文/湖南省地質(zhì)測繪院　郭婧

加強新形勢下測繪檔案管理工作之思考

文/湖南省地質(zhì)測繪院郭婧

近年來，隨著測繪地理信息工作在國民經(jīng)濟建設(shè)中服務(wù)領(lǐng)域不斷拓展，服務(wù)能力的不斷提升，測繪檔案所發(fā)揮的重要作用也日益突顯，但也使測繪檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。本文就如何加強測繪檔案的管理，提供快速、準確、全方位的測繪檔案服務(wù)提出了意見和建議。

測繪檔案；檔案管理；解決對策

測繪檔案是國家重要的基礎(chǔ)地理信息資源，是專業(yè)性很強的檔案資料，為我國各行各業(yè)和社會、經(jīng)濟的發(fā)展提供有效的信息服務(wù)，具有較好的參考依據(jù)和法律依據(jù)。隨著國家對城市化進程的不斷推進，城市規(guī)劃、道路建設(shè)、管線埋設(shè)等各項工作的力度日益加大，帶動了測繪工作的頻繁開展，形成了大量測繪檔案，也使得測繪檔案管理工作因此出現(xiàn)了一些新情況、新問題，特別是在當前信息技術(shù)和地理信息產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展的新形勢下，對測繪檔案管理工作提出了更高的要求，所以需要針對當前新形勢下測繪檔案管理的新特點，做好測繪檔案管理工作，更好地將測繪檔案的重要作用發(fā)揮出來，確保其在當前經(jīng)濟發(fā)展過程中提供地理信息保障作用。

一、測繪檔案管理工作面臨的主要問題

（一）測繪檔案類別增多。測繪工作涉及大地測量、攝影測量與遙感、工程測量、土地規(guī)劃等20余個專業(yè)，隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，國家大力倡導數(shù)字城市建設(shè)，除了傳統(tǒng)的測繪方法，更增添了無人機、三維激光掃描儀等新科技、新方法的應(yīng)用，相應(yīng)形成的檔案類別也大大增多，傳統(tǒng)的紙介質(zhì)的地形圖和一些文本文獻資料已被數(shù)字化測繪產(chǎn)品所取代。

（二）測繪檔案收集困難。測繪項目工作通常周期不確定，從設(shè)計到驗收，短的幾周，長則幾年，且項目布點多、線長、面廣，項目檔案的收集難度非常大，極容易發(fā)生遺失情況。

（三）測繪檔案調(diào)用頻繁。由于測繪工作開展的經(jīng)常性，一些項目之間往往有相互關(guān)聯(lián)性，需要查閱以往的測繪資料做參考，這使得測繪檔案調(diào)用頻繁。在調(diào)用時往往需要進庫房查詢實物，不僅效率低、原件易損，同時頻繁進出庫房，容易破壞整個庫房的存儲環(huán)境，降低原件的存儲壽命。

（四）測繪檔案管理復雜化 。近年來地理信息產(chǎn)品開始廣泛應(yīng)用，通過對地理信息產(chǎn)品進行深加工或是與其他信息產(chǎn)品進行組合后，各類綜合產(chǎn)品和信息開始形成，地理信息產(chǎn)品的開發(fā)利用價值和經(jīng)濟效益逐漸體現(xiàn)出來。這就導致部分測繪檔案管理人員由于自身價值取向存在偏差，在利益誘惑下，往往利用測繪檔案來謀取私利，導致科研信息被泄密，或是部分科研成果據(jù)為己有，使測繪檔案管理工作更加復雜化。

上述測繪檔案管理的問題和情況，迫切需要我們結(jié)合實際，采取有效措施，加以扭轉(zhuǎn)和改變。如此，才能為各級領(lǐng)導和決策部門及社會提供快速、準確、全方位的測繪檔案信息服務(wù)。

二、加強測繪檔案管理工作的對策

（一）增強社會對測繪檔案的認識。加強對測繪檔案的宣傳，努力提高全民測繪檔案的意識，加強測繪檔案相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的宣傳，提高全社會測繪法制觀念及測繪檔案法制觀念，對測繪檔案工作在測繪活動中的地位和作用有一個深入的認識。各級測繪管理部門需要加強對測繪檔案管理工作的認識，將其列為管理工作的重要內(nèi)容，從而從組織、人員和經(jīng)費上進行貫徹落實，確保推動測繪檔案工作法制化、規(guī)范化和科學化的發(fā)展進程。進一步強化測繪檔案的宣傳力度，運用典型的事例來擴大測繪檔案在經(jīng)濟建設(shè)和社會生活中的影響。

（二）改善檔案管理環(huán)境。如2004年，借單位新辦公大樓竣工之際，湖南省地質(zhì)測繪院領(lǐng)導專門規(guī)劃了高標準的檔案保管室和檔案閱覽室，其中保管室面積達200平方米，新購置檔案密集架14組，同時配備專用電腦、掃描儀、抽濕機、防磁柜、自動報警系統(tǒng)、空調(diào)和消防器材等設(shè)施設(shè)備，檔案保管環(huán)境得到極大改善。

（三）建立檔案工作機制。為保障檔案工作有序開展，湖南省地質(zhì)測繪院專門成立了檔案管理領(lǐng)導小組，并在技術(shù)職務(wù)名額較為緊張的情況下，安排專職檔案員1人、兼職檔案員7人負責具體的檔案管理工作，做好各類文件資料的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計等工作。

加強檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)。湖南省地質(zhì)測繪院結(jié)合本單位實際，先后制定了《檔案管理辦法》《檔案借閱和使用規(guī)定》《檔案室工作人員守則》等規(guī)章制度，進一步規(guī)范檔案人員的管理行為，使檔案收集、整理、鑒定、利用等工作有章可循，逐步邁入規(guī)范化軌道。

（四）采用經(jīng)濟制約手段。因測繪項目繁雜、項目部據(jù)點分散，檔案收集管理困難，湖南省地質(zhì)測繪院通過頒發(fā)《關(guān)于做好年終結(jié)算的通知》等文件，規(guī)定：各項目部應(yīng)在檢驗合格后，按項目要求整理成果資料，由部門負責人審核，報分管院領(lǐng)導審核后交付客戶；同時將歸檔所需資料送交院檔案室整理歸檔，憑檔案室歸檔清單進行項目產(chǎn)值結(jié)算。通過制度的形式，采用經(jīng)濟手段，將測繪資料的歸檔責任落實到全院每一位職工身上，形成了較強的約束力，具有非常好的效果。

（五）加強測繪檔案信息化建設(shè)。要加快建設(shè)和完善測繪檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)，充分整合測繪檔案資源，真正做到資源共享，保證測繪檔案的完整性和應(yīng)用的及時性。同時，要提高信息安全意識，堅決防止泄密、失密現(xiàn)象的發(fā)生。要加快現(xiàn)有館藏測繪檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，積極推進一些重要的、容易受損的、利用頻率高的檔案資源的數(shù)字化進程，加強對珍貴的重要的測繪檔案的保護，以提高檔案利用效率和使用價值。

2008年，湖南省地質(zhì)測繪院順利通過湖南省檔案局組織的檔案管理目標考核認定，達到省特級標準。筆者認為，測繪檔案管理工作細致、復雜、專業(yè)性強，必須在領(lǐng)導的充分重視，并給予政策、資金、人力、制度等支持和保障的情況下，才能取得良好的效果。