韋權(quán)
我校是一所中職學(xué)校,處于欠發(fā)達(dá)的邊緣山區(qū),90%以上中職生均來自農(nóng)村,文化素質(zhì)相對低下,大部分學(xué)生對于計算機(jī)的概念沒能得到很好的詮釋,理解能力有限,如果按照常規(guī)的教學(xué)模式,學(xué)生難以理解,甚至還會出現(xiàn)退縮的現(xiàn)象。所以必須要幫助學(xué)生找出其中的高效應(yīng)用的技巧,盡可能地縮短他們的思維彎路,可以讓學(xué)生對知識有更好的理解與掌握運(yùn)用。
當(dāng)今社會已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息化時代,善于運(yùn)用計算機(jī)解決專業(yè)問題已成為衡量人才素質(zhì)的基本要求,計算機(jī)基礎(chǔ)的課程教學(xué)不僅是職業(yè)教育的一個重要組成部分,更是培養(yǎng)我們潛移默化地養(yǎng)成用計算思維來解決專業(yè)問題的基礎(chǔ)教育。同時,計算機(jī)基礎(chǔ)這門課程里的Office更是現(xiàn)階段社會中,應(yīng)用領(lǐng)域廣泛的辦公軟件。因此要與社會接軌,讓中職生能更好地適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求,作為教育者,必須根據(jù)實(shí)際情況,充分分析社會就業(yè)形勢,細(xì)化計算機(jī)基礎(chǔ)課程Office辦公軟件中的每一個知識要點(diǎn),對學(xué)生的計算機(jī)基礎(chǔ)Office的學(xué)習(xí)進(jìn)行針對性的教學(xué),讓學(xué)生抓住重點(diǎn),抓住技巧,盡可能縮短他們的思維彎路,讓學(xué)生在社會生活中能對知識有更好的理解與掌握運(yùn)用,進(jìn)而提高自身的企業(yè)競爭力。
一、當(dāng)前社會就業(yè)形勢
隨著人類的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,信息化已經(jīng)深入到人們的家庭、工作等生活中,各行各業(yè)的信息化進(jìn)程不斷加速,大部分的企業(yè)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)辦公自動化,而Office辦公軟件在辦公自動化中又起著至關(guān)重要的作用。所以,對中職生而言,就業(yè)形勢有了新發(fā)展,企業(yè)對人才的需求更多定位在能力考察上。這就意味著中職畢業(yè)生不僅要有扎實(shí)的理論功底,還必須具有較好的實(shí)踐動手能力、獨(dú)立能力和創(chuàng)新能力。
二、中職生的心理形態(tài)
由于當(dāng)前中考制度的改革和普通高中的擴(kuò)招,中職學(xué)校的門坎被降低,大部分中職生均存在自卑感嚴(yán)重但反抗感強(qiáng)、思維活躍但缺失學(xué)習(xí)動機(jī)、渴望被認(rèn)可但缺乏人際關(guān)系、自我意識強(qiáng)烈但自控能力差等綜合表現(xiàn),心理素質(zhì)有待提高。
三、投“機(jī)”取“巧”
在辦公自動化方向,我們要做到讓學(xué)生在課堂上學(xué)到更高效的技巧,投入到“計算機(jī)”中萃取其“巧”。Office辦公軟件是必不可少的,而在現(xiàn)時學(xué)習(xí)的Office2010、Word文字處理、Excel電子表格、PowerPoint演示文稿是在企業(yè)中也是用得最廣泛的,因此我們先從這三方面進(jìn)行分析,探究其中的“巧”:
1.Word文字處理
(1)純文本:在工作中,避免不了要處理純文本文件。所以在教學(xué)中,我們采取日常生活中常見的,如公司行政文檔、邀請函、通知、工作計劃等實(shí)例,讓學(xué)生鞏固文檔頁面的設(shè)置、編排等知識,以熟悉其中的類型格式,同時,從操作過程中來獲取辦公技巧:設(shè)置文檔的自動保存;刪除從網(wǎng)頁復(fù)制、粘貼文本后的源格式;文本的高級查找和替換;運(yùn)用“格式刷”進(jìn)行快速復(fù)制格式;文檔的保護(hù);清除自動項(xiàng)目符號和編號功能;快速清除格式;段落的孤行控制;當(dāng)前日期的快速輸入等。
