文/云南省地震局　王瑞芳

地震系統(tǒng)地震專題檔案的收集

文/云南省地震局王瑞芳

結(jié)合地震應(yīng)急工作預(yù)案要求，提出了地震系統(tǒng)內(nèi)部針對單次地震應(yīng)歸檔的文件材料的收集范圍，同時闡述了在收集過程中應(yīng)注意的問題。最后根據(jù)地震專題檔案的價值，提出應(yīng)進(jìn)行檔案編研工作，建立地震專題檔案數(shù)據(jù)庫為防震減災(zāi)工作服務(wù)。

地震；專題檔案；收集

云南是一個地震多發(fā)的省份，據(jù)中國地震臺網(wǎng)測定，公元前780年以來，云南及周邊地區(qū)（北緯20°～30°，東經(jīng)96°～107°）共發(fā)生可定位5.0級以上地震711次，占全國總數(shù)的15%。地震給災(zāi)區(qū)民眾的生產(chǎn)生活帶來了巨大的影響，生命和財產(chǎn)都蒙受重大損失。因此，我們需要對災(zāi)害現(xiàn)狀進(jìn)行客觀、詳細(xì)的記錄，并通過專家們進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的研究，在地震災(zāi)害中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為今后工作提供依據(jù)。作為地震系統(tǒng)檔案工作者來說，震后第一時間做好文件材料的收集整理工作，是我們義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

一直以來，云南省地震局都有進(jìn)行地震專題檔案的收集工作，但是由于并沒有相應(yīng)的制度進(jìn)行規(guī)范化管理，檔案室只是被動接收科技人員移交的材料，導(dǎo)致以往的專題檔案大都集中在地震災(zāi)害評估方面，關(guān)于抗震救災(zāi)指揮部工作協(xié)調(diào)、地震現(xiàn)場監(jiān)視、地震預(yù)報、應(yīng)急宣傳等工作情況的文字和圖片非常少。作為具有傳承震災(zāi)記憶功能的地震專題檔案來說，這顯然是不合格的。因此，我們必須制定收集方案，明確單位地震專題檔案的收集范圍及歸檔方法，保證地震專題檔案的全面、詳盡，為防震減災(zāi)工作提供豐富、系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)資料。

一、地震專題檔案的收集范圍

結(jié)合云南省地震應(yīng)急預(yù)案及云南省地震局地震應(yīng)急工作預(yù)案要求，地震系統(tǒng)內(nèi)部針對單次地震應(yīng)歸檔的文件材料主要包括以下幾個部分。

（一）指揮協(xié)調(diào)工作中形成的文件材料。

1.黨中央、國務(wù)院、省委、省政府、中國局領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)批示，應(yīng)急響應(yīng)決定，地震快報，震情報告，地震現(xiàn)場工作簡報，后方指揮部工作簡報，指揮部會議紀(jì)要，應(yīng)急工作總結(jié)等。

2.在地震應(yīng)急工作中提出的專業(yè)救援力量派遣方案，航拍區(qū)域建議，交通管制范圍建議，動態(tài)救援指引建議，處置地震謠言意見，災(zāi)區(qū)應(yīng)急救援力量調(diào)整、撤離建議等。

3.與當(dāng)?shù)卣块T、相關(guān)廳局單位溝通協(xié)調(diào)中產(chǎn)生的文件材料；地震災(zāi)害緊急救援隊工作中形成的文件材料。

4.災(zāi)區(qū)恢復(fù)重建規(guī)劃建議，采取抗震設(shè)防措施建議；抗震救災(zāi)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算文件；災(zāi)區(qū)地震系統(tǒng)防震減災(zāi)恢復(fù)重建規(guī)劃等。

5.震區(qū)基本信息，災(zāi)情速報，災(zāi)害快速評估報告，震中圖，地震有感范圍圖，交通圖，人口分布圖，市縣應(yīng)急工作情況等文件材料。

（二）預(yù)報監(jiān)測工作中形成的文件材料。

1.地震現(xiàn)場監(jiān)測文件材料。現(xiàn)場監(jiān)測預(yù)報工作方案，3.0級以上地震參數(shù)，震情簡報，災(zāi)區(qū)臺站點(diǎn)分布圖，現(xiàn)場流動測震臺站、強(qiáng)震臺站的架設(shè)與維護(hù)、數(shù)據(jù)的收集與實(shí)時展示等工作中形成的文件材料。

2.地震分析預(yù)報文件材料。震情會商和趨勢研判文件，宏微觀異常的調(diào)查落實(shí)工作中形成的文件材料；震情趨勢判定意見，余震防范意見；主余震分布圖，歷史地震分布圖，震源機(jī)制解，破裂過程，地震動分布圖等。

3.震災(zāi)損失評估文件材料。地震災(zāi)害現(xiàn)場災(zāi)害情況，災(zāi)區(qū)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集計算工作中形成的材料，地震烈度圖；災(zāi)情抽樣調(diào)查記錄，地震災(zāi)害損失評估報告，地震科學(xué)考察方案等。

（三）應(yīng)急宣傳工作中形成的文件材料（文字、圖片、聲像材料）。

1.現(xiàn)場應(yīng)急科普宣傳方案，應(yīng)急科普宣傳、科普知識講座工作情況。

2.新聞通稿，新聞發(fā)布會，媒體采訪情況；輿情監(jiān)控、地震謠言應(yīng)對情況。

3.領(lǐng)導(dǎo)、各工作組重要活動情況，地震應(yīng)急工作中的先進(jìn)人物及事跡。

（四）后勤保障工作中形成的文件材料。

1.應(yīng)急到崗人員簽到表，現(xiàn)場工作隊通信、個人裝備、工作裝備以及政務(wù)、生活保障情況，后勤保障、應(yīng)急器材的準(zhǔn)備、使用情況。

