楊曉光齊齊哈爾市第一醫(yī)院 黑龍江齊齊哈爾 161005

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淺析醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化管理

楊曉光
齊齊哈爾市第一醫(yī)院 黑龍江齊齊哈爾 161005

【摘要】醫(yī)院聲像檔案是在醫(yī)院各項(xiàng)工作和活動(dòng)中產(chǎn)生，具有保存價(jià)值的照片、底片、影片、錄音帶及錄像帶等。這些聲像檔案對(duì)于醫(yī)院不同歷史時(shí)期的狀況能夠更真實(shí)、形象、直觀地反映出來(lái)，是紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的。檔案資料中，聲像檔案作為非常重要的組成部分，具有重要的意義。在當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要加強(qiáng)聲像檔案的數(shù)字化管理，從而更好地實(shí)現(xiàn)聲像檔案的有效利用，將聲像檔案的重要價(jià)值充分地發(fā)揮出來(lái)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；聲像檔案；數(shù)字化管理；管理方法

一、醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化管理的必要性

在醫(yī)院聲像檔案的傳統(tǒng)管理模式過(guò)程中，由于受制于技術(shù)、年限等因素的影響，檔案易發(fā)生損毀及報(bào)廢等情況，從而導(dǎo)致聲像檔案失去應(yīng)有的利用價(jià)值，給管理工作帶來(lái)較大的影響。并且在醫(yī)院聲像檔案管理工作中，對(duì)保管方面具有嚴(yán)格的要求，要有效的控制好溫度、濕度、光照，灰塵及磁場(chǎng)等方面因素帶來(lái)的不利影響，這就需要購(gòu)入大量的儲(chǔ)存設(shè)備。在聲像檔案中，磁介質(zhì)信息載體穩(wěn)定性較差，這在保存過(guò)程中對(duì)資料質(zhì)量會(huì)帶來(lái)較大的影響，隨著利用次數(shù)的增加會(huì)導(dǎo)致聲像檔案磨損嚴(yán)重，沒(méi)辦法進(jìn)行使用。另外，聲像檔案不僅需要較大的存放空間，而且手工檢索難度也較大。針對(duì)于聲像檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理中的諸多弊端，需要加快推進(jìn)醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化管理，充分地利用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)及光盤(pán)作為聲像檔案的存儲(chǔ)工具，不僅有效地節(jié)省了儲(chǔ)存空間，而且還能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)聲像檔案資源的遠(yuǎn)距離下載使用，加快推動(dòng)了檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)，為聲像檔案管理效率和管理質(zhì)量提高起到了非常重要的作用。

二、醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化管理的辦法

（一）醫(yī)院聲像材料的數(shù)字化處理

1、醫(yī)院照片檔案的數(shù)字化處理。對(duì)于醫(yī)院聲像檔案中的一些照片在數(shù)字化處理過(guò)程中，可以充分地利用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)來(lái)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。在掃描過(guò)程中要對(duì)分辨率和圖像格式進(jìn)行合理選擇，確保照片的質(zhì)量及具有較好的壓縮比，有效地降低存貯的空間。為了保證不失真，一些較為珍貴的照片，可以采用TIFF格式存儲(chǔ)。對(duì)于些陳舊及破損的老照片，可以利用PS軟件加以處理。

2、醫(yī)院錄音檔案的數(shù)字化處理。對(duì)于醫(yī)院聲像檔案中的錄音帶，可以利用功能強(qiáng)大的錄音軟件將其制成音頻文件，并采用一些較常見(jiàn)的格式進(jìn)行保存，也可以采用壓縮文件進(jìn)行保存。在對(duì)錄音帶制成音頻文件過(guò)程中，需要選擇適當(dāng)?shù)牟蓸宇l率、錄音聲道和量化標(biāo)準(zhǔn)，在確保不降低原帶質(zhì)量的情況下，選擇一個(gè)合理的數(shù)值，確保數(shù)字化錄音資料的質(zhì)量。

3、醫(yī)院錄像帶的數(shù)字化處理。對(duì)醫(yī)院錄像帶，可通過(guò)視頻采集卡集成MPGE文件格式并轉(zhuǎn)刻成VCD或DVD?，F(xiàn)行的AdobePremiere、AdobeAfter Effects 6.5或DiscreetCombustion軟件都可完成錄像帶數(shù)字化轉(zhuǎn)換，也可通過(guò)數(shù)碼錄像機(jī)轉(zhuǎn)錄后刻錄。