(2)圖文混排:在現(xiàn)實(shí)生活中,我們到處都能看到,借助“圖文混排”能把事物更具體地展示,來吸引與滿足人們的視覺以求達(dá)到其目的,如產(chǎn)品的介紹、商品宣傳單、公司結(jié)構(gòu)圖等。課堂上也緊緊圍繞這個要點(diǎn)進(jìn)行展開與鞏固,讓學(xué)生更清楚地了解到要進(jìn)行圖文混排,必須要學(xué)習(xí)在文檔中插入并編輯圖片、文本框、藝術(shù)字、流程圖等知識,將這些要點(diǎn)更深刻地印在自己的腦海中,以便能靈活地運(yùn)用。但在學(xué)習(xí)過程中,不能忽略其中的高效技巧:用鼠標(biāo)實(shí)現(xiàn)即點(diǎn)即輸;利用ctrl+“[”或“]”實(shí)現(xiàn)字號的大?。焕胹hift鍵快速選擇多個圖形對象;圖片的裁剪;圖片背景的快速清除;圖形對象的快速對齊和排列;文本框內(nèi)部邊距的設(shè)置;自選圖形的默認(rèn)效果的設(shè)置等。
(3)表格的創(chuàng)建與美化:表格的作用也是很明顯的,使用表格能將本來很復(fù)雜的信息簡單明了地表達(dá)出來,讓人感覺一目了然。所以在講授Word表格內(nèi)容的時候,可結(jié)合常見的成績表、個人簡歷、申請表、考核表、統(tǒng)計表等實(shí)例,讓學(xué)生學(xué)習(xí)到與以后工作更接近、更常用的知識,如創(chuàng)建表格、編輯表格的方法,以及對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序或者簡單計算的方法,這樣在工作的時候,就更容易上手了。但要提高操作效率,還需要學(xué)會:利用“+”“-”繪制表格;如何使跨頁的表格重復(fù)標(biāo)題行或利用設(shè)置表格屬性來防止表格跨頁斷行;表格與頁面的對齊方式的設(shè)置;表格與文本之間的相互轉(zhuǎn)換;適當(dāng)使用制表符對齊文本;表格的自由繪制;表頭的繪制等。
(4)長文檔的編排:在工作上,Word里面除了要遇到以上類型的操作以外,難免需要編輯一些較長的文檔,如畢業(yè)論文、報告、活動側(cè)記等,這就使得我們的學(xué)生要掌握這項(xiàng)操作能力。因此在教學(xué)中,我們要讓學(xué)生:掌握為文檔應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)置或自定義的樣式,以及修改或刪除樣式的方法,以便能快速統(tǒng)一更新文檔的格式;靈活利用“分隔符”編輯文檔;添加或刪除系統(tǒng)內(nèi)置的頁眉和頁腳;利用大綱視圖來組織文檔結(jié)構(gòu);編制目錄與頁碼結(jié)合以方便更新;為文檔中的關(guān)鍵字提取索引;腳注和尾注的使用,能對文檔中文本進(jìn)行補(bǔ)充說明等。
(5)郵件合并:在日常工作中,經(jīng)常會遇見這種情況:處理的文件主要內(nèi)容基本都是相同的,只是具體數(shù)據(jù)有變化而已。在填寫大量格式相同,只修改少數(shù)相關(guān)內(nèi)容,其他文檔內(nèi)容不變(如工作證、信函、工資條、明信片等)時,借助Word的一項(xiàng)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”,完全可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成這些任務(wù)的批量打印。那么,在“郵件合并”中,要注意:理解建立主文檔、準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源、把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中這三個基本過程;編輯好主文檔的格式;設(shè)置好字段與數(shù)據(jù)源之間的關(guān)系;數(shù)據(jù)源是一個標(biāo)準(zhǔn)的二維數(shù)表;文件路徑中單斜杠“\”要替換成雙斜杠“\\”等?!糐P〗
2.Excel電子表格
(1)常用電子表格的制作:表格在辦公事務(wù)管理當(dāng)中,也是必不可少的操作,能將一些繁雜的數(shù)據(jù)通過表格顯示,以達(dá)到更具體、類別分明地展示出來,比如公司的報價單、新員工培訓(xùn)計劃表、員工檔案、業(yè)績評估表等。在操作的時候,要根據(jù)內(nèi)容制作表格、輸入數(shù)據(jù),然而在這簡單的操作中,除了懂得單元格和工作表的基本編輯和格式設(shè)置外,有些技巧始終是不能忽略的:Word表格數(shù)據(jù)的引用;“0”值的輸入;分?jǐn)?shù)的正確輸入;利用Ctrl+Enter在不連續(xù)單元格里輸入相同的數(shù)據(jù);多個工作簿的一次性打開;一個工作簿中多個工資表數(shù)據(jù)的同時編輯;單元格批注的添加;單元格的突出顯示;單元格單位的統(tǒng)一設(shè)置;填充柄的使用等。
