文/河南醫(yī)學高等專科學校 李鳳霞

現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)利用中的關(guān)系探析

文/河南醫(yī)學高等?？茖W校 李鳳霞

現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用在檔案信息資源開發(fā)與利用中地位日益凸顯，但同時我們也不能忽視技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題。本文通過討論現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案利用者、技術(shù)投入與產(chǎn)出、技術(shù)與法律政策、技術(shù)與技術(shù)標準的四大關(guān)系，以期現(xiàn)代信息技術(shù)能更好地應(yīng)用于檔案信息資源的開發(fā)利用。

信息技術(shù)；檔案信息資源；開發(fā)利用；關(guān)系

近來，技術(shù)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用受到各界的關(guān)注。2012年11月17日，南開大學信息資源管理系主辦了一場以“國際化背景及新技術(shù)環(huán)境下的圖書情報與檔案管理研究”為主題的圖書情報檔案學術(shù)論壇盛宴；2012年5月19日，以“文化建設(shè)背景下圖情檔專業(yè)的新發(fā)展與新實踐”為主題的，包括新技術(shù)的應(yīng)用、新方法的探討、新理論的研究和新實踐的總結(jié)為內(nèi)容的2012上海圖情檔學科研究生論壇在上海大學召開。這些研討會、學術(shù)論壇中都提及對新技術(shù)的思考，不難看出來檔案學界越來越看重技術(shù)因素在檔案信息資源開發(fā)利用中的作用。

一、現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)中的應(yīng)用現(xiàn)狀

縱觀世界經(jīng)濟文化社會的發(fā)展，信息已然成了最先進的生產(chǎn)力。社會的進步、生活水平的提都不離不開技術(shù)的支持。新興技術(shù)的出現(xiàn)，給檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有力的技術(shù)支持。一方面，新技術(shù)改進了庫房設(shè)施、優(yōu)化了檔案實體的保管與管理，為檔案實體的科學管理提供了技術(shù)上的可能；另一方面，促進了專門檔案如科技檔案的大幅度增加，推動專門檔案的開發(fā)與利用，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了強有力的技術(shù)支撐，展示出廣闊的發(fā)展前景。

本文討論的主要是現(xiàn)代信息技術(shù)，是針對檔案信息資源的開發(fā)利用中，應(yīng)用于檔案信息的處理、傳輸?shù)冗^程中的新興信息技術(shù)。信息技術(shù)集現(xiàn)代計算技術(shù)、通信技術(shù)、多媒體技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于一體，具有強大的信息處理能力和傳輸能力，不僅能加快檔案信息及其產(chǎn)品生產(chǎn)速度，而且能加快檔案信息資源的傳播，從而為實現(xiàn)全球范圍內(nèi)的信息資源共享創(chuàng)造良好的技術(shù)條件。從當前信息技術(shù)應(yīng)用在檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)狀來看，筆者認為，可以分為三大類：一是，應(yīng)用于檔案管理各大環(huán)節(jié)的技術(shù)。這一類技術(shù)側(cè)重對傳統(tǒng)檔案信息資源開發(fā)利用水平的提高的作用，如條碼技術(shù)，成為地方各級綜合檔案館接受以“件”為保管單位的檔案后，提高現(xiàn)代化管理水平的有效途徑之一。二是，應(yīng)用于構(gòu)建檔案信息傳播平臺的技術(shù)。這類技術(shù)則是側(cè)重網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對檔案信息資源開發(fā)利用的影響，如檔案類網(wǎng)站、檔案類博客、檔案類微博等檔案信息資源傳播利用平臺建設(shè)的新技術(shù)。三是，應(yīng)用于檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)技術(shù)。這一類是介于第一類和第二類之間，是這兩類的重合部分。如元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)及云計算等技術(shù)，不僅應(yīng)用于在檔案管理環(huán)節(jié)，而且在檔案信息傳播平臺建設(shè)中也有應(yīng)用。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案信息資源開發(fā)利用中的重要性與必要性

（一）應(yīng)時而動，順應(yīng)社會經(jīng)濟文化發(fā)展的需要?，F(xiàn)代科技日新月異，信息便捷地產(chǎn)生與傳播，產(chǎn)生的信息量爆炸性增長，人們的信息需求呈現(xiàn)個性化、多樣化發(fā)展趨勢。檔案作為一種重要的信息資源，檔案工作更是要主動順應(yīng)信息社會化的發(fā)展趨勢，運用新的信息技術(shù)進行多角度、多渠道、全方位、深層次的檔案信息資源的開發(fā)，主動、及時提供檔案利用服務(wù)。

（二）自我發(fā)展，滿足檔案工作蓬勃發(fā)展的需要。在現(xiàn)代信息技術(shù)的推動下，檔案事業(yè)的管理體系和服務(wù)方式發(fā)生著巨大的變化，檔案館事業(yè)正朝著電子化、數(shù)字化、虛擬化的方向邁進。檔案工作只有熟稔時代發(fā)展的走向，順勢抓好發(fā)展的機遇，主動積極地將新的信息技術(shù)運用于檔案信息資源的開發(fā)利用中，才能盡最大可能地挖掘檔案價值，提供檔案為社會各界所用，促進社會經(jīng)濟文化的大發(fā)展。同時提高檔案信息資源開發(fā)與服務(wù)社會的水平，也提升了檔案工作的社會地位，促進了檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展。