2.現(xiàn)場應(yīng)急經(jīng)費(fèi)支出情況。

3.現(xiàn)場通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的搭建與維護(hù)，現(xiàn)場科技保障圖件的產(chǎn)出與發(fā)布。

4.抗震救災(zāi)募捐登記及處理結(jié)果記錄等。

二、收集工作應(yīng)注意的問題

1.檔案工作在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門對地震專題檔案收集工作的重視，使各單位真正做到認(rèn)真有效地收集突發(fā)事件檔案。建立長效機(jī)制，將地震專題檔案收集工作以制度的形式進(jìn)行明確，例如在應(yīng)急預(yù)案中明確要求各工作組都有義務(wù)協(xié)助檔案室進(jìn)行相關(guān)資料的歸檔工作，在應(yīng)急工作結(jié)束后一個月內(nèi)即將應(yīng)急工作中產(chǎn)生的文件材料移交檔案室，任何人不得將文件材料據(jù)為己有等。

2.對檔案的收集內(nèi)容和移交期限做出具體的要求。根據(jù)地震應(yīng)急工作預(yù)案中各工作組的職能職責(zé)明確分工，責(zé)任落實(shí)到人，確保檔案收集工作的有效開展。

3.平時在做好本職工作之外，深入了解地震監(jiān)測預(yù)報、應(yīng)急救援相關(guān)業(yè)務(wù)知識，從而在震后第一時間預(yù)估可能會產(chǎn)生的檔案的規(guī)模和數(shù)量，制定檔案收集計劃。筆者曾多次作為現(xiàn)場工作隊員參與云南省地震現(xiàn)場應(yīng)急工作，期間對地震應(yīng)急各個工作組的工作都有了詳細(xì)的了解，包括資料的形成過程，哪個時間段會產(chǎn)出哪些成果等，只有了解了這些，才能制定科學(xué)的檔案收集措施，確保檔案的齊全完整。

4.某些檔案材料如余震預(yù)測意見、趨勢研判意見等如果外泄很容易引起公眾的恐慌和質(zhì)疑，在收集時要注意安全保密。

三、進(jìn)行檔案編研，開發(fā)地震專題檔案信息提供利用

（一）地震記憶的傳承，防震減災(zāi)科普宣傳。地震專題檔案資料真實(shí)的反映了震時及震后的建筑損毀、地質(zhì)破壞、財產(chǎn)損失及抗震救災(zāi)等情況，收集整理地震專題檔案資料，不僅可以將地震災(zāi)害的相關(guān)記錄永久的保存下去，同時也給防震減災(zāi)科普宣傳提供了豐富的素材。在抗震救災(zāi)工作中所產(chǎn)生的音像、圖片等資料，在進(jìn)行防震減災(zāi)科普宣傳時，可以給民眾帶來更加真實(shí)、更加深刻、更加立體的感受，更容易引發(fā)人內(nèi)心深入的共鳴，從而反思災(zāi)難、銘記歷史、感恩社會。

（二）為地震研究工作提供參考。

1.為地震資料編研、地震志、史志等的編寫提供充分的原始資料。

2.通過對歷史地震各方面數(shù)據(jù)的比較分析，對于研究地震發(fā)展規(guī)律、加強(qiáng)地震觀測預(yù)報有重要的作用。

3.為其他單位、部門抗震救災(zāi)工作提供參考意見，從而更方便、快捷的制定解決方案，最大限度減少地震帶來的損失。

（三）建立地震專題檔案數(shù)據(jù)庫。地震專題檔案是系統(tǒng)內(nèi)抗震救災(zāi)活動的真實(shí)記錄，具有很強(qiáng)的實(shí)用性和指導(dǎo)性。但是由于手工管理檔案的局限性，我們很難在眾多的檔案信息中及時準(zhǔn)確提取出需要的部分，更勿論進(jìn)行信息的資源共享。

對文件材料進(jìn)行數(shù)字化的加工、整理和存儲，建立地震專題檔案數(shù)據(jù)庫，可以將在抗震救災(zāi)過程中形成的各類檔案材料有效地組織起來，從而實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用和資源共享。

同樣作為地震人，可能很多檔案工作者永遠(yuǎn)沒有機(jī)會奔赴抗震救災(zāi)第一線，只能在檔案室里提供后勤服務(wù)，但是只要我們堅守崗位，切實(shí)做好本職工作，努力豐富庫藏資源，提高檔案提供利用效率，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和參考，最大化的發(fā)揮檔案的功能，不管是在前方還是后方，都可以為防震減災(zāi)事業(yè)做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

［1］劉翠紅.建立地震專題檔案探究［J］.中國檔案，2007（11）.

［2］王麗威.汶川地震檔案的收集和整理［J］.中國檔案，2008（8）.

［3］關(guān)于抗震救災(zāi)中檔案工作的建議［N］.中國檔案報，2008-6-9（3）.

［4］趙德敏，譚鴻雁.做好突發(fā)性重大事件檔案的收集工作［J］.蘭臺世界，2010（11）.

［5］齊曉曉.突發(fā)事件檔案的收集與管理——以四川大地震突發(fā)事件檔案為例［D］.鄭州:鄭州大學(xué)，2014.