(2)表格數(shù)據(jù)的計算:在把數(shù)據(jù)輸入以后,還要考慮如何將表格里的數(shù)據(jù)(如學(xué)生成績一覽表、學(xué)生收費(fèi)一覽表、員工考核表、考勤表、員工人事工資管理表等)進(jìn)行計算,也就是Excel中所具有的強(qiáng)大計算功能,其也主要依賴于Excel中的公式和函數(shù),利用公式和函數(shù)可以對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種計算和處理,進(jìn)而提高工作效率以及計算的準(zhǔn)確率。僅僅學(xué)會公式和函數(shù)的使用還是不夠的,此外,還要加強(qiáng)培養(yǎng):通過設(shè)置來讓公式里的單元格符號文本化;公式隱藏的組合鍵“Ctrl+~”;對多個單元格同時執(zhí)行相同運(yùn)算;用填充柄快速地對公式進(jìn)行復(fù)制;設(shè)置公式在編輯欄上的顯示或隱藏;利用逗號對不相鄰的單元格數(shù)據(jù)的求和=sum(A1,A3,…);選擇性粘貼;通過“公式選項(xiàng)”快速查看公式等。
(3)表格數(shù)據(jù)的管理和分析:我們在已經(jīng)對表格數(shù)據(jù)計算的基礎(chǔ)上,還要對其進(jìn)行管理和分析,如需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總、篩選、排序、合并計算、數(shù)據(jù)圖表化等。對數(shù)據(jù)進(jìn)行以上的操作,并不只是簡單的選擇,然后點(diǎn)擊軟件所示的功能就完成管理和分析,還要注意:高級篩選時要注意輸入條件的列標(biāo)簽與工作表列標(biāo)簽的一致性;在分類匯總時要先排序再匯總;如果進(jìn)行多次分類匯總時,要取消“替換當(dāng)前分類匯總”的復(fù)選框,不然會替換之前的匯總;數(shù)據(jù)圖表化時,除了基本的格式設(shè)置外,還可以根據(jù)需要對圖表進(jìn)行編輯(如系列的重疊顯示、網(wǎng)格線的隱藏、垂直線的添加)等。
(4)表格的打印、編輯:Excel中的打印、編輯與Word中有所不同。因?yàn)樵趯Υ笮捅砀襁M(jìn)行編輯時,由于屏幕所能查看的范圍有限而無法做到數(shù)據(jù)的上下、左右對照,所以,就要懂得將表格進(jìn)行“橫向”或“縱向”分割,懂得通過拆分與凍結(jié)表格來解決問題,可以更大地提高工作效率與準(zhǔn)確性。在打印的時候,也要注意一些細(xì)節(jié)的調(diào)整:如利用Ctrl鍵實(shí)現(xiàn)多個工作表的一次性打?。淮蛴☆A(yù)覽時對頁邊距的適當(dāng)調(diào)整能達(dá)到更好的打印效果;如何打印指定頁或選定區(qū)域;如何將首行重復(fù)打??;行號列標(biāo)的打印等。
3.PowerPoint演示文稿
PowerPoint(簡稱PPT)作為辦公軟件Office的重要組件之一,PPT是一種演示的工具,是一種可視化、多媒體化溝通的載體,是一種新的交流媒介。PPT應(yīng)用領(lǐng)域廣泛,包括工作匯報、員工的入職培訓(xùn)與拓展、公司的宣傳、產(chǎn)品的宣傳與展示、教學(xué)演示等。盡管操作簡單,為了能達(dá)到美觀、得體的效果,除了基礎(chǔ)知識還得掌握一些技巧性的知識:母版的設(shè)置與運(yùn)用;幻燈片的切換效果;幻燈片的自動播放;文稿中圖片的隨時更新;利用“打包”的方式讓文稿在無Office軟件的電腦上也能播放。
總而言之,在對辦公自動化專業(yè)的學(xué)生的教學(xué)中,要充分考慮到現(xiàn)階段的中職生的心理形態(tài),特別是計算機(jī)專業(yè)的中職生,很多都是沖著“玩電腦”的心態(tài)來的,性格往往比較暴躁、懶惰。所以在教學(xué)課程中,必須要盡可能地探究課程的技巧,減少他們的思維彎路,直接把專業(yè)知識灌輸?shù)綄W(xué)生的思維中,讓他們可以盡快地將內(nèi)容整合,進(jìn)而有效地強(qiáng)化他們的專業(yè)知識與實(shí)操能力,以便讓他們可以更科學(xué)、更合理地運(yùn)用,真正地掌握實(shí)現(xiàn)辦公自動化的能力,進(jìn)一步提高企業(yè)競爭力,走上更好的工作崗位。
責(zé)任編輯 何麗華