三、檔案信息資源開發(fā)利用下現(xiàn)代信息技術(shù)需要處理的四大問題

現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)利用中的地位與作用是不言而喻的，但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷深入應(yīng)用于檔案信息資源開發(fā)利用者中時，面對技術(shù)應(yīng)用中出現(xiàn)過分依賴技術(shù)、不計后果的技術(shù)投入、技術(shù)開發(fā)與檔案信息安全、技術(shù)標準混亂等現(xiàn)象，筆者認為，在檔案信息資源開發(fā)利用中，信息技術(shù)需要處理好以下四大關(guān)系：

（一）技術(shù)與檔案利用者的關(guān)系。檔案信息資源無論是開發(fā)什么、開發(fā)到什么樣的程度，都是為了方便提供利用，因此這個過程中對利用者的需求掌握就至關(guān)重要。不管是在檔案信息資源的開發(fā)階段還是在檔案信息資源的提供利用階段，應(yīng)用技術(shù)的準則都是應(yīng)該以用戶為導向。從檔案利用者的角度，通過科技手段對檔案進行深層次的整理處理，從而進一步有效挖掘檔案信息資源中能夠為社會提供信息服務(wù)的有價值的資源，真正做到為需求者挖掘?qū)毑?。從檔案利用者的視角搭載新技術(shù)開展提供利用檔案服務(wù)，才能搭建便捷、友好、人性化的平臺，從而使得檔案信息資源最大限度地為社會各界所利用。

同時，在各種新興技術(shù)逐步應(yīng)用的今天，檔案利用者已經(jīng)突破了傳統(tǒng)檔案利用者的界限，已經(jīng)從傳統(tǒng)的利用檔案館從事查閱活動的一切社會成員擴展到網(wǎng)上檔案利用者的范圍。對于社會上的每一個人而言，他們既可以直接去某一個檔案館利用檔案信息資源，也可以通過計算機或者通信設(shè)備等完成檔案信息資源的利用。如果沒有掃描技術(shù)、條碼技術(shù)等，檔案信息資源無法實現(xiàn)數(shù)字化。如果沒有網(wǎng)站技術(shù)、通信技術(shù)等的支持，檔案信息資源無法通過網(wǎng)絡(luò)的平臺得到更大程度的利用與傳播。因此，技術(shù)因素很大程度制約著檔案利用者的利用行為。

總之，要以檔案利用者的需求為導向，積極開發(fā)與應(yīng)用新技術(shù)。同時，檔案利用者只有在新技術(shù)支持下，才能更為快捷、更為有效地利用檔案信息資源。

（二） 技術(shù)投入與效益產(chǎn)出的關(guān)系。檔案信息資源開發(fā)利用中有一個績效評估的環(huán)節(jié)。評估是有效地改善和提高各種社會實踐活動水平的手段之一。檔案信息資源開發(fā)利用中引入績效評估，通過審視檔案信息服務(wù)行為及其結(jié)果，客觀、公平、合理地評定檔案信息資源開發(fā)利用工作的績效，提升檔案信息資源開發(fā)利用的整體水平，從而更好地滿足廣大用戶的需求。但是筆者認為，在績效評估中，不僅僅只是對檔案信息服務(wù)的質(zhì)量進行預期的評估，還要評估技術(shù)投入與最后效益產(chǎn)出，形成有效的激勵機制。

檔案信息資源不管是在開發(fā)環(huán)節(jié)還是在利用環(huán)節(jié)，都穿插技術(shù)因素于其中。因此，如果只是片面地強調(diào)檔案開發(fā)利用的成果而忽視技術(shù)投入的比例，或者片面地強調(diào)技術(shù)的投入忽視檔案信息資源開發(fā)利用實際水平的話，這樣的開發(fā)與利用是失敗的。只有平衡技術(shù)投入與效益產(chǎn)出的關(guān)系，科學合理地確定各自的比例，才能有效地解決檔案信息資源的高效開發(fā)與利用。

此外，檔案信息資源開發(fā)利用不僅受到現(xiàn)代信息技術(shù)的影響，還會受到其他諸如人員因素等的制約。因此，在新興信息技術(shù)投入于檔案信息資源開發(fā)利用過程中時，除了要考慮技術(shù)投入比例與最終檔案信息資源開發(fā)利用效益的衡量外，還應(yīng)該協(xié)調(diào)好技術(shù)投入與其他各個參與檔案信息資源開發(fā)利用要素之間的關(guān)系、合理分配各要素間的權(quán)重，才能最終出現(xiàn)高效益、高水平的檔案信息資源開發(fā)利用局面。

（三） 技術(shù)與政策、法律的關(guān)系。檔案信息資源是一種特殊的信息資源，它具有政治性、唯一性。由于以上特性，檔案信息資源的開發(fā)利用存在著檔案保密與限制利用、以及檔案封閉期等特點，這也決定著檔案信息資源開發(fā)利用中應(yīng)用新技術(shù)時要注意處理好與政策、法律的關(guān)系。

