楊玉峰黑龍江省木蘭縣社會救助局 黑龍江木蘭 151900

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數(shù)字化檔案規(guī)范管理措施

楊玉峰
黑龍江省木蘭縣社會救助局 黑龍江木蘭 151900

【摘要】檔案一般來說是一個公司或者是一個國家的機(jī)密性文件，里面記錄了各個公司的發(fā)展變遷的歷史，包含了公司發(fā)展的重大措施及事件，也包含著公司的核心機(jī)密，從中可以分析企業(yè)的走向，人員流動情況，以及在不同的時期如何應(yīng)對不同的問題的方法。因此，這些檔案有很大的參考價值，所以，檔案管理工作成為每個事業(yè)單位的一項重要的工作，不容馬虎。而近年來隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，從前的紙質(zhì)版的檔案的弊端也越來越明顯，無法應(yīng)對現(xiàn)代社會的信息量大、內(nèi)容復(fù)雜的特點，不能滿足現(xiàn)代公司的需要，所以，數(shù)字化檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，并且迅速發(fā)展，但近年來，數(shù)字化檔案管理由于缺乏管理規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案遺失或者被盜等現(xiàn)象，問題十分嚴(yán)重。因此，本文主要對目前我國數(shù)字化檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行探究，并且針對這些問題提出一些有效的措施，以供有興趣者參考。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；規(guī)范管理措施

一、前言

提到數(shù)字化檔案管理，大家應(yīng)該不難猜到，這一工作一定離不開計算機(jī)系統(tǒng)，而數(shù)字化檔案管理出現(xiàn)的問題又大都表現(xiàn)為計算機(jī)方面的問題。就目前來看，我國數(shù)字化檔案管理中存在的問題大致有以下幾種：計算機(jī)系統(tǒng)的故障、防火墻設(shè)計不嚴(yán)密、系統(tǒng)更換導(dǎo)致重要檔案丟失等等，在此，本文針對這些問題提出以下幾點對應(yīng)的解決措施：加強(qiáng)對計算機(jī)系統(tǒng)的維修與保護(hù)、提高防火墻的安全水平、更換系統(tǒng)時對檔案進(jìn)行備份。

二、目前我國數(shù)字化檔案管理中存在的問題

（一）計算機(jī)系統(tǒng)的故障。計算機(jī)系統(tǒng)的故障是檔案管理中出現(xiàn)最多的問題，而計算機(jī)系統(tǒng)的故障一般可以分為兩種，一種是硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障，另一種是軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障。硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障的原因又分為以下幾種：系統(tǒng)硬盤不夠大不能容納大量的檔案數(shù)據(jù)、系統(tǒng)的處理器不能滿足超大數(shù)據(jù)量的運(yùn)算、系統(tǒng)頻繁運(yùn)轉(zhuǎn)時容易崩潰造成死機(jī)。軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障的原因一般是計算機(jī)系統(tǒng)安裝的檔案處理相關(guān)軟件存在設(shè)計的缺陷造成的，這種檔案處理軟件的算法可能存在不合理性，或是運(yùn)算繁瑣會導(dǎo)致系統(tǒng)過熱而死機(jī)；另一種情況是相關(guān)軟件與系統(tǒng)的匹配不協(xié)調(diào)，這也會導(dǎo)致計算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，從而導(dǎo)致檔案的丟失。

（二）防火墻設(shè)計不嚴(yán)密。我們都知道，每臺電腦都應(yīng)該有防火墻這種裝置，它是用來防止有黑客暗中入侵電腦或者防止電腦中病毒的，對于我們平常人來說，基本上不怎么可能會被黑客襲擊，而且中病毒造成的損失一般也不是很大，但是對企業(yè)和國家來說就不一樣了，一旦企業(yè)或者國家的網(wǎng)絡(luò)被黑客襲擊，導(dǎo)致計算機(jī)系統(tǒng)癱瘓或者造成重要信息泄露，那么這一損失是不可估量的，輕則導(dǎo)致企業(yè)蒙受巨大損失，重則導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)，對國家來說就更家嚴(yán)重了，重要信息的泄露會對國家安全及未來的發(fā)展構(gòu)成巨大威脅。

