文/航天科技集團(tuán)四院四十三所　王輝；航天科技集團(tuán)四院四十一所　胡玉玲

文書檔案管理鑒定整理工作方法實(shí)踐

文/航天科技集團(tuán)四院四十三所王輝；航天科技集團(tuán)四院四十一所胡玉玲

文書檔案管理作為單位各級(jí)黨政實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作的關(guān)鍵，也是單位工作管理水平及工作業(yè)績(jī)的真實(shí)記載。文書檔案管理鑒定整理工作的好壞不僅給整體檔案管理工作的質(zhì)量帶來(lái)影響，也給整個(gè)單位的檔案管理水平帶來(lái)影響。文章主要分析了文書檔案鑒定工作存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決策略，期望為日后文書檔案管理鑒定整理工作提供參考。

文書檔案；管理；鑒定整理；工作方法

文書檔案鑒定工作作為文書檔案管理工作的前提，也是單位檔案室工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)。文書檔案隨著時(shí)間推移不斷增加，價(jià)值雜亂無(wú)章，就會(huì)加大了文書檔案管理鑒定工作的難度，造成檔案管理工作人員無(wú)法鑒定整理文書檔案管理，進(jìn)而給檔案管理工作的順利開(kāi)展與服務(wù)帶來(lái)影響。因此，必須做好文書檔案管理鑒定整理工作，讓文書檔案的服務(wù)作用與使用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

一、文書檔案鑒定工作存在的問(wèn)題

（一）鑒定數(shù)量浩大。

1.進(jìn)館檔案質(zhì)量低。由于各種原因影響，具有豐富資源的館藏已經(jīng)變成各個(gè)檔案館追求的目標(biāo)，也是對(duì)檔案館中館藏量規(guī)模和達(dá)標(biāo)升級(jí)衡量的重要條件。但檔案館在擴(kuò)大館藏的過(guò)程中，一些不具備進(jìn)館保存價(jià)值的文件檔案也進(jìn)入到檔案室中。因此，檔案管理工作人員需要鑒定的不僅是到期的文件檔案，還有許多沒(méi)有實(shí)際保存價(jià)值，卻長(zhǎng)期和永久保存的文件檔案。

2.沒(méi)有及時(shí)開(kāi)展鑒定整理工作。由于檔案庫(kù)房不緊張，不需要馬上進(jìn)行鑒定整理，而且鑒定整理工作需要消耗許多的時(shí)間與人力，其整理效果并不明顯，因此，檔案鑒定管理人員忽略了鑒定工作的重要性，沒(méi)有及時(shí)開(kāi)展鑒定工作，從而加大了文件檔案鑒定工作量。

（二）鑒定程序復(fù)雜?，F(xiàn)階段，檔案室主要利用案卷裝訂方法對(duì)文件檔案進(jìn)行鑒定整理。在實(shí)際鑒定過(guò)程中，卷中如果有到保管期限的文件，其處理手續(xù)將會(huì)非常復(fù)雜：

1.拆卷。去除不需要繼續(xù)保存的文件，然后利用標(biāo)注的方式在卷內(nèi)文件的目錄上進(jìn)行標(biāo)注；若不需要保存的文件去除的比較多，就必須對(duì)文件目錄進(jìn)行重新抄寫，然后再重新組成新的文件。

2.檔案號(hào)的調(diào)整。調(diào)整文件檔案保管期限，必須重新對(duì)檔案號(hào)進(jìn)行編排，才可以確保有效的利用與管理文件檔案。

3.檢索工具的調(diào)整。各個(gè)檢索工具的調(diào)整與完善，例如案卷目錄、專題目錄和全引目錄等檢索工具，是一個(gè)極為復(fù)雜的操作程序，令檔案管理工作人員止步不前，不敢嘗試。

二、文書檔案管理鑒定工作策略

（一）開(kāi)拓館藏信息領(lǐng)域。開(kāi)拓館藏信息領(lǐng)域是鑒定整理文件檔案工作的最好方法，例如，可以按照檔案館的《檔案館通則》接受時(shí)間在“10年左右”的文件檔案，可以適當(dāng)考慮將一些重要部門或者是機(jī)關(guān)接收時(shí)間提前到3～5年；然后，在檔案館中設(shè)立目錄中心，將不在進(jìn)館范圍、未到進(jìn)館時(shí)間及長(zhǎng)期保管的檔案等檔案的目錄集中起來(lái)，讓目錄中心起到“中介”作用，從而讓某些館藏檔案提前服務(wù)于社會(huì)。

（二）文件鑒定法的運(yùn)用。

1.分析文件外形特征。文件檔案上各種各樣的外形特征受文件價(jià)值的影響，在某方面有些文件檔案不具備重要意義，但在外形上卻有特殊之處。例如，在制作材料、圖案、制作方法及筆記上有些文件檔案有藝術(shù)價(jià)值或者是研究?jī)r(jià)值；有些文件檔案雖然較為常見(jiàn)，但由于有著名人物的簽名、題詞、修改及批注等，使得文件檔案外形上增加了本身所沒(méi)有的具有特殊性的一些標(biāo)記符號(hào)，從而讓文件檔案具有新的研究意義，也增加了更多的、更大的價(jià)值。相反，有些文件雖然有使用價(jià)值，但是由于外形嚴(yán)重?fù)p壞，已經(jīng)不能使用與修補(bǔ)，也就不具備繼續(xù)保存的價(jià)值。

2.分析文件內(nèi)容。分析文件的內(nèi)容是文件檔案鑒定工作的中心，每一份文件檔案都有工作活動(dòng)記錄，文件檔案記錄與工作活動(dòng)的重要程度直接給檔案價(jià)值帶來(lái)影響。除此之外，文件檔案在歸檔時(shí)，內(nèi)容重復(fù)性的文件檔案也應(yīng)進(jìn)行區(qū)分，并保持文件完整性，盡可能避免出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。

3.分析文件的社會(huì)影響。不同的文件均有不同的作者，他們?cè)谏鐣?huì)的影響與地位也不同，其文件檔案價(jià)值也不一樣。通常情況下，由著名人物、高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及重要部門組成的文件檔案，和單位組成的永久保存檔案相比，其價(jià)值更大，比例更多。

（三）提高鑒定現(xiàn)代化管理水平。過(guò)去的立卷方式存在不足之處，給檔案鑒定工作帶來(lái)影響。因此，必須完善立卷方法，提升鑒定現(xiàn)代化管理水平。以件為單位并借助計(jì)算機(jī)管理的立卷方式的應(yīng)用，不僅能夠去除沒(méi)有保存價(jià)值的文件，也方便檔案管理工作人員在鑒定文書檔案過(guò)程中不用考慮拆卷的問(wèn)題。除此之外，文書檔案在鑒定管理過(guò)程中借助計(jì)算機(jī)的檢索工作可以調(diào)整檔案的保管期限，刪除沒(méi)有保存價(jià)值的文件，進(jìn)而提升文書檔案管理鑒定整理工作的效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

文書檔案管理鑒定整理工作作為單位檔案工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)，鑒定數(shù)量浩大，鑒定程序復(fù)雜，檔案管理工作人員要想做好文書檔案管理鑒定整理工作，讓文書檔案的服務(wù)作用與使用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。必須開(kāi)拓館藏信息領(lǐng)域，有效的運(yùn)用文件鑒定法，改變立卷方法，提高鑒定現(xiàn)代化管理水平，從而讓文件檔案更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

［1］聶丹萍.新時(shí)期文書檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013，（15）:79.

［2］劉愛(ài)民.文書檔案整理的要點(diǎn)［J］.檔案時(shí)空，2014，（8）:38-39.