（二）醫(yī)院實(shí)際工作中聲像檔案的數(shù)字化管理措施

1、明確范圍，收集整理。長(zhǎng)期以來(lái)，因?yàn)獒t(yī)院聲像檔案管理的誤區(qū)及醫(yī)院聲像檔案意識(shí)的淡薄，使得個(gè)別人員對(duì)醫(yī)院聲像資料認(rèn)識(shí)不夠，不知道該如何保管，致使該載體資料流失。凡記載醫(yī)院召開(kāi)重要會(huì)議、參加外事活動(dòng)、取得的科研成果、開(kāi)展的新技術(shù)、新項(xiàng)目等照片、底片、VCD、錄音、錄像都在歸檔范圍。醫(yī)院檔案管理人員在每一次活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)積極主動(dòng)地收集、整理聲像資料，以保證醫(yī)院檔案資料的完整性及實(shí)用性。

2、分類(lèi)編目，立卷歸檔。為便于醫(yī)院檔案的保存和利用，需根據(jù)醫(yī)院聲像檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)編目，立卷歸檔。 首先，醫(yī)院照片檔案按拍攝時(shí)間、內(nèi)容分類(lèi)。同屬一類(lèi)的照片按時(shí)間順序編號(hào)，紙質(zhì)照片應(yīng)同時(shí)填寫(xiě)其底片號(hào)。檔號(hào)格式為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-流水號(hào)（照片號(hào)、底片號(hào)）。照片編號(hào)采用橫寫(xiě)格式，其格式為照片/底片號(hào)-文字說(shuō)明-拍攝時(shí)間-作者。紙質(zhì)照片檔案應(yīng)同底片一同歸檔，如已經(jīng)數(shù)字化處理，還應(yīng)標(biāo)明數(shù)碼目錄號(hào)，既可直接保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)，也可刻成光盤(pán)。數(shù)碼照片可按其拍攝年代建立文件夾，內(nèi)設(shè)子文件夾，文件夾內(nèi)應(yīng)附文件說(shuō)明（文字說(shuō)明、拍攝時(shí)間、作者等）。數(shù)碼照片的檔號(hào)格式為全宗號(hào)-數(shù)碼目錄號(hào)-盤(pán)號(hào)-數(shù)碼照片號(hào)。永久保存的數(shù)碼照片亦應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片保存，以供查閱，其編號(hào)應(yīng)對(duì)應(yīng)數(shù)碼照片編號(hào)。其次，醫(yī)院錄音、錄像檔案按年代、記錄內(nèi)容分類(lèi)，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤(pán)再依次編排序號(hào)。其檔號(hào)格式為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-流水號(hào)。已轉(zhuǎn)換成音頻文件、視頻文件的檔案分類(lèi)、編目方法與其相同。此類(lèi)檔案即可存入計(jì)算機(jī)，也可刻錄成VCD光盤(pán)。歸檔時(shí)錄音帶、錄像帶應(yīng)同其光盤(pán)一同歸檔。 最后，光盤(pán)使用年限通常都較長(zhǎng)，但為了避免意外事件發(fā)生時(shí)對(duì)資料帶來(lái)不必要的損害，醫(yī)院光盤(pán)檔案在存檔的同時(shí)也要提供一份供查閱時(shí)使用，這樣就可以對(duì)原始資料進(jìn)行妥善保管。

3、統(tǒng)一管理，規(guī)范使用。在醫(yī)院數(shù)字化聲像檔案管理過(guò)程中，需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)和搜索引擎，同時(shí)還要進(jìn)一步對(duì)聲像檔案使用制度進(jìn)行完善，加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的保管。在具體工作中，需要設(shè)置專(zhuān)職人員管理聲像檔案，并定期對(duì)醫(yī)院的聲像檔案進(jìn)行檢查，嚴(yán)格按借閱手續(xù)來(lái)管理聲像檔案的借閱工作，對(duì)于歸還的聲像檔案管理人員需要認(rèn)真進(jìn)行檢查，做好驗(yàn)收工作。在醫(yī)院聲像檔案管理工作中，需要分級(jí)進(jìn)行管理，針對(duì)聲像檔案資料的珍貴程度來(lái)采取不同的保護(hù)范圍，對(duì)于一些十分珍貴的聲像檔案盡量不外借。在醫(yī)院聲像檔案利用過(guò)程中，需要在不影響保密的前提下進(jìn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院聲像檔案作為醫(yī)院發(fā)展歷史的重要見(jiàn)證，可以為醫(yī)院的管理提供重要的信息依據(jù)，因此需要強(qiáng)化醫(yī)院聲像檔案的管理工作，充分地利用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)加快實(shí)現(xiàn)聲像檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，利用數(shù)字化管理來(lái)有效地推動(dòng)醫(yī)院聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，從而使其能夠更好地服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)和科研等工作。

參考文獻(xiàn)

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