從法律條文上看，根據(jù)《檔案法》和《各級國家檔案館開放檔案辦法》等法律、法規(guī)的明確規(guī)定了檔案要向社會開放，但同時檔案信息資源的開放利用還受國家保密范圍和解密制度的直接影響。《保密法》第二條規(guī)定：“國家秘密是關(guān)系國家安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉事項。”保密也是有期限的?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。所以，在檔案信息資源開發(fā)利用中，要以相關(guān)的法律法規(guī)為準繩，確保檔案機要性的基礎(chǔ)上，最大程度運用現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，以多樣的形式提供豐富的檔案信息為社會所用。

從技術(shù)應(yīng)用實踐上看，信息技術(shù)與政策、法律的另一層關(guān)系在電子文件的討論上得以充分體現(xiàn)。電子文件現(xiàn)在發(fā)展的一個瓶頸問題就是在于如何確保電子文件法律效力的實現(xiàn)。由于電子文件具有非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、信息的可變性、信息可操作性等特點，為信息的原始記錄確定帶來了一定的困難，從而影響了電子文件的法律效力。然而，電子文件的法律效力之所以難以確認，根本在于其技術(shù)缺陷。可以通過數(shù)字簽名、加密技術(shù)、身份驗證以及防火墻技術(shù)的應(yīng)用，從技術(shù)上確保電子文件的客觀性，最后確定電子文件的法律效力。因此，信息技術(shù)發(fā)展在一定程度可以彌補政策、法律的不足。這樣說明檔案工作要加強對相關(guān)法律法規(guī)的研究和配套指導文件的制定，根據(jù)新技術(shù)提出的新問題，適時的修改修訂相應(yīng)的政策、法規(guī)，從而促進在新情況下技術(shù)與政策、法律的共同進步，最終助推檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展。

（四）技術(shù)與技術(shù)標準的關(guān)系。標準是對大量重復性事務(wù)管理的經(jīng)濟有效的措施，標準體系則是對標準及標準化活動的宏觀安排，具有不可替代的作用。當前，建立檔案信息資源共建共享的開發(fā)服務(wù)機制是其發(fā)展趨勢，同時還要提高檔案信息資源的開發(fā)水平以及提供利用服務(wù)的質(zhì)量。但是實施的過程中，共建共享的實現(xiàn)很大程度上受制于信息技術(shù)標準的不統(tǒng)一，各地區(qū)、各行業(yè)間檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)、利用平臺，因為技術(shù)標準的不同而導致系統(tǒng)間、平臺間無法進行無縫連接，阻礙檔案信息資源共建共享的實現(xiàn)。

另外，元數(shù)據(jù)的標準問題一直都是解決電子文件管理中遇到的真實性、完整性問題的關(guān)鍵。元數(shù)據(jù)既可以用于保障電子文件的真實性、完整性、關(guān)聯(lián)性和長期有效性，又可以幫助對分布式網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件進行有效的集成管理和協(xié)助提供集成服務(wù)，更是構(gòu)建數(shù)字檔案館信息組織體系必不可少的工具，因此，電子文件的元數(shù)據(jù)規(guī)范是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)性標準。近來，云計算以其超強計算與存儲能力、高度虛擬化等特點，也逐漸成為檔案信息資源開發(fā)利用中新技術(shù)應(yīng)用的新寵。但是現(xiàn)實情況中，不同檔案部門的情況各不相同，各種計算機系統(tǒng)和應(yīng)用程序的技術(shù)標準不同。這些技術(shù)標準的不統(tǒng)一使得檔案信息資源難以在同一片“云”下進行檔案信息資源的開發(fā)與提供利用服務(wù)，技術(shù)標準統(tǒng)一問題限制著檔案工作在新技術(shù)環(huán)境下的發(fā)展。

因此，進一步發(fā)展檔案信息資源開發(fā)利用的關(guān)鍵問題就是解決信息技術(shù)標準的問題，處理好技術(shù)標準之間的關(guān)系問題。

四、結(jié)語

技術(shù)應(yīng)用中的“水土不服”“排斥”等不良反應(yīng)的發(fā)生。

科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力，技術(shù)對社會各方面進步的作用是不可忽視的。檔案信息資源作為一種重要的特殊信息資源，只有依托現(xiàn)代信息技術(shù)支持，才能做好檔案信息資源的開發(fā)與利用工作，才能科學地挖掘出檔案資源價值為社會經(jīng)濟文化發(fā)展服務(wù)，才能促使檔案工作在新環(huán)境、新情況下蓬勃發(fā)展與自我完善。盡管新興的信息技術(shù)的應(yīng)用給檔案工作帶來了質(zhì)的飛躍，但是我們在檔案信息資源開發(fā)利用過程中，也要處理好技術(shù)與檔案利用者、技術(shù)投入與效益產(chǎn)出、技術(shù)與政策法律、技術(shù)各標準的關(guān)系，辯證的處理好這四大關(guān)系，使得新興信息技術(shù)能夠更好地融入檔案信息資源開發(fā)利用中，盡最大可能減少

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