用，使之更好地服務于培訓教育改進、培訓教育宣傳和培訓機構(gòu)文化品牌構(gòu)建等工作。

四、小結(jié)

建立健全干部教育培訓檔案，既是檔案管理規(guī)范化和標準化的要求，也是干部教育培訓工作進一步完善和改進的要求。當前我國“人事部門”角度的干部教育培訓檔案管理工作已比較成熟，而“培訓部門”角度的干部教育培訓班檔案管理工作尚處于初步階段，在管理制度、人員配置和科學化管理等方面，還存在較多的問題需要進一步探討與解決，望以上探討有助于干部教育培訓班檔案工作的進一步研究與開展。

［1］干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定（2009年12月中央組織部發(fā)布）.

［2］陳智為，等.檔案管理學（第三版）［M］.北京:中國人民大學出版社，2008:203-216.

［3］郭玉英.對當前干部培訓檔案管理的思考［J］.新西部（理論版），2012（6）:95.