（三）系統(tǒng)更換導(dǎo)致重要檔案丟失。近年來，隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，計算機(jī)系統(tǒng)也在不斷地提高中，因此，各個單位為了跟上時代的步伐，同時也為了加快辦公的效率，都對計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行了更新?lián)Q代，在更新過程中，有一些檔案管理員可能會因為一時的疏漏而忘記將一些檔案做好備份，從而導(dǎo)致一些重要的檔案在升級系統(tǒng)的過程中不幸丟失。另一種情況是管理人員在升級系統(tǒng)時僅僅在電腦上做出了備份，而沒有將其復(fù)制到硬盤中進(jìn)行保存，在新系統(tǒng)重裝時，電腦出現(xiàn)格式化的情況，這才導(dǎo)致檔案的丟失。除此之外，在計算機(jī)系統(tǒng)升級時，有可能會存在升級失敗的情況，即新的系統(tǒng)無法安裝完成，而舊的系統(tǒng)已經(jīng)卸載，這使計算機(jī)有可能會死機(jī)，從而有可能導(dǎo)致檔案的丟失。

三、數(shù)字化檔案規(guī)范管理措施

（一）加強(qiáng)對計算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)。要想解決計算機(jī)系統(tǒng)的故障，就必須加強(qiáng)對計算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)，針對計算機(jī)系統(tǒng)的兩種原因，本文分別進(jìn)行解決。對于硬件系統(tǒng)的故障，我們不難看出這一問題是比較容易解決的，因為只要更換了足夠良好的硬件就可以了，比如更換更大的系統(tǒng)硬盤，更換更加快速的處理器，這樣就可以使得計算機(jī)的硬件系統(tǒng)能夠滿足檔案管理的需求。而軟件系統(tǒng)的問題也是不太難解決的，需要提高成本，購置更加合理適用的檔案管理軟件，另一方面，需要軟件設(shè)計公司不斷創(chuàng)新，不斷提高軟件的運(yùn)行效率及運(yùn)行的流暢度，同時還要提高軟件與計算機(jī)系統(tǒng)的匹配程度，這樣才能使軟件系統(tǒng)運(yùn)行更流暢，更方便地處理檔案。

（二）提高防火墻的安全水平。防火墻關(guān)系到計算機(jī)系統(tǒng)的安全，進(jìn)而關(guān)系到公司機(jī)密的安全，出現(xiàn)問題的幾率雖然小，但是問題的嚴(yán)重性卻是十分的大，其危害上文已經(jīng)提到過，這里也不再多說，下面就解釋一下應(yīng)該如何面對這樣的問題。要想提高防火墻的安全水平，系統(tǒng)公司和一些電腦管理軟件公司必須擔(dān)起責(zé)任，因為用戶的電腦上的防火墻或者是其他殺毒軟件都來源于這里，用戶信任他們的產(chǎn)品，購買并使用，而因為這一防火墻的不安全而造成了損失，這一責(zé)任無論如何無法逃脫，而且不僅僅要負(fù)責(zé)，在負(fù)責(zé)的同時還要全力改進(jìn)軟件的功能，修復(fù)漏洞，這樣才能使公司信譽(yù)不到。

（三）更換系統(tǒng)時對檔案進(jìn)行備份。在更換系統(tǒng)時進(jìn)行備份，這應(yīng)該是一個人們都知道的常識，因為誰希望自己的文件資料都丟失呢？這是一個比較容易解決的問題，但是卻是一個無法肯定其不會發(fā)生的問題，因為這與管理人員息息相關(guān)，誰能保證管理人員一定不會出現(xiàn)差錯呢？所以要想避免這一問題，可以在電腦中設(shè)置程序：當(dāng)要進(jìn)行系統(tǒng)更新時，讓電腦自動將所有文件檔案備份下來；備份原來的電腦程序，在系統(tǒng)更新失敗時，自動恢復(fù)原系統(tǒng)。這樣就可以避免因系統(tǒng)的更新問題而導(dǎo)致重要檔案的丟失。

四、結(jié)語

雖然解決了以上這些問題，但是這不代表就沒有其他問題了，還需要加強(qiáng)的是檔案管理員的安全意識，使得檔案管理員能夠在問題發(fā)生前做出規(guī)避風(fēng)險的措施，從而降低檔案遺失或被盜所帶來的損失；另一方面，要加強(qiáng)國民的守法意識，并且要設(shè)立法律法規(guī)對盜竊檔案的人員給予嚴(yán)懲，決不能不聞不問，縱容這些不法分子的惡行，否則，很有可能對國家安全構(gòu)成威脅。

參考文獻(xiàn)

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［2］姜亮，張宇陽.淺談數(shù)字化檔案管理［J］.云南檔案，2008，01：22-23.